会计账簿2Word文档格式.docx

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2、按各单位所选用的会计核算形式来确定登记总账的依据和具体时间。

3、对于各种明细账，可逐笔逐日进行登记，也可定期（三天或五天）登记。

但债权债务类和财产物资类明细账应当每天进行登记。

4、现金和银行存款日记账，应当根据办理完毕的收付款凭证，随时逐笔顺序进行登记，最少每天登记一次。

（二）登记账簿的具体要求

1、必须用蓝黑色墨水钢笔书写，不许用铅笔或圆珠笔记账

2、应当将会计凭证的日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内。

同时要在记账凭证上签章并注明已经登账的标记（如打∨等），以避免重登或漏登。

3、应按账户页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。

如果发生跳行、隔页现象，应在空行、空页处用红色墨水划对角线注销，注明“此页空白”或“此行空白”字样，并由记账人员签章。

4、账簿中书写的文字或数字不能顶格书写，一般只应占格距的二分之一，以便留有改错的空间。

5、记账除结账、改错、冲销记录外，不能用红色墨水。

因为在会计工作中，红色数字表示对蓝色数字的冲销或表示负数。

6、对于登错的记录，不得刮擦、挖补、涂改或用药水消除字迹等手段更正错误，也不允许重抄。

应采用正确的错账更正规则进行更正。

7、各账户在一张账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数和余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在本页最后一行的“摘要”栏内注明“转次页”字样，在下一页第一行的“摘要”栏内注明“承前页”字样。

对“转次页”的本页合计数如何计算，一般分三种情况：

●需要结出本月发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数，如现金日记账及采用“账结法”下的各损益类账户；

●需要结计本年累计发生额的账户，结计“转次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数，如采用“表结法”下的各损益类账户；

●既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累积发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。

如债权、债务结算类账户和财产物资类账户等。

三、错账的查找方法

（一）错账查找方法的基本原理

由于在借贷复式记账法下，账簿记录的结果存在着一种自动平衡的机制，所以就可以采用编制试算平衡表的方法来查找，如果试算表不平衡，首先，复核各账户本期发生额及期末余额的计算是否正确，以及试算平衡表是否有抄错或加错的现象。

如果在上述程序中，仍然不平衡时，可能是过账的错误，或者是记账凭证编制的错误，以及几种错误交叉影响造成。

这时就应采用一些有效的方法去查找。

（二）错账查找的具体方法

1、过账错误的查找方法

如果过账时发生错误，首先应确定错账的差额，从这一差额的某些特征可能提供错账类型的线索，从而找出错误所在。

一般的方法有：

●差数法。

差数法是根据错账的金额差数去查找漏记金额的一种方法。

适用于某项经济业务遗漏了借方金额或贷方金额。

●二除法。

如在记账中出现错将借方金额记录在贷方或相反情况，试算表中借、贷方的差额应是记错方向金额数字的两倍，而且差错数必为偶数。

其差错数除以2，得出的商数就是账中记错方向的数字。

这样，在账目中去寻找差错的数字就有了一定的目标，而不必逐笔查找。

●九除法。

即通过将差数除以9来检查错账的方法。

这种方法主要适用于数字错位情况和倒码的情况，其差数均可被9整除，其商数就是要查找的差错数。

2.非过账错误的查找方法

如果通过以上方法仍找不出错误，则有可能是记账凭证编制错误，以及几种错误交叉影响造成的，这就需要根据具体情况（如精力集中程度、烦恼事发生的时间段落等）采用其他查错方法进行查找。

主要有：

●顺查法。

它是按账务处理的顺序，从头到尾进行全面核对的方法。

●逆查法。

它是按与账务处理相反的顺序，从后向前进行核对的方法。

●抽查法。

它是抽取账簿记录中的某些部分进行局部检查的方法。

四、错账的更正规则

1、划线更正法，又称红线更正法

●适用范围：

在每月结账前，发现账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误，即纯属记账时笔误或计算错误。

●更正方法：

应将错误的文字或数字用一条红色横线全部予以注销，在划线文字或数字的上方用蓝字将正确的文字或数字填写在同一行的上方位置，并由更正人员在更正处签章。

2、红字更正法，又称红字冲销法。

它是用红字冲销原有记录后再予以更正的方法，主要适用于以下两种情况：

第一，根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，而账簿记录与记账凭证是相吻合的。

方法：

首先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全一致的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销原错误记录；

然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。

第二，根据记账凭证记账以后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额大于应记金额并据以登记账簿。

将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证的会计科目、记账方向相同的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销多记金额，求得正确的金额。

注意：

不得以蓝字金额填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销原错误记录或错误金额，因为蓝字记账凭证反方向记录的会计分录反映某类经济业务，而不能反映更正错账的内容。

3.补充登记法，也称蓝字补记法

记账以后，发现记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额小于应记金额。

将少记金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目名称和方向一致的记账凭证，并用蓝字据以登记入账，以补足少记的金额。

■注意：

对于上述错账更正时需要编制的记账凭证，其摘要内容应填写“更正某字某号记账凭证”字样，而不应再填写原内容。

第五节账簿的对账和结账

一、对账

（一）对账的概念及其作用

●概念。

对账就是核对账目，即在经济业务入账以后，于平时或月末、季末、年末结账之前，对各种账簿记录所进行的核对。

●作用。

通过对账，可以及时发现和纠正记账及计算的差错，保证各种账簿记录的完整和正确，以便如实反映经济活动情况，并为会计报表的编制提供真实可靠的资料。

（二）对账的内容和方法

1、账证核对。

指各种账簿的记录与记账凭证及其所附的原始凭证相核对。

这种核对通常是在日常核算中进行的，以使错账能及时发现并得到更正。

2、账账核对。

指各种账簿之间的有关数字进行核对。

主要包括：

●总账中各账户期末借方余额合计与各账户期末贷方余额合计相核对。

●总账各账户的本期的借、贷方发生额、期末余额与其所属的各明细账的本期借、贷方发生额合计、期末余额合计进行核对。

●总账与日记账之间的核对。

●会计部门与财产物资保管或使用部门财产物资明细账进行的核对。

3、账实核对。

将各财产物资的账面余额与实有数额进行核对。

●现金日记账的余额与现金实际库存数相核对，并保证日清月结；

●银行存款日记账的余额与银行送来的对账单相核对，每月最少一次；

●各种应收、应付款明细账余额与有关债务、债权单位的账目相核对；

●各种材料、物资、产品明细账的余额与其实物数额相核对。

二、结账

（一）结账及其意义

1、概念。

结账，是指在把一定时期（月份、季度、年度）内所发生的全部经济业务登记入账的基础上，在期末按照规定的方法计算出该期账簿记录的发生额合计数和余额，并将其余额结转下期或者转入新账以及划出结账标志的程序和方法。

2、意义

●能够全面、系统地反映企业一定时期内发生的全部经济活动所引起的会计要素等方面的增减变动情况及其结果；

●可以合理地确定企业在各会计期间的净收益，便于企业合理地进行利润计算和分配；

●有利于企业定期编制会计报表，结账工作的质量，直接影响着会计报表的质量。

（二）结账前的账项调整和结账分录

1、为什么要进行账项调整

●由于会计期间假设的存在，使企业经常发生一些收款期与受益期不一致的收入项目，也经常会发生一些支付期与负担期不一致的费用项目；

●为了正确计算企业在各会计期间的利润，应按照权责发生制原则和收入与费用配比原则确定应属于各会计期间的收入和费用；

●账项调整是指把影响两个或两个以上会计期间的经济业务在会计期末进行调整以确定权责发生制基础上的本期收入和费用。

2、账项调整的内容

（1）“递延项目”的调整，是指相关的预收收入和预付费用的调整。

●预收收入，是指前期为以后多个会计期间提供服务的已收款项在本期已提供服务应确认为本期收入的期末收入账项调整。

如预收固定资产的租金收入。

其会计分录是：

借记“预收收入”账户，贷记“其他业务收入”账户。

●预付费用，是指前期为以后多个会计期间受益的已付款项在本期受益应确认为本期费用的期末费用账项调整。

如预付下一年度的报刊订阅费等“待摊费用”项目的摊销。

借记“管理费用”账户，贷记“待摊费用”账户

（2）应计项目，是指相关的应计收入和应计费用的调整。

●应计收入，是指商品或服务已在前期提供应确认为本期收入但款项是在以后某一会计期间一次收取的期末收入账项调整。

如购买国债的利息收入，其会计分录是：

借记“应收利息”账户，贷记“投资收益”账户。

●应计费用，是指本期已受益应确认为本期费用但款项是在以后某一会计期间一次支付的期末费用账项调整。

如短期借款的利息等“预提费用”项目。

借记“财务费用”账户，贷记“预提费用”账户

3、结账分录。

●所谓结账分录，是由于会计核算技巧的需要，在期末将有关起着积累数据作用且具有过渡性质的损益类账户的余额或差额，结转到另一个账户以便计算本期财务成果而编制的转账分录。

包括：

◆期末将损益收入（损益支出）类账户的贷方（借方）发生额反方向结转到“本年利润”账户的贷方（借方），以结平损益类账户；

◆年末将“本年利润”账户的贷方（或借方）差额反方向转入“未分配利润”账户的贷方（或借方），以结平“本年利润”账户；

◆年末将“利润分配”账户的借方发生额反方向转入“未分配利润”账户的借方，以结平“利润分配”账户；

◆年末通过“未分配利润”账户来确定是本年度的未分配利润（贷方余额），还是留待用以后年度利润弥补的亏损（借方余额）。

（三）账户结算的种类和方法

所谓账户结算，是指把一定时期内应记入账簿的经济业务全部登记入账后，计算并登记各账户的本期发生额及期末余额，并将余额结转下期以及划出结账标志的全过程，简称结账。

结账按其结算时期不同，主要有月结、季结和年结三种。

1、月结。

月结时应考虑各账户的特点分别采用不同的方法，具体如下：

（1）对不需要按月结计本期发生额而只求余额的明细账

●每次记账以后，都要随时结出余额。

如结算类、资本类、财产物资类账户明细账，

●结账标志。

要在最后一笔经济业务记录行的下一行并紧靠上线通栏划单红线（称为“结账线”，），不需要再结计一次余额。

划线的目的，是为了突出有关数字，表示本期的会计记录已经截止或者结束，并将本期与下期的记录明显分开。

（2）对需要按月结计发生额和期末余额的账户

●月末结账时，要加计本月的发生额并计算出余额。

如现金、银行存款日记账、采用“记账凭证核算形式”所登记的总账、成本费用类明细账、采用“账结法”下的损益类明细账等；

要在最后一笔经济业务记录行的下一行（月结行）并紧靠上线划通栏单红线，并在其行内结出本月发生额和余额；

●在日期栏内填写本月最后一天的号数，在摘要栏内注明“本月合计”字样，再在“月结行”的下一行并紧靠上线划通栏单红线。

（3）对需要结计本年累计发生额的账户

●既要进行本月发生额的月结，又要进行年度累计发生额的月结。

如“本年利润”、“利润分配”总账及所属明细账、采用“表结法”下的损益类账户；

●每月结账时，先在该月最后一笔经济业务记录的下一行（月结行）并紧靠上线划通栏单红线，进行月结；

●然后再在“月结行”行的下一行（本年累计行），结出自年初始至本月末止的累计发生额和月末余额，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在本年累计行的下一行紧靠上线通栏划单红线。

（4）总账（除“本年利润”、“利润分配”账户和采用“记账凭证核算形式”所登记的总账）平时只需结出月末余额，即只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏划红单线，不需要再结计一次余额。

2、季结。

季度结账一般是总账才需要，由于总账在年终结账时要将所有总账结出全年发生额和年末余额，以便于总括反映本年全年各项资金运动情况的全貌并核对账目，而总账在各月只结余额而不结发生额，为减少年终结账的工作量而把工作做在平时，对于总账就要进行季结。

即在每季度结束时，应在季末月份月结后，分别结算出本季度借方、贷方本期发生额合计数和期末余额，在“摘要”栏内注明“本季度累计”字样，并在该行下面再划一条通栏单红线。

3、年结

（1）如果年末没有余额：

●如果总账年末没有余额，将总账在第四季度季结“本季度累计”行下一行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样，加计1~4季度的“本季度累计”，填在该行的“借方”、“贷方”栏内，并在“借或贷”栏写“平”字和“余额栏”划“-O-”符号，然后在“本年合计”行下通栏划双红线（称为“封账线”，下同），封账即可。

●如果明细账年末没有余额：

◆对只需结计余额的，只需在12月最后一笔经济业务记录之下通栏划双红线，封账即可；

◆对于需要按月结计发生额和结计本年累计发生额的某些明细账，则需在12月末的“本月合计”或“本年累计”行下通栏划双红线，封账即可。

（2）如果年末有余额：

●对于总账，应分借、贷方加计1~4季度的“本季度累计”，并将其发生额和年末余额（12月月末的余额）填在第四季度季结“本季度累计”行下一行的相关栏内，同时在该行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样；

●对于明细账：

◆如果是只需结计期末余额和结计本年累计发生额的12月份的月结就是年结；

◆而需要按月结计发生额的，还需要在12月月结的基础上分借、贷方加计全年的发生额，并将其发生额和年末余额（12月月末的余额）填在12月月结行的下一行相关栏内，同时在该行的“摘要”栏内注明“本年合计”字样；

●结转下年

◆要将其年末余额结转下年，即将余额记入新账第一页第一行的“余额”栏内，并在新账第一行的“摘要”栏内注明“上年结转”字样；

◆同时，需在“本年合计”行下一行的“摘要”栏内注明“结转下年”字样，并将余额记入同一行的“余额”栏内，然后在“结转下年”行下划两条通栏红线，封账即可。

◆结转下年既不需要编制记账凭证，也不必以相反的方向记入下一行（“结转下年”行）的发生额栏内，使本年有余额的账户的余额为零。

因为，既然年末是有余额的账户，其余额应当如实地在账户中加以反映，否则，容易混淆有余额的账户和没有余额的账户的区别。

第六节账簿的更换和保管

一、账簿的更换

●为了便于账簿的使用和管理，一般情况下，总分类账、现金日记账和银行存款日记账和大部分明细账都应在年度结账完毕后，以新账代替旧账。

●对于在年度内业务发生量较少，账簿变动不大的部分明细账，如固定资产明细账和固定资产卡片账，可以连续使用，不必每年更换。

二、账簿的保管

（一）会计账簿的日常管理

1、分工明确，专人管理，谁负责登记，谁负责管理；

2、，非经管人员未经允许不得翻阅查看会计账簿；

3、会计账簿除需要与外单位核对账目外，一律不准携带外出。

（二）会计账簿的归档保管1、活页账簿的装订

●一般按账户分类装订成册，一个账户装订一册或数册；

某些账户账页较少，也可以几个账户合并装订成一册；

●要将账簿经管人员一览表及账户目录附在账页前面并加据封面封底

●应将装订线用纸封口并由经办、装订及会计主管人员在封口处签章；

●旧账装订完毕后，交由会计档案保管人员造册归档。

●将全部账簿按册数顺序或保管期限统一编写“会计账簿归档登记表”。

2、会计档案的内容及保管要求

●内容：

会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报告和其他（包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册等）等会计核算专业材料；

●各单位必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

3、保管机构和保管人员。

各单位应设立会计档案保管机构，未设立会计档案保管机构的，应在会计机构内部指定专人保管，但出纳不得兼管会计档案。

4、存档办法。

各单位当年形成的会计档案，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，再归档保管。

5、保管期限，分为永久和定期两类。

●年度会计报告、会计档案保管清册和会计档案销毁清册为永久保存；

●月、季度会计报告保管期限为3年；

●银行存款余额调节表、银行对账单为5年；

●固定资产卡片的保管期限为固定资产报废清理后再保管5年；

●会计凭证、总账、明细账和会计移交清册的保管期限为15年；

●现金、银行存款日记账的保管期限为25年。

6、各单位保存的会计档案不得借出。

如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。

7、会计档案保管期满，单位负责人签署意见后，可以进行销毁。

销毁会计档案时，由档案机构和会计机构共同派员监销，并办理销毁登记手续。

销毁后，应将监销情况报告本单位负责人。

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