党政机关公文处理文档格式.docx
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11.请示;
12.批复;
v13.议案;
14.函;
15.纪要
v结合《钦州市卫生局公文处理暂行规定》,从行文〔传递〕方向分类,着重讲日常工作中常见的10种公文:
v下行文:
1.决定;
2.通告;
3.意见;
v4.通知;
5.通报;
6.批复;
v上行文:
1.报告;
2.请示;
v平行文:
1.函;
2.纪要
v这10种公文在日常工作中经常接触,接下来将结合实例对其中4种〔通知、通报、请示、函〕公文的写作重点讲述。
三、常用公文写作实例
v〔一〕通知
v1.功能。
用于批转下级机关公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。
v2.分类
™a.会议通知〔例子1、2、3〕
™b.指示性通知〔例子1、2〕
™c.批转、转发性通知〔例子1、2、3〕
™d.发布性通知〔例子1、2〕
™e.任免通知
v3.写作方法。
通知的写作形式多样、方法灵活,不同类型的通知使用不同的写作方法。
v 〔1〕标题。
标题由常用的写法有两种:
v一种是发文机关、事由、文种三要素俱全,如《国务院关于严格控制农业生产资料价格的通知》,这种标题使人一目了然。
v另一种标题是只有发文事由和文种两要素,如《关于春节放假的通知》。
v正式行文的通知,其标题不能只用“通知”二字。
与其他公文标题相比,通知的标题一般语句长、字数多,特别是发布(印发、颁发)、批转、转发性通知,标题要表达其不同通知的性质。
v 〔2〕正文
v 正文由缘由、内容、要求等部分组成。
缘由要简洁明了,说理充分。
内容要具体明确、条理清楚、详略得当,充分表达指示性通知的政策性、权威性、原则性。
要求要切实可行,便于受文单位具体操作。
va.一般事项性通知
v 一般事项性通知的正文,要写清什么事情,如何处理等,如会议通知、活动通知。
vb.指示性通知。
指示性通知的正文,一般由三部分组成,即发文的缘由(或目的)、通知的具体事项和执行要求。
v发文原因,一般来自两个方面:
一是上级或本单位的领导部门的指示或决定,也就是说明为什么要发该通知,或因存在什么问题,为到达什么目的,等等,在与通知事项之间常用“现通知如下”、“特作如下通知”、“现将有关事项通知如后”等承启语,其后用冒号。
v通知事项,是通知的主体部分,一般是分段或分条表达,因为是要执行或办理的,所以务必要写得明确、具体、切实可行,不能模棱两可,模糊不清,只有条理清晰,才能使受文对象便于迅速理解和执行。
v c.批转、转发性通知
v批转、转发性通知的正文,即是对被批转、转发的公文所写的按语。
这种按语,旨在表达上级机关的意图,表达方针政策,因此具有很高的权威性和指令性。
按语大体分为三种:
v一是说明性按语,即对原文的材料来源、行文目的、印发范围等加以说明。
v二是指示性按语,即对原文内容进行概括、分析,提示基本精神,阐明重要意义。
这种按语往往较长,主要作用是帮助读者抓住重点、掌握实质。
v还有一种是批示性按语,即对重要意义的文字材料表示意见、态度、以及提出措施和方法。
这种按语具有较强的权威性和指令性,对其所批示的公文持有鲜明的态度,对下级机关的执行有具体的要求和措施。
v d.发布性通知
v 发布性通知的正文,一般由通知的根据和对所发布的行政法规、规章的贯彻实施要求组成。
这类通知的正文较为简短。
v 〔3〕结尾。
通知的正文结束后还要将发文机关名称写上,然后再写成文日期,最后要加盖公章。
v〔二〕通报
v1.功能。
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
v表彰通报:
介绍先进事迹+先进事迹意义+表彰决定+希望号召〔例子1〕
v批评通报:
错误事实+错误性质分析+惩罚措施+提出希望要求〔例子1〕
v情况通报:
缘由目的+情况信息+希望要求〔例子1〕
v3.写作方法
v〔1〕表彰先进的通报写法。
这类通报的正文一般很短,主要包括在什么时间、什么单位和人物、对什么工作做出了突出成绩或奉献、表彰的目的、作出表彰决定的机关、表彰决定、给予先进单位和先进人物的奖励等级、对被表彰的先进单位和先进人物的期望与要求、对其他相关单位和人员的要求、号召等10个要素组成。
其中,对先进单位和先进人物的突出成绩、革命精神和优秀品质,要从具体到抽象、从感性认识到理性认识,作出高度的精练的概括;
对表彰对象的希望与对其他相关单位和人员的要求,要有针对性和指导意义,能引起全社会的共鸣,起到激励和鼓舞作用。
全文一般分两个自然段,文字在500字左右。
如果表彰的单位和人物较多,正文只点一个领头的单位或领头的人物,其余单位和人物用附件予以说明。
v〔2〕批评错误的通报写法。
这类通报,在内容上可分为综合性通报、专题通报;
在写法上,有直述式通报、转述性通报。
正文一般包括事件发生的过程、原因、责任单位和责任人。
责任单位和责任人应承担的责任、政策和法律法规依据、应采取的措施、对事件的处理(包括对单位的处理和对个人的处分等)、应吸取的教训、重申或传达上级有关重要精神、对下级所有单位和人员的要求等10个要素组成。
在阐述事物发生的过程、原因时,要抓住事物的本质,揭示事物的要害。
不能避重就轻,不能隐瞒事实真相,应实事求是,一针见血。
对事件的处理,要坚持按政策和法律办事,从大局出发,重在吸取教训,处分的目的是为教育本人和警示其他干部群众,防止以后再发生类似的问题。
重申和传达上级领导机关的指示精神、对所属单位和人员的要求,用指挥性语言,分项阐述。
v〔3〕传达重要精神的通报写法。
这类通报有两种形式:
一是把领导机关及领导人的指示直接传达下去。
二是在表彰先进、批评错误之后,将领导机关和领导人的指示传达下去。
v〔4〕交流情况的通报写法。
一般由发文的缘由与根据,事情发生时间、原因、过程和结果,应当学习借鉴之处或应当吸取的教训等组成。
要从全局出发,用概括性语言,对应当通报的情况作简要的概括性表达,文字不宜太长,到达通报的目的即可。
v〔三〕请示
™1.功能。
运用于向上级机关请求指示、批准。
™2.应用范围
™〔1〕遇到问题无法解决,需要上级指示
™〔2〕处理较为重要的事件和问题,要上报批准
™〔3〕遇到问题,虽有解决方法,但没有权力或能力实施,需要上级帮助
™〔4〕对有关方针、政策和上级发布指示有疑问,要上级解答
™〔5〕下级机关之间在重要问题上出现意见分岐,要上级仲裁
™〔6〕请上级召开会议布置工作〔例子1、2〕
™3.分类
™〔1〕请求指示性请示
™〔2〕请求批准性请示〔例子1〕
™〔3〕请示批转性请示
™4.写作方法。
请示由首部、正文和尾部三部分组成,其各部分的格式、内容和写法要求如下:
™ 〔1〕首部。
主要包括标题和主送机关两个项目内容。
™ a.标题。
请示的标题一般有两种构成形式:
一种是由发文机关名称、事由和文种构成。
如《*县人民政府关于***的请示》;
另一种是由事和文种构成,如《关于开展春节拥军优属工作的请示》。
™ b.主送机关。
请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关。
每件请示只能写一个主送机关,不能多头请示。
v
(2)正文。
其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
v a.开头。
主要交代请示的缘由。
它是请示事项能否成立的前提条件,也是上级机关批复的根据。
原因讲的客观、具体,理由讲的合理、充分、上级机关才好及时决断,予以有针对性的批复。
v b.主体。
主要说明请求事项。
它是向上级机关提出的具体请求,也是陈述缘由的目的所在。
这部分内容要单一,只宜请求一件事。
另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚,以便上级机关给予明确批复。
vc.结语。
应另起段,习惯用语一般有“当否,请批示”,“妥否,请批复”,“以上请示,请予审批”或“以上请示如无不妥,请批转各地区、各部门研究执行”等。
v(3)落款。
一般包括署名和成文时间两个项目内容。
标题写明发文机关的,这里可不再署名,但需加盖单位公章,成文时间**年*月*日。
v〔四〕决定
v1.功能。
适用于重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
v2.分类
™—法规政策性决定。
™—重要事项的决定。
™—奖惩决定。
v〔五〕通告
适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项
v知照性通告
v法规性通告
v〔六〕意见
适用于对重要问题提出见解和处理方法。
v规划性意见
v实施意见
v具体工作意见
v〔七〕批复
v功能。
适用于答复下级机关的请示事项〔例子1、2〕
v〔九〕函
适用于不相隶属机关之间商洽合作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
™〔1〕按性质分:
公函和便函
™〔2〕按目的分:
发函和复函
™〔3〕按内容用途上分:
商洽事宜函、通知事宜函、邀请函、请示答复函等
™函写作过程中应当注意的问题:
函的写作要行文简洁,用语把握分寸。
复函要注意有效及时。
需要注意问题有以下几点:
™——严格按照公文函的格式来写;
™——函的内容专一集中,最好一函一事;
™——函的写法陈述为主,内容写须真实,准确;
™——函的语言要朴实、语气要诚恳、态度要谦逊。
v3.函的结构、内容、写法〔例子〕
v首部:
包括标题和主送机关两部分。
v标题,函的标题是全要素标题,写法一般有两种:
可以由发文机关名称、事由及文种构成;
也可以直接由事由和文种构成。
主送机关,即受文并办理来函事项的机关单位,于文首定格写明全称或标准化简称,其后用冒号。
v正文:
函的正文是文件的主要部分。
强调就事论事,应直述其事。
第一部分是表达事项、第二部分说明希望和要求。
去函的正文先写商洽、请求、询问或告知的事项,然后提出希望请求或者要求。
最后明确提出“以上意见可否,请函复”,“敬请函复”“特此函告”等。
v“事项”部分基本是表达和说明的写法,是什么就写什么,应简单扼要交待清楚。
v“要求”部分可多可少如果事项很简单,而且没有过多的要求就同事项写在一起,如果事项复杂些,或者要求多些可以单列一段来写,甚至分条列项来写,必须注意函无论写给谁,要求的口气都要谦和。
v复函正文的一般结构是:
先引述来函,可引来函的文件名名称,发文字号,主要内容。
如“贵厂*字*号文悉”这样的格式,也可直接写“电函”“函悉”,然后写答复的主要事项,所答复的内容要围绕来函,要准确表达本机关的意见,态度要鲜明。
复函的结尾一般可写上“此复”“特此函复”等话语。
v在复函中要针对来函中提出的问题予以答复:
同意或者不同意,同意将怎么办;
不同意是什么原因或者怎么办,不应该怎么办等。
文中用语应该言简意赅。
v落款和日期:
函的正文写完后,最后要有签署和日期,并要加盖公章。
v〔十〕纪要
适用记载、传达会议情况和议定事项。
™a.
决策型
™b.交流型
™c.
研讨型
第二部分常见公文处理
一、文件处理笺标准要求
v〔一〕文件处理笺样式
v钦州市市人民政府办公室文件处理笺〔样式〕
v钦州市卫生局办公室文件处理笺〔样式〕
v举例子1、举例子2、举例子3、举例子4
v〔二〕文件处理笺标准
v公文处理笺是文秘部门处理公文的重要载体。
一份好的公文处理笺,不仅有严格的格式要求,而且有严格的内容要求。
为办好公文处理笺,要求如下标准:
v1.处理笺的要素。
一般来说,一份完整的处理笺应包括录入时间、处理笺编号、来文单位、文件名称、来文内容、背景资料、拟办意见、落款、领导批示、处理结果10个要素。
v2.录入时间和处理笺编号。
录入时间为当天办文时间,结合本单位实际情况编号。
v3.来文单位。
一般用标准化简称。
由另一单位转来的,要在来文单位后注明转来单位,并用括号括起来。
比方,市人民政府转来市国土资源局的来文,来文单位应为:
“市国土资源局〔市人民政府转来〕”。
v4.文件名称。
原用来文标题并在其后注明文号,文号用括号括起来。
可去掉来文标题中的发文机关名称。
比方,来文标题为“**县人民政府关于******的请示”,文件名称应为“关于******的请示”
v5.来文内容。
要认真研究来文,研究来文设计的政策法规,来回来文单位的意图,并准确概括来文内容。
概括来文内容要全面反映来文意图,不以偏概全、不漏项;
准确反映来文要求,不主观臆断、不走偏;
要简明扼要、逻辑性强、层次分明、一目了然。
特别是要全面、准确反映来文需要解决什么问题、涉及那些政策法规。
v6.背景资料。
要注意收集背景资料,弄清来文提出问题的来龙去脉以及涉及的有关事项,为领导提供决策参考资料。
来文背景资料要根据来文情况而定,不是每份处理笺都必须具备的。
对一件事,已经屡次办文,或有多个领导批示,或牵涉其他事项的,必须列出相关背景资料。
v7.拟办意见。
要针对来文请求的事项及其涉及的问题,逐项提出办理意见,防止漏项和“答非所问”。
v8.落款。
承办人和承办时间为印刷体、负责人签名和签署时间为手写体,时间统一用阿拉伯数字标识。
v9.处理结果。
记录落实领导批示及处理笺印送、存放情况。
印送时,既要考虑送涉及的单位及领导,还要考虑处理笺内容的安全与保密
v10.处理笺的外观。
要整洁美观、无涂改现象。
文字用4号仿宋字体,行距为固定值23磅。
“拟办意见”4字用4号黑体字,需要突出的关键字、词、句、段落,用加粗4号仿宋体字。
三、办好文件处理笺要领
v〔一〕平时强化基础训练
v1.把握大局。
任何政务都是在当时宏观背景下进行,只有把握大局,在公文办理中才能增强敏感性和判断力,才能从宏观方面把握问题的实质。
所谓“大局”,就是党的路线、方针、政策。
办好文件处理笺,从宏观层面要把握好党的代表大会决议精神、每年的政府工作报告、各类重大的工作会议精神;
从中观层面要把握好上级业务主管部门有关工作部署精神;
从微观层面要把握好本级本部门年度工作部署和要求。
一般来说,把握好了这几个方面,基本上能够了解与业务相关的政策走向和决策部署,从而使办文工作不偏离方向。
v2.掌握政策。
依法行政是公文办理中必须牢牢把握的一条主线。
做到依法行政,首先要掌握法律法规和政策。
但法律法规和政策汗牛充栋,即使专业人员也无法全部掌握。
就办文来说,起码在3个方面要掌握:
一是与自己所联系业务有关的法律法规;
二是与自己联系业务有关的上级政策;
三市与自己联系业务有关的本级政策。
只有掌握好这几个方面,在公文处理中才能得心应手。
v3.熟悉业务。
熟悉本部门“三定方案”,熟悉部门业务范围、内容和历史,熟悉部门年度工作思路和重点,等等。
v4.强化“文”功。
就是要强化文字基本功的训练。
公文有其自身的语言风格和特点,只有强化文字基本功的训练,公文办理中才能做到用词严谨、简明扼要。
v〔二〕办文中把握关键环节
v1.审核来文。
就是全面阅读来文。
收到来文后,经办人员首先应全面认真阅读来文,弄清来文紧急程度及需要解决的问题。
特别是对一些急件、特急件,绝不可在未全面认真阅读来文的情况下匆忙提出拟办意见,这样往往会出现因无视一些细节而造成疏漏,一些事首先应协调或征求意见的没有协调或征求意见,或者不该由本机关办理的而去办理等情况。
v2.办理前准备。
在公文办理前,首先,应向来文单位了解来文的目的、依据以及是否向相关领导口头请示过,做到心中有数。
其次,要弄清请示事项是否需要征求有关部门意见,如需征求有关部门意见的,应先经按程序转有关方面征求意见。
再次,要提供相关背景材料。
根据来文提请事项,看供领导决策时还缺什么政策依据、历史背景或部门意见,需要来文单位补上或自己查找补上的及时补上。
向领导提供的背景材料主要有:
与来文提出请示事项有关的文件依据,征求部门意见情况,以前办理类似事项过程或结果,与请示事项相关的历史背景材料,等等。
v3.提出拟办意见。
拟办意见总的要求是:
摘要简明扼要无遗漏,用词标准准确无歧义,立论依据成分,意见切实可行。
为便于领导审阅,摘要中的请示事项及有关部门重要意见应用加粗字体标识;
部门意见是否采纳要说明原因,一般情况下经办人员不要轻易否认部门特别是主要业务部门的意见;
一些比拟复杂事项,可提出不多于3个方案供领导决策。
提出的拟办意见应尽可能明确、具体,要注意防止两种倾向:
一种是只当“传声筒”,简单地将请示事项“呈领导审示”,上交矛盾;
一种是依据不清,凭主观臆断提建议。
v〔三〕办文后总结提高
v文秘人员要做有心人,善于将公文分类,注意总结规律,发现技巧,提高效率,不能“见子打子”疲于应付。
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