公文写作讲义Word下载.docx
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经常有同志错用成圆括弧“（）”、方括弧“［］”、方头括弧“【】”。
同样，在正文中引用文件时，文号的正确表达方式也应使用六角括弧“〔〕”，例如：
《云南省国家税务局办公室关于规范国税机关公示语标识英文翻译的通知》（云国税办发〔2008〕11号）。
我们平时在审核文件时最常碰到的问题就是这个发文字号中的括弧问题，每天审核的文件中至少都要出现一次两次，最常见的错误就是使用方括弧“［］”。
曾听到有同志说，因为在键盘上找不到六角括弧“〔〕”，只能找到方括弧“［］”，所以就使用方括弧“［］”。
其实，六角括弧“〔〕”可以在WORD文档的“插入”—“特殊符号”中找到。
（三）位置不当
将发文年度位置提前到了机关代字前面。
将×
国税发〔2008〕×
号错为〔2008〕×
国税×
号。
（四）序号累赘
发文顺序号中多加了“0”变成“0×
”号。
国税发〔2008〕0×
号
（五）字第搭配不当
正确的是前面用“字”，后面用“第”；
前面无“字”，后面就不应有“第”。
常见的错误是：
有“字”无“第”或有“第”无“字”。
根据《全国税务机关公文处理实施办法》的规定，除命令（令）外，一律不加“第”。
在我们的具体工作中，“字”、“第”均省去，这是正确的用法，例如：
云国税发〔2008〕23号，就不必写为云国税发字〔2008〕第23号。
三、签发人标注中的常见错误
（一）上行文未标注签发人姓名
（二）下行文也标注了签发人姓名
这两种情况都是错误的，只有上行文才需要标注签发人姓名。
（三）标注不规范
签发人标注的字体字号的正确标注方法应该是用三号仿宋字体标识“签发人”三个字，后加全角冒号，冒号后用三号楷体标识签发人姓名。
有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：
某某”、或“某某：
签发”；
有的在“签发人”与签发者姓名之间未加冒号，这些都是不规范的。
正确的应该是“签发人：
某某”。
四、公文标题中的常见错误
标题是公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，同时也是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。
公文标题就好像是一篇公文的门面，因此，公文的标题是需要精心拟制的。
但是，有相当一部分公文标题存在这样那样的错误，最常见的有这么几种：
（一）文种类别含混不清，有的甚至张冠李戴
最常见的文种混用就是请示、函、报告三者混淆，一些公文标题，上报的“请示”，写成了“报告”；
上呈的“报告”，写成了“请示”，有的甚至写成“关于×
问题的请示报告”。
报告，属于上行文，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。
其主要的作用是使上级机关了解本机关某个阶段的工作和活动情况。
平时我们遇到的最常见的报告形式有：
“关于2008年上半年工作情况的报告”、“关于2008年×
月份网络与信息安全防护体系运行管理情况的报告”，等等。
请示，也属于上行文，适用于向上级机关请求指示、批准事项，具有鲜明的隶属性。
请示一般分为政策性请示、核准重大问题请示和具体事务请示。
请示必须一文一事。
平时我们经常遇到的请示有：
“关于请求解决×
县国家税务局经费缺口的请示”、“关于×
县国家税务局办税服务大厅装修改造项目开工的请示”，等等。
这里要特别注意，在拟制请示的标题时，不需再出现“请求”的字样，因为“请示”已经体现了这一文种的性质，直接写成“关于解决×
县国家税务局经费缺口的请示”就可以了。
函，属于平行文，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
具有在不相隶属机关之间使用的灵活性和广泛性。
在实践中，比如说，“昆明海关关于请协助查询两家企业有无不良记录的函”、“云南省人事厅关于解放思想大讨论活动征求意见和建议的函”，等等。
我们同昆明海关、云南省人事厅都属于没有隶属关系的机关，他们需要我们协助工作，或征求意见，就可以使用“函”这个文种。
（二）标题的组成成分缺失
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、发文事由和文种组成。
例如：
“国家税务总局关于开展2008年税收执法检查工作的通知”。
但有一个问题值得注意，根据《全国税务机关公文处理实施办法》的规定，在税务系统内部，对于上报的公文和联合行文，在标题中一般不标明发文机关。
“关于2008年上半年工作情况的报告”，因为是上报的上行文，所以标题中无需标明发文机关。
但如果我们要向地方政府上报公文，就还应该标明发文机关。
（三）用发文字号代替文件名称
曾经看到过这样的文件标题：
“关于×
国税发〔2007〕×
号文的批复”，这样的公文标题，除了极少数熟悉标题中所述文件内容的人外，其他人恐怕是无法从标题了解文件的内容的。
（四）成份残缺，语意表达模糊
我们来看这样几个文件标题：
某单位上报的《关于税法宣传活动的情况报告》，某单位下发的《×
市国家税务局关于税务稽查业务培训班的通知》，这两个标题都存在语法成份欠缺的问题，而且都是由于动宾结构不全引起的。
由于缺乏动词，造成语意表达模糊。
上述的《关于税法宣传活动的情况报告》就应该改为《关于开展税法宣传活动的情况报告》，《×
市国家税务局关于税务稽查业务培训班的通知》就应该改为《×
市国家税务局关于举办税务稽查业务培训班的通知》。
这样一来，语法成分完整了，语义表达清楚了，读起来也更为顺畅了。
（五）公文标题中出现“关于对”字样
公文标题不能出现“关于对”字样，因为“关于”和“对”词性相同，词义相近，在行文中就不必重叠使用。
某单位上报的“关于对×
县国家税务局综合业务用房竣工决算审计的请示”，规范的标题应写成“关于×
县国家税务局综合业务用房竣工决算审计的请示”，“对”字就不必使用了。
某单位下发的“×
州国家税务局关于对2008年税收宣传月活动先进单位进行表彰的决定”规范的标题应写成“×
州国家税务局关于表彰2008年税收宣传月活动先进单位的决定”，将“表彰”作为动词提到前面，就可以避免“关于”和“对”的重叠使用了。
（六）标点符号使用不当
公文标题中除法规、规章名称可以加书名号外，一般不使用任何标点符号。
“云南省国家税务局转发国家税务总局关于印发《增值税抵扣凭证协查管理办法》的通知”，在这个标题中就可以使用书名号，因为《增值税抵扣凭证协查管理办法》属于国家税务总局制定的部门规章；
而第二个文件“国家税务总局关于转发《财政部关于进一步加强预算执行管理的通知》的通知”，就不应该使用书名号，而应该写成“国家税务总局转发财政部关于进一步加强预算执行管理的通知”。
要注意：
转发上级文件时，标题一般不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；
此外，标题中不要过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国家税务总局的一个文件，就可直接说转发国家税务总局×
文件的通知。
例如上述“国家税务总局关于转发《财政部关于进一步加强预算执行管理的通知》的通知”，如再经省、市两级转发，甚至到县，那么就可能会出现三个、甚至四个“通知”，对于文件的标题，这样的表达就实在太累赘了！
（七）断句不合理，排版不美观
这类问题，在我们近几年的公文处理工作中已不多见。
但还是要提请大家注意。
通常，公文标题使用2号小标宋字体，可分一行或多行居中排布；
回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
但有些单位的公文标题没有把握这个原则，使公文标题左右两边顶格，与正文版心等宽。
有的公文两边虽然没有顶格排版，但断句不合理，第1行排得很长，而第2行只有文种两个字，看起来很不协调。
还有甚至出现因为断句不合理造成标题引发歧义的情况，因此，在实际工作中，我们一定要注意在转行处对一些“骑墙词”的处理要艺术得当，不可随意排列，以免引起歧义。
五、主送机关中的常见错误
（一）缺主送机关
除公布性文件外，一般文件都必须标明主送机关。
但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。
（二）主送机关表述不规范
按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，公文中的机关名称应当使用全称或者规范化简称、统称。
云南省人民政府，可以写成“省人民政府”，但不能写成“省政府”或“云南省政府”。
根据《全国税务机关公文处理实施办法》的规定，在主送和抄送中，税务机关的名称应当使用全称“×
国家税务局”、“×
地方税务局”，不得使用简称。
在公文的正文中，税务机关的名称可以使用规范化简称。
规范化简称为“×
国税局”、“×
地税局”，不得使用例如“国税、地税”、“国、地税”、“国地税”等不规范的简称。
（三）多头主送，主送机关不止一个
向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。
（四）主送个人或内设机构
公文不得主送领导者个人，也不能主送该主送机关的内设机构。
将主送机关写为“×
州国家税务局×
科”就是不对的，主送机关只能是“×
州国家税务局”。
（五）越级主送
公文一般不得越级请示，特殊情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。
六、正文中的常见错误
正文是主送机关以下、结束语之前的部分。
正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分。
正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻，用语更要符合规范。
（一）数字和数值范围规范表述的问题
1.百分数与分数应用阿拉伯数字表述
如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，3/4不应写为“四分之三”。
2.数值范围表述
数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不可能大于1，只能小于或等于1。
如表述“3%～8%”，不能写成“3～8%”，不能省略3后的百分号；
用分数和整数表述数字范围时，也同理不能省略第一个数字后的单位，5万～10万人不能写成5～10万人。
3.表示世纪、时代、年、月、日，一律用阿拉伯数字表述
21世纪，20世纪90年代，2008年9月5日
表述时间时段，尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。
同时含有年、月、日数字的区间连接、过渡，不使用连接符“～”号，而使用中文“至”字。
1996年5月14日～2005年6月13日，应写成1996年5月14日至2005年6月13日。
相同年份不同月的连接、过渡，或同年同月不同日的连接、过渡，都使用连接符“～”号，而不使用中文“至”字。
2000年1至3月，应写成2000年1～3月。
2005年2月13日至15日，应写成2005年2月13～15日。
4.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。
“党的十七大”就不能写成“党的17大”
十一黄金周，第三产业，省委八届五次全会，改革开放三十周年，等等，都应使用汉字表示数字。
数字、计量单位的使用在同一公文中必须保持前后一致。
（二）行文层次序数的写法及排版
一个正式的文件材料，除总标题外一般有以下几个层次：
第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三；
第二个层次，是小标题，用
（一）、
（二）、（三）来表示，三号楷体；
第三个层次用阿拉伯数字表示，即1.2.3.，可以三号仿宋加粗以醒目；
注意：
1后面的标点符号是“.”而不是“、”，这是我们现在公文中最经常出现的错误，经常在审核文件时，修改这个标点符号的频率是最高的。
第四个层次用
（1）、
（2）、（3）表示，字体与正文相同。
（三）在正文中引用公文
引用公文，应先引文件标题，后用圆括号引发文字号。
如“根据《云南省国家税务局关于开展2008年×
工作的通知》（云国税函〔2008〕×
号）要求……”；
在实际工作中，有的公文错误地表达为：
“根据云国税函〔2008〕×
号文件《云南省国家税务局关于开展2008年×
工作的通知》要求……”。
引用文件标题使用简称时，一般应在第一次引用时先用全称，并注明简称，如“《云南省国家税务局关于企业所得税申报管理软件推广运用工作实施意见》（以下简称《实施意见》）”。
在后面的正文中再次引用此文件时，就可以使用简称了。
（四）规范用字用词的问题
在公文写作中，有许多字、词长期被混用，造成不统一、不规范的问题，我们要加强甄别和规范。
例如这样几对近义词：
截止：
指事情到现在告一段落，反映的是事情的整体情况；
截至：
指事情还在继续发展，只是到拟文当时，已经发生了的情况，反映的是阶段性成果。
如我们经常在写材料的时候要反映税收收入数字，那么到今天的就应该说“截至2008年9月5日”，而不能用截止，因为还没有到年底，组织收入工作还在继续，我们要反映的只是到今天为止的阶段性情况。
制订：
突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程；
制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针、政策、法令、规章等，注重的是结果。
做出与作出，前者为口语，强调具体的事，后者多为书面语，如：
作出决定，作出要求等。
急待和亟待，前者指时间上的紧迫性，后者表示意义上的紧迫性，表明问题已经严重到了极点。
公文质量的高低，关键看其内容是否具有科学性。
正文作为一篇公文的主体，用语必须准确，这是起草公文的基本要求。
衡量公文用语是否准确，主要看概念是不是明确，判断、推理对不对。
因此，在抽象概括某一事物时，首先要将事实搞清楚，然后再进行判断、推理，切实做到准确反映客观实际。
比如，评价的话，要恰如其分，既不夸大，也不缩小；
分析问题原因的话，要客观、实在，要号准脉，点出问题的主要症结；
讲“两者关系”的话，要分清主次，同时防止片面性。
另外，工作要细致，要避免因粗枝大叶出现“硬伤”。
比如，对所引用的话，要注意看出处是否权威；
同一个问题总结部分和部署部分都讲的话，要注意前后一致；
对有疑问的话，要主动与有关方面沟通、请教，切实将问题搞清楚；
对一些重要情况和数据，要注意核实，务求准确；
对具体文字要认真审核，防止出现错字、别字。
规范表述是一个长期学习积累的过程，要在工作中时时留心、总结，确保用语准确。
在具体实践中，我们经常需要注意以下几种情况：
1.区别词义的大小和轻重，做到运用恰如其分
汉语语言词汇丰富，同义词、近义词很多，它们之间只是在所指的范围和程度上有细微差别，如果不加区别随意使用，很容易出现表情达意不准确的问题。
例如优异、优秀、优良、良好这四个词的语意，是由重到轻排列的；
楷模、模范、标兵、榜样四个词的语意，是由大到小排列的。
在写作时，就应该根据内容的需要恰当选用，准确表达，防止出现大词小用、重事轻说之类的毛病。
尤其是对涉及褒贬方面内容的用语，更应该特别慎重。
2.适当加以限制或补充，防止产生歧义
一词多义是我国语言的一大特点，为使主观理解符合文章本意，最大限度地减少读者的误解或曲解，确保公文的严肃性，在写作过程中，我们有必要对有些词语在适当的位置加以限制和补充，而这种功能大都是由定语、状语、补语来完成的。
例如这样一句话“在同一时间、同一方面的思维过程中，每个概念所反映的事物具有确定性”这句话中，“同一时间、同一方面”作为状语，对“概念”作了必要的限制，才使“确定性”得以成立。
再如，这样一句话：
“考察干部要全面深入，既要看……,也要看……，既要了解……，也要了解……。
”后面的四个短句作为补语，都是对“全面深入”的具体解释，使人看了非常清楚明白，对加深理解很有帮助。
公文的语言是一种非常讲究精确性的语言，因为公文的使用目的就是要使对方接受作者的影响，而且这种影响是强制性的。
要使这种影响产生预期的效果，一个重要的前提条件就是使意思的表达高度精确，每一个词，特别是每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方“见仁见智”，按各自的理解而不是作者的意图去行事。
从这样的意义上，歧义对公文当然就是百分百地有害。
当公文中出现选词不当，词序失当，滥用省略，错用数量词，语句中有词性不明的成份，语句成份间的语法关系不明，或者忽略对含义不确定的词、词组的有效限定修饰，甚至错用标点符号，滥用修辞等现象时，都会形成歧义。
所以，要避免公文中的歧义，关键在于要能及时发现歧义的存在，有针对性地对句子成份予以调整，创造必要的语言环境，有效避免由于句子成分残缺、成分多余、搭配不当或语序不当造成的不合语法的现象，尽量减少歧义发生的可能。
3.适时使用模糊性语言，使语意表达更加准确
在公文写作中，经常会遇到一些非表达不可，但又不宜或不易用具体数字、具体形象表达的事物，这就需要运用比较缓和、委婉的语言，对事物的轮廓做出大体的描述。
在这方面，模糊性语言就派上了用场。
例如“绝大多数……”，“……有所下降”，“……略有提高”，“基本维持在去年的水平”，“保持了基本稳定”等等。
这些语言虽然没有用确切的数字加以说明，但所表达的意思却是很明确的，并没有模糊的感觉。
4.掌握关联词语和复句用法，解决语序凌乱、费解问题
有时一句话或一个语段要反映的内容很多，如何排列好顺序，让人看着既简洁又明白，是一个很关键的问题。
关联词语和复句的功用就在于此。
如果对关联词语和复句的用法把握不好，就容易出现词语的堆积，造成句式杂糅、成份残缺、先后无序、前后不能贯通等语病。
因此，我们要准确掌握复句用法和关联词语的运用，尽量避免出现词句堆砌、杂乱无章或关联词语运用失当的问题。
比如说，在中央关于加强党的作风建设的《决定》中有一句话：
“领导干部不论职位高低，都不允许凌驾于组织之上，独断专行，都不允许违背集体决定自行其是，擅自行动。
”在这个多重复句中，第一重是用“不论……都……”做关联词语的条件复句，第二重是用两个“不允许”为关联词语的并列复句，表达得既明确又简练。
如果不这样写，恐怕用一大段话也难以把意思表达清楚。
5.注意语言逻辑关系，防止概念不清或判断失当
公文用语的准确性，还与撰稿人的逻辑思维和表达能力密切相关。
正确的语言逻辑关系，不仅要求遵循事物的内在客观联系来安排语序，条分缕析，顺理成章；
还要求对事物的概念要表述得清清楚楚，作判断也要准确无误。
这样，写出来的材料就会严密得多，准确得多，经得住推敲。
如果不掌握这一技能，就难以准确地表情达意、反映客观实际，很容易出概念不清或判断失当的毛病。
6.注意词语的语气特征，在不同文种中恰当选用
公文的不同文种有不同的内容、功用和行文方向，这就需要在写作过程中注意词语的感情色彩和语气特征，恰当地选用，防止出现不适于文体的问题。
比如对一些带有强制性和规定性的文件，措辞就要坚定、严肃，不能有半点含糊，象“必须”、“一定”、“决不允许”、“严格执行”等口气强硬的词语，在这类文件中经常出现；
而对一些指示性、指导性的文件，措辞就应有所缓和，常用“应该”、“要”、“请遵照执行”等较平和的词语，如果用带有强制性语气的词语就不妥当了。
再比如对一些须立即执行的紧迫性文件，措辞要突出一个“快”字；
而对那些报请性、函告性文件，用语则应当恳切、委婉、礼貌，不能让人有生硬、催办的感觉。
七、附件标识中的错误
（一）有附件却不标注
（二）附件名称未标全称
（三）标注不规范
正确的标识方法是：
在正文或结束语下边空1行并左空2个字，用3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号，冒号后边标附件名称，附件名称中一般不标任何符号。
附件：
《云南省国家税务局×
情况表》
云南省国家税务局×
情况表。
都是错误的标识方法。
正确的应该是：
情况表
若同时有几个附件，应以序号标示，但应注意：
附件序号后边应使用间隔号“.”，而不应使用顿号“、”。
1.云南省国家税务局×
2.云南省国家税务局×
情况分析表
（四）附件内容不恰当
在印发、转发公文的通知中，常有人错把所印发、转发的公文作为附件进行特殊说明，这是不必要的。
因为，印发、转发公文的通知和所印发、转发的文件是一件公文的有机组成部分，且已在标题中作了说明，无需再作为附件标注。
八、成文日期标识中的常见错误
成文日期，除会议决议以通过的日期为准外，一般应以负责人签发的日期为准。
但在实践中我们的公文中经常会出现这样的错误：
将拟稿日期作为成文日期，或者将打印日期作为成文日期，这些都是不对的。
成文日期应按规范全称使用小写汉字，年月日要具体完整，不得略写和遗漏。
用阿拉伯数字书写成文日期，或者只署月日不署年份，都是错误的。
还有一种表示方式也是不规范的，“二○○八年元月二十二日”，这里用“元”是不规范的，规范的写法应为“二○○八年一月二十二日”。
九、公文附注中常见的错误
公文附注，是指需要说明的其他事项。
应标注在公文印章和成文日期之下，版记之上。
在应用“请示”、“报告”和商请事项需对方回复的“函”时，按照规范要求，应在落款之下，版记之上，标注“联系人和联系电话”这两个要素，以便对方了解和咨询有关情况。
但在实际工作中，有的同志经常会忘了标注“联系人和联系电话”。
规范的写法是：
（联系人：
，联系电话：
），用3号仿宋字体，在成文日期下一行，居左空2字加圆括号标识。
十、主题词标识中的常见错误
根据《国家税务总局关于税务系统内部停止使用公文主题词的通知》（国税函〔2006〕14号）的规定，自2006年1月1日起在税务系统内停止使用公文主题词。
《通知》要求税务系统内发送的公文，不再使用税务公文主题词。
而对于各级税务机关上报税务系统外的上行文，是否填写公文主题词，应按受文机关的有关规定执行。
平时我们接触到的大多数文件都是系统内的公文，所以不需标注主题词。
但如果是向地方党委政府报送的公文，还是应按照有关规定填写主题词。
在实际工作中，有的同志往往简单地把标题切分后就作
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