合同归档记录表范文Word文档格式.docx

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合同的内容由当事人约定，依合同的具体含义不同而有所不同。

合同作为一种民事法律关系来说，合同的内容是指当事人享有的债权和承担的债务;

合同作为一种法律文书来说，合同的内容是指据以确定合同当事人权利、义务和责任的合同条款。

下面是跟大家分享的有关合同的信息，仅供参考。

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合同资料档案管理规定

第一章总则

第一条为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面的作用，根据《中国石油天然气集团公司档案工作规定》、《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》，制定本规定。

第二条本规定适用于油田公司所属各单位（含法人单位）。

第三条本规定所称合同档案，指油田公司对外签订经济合同时在授权、立项、审批、招投标、履行等全过程中形成的，具有保存价值的应当后集中保管的各种载体的原始记录。

第四条油田公司合同档案管理工作实行统一领导、分级管理。

第五条合同承办单位应配备合同档案管理工作人员，确保建设项目档案工作正常开展。

第二章档案管理职责

第六条企管法规处是油田公司合同档案管理工作的归口管理机构，其主要职责是：

（一）组织制订、执行油田公司合同档案管理工作制度;

（二）负责油田公司合同档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导;

（三）负责油田公司合同档案管理验收工作;

（验收?

）（四）参加油田公司建设工程合同竣工验收;

（考虑下）（五）组织油田公司合同档案管理业务交流与培训工作;

第七条合同承办单位档案管理机构是本单位合同管理档案工作的归口管理机构，应有专人负责，其主要职责是：

（五）负责本单位合同档案管理。

第三章一般规定

第八条反映和记录合同管理重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的项目文件，应当收集齐全，归入合同管理档案。

第九条合同承办单位应把合同档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。

第十条合同承办单位应加强对合同管理相关文件形成、收集、等过程控制，保证合同档案完整、准确、系

统。

第十一条申请立项后，合同承办单位应明确档案管理机构、人员负责项目文件的收集、积累和工作;

建立项目档案工作机制和合同文件管理流程，对合同文件实行跟踪管理、动态管理。

第十二条合同承办单位应当配备与本单位合同管理需要相适应的档案库房和档案安全保管的必要设备设施，档案保管条件应符合国家有关标准要求。

第十三条各单位员工调出本单位时，必须清退应归档的文件材料和借阅的档案，档案部门签署意见后，方可办理有关手续。

第四章文件收集、、归档与检查

第十四条各单位应保管单位负责人的授权委托书、乙方单位的资质文件和市场准入证等常规性文件。

第十五条合同管理资料日常收集

企管法规处负责制定日常基础资料范本，各单位遵照执行。

（一）合同统计报表（附件一）

合同统计报表每月报给企管法规处，全面反映各单位在建项目合同管理情况。

（二）合同基本台账（附件二）

合同基本台账是反映各单位所签订合同基本情况汇总一览表，反映合同签订情况。

（三）合同收发记录表（附件三）

合同收发记录应附于本合同，为负责记录经盖章后合同去向登记表。

（四）合同履行台账（附件四）

合同履行台账附于本合同，为本合同履行结算情况一览表。

其中标题栏填写合同编号;

序号代表办理结算次数;

第十六条合同文本相关文件收集、与归档

（一）合同立项阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于领导批示、项目申请报告、调研报告等。

（二）合同申报阶段，应收集相应合同管理信息系统中上报的资料，包括但不限于合同文本、HSE合同、技术协议、甲供材料表等。

（三）合同归档阶段，应收集相应合同管理系统中三项审查表、签字人授权委托书、变更申请、终止协议等资料。

第十七条招投标相关文件收集、与归档在招投标活动中，应收集、、归档的文件包括但不限于乙方市场准入证、乙方资质证书、乙方单位授权委托书、招标文件、投标文件、投标签到表、评标规定、评委评分表、领导批示、中标通知书等。

（这部分征求许程意见）

第十八条油田公司合同管理档案由企管法规处以岗检形式负责检查。

第五章附则

第十九条本规定由企管法规处负责解释。

第二十条本规定自印发之日起施行。

附件：

1.合同月度报表2.合同基本台账3.合同收发记录表4.合同履行台账

第一条目的

为加强和细化合同台账资料，规范企业各类合同台账的管理，根据《宏信（郑州）有限公司合同管理制度》和《宏信（郑州）有限公司合同分类编号规则》，特制定本办法。

第二条原则

凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账,按照“一合同、两表格、一编号”的原则进行。

第三条适用范围

本规则除特别指明外，适用于：

一、宏信（郑州）置业有限公司合同管理制度和《宏信（郑州）有限公司合同分类编号规则》所涉管理业务范围内的合同;

二、公司或者公司指定主体作为一方当事人签订的所提交法务部审查的合同。

第四条定义

各承办部门所确定的管理人员负责的合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。

第五条组织和职责

一、各承办部门是本制度的主导部门，负责确定人员，负责合同文档管理，负责文档的形成、积累、、归档，确保文档的完整性和有效利用性。

二、公司法务部门负责在该过程中，协助各承办部门对合同登记台账的管理工作，进行指导和检查。

第二章具体实施

第六条登记模式

合同台账采用总分帐的表格式管理，所有合同建立总账、各承办人建立分账，每份合同都要填写建立档案，填写表格。

第七条总分台账的具体登记主体

一、合同总账登记

1、开发公司由本公司综合部负责管理登记;

2、新星建筑公司由本公司综合部负责登记管理;

3、商都公司、满园红木、万兴珠宝由本公司办公室负责登记管理;

4、物业公司由总经理助理负责登记管理;

5、财务中心由本中心工程服务部负责登记管理;

6、行政中心由本中心人力资源部负责登记管理。

二、部门、项目台账管理

1、开发公司分别由本公司各部门经理、总工程师登记管理;

2、新星建筑公司分别由本公司各部门经理或项目经理登记管理;

3、商都公司、满圆红木、万兴珠宝由各部门经理登记管理;

4、物业公司由本公司总经理助理或项目主任负责登记管理;

5、财务中心由中心各部门经理负责登记管理;

6、行政中心由本中心各部门经理负责登记管理。

第八条合同台帐应包括以下内容：

（一）合同名称;

（二）合同主体、签约方名称;

（三）合同实质内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）;

（四）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）;

（五）合同承办部门、承办人;

（六）合同签订时间;

（七）其他应当记载的重要内容。

第九条合同台帐应附以下资料：

1、合同正本或副本;

2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件;

3、对方法定代表人__明和委托代理人授权委托书及代理人__明;

4、合同相对方报价单、补充合同、会议纪要、往来函电;

5、验收单、验收报告、分批分期履行情况记录、合同履行结算单等。

6、有关的重要资料。

第十条登记时间

各部门的登记管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查。

第十一条资料补充

各承办部门的合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料。

第十二条合同登记编号规则和移交

本办法所涉及的合同文档以《宏信（郑州）有限公司合同分类编号规则》所规定的办法进行分类编号。

移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。

倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。

合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。

以双方签字认可后方可完成交接手续。

第十三条本规则作为《宏信（郑州）有限公司合同管理制度》和《宏信（郑州）有限公司合同分类编号规则》的支持文件。

第十四条本办法发布后提交审查的合同一律适用本办法。

第十五条各公司可根据经营管理需要，增加有关表格和完善内容，如不适用，请将管理办法报公司备案。

第十六条支持文件：

《宏信（郑州）置业有限公司合同管理制度》和《宏信（郑州）有限公司合同分类编号规则》。

第四章附则

第十七条实施细则

本制度的未尽事宜，由各部门补充，提请董事长、总经理批准后实施。

第十八条解释修改废除

本制度的解释权属法务部，修改、废除权属公司董事长办公会。

第十九条实施时间：

本制度实施时间为xx年4月10日。

第一条为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理，有限公司《合同管理制度》特制定本办法。

第二条凡以有限公司的名义签订的合同，均应由合同经办部门依照本办法建立合同台账（见附件1），并同时向公司法务部门备案，涉及到款项收付的还应同时向财务部门备案。

备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同复印件提交相关部门。

第三条合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案手续，协助法务部门和财务部门对合同管理和履行工作进行指导、检查、监督。

第四条合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。

第五条合同台帐应包括以下内容：

1、合同名称;

2、合同主体;

3、合同内容（主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及__及其他须注明的事项）;

4、合同履行情况（合同履行的进度、合同履行完毕的时间）;

5、备注（有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况）

6、其他应当记载的重要内容。

第六条合同台账应附以下资料：

1、合同副本;

2、对方加盖公章的企业法人营业执照等《合同管理制度》中规定对方应提供的资料的复印件;

3、对方委托代理人授权委托书及代理人__明;

4、补充合同、会议纪要、往来函电;

5、其他与合同有关的重要资料。

第七条合同履行过程中发生变更、中止等情形的，合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明，并报法务部备案。

如涉及到合同价款收付条款变更（包括付款金额、付款时间、付款条件等情形）的，同时报财务部门备案。

第八条合同台账管理人员、法务人员、财务人员，有权对备案合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正

或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。

第九条使用或借用合同台账资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换;

办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台账管理人员。

若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。

第十条本办法由法务部、首办共同制定并负责解释。

第十一条

本办法自颁布之日起执行。

附件1

本文：

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