实业集团文案工作标准Word文档下载推荐.docx

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用汉字数字将年、月、日标全，年份应标全称，零应写为“〇”。

6、页码：

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；

一字线上距版心下边缘7mm。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（二）行文规范

1、以集团名义行文的文件

（1）文件编号：

集团所有红头文件由集团行政人事部文秘岗统一编号。

红头文件含：

涉及公司决策、行政、管理、规范等事务公文；

涉及人事任免、人员调整、岗位变动等人事文件。

（2）秘级：

字体为3号楷体，文件等级分：

绝密、机密、秘密三类。

如属保密文件，应标出该文件秘密等级。

（3）发文字号：

3号楷体，由单位代字+年份+顺序号组成（连兴集政字2013第1号）。

（4）主题词、抄报、送标题均为3号黑体字，主题词内容为3号黑体，间隔1字；

抄报、送内容为3号宋体，印发部门及印制份数为3号宋体。

2、签发流程

（1）以集团名义编号下发的法规性文件、有关公司机构人事文件，某管理专业领域的法规性文件，有关集团工作指令性文件和以集团名义向外单位报送的业务性文件资料，经分管副总裁审核后，由董事长签发。

（2）业务领域的管理类文件，由分管副总裁签发。

二、公文写作格式及要求

（一）通知的写作格式

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。

通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

制发机关＋事由＋通知。

（1）通知前言：

即制发通知的理由、目的、依据。

例如“为了解决×

×

的问题，经×

批准，现将×

，具体规定通知如下。

（2）通知主体：

写出通知事项，分条列项，条目分明。

3、结尾（三种写法）：

（1）意尽言止，不单写结束语。

（2）在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

（3）再次明确主题的段落描写。

（二）请示的写作格式

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

制发机关名称＋事由＋请示。

（1）请示的原因：

陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

（2）请示的事项：

写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

3、结尾语：

多用“上述意见，是否妥当，请指示”。

“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：

一文一事；

一个主送机关；

逐级请示。

（三）决定的写作格式

决定是集团及所属企业对某些重大问题或重要事项，经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。

决定除会议作出外，也可以由集团及所属企业制发。

决定一般由标题和日期、正文、结尾三个部分组成。

1、标题和日期

决定的标题要完整地写出发文机关、决定事由和文种三项内容。

在决定事由前一般以"

关于"

连结。

决定的日期即会议通过或领导签发此项决定的日期。

它写在标题之下，外用括号。

重大法规性的决定，还需注明通过该决定的机关、日期和生效日期。

文末不再注明。

2、正文

决定的主体部分也就是正文。

其篇幅长短，由内容多少决定。

一个篇幅较长的决定，其内容通常包括两层意思：

一层是说明形势和有关情况，作出决定的目的与意义；

另一层是说明决定的具体事项，落实决定的政策、措施和要求等等。

篇幅较长的决定，正文在结构上可分为开头、主体、结语三部分。

开头。

这一部分一般用一个自然段落，用"

特决定如下"

或"

特做如下决定"

与主体部分衔接。

"

开头"

主要用以说明目前形势，分析或阐述做此决定的原因目的及意义。

其语言要求简洁、概括性强。

主体。

表达决定的具体内容。

因为它是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写得明确、具体、详尽。

这一部分的表达方式常采用条文式写法，在这些表现具体内容的"

条"

、"

项"

之间可以是明显的并列关系，也可以是明显的递进关系，无论何种关系，都一定要形成完整、严谨、清晰的整体。

主体部分也可用简述式写法，对所决定的事项作出直接公布。

结语。

在这一部分中提出希望、号召和要求。

3、结尾

在决定的正文之后，可写"

本决定自发布之日起施行"

，通常不写成文日期和发文单位。

见诸报刊时，可在文末署发文机关名。

（四）函的写作格式

函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。

主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

其各部分的格式、内容和写法要求如下：

1、首部。

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

2、正文。

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

3、结尾。

一般用礼貌性语言向对方提出希望。

或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

4、结语。

通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。

如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

5、结尾落款。

一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；

并加盖公章。

（五）会议纪要的写作格式

1、会议纪要是根据会议的宗旨和要求写成的,要准确地反映会议的主要内容、指导思想、主要结论等。

会议纪要可以作为向上级机关汇报之用,也可以作为文件向有关单位和下级机关分发。

会议纪要可以交流信息、交流经验,对于本单位和下级机关来说,可以作为解决问题、指导工作的依据,并有一定的约束力。

2、会议纪要一般根据会议类型分类,在机关工作中,工作性会议、专题研究会、座谈会和日常工作会议都应形成各自的会议纪要。

各种会议纪要的写法也稍有区别。

3、写作要点:

会议纪要的结构,一般由版头和正文两部分组成:

（1）版头或标题

一般由会议名称和文种类别（纪要）组成,有的有正副两个标题,正标题概括纪要的基本精神,副标题写明会议名称和文种。

如作为文件下发,还应有编号。

（2）正文

由三部分组成:

首先是会议概况。

包括会议召开的时间、地点、主持人、参加人员、议题等。

其次是会议基本精神。

可以根据会议内容采用归纳的方法,分成若干个问题加以分述。

每个议题,可依听取汇报（或报告）、讨论、决定的顺序去写。

这部分是纪要的主体,要写得完整、清楚。

最后是正文的结尾部分。

可以适当写些对会议精神的贯彻执行要求或号召,也可以不写。

作为文件下发的会议纪要,要签上有发文机关和日期的落款。

会议纪要是一种记录性文件,具体写作要求根据会议的性质而定。

一般地讲,要抓住中心、突出重点,善于综合、归纳,条理要很清楚。

（六）通报的写作格式

通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

标题：

由发文机关、事由、文种或事由文种构成。

1、正文：

通报一般分为三部分。

（1）主要事实。

表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。

（2）分析指出事例的教育意义。

表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。

批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。

（3）决定要求。

表彰性和批评性通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。

为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。

传达性通报一般不写决定要求。

（4）情况通报有两种形式：

一种只对有关事实作客观叙述；

另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

（5）生效标识。

在正文右下方标明发文机关名称，加盖公章，写明发文日期。

（七）报告的写作格式

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。

1、报告的使用范围

报告使用范围很广。

按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。

2、报告的特点

（1）内容的汇报性：

一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一个大特点。

（2）语言的陈述性：

因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。

（3）行文的单向性：

报告时下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据,一般不需要受文机关的批复,属于单项行文.

（4）成文的事后性：

多数报告都是在事情做完或发生后,向上级机关作出汇报,是事后或事中行文.

（5）双向的沟通性：

报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持指导的桥梁;

同时上级机关也能通过报告获得信息,了解下情,报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据.

3、类别及功用

（1）例行报告（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。

例行报告不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。

（2）综合报告；

全面汇报本机关工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。

要有分析，有综合，有新意，有重点。

（3）专题报告：

指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。

所写的报告要迅速，及时，一事一报。

呈报、呈转要分清写明。

（如：

薪酬调查报告）

报告的格式和写法：

标题，包括事由和公文名称。

上款，收文机关或主管领导人。

正文，结构与一般公文相同。

从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；

报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中以建设想不能省去。

从形式上看，复杂一点的要分开头、主体、结尾。

开头使用多的是导语式、提问式给个总概念或引起注意。

主体可分部分家二级标题或分条加序码。

结尾，可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。

打报告要注意做到：

情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。

注意结语：

呈转报告的要写上“以上报告如无不妥，请批转各部门、所属企业参照执行。

”最后写明发文机关，日期。

目前写报告容易出错的地方有两处：

1、结尾处有“特此报告”一类结语，由于词语既无实际意义，也无结构作用，应当去除。

如果写成“以上报告当否，请指示”，就更错误，因为如上述，报告是无须上级回复处理的文种，所以，即使协商这句话也是白搭，上级不会答复你。

2、同理，报告后面加附注标明“联系人”和“联系电话”也属废话。

再次，写报告要避免太长，一般应控制在3000字以内。

（八）新闻稿格式

1、主标题：

言简意赅，如有副标题则可不必说明新闻事件内容，若无副标题则必须说明事件内容。

2、副标题：

简明扼要，对内容进行概括，要让读者看到标题就明白新闻事件的大体内容。

3、导语：

作为新闻稿的核心环节，主要用来说明新闻事件发生的大体内容，所以必须将新闻稿的六要素即事件、人物、时间、地点等，有时也包括原因和方式明确提出，另外还可加些对活动结果及影响的说明。

第一段的写作切勿繁冗，要用简练的文字对事件进行概括，一般第一段不应超过200字，以100字左右为佳。

4、主体：

主要用来对新闻事件的详细过程进行描述，是新闻稿的主体。

第二段的文字要准确、简练、易懂，写作过程中要抓住吸引人的内容进行描写，以典型事例概括整体，切不可如记流水账般挨个描写。

第二段的目的是让读者具体的了解新闻事件本身，所以一定要如实描述，千万不可想当然。

如果第二段内容较多，也可分成多段，但每段文字不可过少，且段与段之间要衔接流畅。

5、结尾一般以新闻事件的结果或影响为主，有时适当的加写记者的采访内容。

结尾可写对未来的展望，但不可不切实际，不可太过虚渺，要从实际可行出发。