行政单位物业管理方案Word文件下载.docx
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4.1.4每季度至少召开一次物管联系会议。
评议物业管理绩效，倾听各部门和业户的意见，使联系会议成为某某机关与物业管理公司之间沟通的桥梁。
4.1.5遇到重大经营活动或较大的变革，及时与某某办公室沟通。
4.1.6本着对某某机关负责的态度，管理中采取各种节约措施降低成本，减轻某某的负担。
4.2服务精神的树立
4.2.1在员工培训中强化服务的意识和理念，培养员工服务工作的职业素养，并以案例及实践来锻炼员工的品质，建立自信。
4.2.2严格按公司《员工守册》、《作业指导书》来规范员工的着装，行为。
4.2.3作为管理服务的一线员工，其表现直接体现出物管的工作水平。
4.2.4、办公区接收运作平稳后，服务中心开展大堂礼仪接待服务。
4.3平稳交接进驻
根据要求和实际情况，我们充分地准备，做出了如下部署和安排：
4.3.1机关物业管理公司参加移交人员是来自局机关，移交期人员配置充分，全面接收，实行专业对口交接，确保移交顺利进行，保障某某机关的正常运作。
4.3.2局机关物业管理公司将组成以副经理赵宏运为组长、副经理张献为副组长，全面领导移交工作，各部门主管及聘请的各专业工程师组成的移交接管工作小组，根据某某实际工作需要，水电、空调、管网、消防、监控等工程序列工作由公司副经理赵宏运带领专业技工提前进驻。
4.3.3移交工作分为工程设备组、资料组及保安组、按专业领域对移交项目、现状问题，实行逐项移交，登记造册，留备后查。
4.3.4设备机房和运行管理责任移交后，实行24小时机房值守和严格的机房准入制度，确保设备正常运行。
4.4各系统设备的可靠运行和良好养护
4.4.1制定科学的设备操作指引，并严格执行，按要求填写相关运行记录表，及时备案。
4.4.2对设备安排24小时值守，实时监控，及时发现问题，确保设备万无一失。
4.4.3针对某某办公区的具体情况，制定各种应急预案，并多次演练，确保危机能够妥善化解。
4.4.4详细制定设备的维保方案，对设备进行强制定期维保，保证设备时刻处于良好状态。
4.5合理安排资金，有计划、分步骤精心组织实施小本体、设备、设施和环境的改造更新工程
我们认为：
要达到高水平的管理应软硬件齐抓，在抓服务抓质量的同时，对某某机关办公区、生活区不合理或不经济的部分硬件完善提高。
具体实施方案和计划须公司移交进驻后在年度计划中以附件的形式提出。
五、管理方式、工作计划和物质装备
5.1管理方式
公司在某某机关物业管理的全方位服务中，充分发挥管理层敬业精神，充分利用某某品牌形象和资源优势，吸收同业先进的物业管理理念，建立完善的约束激励机制和责权分明、层层负责的工作管理体系，坚持以人为本原则，实行人性化管理
5.2管理体系
根据局机关物业管理的要求，我们采用直线型组织结构。
它的特点是：
各种职务按垂直系统排列，体现南阳某某办公楼管理结构简单，责任分明，联系简捷，适合量化管理的要求。
某某机关物业管理公司的组织构架，实行某某办公室监督与专业服务相结合的管理方式;
实行自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展企业化管理，严格履行“南阳市某某机关物业服务管理合同”中规定的权务、义务和责任。
机关物业管理服务公司组织构架图
5.2.1部门职责
综合服务中心
①负责公司对外公共关系的处理与协调;
②负责某某办公室、访客以及业户等提出的服务申请、投诉受理和处理。
并定期组织进行各办公单位和业户意见调查，回访、统计、分析工作。
③负责区域内清洁、绿化、安保等管理控制;
④负责组织公司的安全、质量检查、提出质量改进建议，负责纠正措施的验证;
⑤负责社区文化的开展;
⑥负责区域内物业管理各类信息、记录的汇集、整理统计、分析和及时传递;
定期形成日、月统计报表。
为管理决策、质量分析提供依据;
⑦负责公司行政、总务工作;
⑧负责公司人事、劳资、培训工作;
⑨负责公司的财务管理工作;
⑩负责物料采购、供应及库房、档案的管理;
⑾负责公共区域及周边的清洁、绿化消杀工作。
工程部
①负责机关各设备设施的接管;
②负责物业管理区域内的（重点宾馆）二次装修的技术监督工作;
③负责物业管理区域内公共设施及场所（地）的维修和定期保养;
④负责物业管理区域内公共设备的运行管理、维修保养;
⑤负责房屋本体的维修和定期保养;
⑥负责智能体系末端设备、设施维修和定期保养;
⑦负责装修巡视监督检查;
⑧负责工程类外包控制。
⑨负责水、电、冷暖等物耗供应采购的计量核算工作，并进行成本控制。
安全管理部
①负责辖区内治安保卫工作，对辖区内发生的刑事案件和违法事件，按照《治安管理处罚条例》界定权限予以处理，并配合公安机关调查，侦破案件;
②负责辖区内消防组织和防火监督管理;
③负责消防设备、设施、器材的巡视检查和日常保养工作;
④协助社区内房屋装修管理;
⑤负责小区交通组织和停车场（棚）的管理;
⑥负责闭路电视监控及红外防盗、消防监控的运行操作;
⑦参与小区内义务劳动和便民服务活动。
5.2.2运作机制
激励机制
激励机制主要通过周密的计划，目标管理和借助良好的组织结构所明确的职责，把勤奋—业绩—薪酬—自身价值这一关系结合到整个的管理系统中去，将个人目标与公司目标有机的结合一致。
①培训。
通过培训教育有效地提高员工的专业素质、服务心理、道德修养、敬业精神，组建高标准的专业化员工队伍。
②奖励。
按岗位责任制和工作责任制，对员工在工作中取得的成效给予必要的物质奖励和荣誉奖励。
在奖励的同时，建立完善处罚手段予以辅助。
③职能与管理。
使员工体验出自己的利益与公司的生存和发展融为一体而产生强烈的责任感和敬业心。
④富于激情。
不断地给员工提供具有挑战性的工作机会。
监督机制
监督机制包括实现政府、某某办公室和局广大干部职工对机关物管公司管理活动的监察和监督及公司各职能体系的相互制约机制和监督。
①公司组织行为及所有内、外部管理制度合乎法规、政策要求，并接受市房管局监督指导;
②履行委托合同中所有规定的权利和义务，接受某某办公室的监督;
③公司在收费标准、管理质量、财税等方面接受政府各专业的监督;
④公司综合服务中心作为质量监管中心，履行对公司内部各部门工作的监督职能，运用内部质量审核、质量大检查、管理评审手段，达到持续改进工作质量、完善管理目的。
保险机制
①公司将保险分为物业管理公司内部员工保险、小区设备、设施保险及责任险三种。
②公司根据某某机关的自身情况和特点，对其中的责任险采用投保捆绑式物业管理基本保险条款（包括基本项目、扩展项目和特别项目）的方法，建立某某机关完善周到的保险机制。
创新机制
①为了更好地服务某某机关，提升服务和管理水平，公司将全体员工的建议、意见的考核作为一项硬指标与员工每月的奖励直接挂钩。
②公司将汇总每月的各种报表，并进行综合分析，作为公司进行服务内容和管理方式创新的重要依据。
③公司将定期与不定期地采取各种形式与某某办公室进行沟通交流，将其作为服务内容创新和改进工作的重要方法。
自我约束机制
①公司自觉执行“微利保本、量入为出，节俭求余、辅助发展”的理财经营原则，并在财务上实行公开制度;
②执行行业道德规范和自律标准;
③全体员工遵循员工守则规定。
信息反馈和处理机制
①公司综合服务中心承担某某机关信息控制中心的职能，包括信息的收集、处理和提供。
收集包括对某某办公室等外部流动信息以及管理内部计划、资源等信息的归集，是制订目标、政策、规划、合理分配资源的主要依据。
②控制信息是由综合服务中心向公司各职能部门发布的实施计划、控制标准和规范。
各类信息是控制和评价公司管理活动的重要依据，提示和克服薄弱环节的重要手段。
③综合服务中心收集与处理的信息类别：
自动控制信息，主要是电子管理数据;
各监视系统及巡更系统中的信息;
投诉电话及投诉信;
服务咨询及服务申请的清单;
公司内部计划、指令及作业单。
所有信息来源经处理完毕之后，最终反馈给各信息来源（提供者）。
各类信息详见相关作业指导书。
5.2.3局机关物业管理公司工作流程
工作流程的目的是控制组织活动的方向，左右组织的行动。
对某某机关这样的集办公、生活的高档社区，管理公司不仅要注意同社会环境的沟通，而更主要把相当大的注意力放在组织内的沟通联络上。
①入伙（进驻）前工作流程表
跟进公共部分之遗漏
工程
拟写局机关物业管理
公约
交楼前先验收公共地方及设备
交付使用
协助局机关及大楼住宅竣工验收
制订机关物业管理方案及预算
局机关大楼住宅配套的设施设备检查
作进驻前的各项
准备
办公室在
收楼后填报遗漏
以物业管理角度对办公楼设施作补充建议
①入伙（驻进）流程图
办公室知会入伙计划
确定联系人，商定搬入方案
填写《单位基本情况登记表》
签领《机关物业管理合同书》、《安全防火责任书》
签署《机关物业管理合同书》、《安全防火责任书》
5.2.4南阳市某某机关物业管理公司前期工作计划
根据某某机关小区实际状况，物业管理工作的前期安排的如下：
进驻前准备工作
①选派和招聘工程人员，工程、清洁、绿化、保安和物业管理人员到岗;
②公司进驻方案的制定，物业办公地点的选定进驻;
③资料管理员到岗建立物业档案系统；
④部门规章制度的编制，员工制服的定制；
⑤依据管理方案及目标强化人员培训；
⑥按强电、弱电、暖通等专业熟悉各个系统。
进驻初期
①细分各系统，做相应的分类、分区，安排专人跟进设备设施情况，并将情况汇总;
②将相关情况归纳分为：
急待解决、可缓解决、可自行解决三类，并报某某办公室安排解决，并安排本部人员全程跟进;
③编制交通机关物业管理工程方面的所有规范标准；
④成立运行小组，接手某某机关设备管理的专项工作；
⑤工程人员开始24小时值守，保安人员开始驻岗值守；
⑥大楼监控及门禁系统的改进方案的制定；
⑦成立管理小组，全程跟进各个项目的进展情况，保证工作的高质量及高效率；
⑧成立应急小组，根据大楼的情况，预估可能发生紧急情况，制定相应防范及处理措施及程序，并做相应的演习。
根据上述总体计划安排，公司每年拟定综合计划，并要求各级管理人员根据计划和执行计划的控制标准对管理工作进行衡量和评价。
在出现偏差时进行纠正和修订。
年度计划（举例）:
局机关物业管理（2007）周年计划
2007年度法定日期：
元旦春节劳动节国庆节
一月
二月
三月
四月
五月
六月
七月
八月
九月
十月
十一月
十二月
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代号：
工作项目
a.员工培训（每月第一个星期日）
b.上年度工作总结及表彰先进（暂定1月9日）
c.安排公共区域大清洗（双月第三个星期六）
d.出通告予各业户有关节日注意事项
e.电梯维保（每月11日、26日）
f.化粪池等清理（6、12月份最后一个星期六）
g.安排节日摆花、装饰及娱乐活动（节日前两日）
h.消防系统年检（暂定9月28日）
i.检查箱变等供电装置（2月12日、9月30日）
j.安排杀虫灭蚊（4至9月份23日）
k.检查清理排水系统（每月最后一个星期三）
l.电梯年度安检（暂定6月29日）
m.中央空调系统启用前检查调试（5月20日、11月3日）
n.消防系统季末检查（3、6、9、12月14日）
o.雨季汛期防范部署（6、7、8月份13日及随气象变化部署）
p.检查物管区域内供电系统（每月22日）
q.水、电、气、暖抄表核算（每月10日）
r.小区物管财务收支公开（每月15日）
s.清洗水池水箱（5月、11月第二个星期日）
t.清洗及修补大楼、住宅内外墙（3月、9月第一个星期六）
u.安排拆除节日装饰（节后上班第一天）
v.商讨大楼、住宅各项系统保养合同计划（暂定12月6日）
w.监控系统年检（暂定11月9日）
x.检修供水系统（每季度末第二个星期三）
y.预备下年度物业管理预算（12月份第一个星期二）
5.3装备计划
为了更好的管理和服务某某机关，同时充分考虑到局机关的物业特点，公司在制定物资装备投入计划时，应足以保障各方面工作良好运行，并根据实际工作需要，随时增添物资装备。
5.3.1管理用房
与某某办公室协商，由其提供约90平方米以上管理用房和保安值班室及员工宿舍（可租赁民房）。
5.3.2装备预算
序号
项目
计算方法
数量
支出
办公家私
￥18000
住宿家私
￥3500
分体空调
￥2，000
￥6000
食堂设施
￥1500
办公设备
物业管理软件
￥8，500
￥8500
电脑
￥5，000
￥10000
电脑桌
￥200
￥400
传真机
￥1100
打印机
￥1350
通讯设备
电话
￥1000
对讲机
清洁设备
洗地机
￥2，800
￥2800
吸尘器（中小型）
￥900
￥1800
榨水车
￥150
￥600
清洁用具
￥100
￥2000
垃圾车
￥500
塑料垃圾筒（45升）
￥55
￥660
塑料垃圾筒（170升）
￥170
￥3400
安全管理员装备
安全管理员警械
工程机械
电气焊设备
￥3200
疏通机
排污泵
￥800
￥1600
公用工具仪表
￥8，000
个人工具
材料
￥1，500
绿化
修剪工具（草坪修剪机）等
￥4，500
￥4500
花圃
￥2，500
￥2500
工装
服装（冬夏）
￥280
66
￥18480
合计
112390
六、管理及操作人员的配备、培训、管理
6.1管理人员的配备
某某机关物业公司除抽调系统内务实的工作人员从事管理外，并高标准外聘一专多能的操作层人员，保证管理队伍的高素质和精干高效。
在管理队伍建设上，我们将采用规范管理和人性化管理相结合的方式，运用激励机制，充分调动全体员工工作的积极性，结合奖勤罚懒手段，并实行末位淘汰制，保持队伍的高昂的生命力和竞争力，以确保管理目标得以实现。
6.1.1各类人员专业素质要求
部门主管以上
①中专以上学历，具有初级以上专业职称;
②具有二年以上专业工作经验，拥有相应的上岗资格证书;
③具有一定的组织、协调能力
其它岗位
①高中文化程度、年龄35岁以下;
②具有二年相关工作经验，受过专业系统培训;
③作风正派，有较强的工作责任和服务意识。
6.1.2公司各部门人员配置
人员配置原则
基本按实际需要设置岗位并配置人员。
人员配置图（总计39人）
公司经理（1人）
副经理（2人）
服务
中心
10人
技术
部
8人
安全
管理
13人
人员配置说明：
经理1人；
副经理2人。
综合服务中心1人。
其中：
主任1人（副经理兼），副主任1人（兼行政秘书、内审培训员），会计1人（副主任兼），
出纳1人（兼员、统计员、资料员、电脑员），清洁绿化8人。
领班1人;
保洁办公区3人（兼管外围），保洁住宅区：
2人，绿化2人并负责本区垃圾清运。
安全管理部：
（13人）保安主管代轮休，机关大门岗4人，住宅大门岗3人，监控室3人，办公、住宅巡逻岗2人。
工程部（8人）：
工程主管1人，运行维保5人，维修2人。
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