企业对外招待制度文档格式.docx

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来宾类别

陪同人员

A级

省、市级以上领导，重要客户，外宾，董事会以及集团其他重要高管会议及活动

集团副总裁级及以上，各二级集团、分公司总经理

B级

政府部门主要负责人，重要参观团体，客户，集团总监级以下主任级以上会议，其他较为重要来访人员

对口部门负责人及分管领导

C级

政府部门一般工作人员，一般参观团体，一般客户，集团一般工作会议，其他一般来访人员

对口部门负责人

5.接待主体及职责

5.1承办单位：

接待活动的第一承接单位或部门，负责接待方案初稿的拟定，接待需求的提报。

5.2集团办公室外联部：

负责接待方案的审核，及接待的协调、安排、落实。

5.3相关单位：

接待活动的协办单位或部门，主要任务是配合接待工作完成本单位涉及的活动安排。

6.接待流程

6.1外部接待

承办单位制定接待方案（见附件1），提前一天提报外联部，外联部根据接待级别及单位要求协调、安排、落实接待活动中涉及的相关事项，接待结束后根据实际执行情况修改接待方案，每月5日之前形成月度接待档案进行归档。

6.2内部会议

承办单位需提前一天提报外联部，外联部根据会议级别和要求协调、安排、落实会议所涉及的相关事项。

7.接待工作要求

7.1协调、安排、落实

7.1.1外联部收到接待任务后，协调对等领导出席并根据接待级别、要求及时通知相关单位做好接待准备。

7.1.2相关单位要根据接待级别、要求做好相应接待工作。

7.1.3承办单位须提前与活动出席领导及相关单位联系，做好对接。

7.1.4外联部可根据要求代订用餐及住宿酒店，费用由承办单位承担；

集团总部各职能部门承办的接待活动费用要根据《集团总部职能部门业务接待标准》（见附件2）相关流程执行。

7.2会议室使用及管理

7.2.1非参加会议人员,不得随意进入会议室。

7.2.2任何人员未经外联部允许，不得随便移动会议室的物品。

7.2.3除专业人员外，任何人员未经外联部允许，不得随便操作会议室智能化设备。

7.2.4任何人员不得随意使用会务物品。

7.2.5任何人员不得随意取走会议室的报纸、杂志等资料。

7.2.6会议结束，承办单位要与外联部进行交接，确认会议室设施设备的完好性。

7.3展厅使用管理

7.3.1所有参观须提前通知外联部，并由外联部讲解人员陪同。

7.3.2各展区装修及物品变动，须提前一周报集团办审核，批准后及时通知外联部。

7.3.3参观人员不得随意挪动展厅产品。

7.4接待记录

接待活动主办部门要准确记录接待活动情况并及时进行总结，重要活动要召集相关单位进行专题总结会并形成书面材料。

7.5档案归档

7.5.1接待档案为电子档案。

以月度为单位进行收集、整理。

7.5.2每年一月份将上年接待档案移交档案室保管。

8.招待费用管理

招待费用包括用餐、住宿及礼品费用，须严格执行年度及月度预算，超预算部分，根据集团财务管理本部的规定，报集团总裁审批后执行。

8.1用餐管理

8.1.1外部用餐

按照《集团总部职能部门业务接待标准》（见附件2）经本部门第一负责人审批后进行。

8.1.2集团食堂用餐

参照外部用餐备案程序，集团食堂凭《招待用餐批单》（见附件3）及实际消费账单履行报销程序。

8.2住宿

根据接待需求，由外联部负责酒店预订；

如需挂账，则以月结的方式走相应部门内部预算，如为现结，则根据《集团总部职能部门业务接待标准》执行。

8.3礼品审批

8.3.1外购礼品

填写《外购礼品批单》经由部门第一负责人审批后执行。

8.3.2集团产品

根据集团《礼品管理规定》执行。

9.其他

9.1外联部根据预约登记顺序安排会议室，如预约发生冲突，由承办单位双方商定。

9.2总部办公楼内所有部门、单位的内部会议一律自带水杯，重大A级会议除外。

9.3接待活动如有变动，承办单位须及时通知外联部，以便外联部做好工作安排。

10.罚则

10.1所有接待主体须根据本规定承担各自的职责，如发生疏漏造成接待工作失误，将根据实际情况给予通报批评、考核扣分等处罚。

10.2损害会议室及展厅设施设备及产品，将根据损害程度给予赔偿。

11.本规定解释权归集团办公室。

12.本规定修订于二〇一五年一月，自颁布之日起执行，原制度废止。

附件1：

接待方案

附件2：

集团总部职能部门业务接待标准

附件3：

招待用餐批单

附件4：

外购礼品批单

附件1:

/行政.003/01

接待方案（日期+来访单位+接待方案）

接待申请部门

申请人

（姓名及电话）

级别：

（A/B）

一、来访信息

1.来客单位

2.来客名单

序号

来客姓名

职务/级别

联系电话

性别

备注

1

（总人数、联系人、特别说明等）

3.来访事由

4.来访时间

（日期，时间段）

5.我方接待领导

单位

二、参观行程

时间

参观内容

接待人员

三、接待要求

1.欢迎词

播放地点

2.会议室预定

使用时间

3.车辆安排

（车辆要求，数量，使用时间，联系人）

负责人

4.用餐安排

（地点，人数，餐标等）

5.住宿安排

（酒店，房型，数量，抵离时间）

6.礼品要求

（名称，数量）

7.摄影要求

8.资料准备

9.外联人员

（，联系方式）

四、接待准备

责任部门

落实事项及要求

1.物业公司

①、园区内道路整洁；

②、保障喷泉、音乐开通；

③、道路畅通，绿灯放行，保安执勤、礼仪到位。

2.各参观点

协调、落实相关领导接待，自备移动麦克，区域卫生清理。

尤其是接待沿线主干道、环山路及周边土地，严禁出现垃圾塑料袋等。

光伏三期项目道路及光伏广场以西道路的参观区域内，严禁停放各种车辆，保障环湖路的畅通。

附件2:

/行政.003/02

1、对外接待标准

客户类型

出席领导

项　目

消费标准

备注

省、市级以上领导，重要客户，外宾，董事会活动、投资者及重要媒体来访

集团副总裁级及以上

用餐（）

菜金不超过300元/人，特殊来宾按实际消费报销。

司机及工作人员不超过50元/人

用餐（外）

住宿

四星级以上

礼品

不超过1000元

原则上以集团产品为主

较重要参观团体，各职能本部或二级单位客户及重要来访人员，

集团主任级及以上

菜金不超过200元/人

不超过150元/人

三星级酒店普通标准间或单人间

不超过500元/人

一般客户来访

集团部级及以上

用餐（食堂）

招待标准：

菜金不超过80元/人；

工作餐标准：

15--30元/人

不超过80元/人

三星级以下酒店普通标准间或单人间

原则上住宿费由对方自理

不超过200元/人

只限集团产品

2、内部会议接待标准

会议类型

董事会会议、总裁办公会及其他集团重要高层会议

集团董事会、集团核心高管

菜金不超过200元/人，特殊来宾按实际消费报销。

扩大会议（40人以上）菜金标准为50—80元/人

按出差标准执行

集团主任级及以上参与会议

菜金不超过100元/人

按出差标准执行

部级及以下参与的内部会议

集团部级及以下

菜金不超过60元/人；

不超过50元/人

行政.003/03

用餐地点：

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日

来客单位

来客姓名及职务

来客人数

用餐标准及预算

招待单位

接待人

分管领导：

　　　　部门负责人：

　　　　　经办人：

　　　　总裁办审批：

/行政.003/04

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日

来客职务

招待部门

礼品标准

礼品数量

　　　　部门负责人：

　　　　　经办人：

　　　　总裁办审批：