采购员职责文档格式.docx

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以上产品不合格、过期失效产品等产品就地销毁外，有质量问题可以调换，交与_______打包装箱。

服务部________负责跟踪、落实产品调换，货款扣回等工作。

2、各门店退、调、换产品（不合格产品的处理、过期失效产品、销毁产品等）于每月初汇总上报，一份报总经理，一份报财务部。

3、财务部负责核对、检查督促落实情况。

4、如有差错，造成公司经济损失，追究各岗位责任人的经济责任。

备注：

产品退、调、换要求是责任人考核奖金的组成部分，要求当天事当天做的原则

制表：

行政部责任人：

单位盖章

产品购进操作程序

1.目的：

对产品采购过程进行控制，确保从合法的企业购进合法和质量可靠的产品。

2.范围：

产品购进过程的管理。

3.责任人：

采购员

4.内容：

4.1制定采购计划

4.1.1采购员一般按需采购，对部分可预测的产品可根据市场需求制定《采购计划》，由质管员审核后执行。

4.2选择供应商

4.2.1对首营企业采购员索取一下资料并按《首营企业管理制度》进行审核。

1）《药品经营（生产）许可证》、《营业执照》

2）销售人员法人委托书、身份证复印件

3）供货单位的GMP、GSP或ISO认证证书的复印件

4.2.2审核合格的供应商才能购进。

4.3对购进产品进行合法性和质量可靠性的审核

4.3.1对首营品种采购员索取以下资料并按《首营品种管理制度》进行合法性和质量可靠性的审核。

1）购进产品生产批件和法定的质量标准、说明书的复印件.

2）药品包装（最小包装）、标签、说明书的样板。

3）价格批文或省级物价部门的登记证明材料。

4.3.2审核合格的产品方可购进。

4.4产品购进

4.4.1采购员实施采购，并填写《药品购进质量验收记录》作为购进记录。

4.5记录和资料管理

4.5.1供应商、产品合法资料、质量保证协议、购进记录等由质管员保存归档。

产品购进程序是责任人考核奖金的组成部分，要求当天事当天做的原则

退换货操作程序

1.目的：

加强退货产品的管理，规定产品退货的操作程序。

2.范围：

退货产品。

3.责任人：

药店经理、质量保管员、采购员、财务。

4.内容：

4.1售后退回产品的管理

4.1.1产品售出后顾客要求退货的，营业人员首先核对电脑小票（或发票），确认要求退回的产品是否由本店售出。

4.1.2经确定为本店售出的产品，由验收员按照产品的验收标准进行质量确认。

4.1.3验收员对照库存同批号产品进行比较，库存产品如存在同样质量问题，则确认为产品售前质量问题，营业人员及时为顾客办理退货，将退货产品与库存产品一同转入不合格区，并报质管员。

4.1.4验收员对照库存同批号产品进行比较，库存产品如未发现同样质量问题，则确认为顾客对药品储存保管不当等原因造成，不予退货。

4.1.5由于营业人员介绍不准确而导致顾客要求退货的，经药品经理确认后予以退货，并向顾客表示歉意。

4.1.6由于顾客自身选购错误的，原则上不予退货。

如经验收员确认产品质量合格、包装完好且不影响第二次销售的，药店经理也可根据实际情，为顾客办理退货，退货产品继续陈列销售。

4.1.7根据应退产品的品名、数量、金额，如数退还顾客货款。

4.1.8质管员填写《售后退货处理记录》，并集中保存。

4.2购进退出产品的管理

4.2.1非质量问题的购进拒收药品，由责任人写《采购退货清单》通知采购员办理退货手续。

4.2.2滞销产品；

由责任人填写《采购退换货清单》通知采购员办理退货手续。

产品退换货程序是责任人考核奖金的组成部分，要求当天事当天做的原则

产品购进管理制度

制定产品购进管理制度，使采购员工作有章可循，确保购进产品的质量。

企业购进产品全过程的质量管理。

3.职责：

采购员、质量负责人

4.1产品进货必须严格执行《药品管理法》、《产品质量法》、《合同法》及《药品经营质量管理规范》等法律法规，依法购进。

4.2产品采购过程中，首先应确定供货企业的法定资格和质量信誉。

严禁购进《药品管理法》规定的假劣产品；

4.3采购员应对供货企业进行包括资格和质量保证能力的审核并索取以下资料；

4.3.1加盖供货企业红色印章的“一证一照”复印件；

4.3.2供货企业质量保证体系调查表；

4.3.3产品销售质量保证协议；

4.3.4企业法人委托书原件

4.3.5产品销售人员合法资格确认表。

经审核批准后，方可从供货企业进货；

4.4在产品采购过程中应审核所购入产品的合法性和质量可靠性。

购进产品应符合以下基本条件：

4.4.1合法企业所生产或经营的产品；

。

4.4.2具有法定的质量标准。

4.4.3除国家未规定的以外，应有法定的批准文号和生产批号。

4.4.4包装和标识应符合有关规定和储运要求。

4.4.5每种产品不得多于2个批号。

4.4.6中药材应标明产地。

4.4.7进口产品应符合规定的，加盖了供货企业质量管理机构原印章的《进口药品注册证》或《医药产品注册证》或《进口药材批件》和《进口药品检验报告书》或《进口药品通关书》复印件随货同行。

4.5验证供货单位销售人员的合法资格；

4.5.1法人委托书原件。

4.5.2被委托人身份证、上岗证书、学历证书、有关法律法规培训证明复印件，同时提供原件供查验。

4.6对首营企业与首营品种的审核必须按照“首营企业与首营品种审核制度”的规定执行，填写“首营企业审核表”和“首营品种审批表”，并进行相应的质量审核，经审批合格后方可经营。

4.7应签订有明确质量条款的购货合同，并在产品的购进过程中严格按质量保证条款执行。

在购进前，购销双方还需要签订注明了各自质量责任的质量保证协议书。

协议书必须明确有效期。

4.7.1购货合同形式

A．标准书面合同

B．质量保证协议

C．文书、传真、电话记录、电报、电信、口头约定等。

4.7.2书面合同的项目与内容

A．合同项目

购销双方企业名称、地址及邮编、电话、传真、邮件地址、银行帐号与税号、签约代表、签约时间、合同正文。

B合同正文内容

a、产品名称、规格、批准文号、供货价、包装单位、数量及总金额；

b、交货时间、方式、地点；

c、结算方式与付款期限；

d、质量标准与质量条款及质量责任分配；

e、违约处理方式

4.8购进产品应有合法票据，并依照原始票据建立购进记录，做到票、帐、货相符。

购进记录注明产品的通用名称、剂型、规格、有效期、生产厂商、供货单位、购进数量、购进价格、购货日期等内容。

购进记录应保存至超过产品有效期1年，但得少于3年。

4.9编订购货计划时应以产品质量作为重要依据，每年对进货情况进行质量评审。

产品购进制度是责任人考核奖金的组成部分，要求当天事当天做的原则。

采购员岗位职责

第一条：

从合法的企业购进合格产品，不与非法经营单位发生业务来往。

第二条：

从首营品种、首营企业购进产品，一定要拿到质量部资料审查合格的通知书后，方能选购产品。

第三条：

在合格的供应商范围内采购，并要催促供应商把合格的供应商资料备齐。

第四条:

购进所有产品要有合法票据。

并对付款方式和和换货要求，用书面形式汇报总经理。

第五条：

分析销售，优化产品结构，为销售做好准备。

第六条：

落实产品的退货工作。

第七条：

掌握购销过程的质量动态，积极向质管员反馈信息。

第八条：

服从质量管理员的质量否决。

第九条：

采购员必须对供应商的优惠政策落实，跟踪优惠政策落实情况，并告知总经理和财务部，用书面形式并签名

第十条：

采购部接到各单位补货请求，责任人马上（当天）采购，要求三天内货到药店，责任人联系要货单位确认货是否到店。

采购员岗位职责是责任人考核奖金的组成部分，要求

当天事当天做的原则。