秘书服务管理制度范文Word文档下载推荐.docx

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4、协助直接上级主管做好各类公文的登记、下发、上报等工作，对文件要求的事项跟踪、督办、查办。

5、负责直接上级主管的日程安排，为其接见和拜访客户做好预约，并做好见面准备和服务工作。

二、行政工作：

1、及时完成直接上级主管或其他领导交办的各项工作。

2、做好各部门的服务工作，保证公司内部信息的及时传递到位。

三、文书工作：

1、外来文件签收

1.1签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

1.2签收文件时要对文件的份数、标题等内容逐份清楚核对，如发现一项不对应及时报告主管领导。

1.3签收文件应写姓名并注明时间。

1.4对收到的文件，要分类逐件在《收文登记薄》上详细登记。

登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。

参加各种会议带回的文件、材料，在传达汇报结束后交办公室保管，个人不得存放。

2、内部文件流传

2.1企业的文件由行政综合部负责起草，由总经理审核并签发；

企业内部各部门的文件由各个部门负责起草行政综合部审核，经总经理签发。

2.2在企业日常的项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。

2.3外来文件由行政综合部登记收文后，根据业务性质分送有关部门处理；

内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

2.4需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》，各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

2.5涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由行政综合部汇总签办意见，呈总经理做最终审核、批示，并下发相关部门予以执行。

3、文件的管理

3.1文件的归档：

经办理归档后的文件应立档管理，行政文件由行政综合部归档管理。

3.2文件的借阅：

必须经行政综合部经理签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。

借阅后及时归还。

3.3文件的销毁：

销毁文件应请示领导并取得领导同意的书面签字授权，销毁的同时应建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁文件。

第六条公司各种活动会务的秘书服务工作。

内容包括活动会务前筹备、准备，活动、会议开展期间的服务，活动会务完成之后的收尾工作。

一、活动会务前准备工作

1、深切了解活动会务任务单，应明确申办部室、活动会务名称、活动会务内容、活动会务时间、活动会务地点、活动会务性质、参活动会务人员范围和人数、活动会务主持人、所需设备、瓜果饮料要求、摆台要求和其它特殊要求；

2、根据任务单要求布置活动会务场，体现活动会务主题。

2.1协助布置活动会务标并检查活动会务标内容。

2.2协助摆放活动会务桌椅，根据活动会务申办部室要求，合理划分活动会务场区域，摆放提示牌等服务。

2.3协助设置主席台领导座次，设置发言席，调试活动会务场的投影等设备。

2.4茶杯摆放整齐、规范，茶水准备充分。

按任务单将各类饮品备好（活动会务中段的休息咖啡、茶和曲奇饼，要另备一张台把咖啡杯等用具准备好）

2.5做好活动会务场卫生，保证活动会务场干净整洁，秩序井然有序。

2.6检查活动会务场照明、通风、空调等设施是否正常运行，发现异常及时报告。

2.7请活动会务申办部室负责人检查活动会务前准备情况，查漏补缺。

二、活动会务中服务工作

1、活动会务工作人员提前30分钟到达活动会务场，做好茶水供应工作，开水温度在90度以上。

并做好活动会务准备工作。

2、协助维持活动会务场秩序及礼仪引导工作，安排人员到电梯口领位，其他人做好一切准备工作，站于门口迎客。

3、客人全部就座，做好茶水供应，供应完后服务人员退出厅房，关上门，在门外当班（不能随意走开）；

茶水服务原则上15分钟进行一次续水服务。

4、进行茶水服务时步伐轻盈，面带微笑，操作规范。

5、进入活动会务场后，留心观察活动会务场情况及室内温度，并做好应对措施。

6、如有活动会务中段休息，应在活动会务休息前20分钟把咖啡、茶和曲奇饼摆放好；

在客人中段休息时上好咖啡、茶后，把活动会务厅台面收拾好（换烟盅、加茶水等）但不要把客人的资料、物品弄乱；

7、活动会务中如有设备失灵应向客道谦并马上通知主管，由主管通知工程部维修或更换一套设备.

三、活动会务后整理工作

1、清理活动会务场，收拾茶杯、座牌，检查是否有参活动会务人员遗落的物品，并及时上交申办部室负责人或本部门负责人处，并进行登记。

2、茶杯一律送至操作间处进行清洗消毒工作。

3、清扫活动会务场（活动会务室通知保洁人员清扫），关闭空调，锁好门窗。

4、活动会务室钥匙由专人统一负责保管，杜绝出现丢失、或私人保管等现象。

第七条领导交办的其他秘书服务工作。

第三章秘书服务行为规范

第八条认真执行贯彻国家各项方针、政策、法规、法令及本公司制定的各种规章制度和工作、管理标准。

第九条草拟文件和会议纪要时，文字力求做到言简意赅，结构严谨，政策性强。

第十条各种行政文件传递处理做到及时、迅速、准确、不丢失、不失密。

第十一条严格执行有关保密规定，不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该传的不传。

第十二条准确及时的完成公司领导交办的各项工作。

做到随交随办，提高工作效率。

第十三条加强学习，自觉提高自身修养，以维护公司形象为已任。

1、着装规范，保持服装、鞋袜干净整洁，无破损。

2、发型整齐，做到额前无刘海，无碎发。

3、使用文明服务用语，待人热情，微笑服务。

4、坚守工作岗位，脚踏实地，乐于奉献，团结协作，富有良好的团队精神。

第四章秘书服务工作的考核

第十四条办公室日常秘书服务的考核

一、责任和权限

1、对公司总经理和行政综合部经理交办的各项任务及时完成。

2、对文秘工作规定的工作内容和各类标准严格执行。

3、对文稿质量不合格，会议记录不全及文书档案混乱负责。

4、对文件积压、丢失及承办不及时造成贻误负责。

5、对机密文件丢失负责。

6、有权对公司领导的各种会议所决定的各种事项的督促、检查和催办。

7、有权对行政综合部经理分办事项的联系协调和催办。

二、奖惩处罚

1、总经理和行政综合部经理交代的公司事项未及时处理的扣除当月绩效的20%。

2、文秘档案不对外借阅，重要文件必须经总经理批准，方可借阅，否则按公司纪律处分；

对于重要机密文件泄密的承担法律责任。

3、公司内部信息传递失误或传递不到位，扣除当月绩效的20%。

4、文件积压、丢失或承办不及时造成贻误的扣除当月绩效的20%。

5、造成多重失误的累加扣除当月绩效。

6、会议纪要在会议后次日整理完毕，如果延迟一天处罚50元。

7、文稿质量不合格、纪要不全和文稿混乱的一处错误处罚20元。

第十五条活动会务秘书服务的考核

一、考勤制度

会服人员须按照规定的时间上、下班，坚守工作岗位，做到不迟到，不早退，认真负责地做好本职工作，有事需请假。

考勤工作由综合部负责。

1、未按要求准时到达工作岗位视为迟到。

2、未到规定下班时间，无故提前离开工作岗位视为早退。

3、按规定时间上班后，中途无故擅离工作岗位视为中途脱岗。

4、不请假无故不到岗，或请假未获批准，擅离工作岗位视为旷工。

5、请假。

一天以内，由分管主管审批，两天及两天以上，由部门负责人审批。

如遇特殊情况应先电话向主管负责人请假，回到单位后及时补办请假手续。

二、奖惩办法

1、着装。

上班时间不按要求着装按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。

2、迟到。

未能按要求准时到达工作地点视为迟到。

每迟到一次按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。

3、早退。

未到规定下班时间，无故提前离开工作岗位，视为早退。

按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。

4、中途脱岗。

按规定时间上班后，中途无故擅自离开工作岗位，视为中途脱岗。

中途脱岗一次按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。

5、旷工。

不请假无故不到岗，或请假未获批准，擅自离开工作岗位视为旷工按《员工手册》奖惩制度进行相应处罚。

6、每次会议服务完成后，由会服主管征求会议申办部室人员意见，进行满意程度调查，凡反应意见较大，服务质量差者，经核实，发现一次按《员工手册》奖惩制度进行严肃处理。

7、会务人员不服从领导安排，造成后果的，发现一次按《员工手册》奖惩制度进行严肃处理，同时在公司例会上作书面检讨。

8、特殊情况需加班的，由主管负责人安排，做好登记，按公司规定给予补贴。

第五章附则

第十六条本制度由行政综合部负责解释。

第十七条本制度自颁布之日起开始实施。