OA自动化OA 自动化办公系统Word格式.docx
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以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统，其实办公就是办文。
2、随着企业的介入，OA软件也有一定的发展，加入了很多企业的特性，例如，OA现在强调的知识管理，强调了业务流程的整合，但是，效果并不是很理想。
主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。
尽管解决了企业中存在的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。
但是由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。
在此种情况下，OA作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。
另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限，仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？
如果我们仔细观察市面上的OA产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。
这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。
这也是我们的客户对OA不满意的焦点所在。
办公自动化的发展经历了五个阶段：
从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在20世纪80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；
第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代；
第三个阶段，即在21世纪初期，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。
第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。
弟五个阶段，也就是移动化阶段。
随着3G移动网络的发展，OA进入了移动化阶段。
移动OA使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA，同时也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能，把OA应用推向了新的额高度。
OA整体价值点
协同OA从企事业机构的应用来看，可以看到总体具备以下几大价值点：
（1）.落实管理制度、工作流程自动化
这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。
目前的企业和单位都存在着大量的工作流程，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报，等等，都是一些流程化的工作，每个单位都会有大量的流程。
通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率，极大的减少中间环节的摩擦。
（2）.知识文档自动化管理的自动化
使各类的文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。
（3）.信息发布平台
内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子通告、新闻发布、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在组织内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够即时的了解组织内部的发展动态。
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（4）.内部通讯平台
建立组织内部的邮件系统，短信系统，即时通讯系统、论坛、个人博客等，使组织内部的通讯和信息交流快捷通畅。
（5）.辅助办公
它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公物品管理、图书管理等与我们日常办公事务性的工作相结合的各种辅助办公，要实现这个辅助办公的自动化。
（6）.信息集成
我们每一个单位，特别是企业都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业务系统。
作为我们企业的信息源，往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些企业的业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效的获得整体的信息，提高整体的反应速度。
（7）.实现分布式办公
就是要解决分布式办公和移动办公，要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。
现在来讲，市场竞争使企业的规模越来越大，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。
2、协同OA选型
上OA条件：
如果你准备上OA办公软件，首先需回答好以下两个问题：
（1）.了解自己的需求
是否能很清晰的了解自己的办公需求，以及需求的重点，OA软件成功实施的重要前提，也是选择OA厂商的重要参考指标。
就像你上街买一件日用品，日用品的种类很多，价格迥异，适合不同的消费群体。
所以第一步，你必须知道自己要什么。
（2）.组织保障
OA系统的实施应用，触及大家的工作习惯，甚至各个业务部门利益，加上OA系统的用户基本涵盖所有组织成员。
特别是在初期，实施阻力较大，是否有一个强有力的组织保障是关键所在。
很多单位视之为“一把手”工程，实不为过。
从前期需求收集到需求筛选、需求确认；
从调研厂商到选择厂商；
从实施组织到培训、试用……在整个过程中，信息部门、办公室作为OA软件推进的责任部门，必须有有效的组织实施手段及方法。
纳入绩效考核是较为可行的办法。
很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴...
OA规划：
在具备上OA的两个本条件后，同时需要来规划OA系统，但是如果规划自己的OA系统，许多客户单位并不清楚。
只是看到别人都在实施了OA系统、自己也需要这样的系统。
但对于如何规划问题则比较模糊。
系统规划包括这些问题的考虑：
·
实施目标及明确需求？
是分期实施、还是一次性实施？
系统实施的范围？
是全单位，还是局部？
单位管理制度上是否前行，是否作好了改造的准备？
资金是否到位？
是否配备了专门的管理员负责？
在明确了以上问题后，便可以进行市场咨询、招标等过程。
一般情况下，专业的OA系统服务商往往会根据您的规划、需求提出良好的建设和方案。
许多单位不明确时，往往习惯于到其它单位“考察”，这是非常必要的。
但是有一点须明白：
OA系统代表着企业的管理思想、管理办法、经营思路，而各家与各家往往是不一样的。
所以考察不是看都实施了什么样的功能？
最重要的是要了解：
某些管理问题在系统中是如何解决的？
如何确保系统实施和推广？
在过程中都遇到哪些难题，并且是如何解决的？
误区：
用OA系统实行办公自动化已经成为很多企事业单位加强内部管理，提升办公效率和办公质量的重要手段。
但是很多单位在选择OA系统的过程中陷入各种各样的误区，这里我列举了十大有代表性的误区，供广大用户借鉴。
误区一：
自己开发
自己开发OA更能够满足自身要求，还可以随时升级、维护，可控性强，能避免上当受骗，但实际上呢？
首先，OA系统已经涉及到越来越多的学科技术，包括计算机、通信、网络、管理与行为、多媒体、数据库、图形图像等等，是一个需要综合各种人才的团队工程，一个或者几个普通程序员已经很难做好；
其次，单位内部的程序员受行业和职位限制，无法掌握最新的管理理念及其发展趋势，往往只能对市面上的OA系统和自己单位的办公流程进行简单模仿和克隆，不能够真正实现提升管理水平的目的；
再次，频繁调整OA系统会严重影响员工的快速掌握和正常使用，延长融合期；
最后，开发OA系统需要耗费大量的人力、物力、财力、管理、时间成本，不可控因素很多，综合费用最低也要几万元，很多都要数十万元，显然得不偿失。
因此除了个别特大型企业和敏感性单位，建议普通企业不必自己开发。
误区二：
功能越全越好
只要你肯付钱，软件的功能是可以无限扩充的，但这是你必需的么？
首先，容易造成功能闲置，系统空洞；
其次，功能越全，系统越复杂，使用越困难，维护越麻烦；
再次，功能多一点，价格多一片，一次性投入太大；
最后，服务成本直线上升，隐形风险增大，甚至使应用半途而废。
选购OA系统时应该考虑一下自己的实际需求和支付能力，如果以适用为出发点，那么就坚决砍掉那些可有可无、利用率低的“鸡肋”功能，选一个功能紧凑，满足自己核心需求的既便宜又容易二次开发的系统。
其实，就OA的功能来说，无论是冠群联想、用友、合强还是不知名的小公司，80%的内容都是相同的，只不过应用深度不同。
而OA的功能每增加10％，价格至少会增加100％－300％，经理人要看看自己有没有必要为剩下的20%多付那么多的费用。
需要注意的是，为满足中小企业客户“小而全”的特点，有的OA集成了人事、客户、财务等功能模块，这些模块往往是“看起来很美”，并不能代替专业的管理软件，只能做最简单的记录和备份工作。
误区三：
价格越贵越好
选择的OA系统越贵，可能发生的问题就越少？
首先，判断一个OA系统好不好的根本原则不是看它的价格，而是看它是否适合自己；
其次，价格越高，投入越大，负担越重，风险越高；
再次，选择价格昂贵的名牌产品，其实是在替厂家支付广告费；
最后，产品可能没有产品化，开发商还是按照项目在做，没有成本优势。
我曾经看到一个小公司在网站上给自己的OA标价360000元，而销售人员居然连它的功能都说不清楚，在线试用了一下，简直是一塌糊涂。
这就告诫选购者千万擦亮眼睛，别迷信“一分价钱一分货”，小心被奸商砸着。
对中小型单位而言，我认为万元左右的OA系统性价比最高，因为功能性、稳定性、价格方面结合得最好。
比如新思创OA，除满足日常办公需求外，还实现了信息流、工作流、知识流的协同管理，同时具有易上手、不限用户、权限管理、简易客户端、自定义工作流、终身免费服务等特点，而价格仅为7200元，这些特点很适合中小型单位。
误区四：
价格越低越好
价格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得怀疑了，这里面是否有猫腻？
首先，质量问题。
这种价格极低的OA多是小公司和个人开发的，还有是个人离职后从原来的企业里带出来的，产品的稳定性、升级性、版权等都没有保障；
其次，隐性成本。
有的软件看起来便宜，但是有用户数限制，比如某OA软件报价5800元，但是只支持20个初始用户，另外每增加10个人需付2000元，这样50个人的单位就得11800元，还有比这个更高的用户费呢。
最后，服务问题。
这种软件一般无法提供可靠的服务，即使提供服务也要付出高昂的服务费。
软件的服务是和产品融为一体的，软件报价应该包括一个合理的后续服务的费用，不然用户利益得不到有效的保障，服务费就成了一个无底洞。
记住，过低的报价往往损失了软件应用的功能和服务，是对客户的不负责任。
还有很多原因导致产品低于正常价格销售，比如恶性竞争、抢占市场、争夺用户、产品刚上市或准备退出市场等等，这就要求用户不能贪图便宜，最终损害了自己的利益。
误区五：
系统案例越多越好
在选择OA产品时单纯以软件产品的案例作为软件采购的标准，甚至唯一标准。
然而这对于IT技术日新月异变化的软件来说，这个标准往往让你选到的恰恰是过时的产品，甚至于即将被淘汰的产品。
一个最有说服力的例子就是，3年前出的笔记本电脑或电视机的案例肯定比今年新推出的笔记本电脑或电视机的案例多得多。
可是3年前的电脑，3年前的电视机还有人要吗?
同样，在移动OA领域，技术的进步更是日新月异，智能机和3G的引入就是最近一两年出现的，显然基于非智能机和非3G环境的设计在技术的先进性上已经落后但是案例必然比前者多。
此外，前几年的第一代的移动OA采用的是短信技术，第二代移动OA采用的WAP技术，这种技术已经被淘汰，它们的案例也一定比刚刚发展起来的采用WebService技术的第三代移动OA多的多，但是现在这种技术还有人使用吗？
在技术的进步以指数级增长的今天，一味地追求案例多，只会选择到一个技术上即将被淘汰的产品。
因此选用软件第三条准则就是：
绝对不要以案例多作为选择软件的唯一标准。
误区六：
系统应该完全符合单位的办公模式
如果有人说他要找一个完全符合自己办公模式的系统，那么我要问：
这样的系统价值在哪里？
首先，软件必须要体现它自身的思想和特点，因为这是软件的作用所在，价值体现；
其次，OA系统不是将传统办公搬到网上，它融合了先进的管理理念和积极的工作态度，体现了新的办公方式；
再次，OA的公开、公正、透明会触及某些人的私人利益，使之产生抵触心理。
因为OA系统是对旧模式的改造，所以会与旧有的办公习惯和惯性思维产生一些冲突，必然有融合期，这就要求单位能够积极创新，勇于变革，从观念和行动上除旧纳新。
所以应该选择那些具有先进的管理思想，能够产生推动作用OA产品，而不是一味的追求符合自己的使用习惯和使用上的简单，也要主动的去适应软件，因为推动管理进步是应用软件的最终目的。
为了让用户能够顺畅的工作。
优秀OA系统均可以让用户自定义工作流，化解了软件模式化与单位个性化的之间的冲突。
误区七：
大企业开发的一定好
大企业开发的不一定好，即使好又真的适合你么？
首先，术业有专攻，大企业能做强某个软件或者硬件，却不一定能做好OA，因为它们是不同的概念；
其次，大企业开发的OA系统价格惊人，往往是普通OA的数倍甚至数十倍；
再次，OA系统的开发技术和理念日渐成熟，很多公司都开发出了优秀的OA软件；
最后，大企业开发的OA系统更适合大企业来用，因为中小企业使用的版本需要具有中小企业特色，包括结构、功能、流程、维护等。
相反规模不是很大的公司开发出来的系统可能更实用，因为他们对中小企业理解更直接，更深刻。
误区八：
选一个OA软件来彻底改善管理
单位管理混乱，能通过一个软件来解决问题么？
首先，管理混乱是因为没有规范的流程，而规范的流程需要人来制定，然后借助OA系统来让流程得到有效的执行；
其次，OA是一个工具，不具有主观能动性，管理中最重要的问题如激励、分析、决策等等都需要人来完成；
再次，OA的作用是提高整个单位的办公效率和办公质量，将人从低端工作中解放出来处理核心事务。
所以，过低或过高的看待OA的作用都是不正确的，只有提高整个单位的人员素质，特别是领导者素质，才能彻底提高管理水平。
当然也不是说必须让管理变得完美之后再来应用OA，OA与人的作用应该是相辅相成、互相促进。
误区九：
一步到位，一劳永逸
一步到位就能一劳永逸么？
首先，企业发展不会一步到位，人员、规模、制度、思维、文化等都在不断的调整、改进中；
其次，产品发展不会一步到位，应用技术、功能模块、管理理念日新月异，必须时刻更新；
再次，社会发展不会一步到位，社会进步突飞猛进，要么创新，要么淘汰。
任何软件都是满足当前乃至未来一段时间的需要，不可能一步到位，一劳永逸。
软件没有最好，只有更好，只有保持不断的改进，才会保持持续的优势。
所以在选择软件的时候，应该选择那些易于扩充升级的。
误区十：
好的OA系统并不需要什么服务
服务既费钱又麻烦，找个完善的OA来省却诸多烦心事？
首先，买软件只是第一步，真正的工作在于应用，这是个长期的过程，没有可靠的服务是不可能做好的；
其次，OA系统发展迅速，拒绝服务也就拒绝了持续改进、持续领先的机会；
再次，单位自己的维护人员的技术水平很难满足技术发展需要。
其实从长远看，软件商的服务更专业，并且风险和成本更低，现在很多著名大企业都将IT服务外包，说明还是值得去做的。
总结来说，选择OA有5大标准，那就是理念先进，功能适用，使用方便，服务到位，价格合理。
其中最重要的一点就是“适用”，买软件之前一定先问问自己：
我为什么要用OA？
我用OA主要解决哪方面的问题？
我准备用这套OA解决几年内的问题？
我主要用OA的哪些功能？
哪些人、多少人要用OA？
我能承受什么价格的OA……必须形成清晰的分析报告，而不是凭模糊的感觉来判断，这样你就可以将主动权掌握在自己手里，而不被卖家的花言巧语所蛊惑和欺骗。
3、协同OA需求建议
在实施一套OA系统之前，首先需要在规划的基础之上，细化具体的需求分析，在如果定义自己的OA需求，需要注意：
（1）.需求陷阱------贪大求全
内部需求的采集一般都是把一叠白纸发给各个业务部门，一段时间后收集上来汇总；
然后从各个OA厂商的产品文档中各抽取部分，然后整理出一个大而全，缺乏整体性考虑的需求。
作为招标文件，让各个OA厂家去做方案。
你还坚持这些需求是客观合理的，而且必须100%满足，如是这样，你离失败不远了。
为什么这样说呢？
我们来看看，首先你搜集上来的各个业务部门的需求，很多是站在部门角度去考虑需求，普遍的情况是这些需求充满着本来应该归纳到业务范畴的应用需求。
依照这种需求，世上没有一套现成的软件能够100%满足。
面对这些需求中复杂的术语和深奥晦涩的部门业务概念，作为项目负责人的你未必能够逐一甄别。
其次，你的需求要集各个OA软件厂商之所长，而且要100%满足。
任何一家OA软件产品，都有自己的特色，亮点。
要一个集所有厂家之所长的产品几无可能。
如果一定要有的话，代价是实施周期无限期的延长，资金投入成倍的加大。
直到开发出一个你认为集各个OA软件厂商之所长的产品来。
实施周期无限期的延长与需求的不断变化，永远没有止境，最后项目只有不了了之，以失败告终，这样的前车之鉴还少吗？
（2）.需求分析建议
所以你必须这么去整理需求，从繁杂浩瀚的细节中脱出身来，本位主义一概放到后面，先找到一个组织共性的需求———协同，然后才是关键部门的需求，最后才是重要角色的需求。
另外你可能有其他各种需求，有你敬畏的上级提出的，有强势部门提出的，有不起眼的人提出的，其技术难度和实施难度可能有天壤之别，你必须衡量轻重缓急以及其需求是否满足对全局的成败影响。
否则这些汇总的需求将使得你毫无把握项目主干进度的节奏的能力，双方有限的资源被分解为千疮百孔补丁工程，重蹈前人久拖不上的覆辙。
4、OA实施注意事项及实施经验分享
科学的选型，只是走完了OA系统建设的第一步，接下来，最重要的环节，便是实施。
多数OA系统的实施周期都很长，好的实施服务，也是企业选择OA系统需要重点考虑的因素。
l目前大部分OA采用B/S结构，相比其他的历史时期和其他大型软件系统来说，OA使用在国内处在一个最成熟的时期，B/S结构承袭了普通用户的上网习惯，我们有用好它的技术基础。
l推广OA，是一把手工程，需要领导的重视与推进。
要求员工使用OA。
从另一方面说，领导自己要以身作则，改变传统的办公习惯。
这里可能反过来了，员工希望领导能配合使用，否则大家都用不起来，因为领导没有批文件哪。
（为什么说是一把手工程？
因为OA是管理类软件，是对传统办公模式的变革，而能影响整个团队的办公模式的，只有一把手了。
一把手不须事必躬亲，只是做三件事：
挑得力助手；
责令助手去全权实施、规划、推广OA；
一把手自己带头使用。
）
l站在收益的高度来看待OA实施，就是说实施OA就是要有收益的，否则我们为什么要投资呢；
既然是有收益的，那么我们可以分步推进，每一步都要产生阶段成果。
比如制定推广计划，从几月份开始，不再发纸质通知或公文，全在OA中获取信息或审批文件。
l不要指望以后用起来。
软件应用的特征就是这样的，只要在开始推进的时候不用，那么以后基本上就捡不起来了。
纵观十多年来国内绝大多数软件项目实施的经验，这一规律基本上无甚例外。
l不怕“出乱子”，避免消极管理，而要积极管理，先放后收，保护和促进基层员工的积极性。
（消极管理的逻辑是——某些应用可能会带来一些乱子，那么一刀切，大家都不要用了；
积极管理的逻辑是——某些应用即使可能带来一些负面的效果，但是为了信息化发展、为了办公效率的提高、为了组织整体能力的提升，我们还是要将这些功能用起来，只是多一些管理而已。
负责人的智者会选择积极管理。
）比如论坛、即时沟通，一些娱乐性的图片、视频文件，等等，从兴趣开始推进OA的应用。
l协同办公系统用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顾虑。
比如一年节约办公成本上百万，同时有四五百人在线，用户对OA有很大的依赖性，如果哪一天不能上OA了，工作就会受影响、工作非常不适应等，那么则说明这个协同办公系统应用已经成功了。
5、协同OA失败常见原因分析
首先协同OA实施上线时，大家就会有本位的思想在左右着日常实施工作的开展：
（1）.认为OA项目一上马就可以见效；
（2）.认为OA可完全代替传统工作操作；
（3）.认为OA只是IT类部门的事情；
（4）.认为可以把所有的流程电子化，求全求大
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