档案工作管理办法Word格式文档下载.docx

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第一节归档范围

第六条凡与公司生产经营、业务活动相关的，具有查考、利用价值的文件材料均应列入归档文件的范围。

（一）管理机关颁发的属于本公司业务，并要执行的文件；

（二）有关领导人视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

（三）代其他相关单位草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

（四）本公司的文件材料：

1.董事会领导会议记录、纪要，本公司召开的工作会议、专业会议材料；

报告、计划、声像材料、有参考价值的资料；

2.本公司（包括与兄弟单位共同拟制）的各种正式文件的印制稿，重要文件的修改稿；

3.本公司及内部机构活动形成的工作计划、总结、报告；

4.本公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织章程、人员编制等文件材料；

5.本公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

6.本公司的历史沿革、大事记、年鉴，反映本公司重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

7.本公司被聘用人员基本资料、录用、转正、定级、调资、奖惩、聘用合同、考核记载、专业技术职务评定、重大奖惩记载、培训、晋升等文件材料等；

8.本公司办理外联事项的介绍信及存根；

9.本公司领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外单位带回的与本公司有关的未经文书处理登记文件材料；

10.本公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

11.本公司编印的信息、简报、情况反映，刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿；

12.本公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

13.本公司汇总的统计报表和统计分析资料；

14.本公司形成的财务报表、凭证、帐簿等会计文件材料；

15.本公司有关工程项目、开发土地、基本建设工程等工作中形成的文件材料以及房屋、土地产权证明等文件材料；

16.本公司购置设备（列为固定资产，非耗材）的文件材料；

第二节不归档的文件材料的范围

第七条凡与本公司无关的或无查考利用价值的事务性、临时性文件均列为不归档范围。

（一）与本公司无关的不需办理的文件材料；

（二）各相关单位征求意见但未定稿的文件；

（三）重份文件（特殊要求需按一式X份留存的除外）；

（四）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（五）未经董事会或公司领导确认、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿、校对稿；

（六）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题的相关单位来函；

（七）本公司内设机构间互相抄送的文件材料；

（八）以参考为目的从各方面收集的文件材料。

第四章档案管理工作责任分工

第八条总经理负责领导公司档案工作，定期听取档案工作汇报。

第九条行政部负责审定本公司档案管理的各项制度，研究解决档案工作中的实际问题，并组织档案管理人员进行业务学习、培训考核，定期检查档案人员岗位责任制的落实情况。

第十条公司的所有文书类档案、人事档案及科技档案由行政部集中收存管理；

财务报表、凭证、帐簿等财务文件由财务部专人保管。

第十一条档案工作岗位实行专人专岗负责。

（一）贯彻执行档案工作方针、政策、规定和制度；

（二）具体负责公司各内设机构档案材料的收集、整理和立卷，做到文件材料收集齐全、立卷及时、保证质量；

（三）负责对接收、整理和移交的档案进行排列上架、统计、鉴定、著录和提供利用等工作；

（四）认真执行档案室工作制度和档案借阅制度，保护档案原件，防止失、泄密情况的发生；

（五）负责档案统计工作。

第十二条公司各内设机构负责的档案工作事项

（一）认真执行公司档案管理各项规章制度；

（二）负责文件材料的收集、整理，并及时移交给档案工作具体负责人；

（三）对工作中出现的问题及时向行政部门反映。

第五章涉秘档案的管理

第十三条本公司涉密档案是指关系公司权力和利益，按照特定程序确定，在一定时间（范围、职务）内、知悉的文件材料。

（一）涉及公司重大决策中秘密事项的文件材料；

（二）涉及公司尚未实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策等文件材料；

（三）公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、重要会议记录等文件材料；

（四）公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

（五）公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的其他信息的文件材料；

（六）公司职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料；

（七）其他经公司确定应当保密的事项。

第十四条公司涉密档案根据保密程度分别为：

“绝密”、“机密”、“秘密”。

第十五条需借阅公司涉密档案的，必须经总经理批准并办理相应借阅手续，未经充许不得进行复印、摘抄及转借他人。

第十六条对未经主管领导批准，私自提供、复印、摘抄、转借或损毁档案，给公司造成损失及重大损失的人员，将给予批评、罚款、开除等行政处罚，直至追究刑事责任。

第五章归档操作办法

第一节文书档案

第十七条凡是本公司内设机构业务活动中形成的，具有保存价值的各种内容的收文、发文和内部文件材料，都应按照文件自然形成规律及保管期限要求，分类组卷，我公司采用年度—机构（问题）—保管期限为主的方法立卷。

（一）分类

1．文件应按形成时间或内容针对年度进行分类，不同年度的文件一般不得放在一起立卷（我公司工程项目文件材料除外）。

但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷；

2．年度计划、总结、预算、决算、统计报表应归入内容针对的年度，跨年度的计划、规划放在开始年度；

3．跨年度的总结、决算放在针对的最后一年立卷；

4．跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；

6．其它文件归入成文年度。

（二）保管期限划分

文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种，长期16-50年左右，短期15年以下。

1．凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的材料，列为永久保管。

2．凡是反映本公司一般工作活动，在较长时期内，对本公司工作有参考、利用价值的文件材料，列为长期保管。

3．凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

不同保管期限或不同机构（问题）的文件一般不得组合在一起立卷。

（三）组卷要求

组卷应遵循“按照文件形成的规律，保持文件的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管利用”的原则。

1.会议文件：

根据文件的数量，可以一会一卷，一会数卷或数会一卷；

2.本公司业务活动形成的规章、制度、业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合或相关问题组合一卷；

3.统计、报表、名册等文件按照格式、名称，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；

4.工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

5.本公司的简报、刊物可按名称或期号，根据文件的数量组合；

6.明码电报、传真电报按其内容涉及的问题归入相关案卷；

7.其它文件材料可按照特殊形式组合。

（四）卷内文件整理要求

卷内文件排列要条理清晰，突出文件之间的历史联系，一般可按文件产生的时间和重要程度进行排列。

1．对单一作者、单一问题的案卷，按文件日期先后顺序排列；

单一作者几个问题的案卷，先排问题，后排时间；

几个作者的案卷，先排作者后排时间。

2．会议文件按重要程度结合形成时间顺序排列。

3．一份文件正本在前定稿在后，正本在前附件在后，批复在前请示在后，转发文在前被转发文在后，重要文件定稿在前历次修改稿在后，并按时间顺序排列。

（五）案卷质量标准

1.卷内文件修整

（1）卷内文件材料原则上要去掉金属物，破损文件要修复，较大纸张要折叠整理，规格采用国际标准A4型（长×

宽为297mm×

210mm）。

用复写纸、热敏传真纸、铅笔、圆珠笔书写，签批的文件要进行复制，连同原件一并订入卷内。

（2）页码编写、卷内文件目录格式按《规则》（见附件3）填注、书写。

2.案卷装订：

（1）卷内文件一般要求左上角装订，左上侧取齐。

（3）装订时不要压字和影响阅读。

3.案卷卷皮：

统一使用国家档案局规定标准卷皮。

4.案卷封面：

（1）填写封面项目：

类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号等。

（2）填写要求用钢笔（碳素墨水）书写，字迹要工整、清晰。

5.备考表：

卷内需要说明的情况应填写卷内备考表，注明立卷人，检查人的姓名和立卷日期（见附件4）。

（六）档案管理部门应于每年6月底之前完成立卷归档和系统化整理工作。

第十八条已归档的文件要定期整理，对内容已发生实质变化并与现行文件相抵触、已失效等失去保存价值的档案，在经主管领导批准后集中予以销毁；

销毁档案时要有2人监销并将销毁情况登记、造册留存。