秘书学习题与参考答案Word文档格式.docx

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1）助手职能2）参谋职能3）枢纽职能4）协调职能5）保密职能6）公关职能

工作原则：

1）明确职责、权限、目标、任务2）制定秘书工作的各项制度和标准3）分清主次，有条不紊4）科学地安排工作程序5）准确细致，切实无误6）迅速果断，讲求时效7）忠到职守，安于职分8）加强教育、管理，不断提高素质、能力

6．秘书班子怎样才能做到群体优化？

秘书群体的科学组合应遵从“异质结合”的原则，即由不同的专长，学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。

群体优化的第二个条件是合理分工，密切合作。

分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。

7．秘书部门管理包括哪些内容？

1）机构与部门职责2）岗位责任制3）工作程序和工作方法4）信息系统5）办公自动化

8．秘书应具备哪些知识？

秘书应具备哪些能力？

1）写作能力2）口头表达能力3）听知能力4）阅读概括能力5）社交活动能力6）协调能力7）观察分析能力8）应变能力9）使用先进办公器械的能力10）预测能力

9．秘书应当具有哪些职业道德？

1）忠于职守2）严守机密3）恪守信用4）文明礼貌5）廉法奉公

10．秘书处理人际关系一般准则有哪些？

1）尊重2）礼貌3）乐于助人4）赞美他人5）宽容与体谅6）公允

平时作业二

论述题（第四章）

1.秘书人员个人礼仪的基本要求是什么？

（一）遵守TPO原则

（二）掌握PAS原则

（三）坚持健康原则

（四）用好自然本色原则

2.秘书人员言谈礼仪的基本要求是什么？

秘书人员应当怎样遵守言谈礼仪规范？

基本要求：

1）有礼有理有利

2）口齿清晰，声音适宜

3）注意说话时的交流

遵守规范：

1）介绍应亲切自然，简洁清楚

2）寒暄也应该自然，不能戛然而止，生硬中断

3）交谈要融入交流圈，善用委婉语

4）交谈时的称呼要得体

3.秘书人员举止礼仪的基本要求是什么？

秘书人员应当怎样遵守举止礼仪规范？

基本要注：

1）遵时守约2）卫生整洁3）敬老助残尊重妇女

礼仪规范：

1）坐立有相2）表情自然3）行为得体4）颦笑有度

4.怎样理解服饰配套的基本原则？

1）呈现个性2）扬长避短3）民族特色4）简洁为美

5.怎样理解办公室礼仪的基本要求？

1）以体现组织精神风貌为主

2）以工作大局为重

3）以共同进步为瞻

6.秘书接待不同对象时，各礼仪环节的核心是什么？

1）尊重领导2）和睦同事3）善待信访4）诚洽业务5）妥接电话

7.怎样理解会议工作礼仪的基本要求？

会议服务礼仪有哪些环节？

1）政治第一2）宏观把握

环节：

（1）会议准备阶段1）时间选择2）邀请对象3）详尽通知

（2）会议召开阶段1）接站2）登记3）联络4）安全5）娱乐

（3）会议结束阶段1）照相2）材料3）送客

8.怎样理解商务活动礼仪的基本要求？

1）注意服饰、仪容、仪表

2）讲究谈吐文明礼貌

3）严守国家经济机密

4）避免内部的无谓竞争

5）廉洁奉公、不谋私利

6）熟悉各国商务礼俗

9.拜访和接待各需注意哪些环节？

商务谈判礼仪有哪些环节？

拜访和接待环节：

1）拜访之前，应将自己的衣饰、容颜适当修饰一下，这是对主人的尊重。

2）与主人互相问候后进屋，并应礼貌地询问是否有换鞋，还应将帽子、大衣、手套等交给主人放置。

夏天进屋后再热，也不能脱掉衬衫、长裤；

雨天若带有雨具，进屋前就询问主人该放哪儿。

3）无论是到办公室还是到住处拜访，都应当“客随主便”，这是充分体谅主人的表现。

4）主人递上茶水时，应欠身双手相接，并表示感谢。

5）主人递上香烟时，即使你不会抽，也要致谢，可以说：

“谢谢，我不会抽”。

如自己想抽烟，主人又没有递烟时，应征得主人同意方可抽烟。

6）如果是到方住处拜访，更要注意不可未经邀请就到处参观，或乱翻乱动，也不要轻易打听主人家里的某样东西值多少钱，在哪里买的等等。

7）拜访的时间不宜过长，该谈的事情谈完之后应当及时起身告辞。

商务谈判礼仪的环节：

1）谈判者的服饰仪表2）谈判者仪态3）谈判进程中的礼仪4）涉外谈判礼仪5）签字仪式礼仪

平时作业三

论述题（第五章至第六章）

1.秘书人员的办公室管理有哪些方面？

广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。

2.秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则？

秘书人员应当怎样做好日程安排工作？

原则：

1）文明礼貌2）负责3）与人方便4）讲求时效5）按制度办事6）遵守纪律

安排工作：

1）服从于组织的总目标和整体计划2）区分轻重缓急3）随时补充、调整

4）提示和督促5）酌留弹性、劳逸结合

3.督查工作应遵循哪些原则和程序？

1）领导负责2）分级负责3）实事求是4）不直接办案5）讲求时效

程序：

1）查办立项2）查办通知3）催办4）直接调查5）商讨处理6）结案反馈

7）立卷归档

4.秘书保密工作主要有哪些方面？

有什么意义？

保密工作的方针是什么？

方面：

（1）文件保密

（2）会议保密（3）通迅保密（4）电脑保密（5）涉外保密

意义：

（1）积极防范

（2）突出重点（3）既确保国家秘密，又便利各项工作

方针：

（1）积极参与防范

（2）突出重点（3）既确保国家机密，又便利各项工作。

5.秘书应怎样管理并使用公章和介绍信？

公章的保管：

公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。

公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上,应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。

公章的使用：

盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。

介绍信的保管：

正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。

介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。

介绍信的使用：

凡领用介绍者须主管批准，秘书不得擅自开具发放。

开具介绍信时应由秘书自己填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系保业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。

与落款处及骑缝线上应加盖两次公章。

秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人,否则,出了事故秘书要负责任。

6.秘书为什么要做好值班工作？

一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行8小时工作制。

白天工作，夜间休息。

我国还实行每周双休日制。

这样，一年365天，有52个星期六、日，再加上10天法定假日，共有116天是非工作日。

可是交通、生产、医疗、安全等部门都是每日24小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，这些都需要行政部门采取补充办法，就有了秘书的值班工作。

在节假日也安排人员值班，以维持机关、单位不停地运转，各项工作不至于中断或延误。

7.秘书写作有哪些特点？

其过程是怎样的？

1）代单位立言，非个人意愿

2）集体成果，非个人创作

3）内容真实、实用、客观、符合政策

4）语言要求流畅、平实、简洁、规范

5）讲究文体格式

过程：

1）立意2）选材3）结构4）文字表达5）修改6）审核

8.秘书写作的原则和要求是什么？

文书处理的原则和要求是什么？

秘书写作的原则：

1）符合方针、政策、法令、法规；

2）二是忠于机关制文意图；

3）是坚持实事求是的精神。

秘书写作的要求：

1）信息量大，措施具体，指示性强

2）内容高度概括，语言表达实用、精确

3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性

4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

文书处理的原则：

文书处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事求是，按要求和规定进行的原则。

文书处理的要求：

1）必须准确、周密、确保质量

2）必须及时、迅速、注重时效

3）必须做到安全、可靠，确保国家机密

4）必须加强集中统一管理。

5）必须坚持实事求是，按要求和规定进行。

6）精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。

9.收文和发文的办理程序是怎样的？

收文办理程序：

1）签收、拆封和登记2）分办和传阅3）拟办与批办4）承办、催办和注办。

发文办理程序：

1）拟稿、审核、与签发2）缮印与校对3）用印、登记与封发

10．怎样进行公文立卷？

怎样进行案卷归档？

公文立卷的基本方法：

1）根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。

2）“六个特征”在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。

3）适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的（保管期限为16-50年）、短期保存的（15年以下）三种形式。

案卷归档：

文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案集中保管，称为“归档”。

1.归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录像带等）。

2.归档时限。

一般应在第二年上半年向档案部门档案。

3.归档要求：

应归档的文件材料必须齐全、完整；

文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。

机关档案室在接收案卷时，应按照时以上要求对案卷检查验收。

移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。

平时作业四

论述题（第七章至第九章）

1.会议的要素是什么？

会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作？

会议的要素，即：

与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。

会前准备：

1）会议计划和成本预算2）文件准备3）会场准备4）会议议程、程序的似定5）会议通知的发送

会间准备：

1）会场的组织与服务2）会议信息的收集与编发3）会议文件的起革

会后工作：

1）会后事务2）会议文书立卷3）会议传达4）会议催办

2.试拟一份跨地区的工作会议通知。

通知的构成：

标题、主送机关、正文、落款和日期

3.某公司要召开董事会，试拟会议议程和程序表。

答案略

4.信访工作的要素是什么？

信访工作有哪些作用？

信访工作由信访者、信访受理者、信访关系、信访工作四个要素构成。

信访工作的作用：

（1）参政议政作用

（2）监督控制作用（3）信息反馈作用（4）化解矛盾作用（5）公关形象作用

5.信访办理和信访处理应遵循怎样的原则？

1）办理原则，信访工作的办理原则是：

“分级负责，归口办理”

2）处理原则，信访的处理原则是“以事实为根据，以党的政策和国家的法律为准绳，区别情况，实事求是地进行处理。

6.信访处理的程序和方法是怎样的？

1）受理、登记2）立案、呈批3）承办、交办、转办4）调查、处理

5）催办、回告6）审查、结案7）复信、督查8）总结、综合研究工作9）立卷

7.沟通有哪些类型和方法？

沟通的类型：

1）单向沟通2）双向沟通3）多向沟通

沟通的方法：

1）直接沟通2）间接沟通3）明示沟通4）暗示沟通

8.协调的哪些作用？

应当遵循哪些原则？

作用：

1）缓解矛盾2）消除误会3）积极平衡4）融洽关系

1）政策指导原则2）公正无私原则3）平等、尊重原则4）统筹兼顾原则5）随机应变原则

9.秘书协调有哪些主要内容？

1）政策协调2）地区关系协调3）部门关系协调4）工作关系协调5）会议协调

6.6）领导关系协调7）人际关系协调8）股东关系协调9）职工关系协调

10．秘书协调的主要步骤和方法是怎样的？

主要步骤：

1）摸清情况2）找出症结3）提拟方案4）反复磋商5）督促落实

6）检查反馈

方法：

1）信息沟通法2）宣传教育法3）中介法4）在同存异法5）冷处理法

6）避虚就实法7）先易后难法8）步步为营法9）场景变换法10）交谈法

试卷代号：

座位号

《秘书学》模拟试题

（一）

2004年春

题号

一

二

三

四

五

总分

分数

得分

评卷人

一、名词解释（每小题3分，共30分）

1．秘书学

2．平行文

3．秘书工作机构

4．协调

5．督查

6．保密

7．印信工作

8．文书工作

9．信访工作

10．沟通

二、简答题（每小题5分，共25分）

1．秘书应当具有哪些能力？

秘书处理人际关系的一般准则有哪些？

2．秘书写作有什么特点？

其原则和要求是什么？

3．会前、会间、会后应做好哪些准备工作？

4．信访处理的程序和方法是怎样的

5．秘书协调有哪些主要内容？

其主要步骤和方法是怎样的？

三、多项选择题（每小题2分，共20分，选多或少选均不得分）

1、秘书的职业特征是（）

A．服务的直接性B．服务的稳定性C．知识化

D．年轻化E．女性化

2、秘书工作的特点是（）

A．辅助性B．直接性C．综合性D．机密性E．服务性

3、秘书工作机构的设置原则是（）

A．精简原则B．横向层次尽量少

C．横向幅度可适当加大D．纵向层次尽量少

4、秘书人员的自我管理包括（）

A．工作管理B．人员管理C．行为管理

D．时间管理E．办公环境管理

5、秘密按照范围可以分为（）

A．军事秘密B．商业秘密C．国家秘密

D．组织秘密E．个人秘密

6、秘书写作的内容（）

A．公文B．法规类C．经济类D．事务类E．礼仪类

7、公文立卷的意义是（）

A．保持文件之间的历史联系B．维护文件的完整与安全

C．便于查找D．便于保管E．为档案工作打下基础

7、案卷标题的拟写要注意（）

A．字体的美观B．政治上的正确性

C．文字表达要概括准确D．案卷标题的结构要完整

9、信访的办理原则是（）

A．分级负责B．归口办理

C．以事实为依据D．实事求是

10、协调的主要作用是（）

A．缓解矛盾B．消除误会C．积极平衡

D．融洽关系E．信息沟通

四、论述题（共10分）

1．秘书保密工作的意义？

分

五、秘书实务题（第1小题8分，第二小题7分，共15分）

1．梅锦县供销社办公室王秘书，接待了一位姓张的来访者，据反映，三年前他与乡供销社签订了承包一供销门市点的合同，期限五年。

前五年，因该门市点地处穷乡僻壤，群众购买力低，几乎是保本经营。

后来许多农户也经营起农村日用品来，他承包的门市点生意更难做了，但他改变经营范围，向农民供应优良种籽和各种树苗，并学会栽培技术，帮助农民发展生产。

本乡农民逐渐富裕起来了，乡里也通了公路，张某的供销门市点的生意日益兴隆。

此时，与县供销社副经理关系密切的本乡农民周某，对门市点的经营十分眼红，通过“关系”中止了张某的承包合同。

张某上访，请求县供销社领导主持公道。

王秘书记录了张某反映的情况后，感到此事很棘手，他有以下方式可以选择：

（1）将此事压下来，不向领导汇报。

如果以后有人问起，就推说忘记了。

（2）将此事只告知与周某关系密切的副经理，让其定夺。

（3）在报告办公室主任和供销社经理前，给副经理“透风”。

（4）直接向办公室主任和供销社经理汇报，并提出处理意见。

请你对上述4种方式判断正误，并逐条说明理由。

2．福侨区政府拟于五月中旬召开一次区乡镇企业深化改革经验交流会，会期3天，各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加，预计150人左右。

请根据上述条件拟制一份会议预案。

秘书学试题答案及评分标准

（供参考）

2004年1月

一、名词解释（每小题3分，共30分）

1．秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。

通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

2．平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。

3．秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。

4．协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

5．督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

6．保密就是知悉无形秘密或掌握有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。

7．印信工作是指机关、单位公务和介绍信的管理、使用工作。

8．文书工作是指机关、单位在使用文书，处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

9．信访工作是指人民群众以写信和上访（包括电话）的方式向党和政府机关、企事业单位反映情况、申述困难或冤屈、提出批评或建议、检举或控告等，而党政机关、企事业单位由专设部门、专职人员或秘书部门、秘书人员予以受理、处理的一系列活动过程。

10．现代意义上的沟通泛指政治、外交、文化和一切思想意识领域内的情况互通、意见交流。

从行政管理学和秘书学角度看，沟通主要是指政务和业务信息的传递和交流，乃是行政管理工作和秘书工作必不可少的手段之一。

二、简答题（每小题5分，共25分）（以下是要点）

1．

（1）写作能力

（2）口头表达能力（3）听知能力（4）阅读概括能力（5）社交活动能力（6）协调能力（7）观察分析能力（8）应变能力（9）使用先进办公器械的能力（10）预测能力准则：

（1）尊重

（2）礼貌和礼仪（3）乐于助人（4）赞美他人（5）宽容与体谅（6）公允

2．

（1）代单位立言，非个人意愿

（2）集体成果，非个人创作（3）内容真实、使用、客观、符合政策（4）语言要求流畅、平实、简洁、规范（5）讲究文体格式

原则

（1）符合方针、政策、法令、法规

（2）忠于机关制文意图（3）坚持实事求是的精神

秘书写作的要求

（1）信息量大，措施具体，指示性强

（2）内容高度概括，语言表达实用，精确（3）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性（4）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味

3．会前准备

（1）会议计划和成本预算

（2）文件准备（3）会场准备（4）会议议程、程序的拟定（5）会议通知的发送

会间工作

（1）会场的组织与服务

（2）会议信息的收集与编发（3）会议文件的起草

会后工作

（1）会场清理

（2）人员离会（3）会议决算（4）会议文书立卷（5）会议传达

（6）会议催办

4、

（1）受理、登记

（2）立案、呈批（3）承办、交办、转办（4）调查、处理（5）催办、回告（6）审查、结案（7）复信、督查（8）总结、综合研究（9）立卷

5、内容：

（1）政策协调

（2）地区关系协调（3）部门关系协调（4）工作关系协调（5）会议协调（6）领导关系协调（7）人际关系协调（8）股东关系协调（9）职工关系协调

步骤：

（1）摸清情况

（2）找出症结（3）提拟方案（4）反复磋商（5）督促落实（6）检查反馈

（1）信息沟通法

（2）宣传教育法（3）中介法（4）求同存异法（5）冷处理法（6）避虚就实法（7）先易后难法（8）步步为营法（9）场景变换法（10）交谈法

三、多项选择题（每小题2分，共20分，选多或少选均不得分）

1．Abcde2．Acde3．Acd4．acde5．cde

6．abcde7．Abcde8．bcd9．ab10．Abcd

四、论述题（共10分）（要点）

（1）保密工作关系到国家的安全与利益；

（2）保密工作关系到社会的稳定；

（3）保密工作关系到经济和科技的发展；

（4）保密工作关系到领导工作的成效。

五、秘书实务题（第1小题8分，第二小题7分，共15分）

1．第一种方式是错误的。

秘书知情不报，封锁消息，违背了秘书工作“上传下达，下传上达”的职责和信访工作制度，是绝对不能允许的。

第二种方式也是错误的。

秘书出于私心或私情，明知副经理与本案有关，按规定应回避，却丧失原则，明知故犯，违反了《信仿条例》有关规定，应受到处罚。

第三种方式也是错误的。

秘书四处讨好，处事圆滑，违背原则，最终结果是害人又害已。

第四种方式才是唯一正确的选择。

秘书应坚持领导人亲自处理来信来访的制度，将信访中的重要问题向主要领导人汇报，并根据有关规定提出处理建议，供领导人选择，这才是秘书应坚持的正确原则。

2．

（1）会议名称：

“福侨区乡镇企业深化改革经验交流会”。

（2）会议主题：

总结交流乡镇企业深化改革的经验，促进乡镇企业的发展。

（3）会议时间和地点：

5月11日至20日内任选3天。

地点在福侨区范围内任选。

（4）会议规模：

150人左右。

（5）各乡镇主要领导人和乡镇企业负责人参加。

（6）会议议程和日程：

第一天上午开大会，由区政府领导人作报告，下午分组讨论；

第二天全天进行经验交流，由指定的乡镇企业负责人大会发言；

第三天上午组织参观，下午召开总结表彰大会。

（具体内容自定）

（7）成立会议机构，由秘书组、材料组、宣传组、后勤组、保卫组等组成。

（8）与会人员的食宿安排，包括规格和标准。

°

（9）会议经费预算和开支办法