四川省高等学校档案管理办法实施细则Word下载.docx
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第九条需要特殊保管条件或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案分室单独保管。
档案分室是高校档案机构的分支机构,接受高校档案机构的业务指导、监督和检查。
实行多校区管理的高校、高校附属单位（包括附属医院、校办企业）可以根据实际情况设立档案分室。
独立学院的档案工作由学院自行负责，接受高校档案机构的业务指导、监督和检查。
第十条高校档案机构是具有一定行政管理职能的业务管理部门，对全校档案工作进行组织、协调和管理。
其主要职责是：
（一）贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划高校档案工作；
（二）拟订高校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）组织协调各部门档案工作，对档案分室进行业务指导、监督和检查；
（四）负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管高校的各类档案资料；
（五）编制检索工具，编研、出版档案和校史资料，开发档案信息资源；
（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（七）开展档案的开放和利用工作；
（八）开展高校档案工作人员的业务培训；
（九）利用档案和校史资料开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥其文化教育功能；
（十）开展国内外档案管理、校史工作学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，应积极申请创设爱国主义教育基地和文化素质教育基地。
第十一条 高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。
综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任（以下统称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十二条 高校应当为档案机构配备专职档案人员，各部门、各院系应当配备专职或兼职档案人员，兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。
高校专兼职档案人员均列入学校事业编制。
专职档案人员编制数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十三条 高校档案人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十四条 高校档案机构中的专职档案人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十五条 高校对长期接触有毒有害物质的档案人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并按照有关规定予以补助。
第十六条高校对档案人员中的涉密人员，应当按照有关规定予以专项补助。
第三章 档案管理
第十七条 高校文件材料的归档范围是：
（一）党群类：
主要包括高校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；
各党群部门的工作计划、总结；
上级机关与高校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：
主要包括高校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；
上级机关与高等学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：
主要包括高校培养的学历教育学生的入校前档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等，按四川省教育厅《四川省普通高等学校学生档案管理办法》（川教[2007]26号）的相关规定执行。
（四）教学类：
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。
按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：
按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发[1987]6号）执行。
（六）基本建设类：
按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）执行。
重大建设项目按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）和《四川省重大建设项目档案管理办法》（川档发[2008]45号）执行。
（七）仪器设备类：
主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：
主要包括高校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：
主要包括高校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：
主要包括高校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；
高校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；
高校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；
高校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：
按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。
（十二）人事类：
纳入高校管理的教职工人事档案按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字（1996）14号）执行。
高校可以根据学校实际情况确定文件材料的归档范围，增设相应类目。
第十八条 高校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
未经档案验收或档案验收不合格的科研课题和基本建设项目，不得鉴定、结题（项）和竣工验收。
学校各部门、各院系负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。
立卷人应当按照纸质和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
学校档案机构专职档案人员应积极协助和配合做好上述工作。
第十九条 高校应当对纸质和非纸质档案材料同步归档,归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带以及实物等各种载体形式。
归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
其中,电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894-2002）执行。
第二十条高校档案机构应当按照《四川省重大活动档案管理办法（试行）》（川委厅[2007]26号）的要求，加强重大活动档案管理工作，确保重大活动档案的完整收集、安全管理和有效利用。
第二十一条 高校档案材料归档时间为：
（一）各部门应当在次学年六月底前归档；
（二）各院系应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；
（四）学生类档案应当在档案材料形成后两个月内归档；
（五）重大活动档案应当在活动结束后两个月内归档。
第二十二条 高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。
对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十三条 高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。
对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。
对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十四条 高校档案由学校档案机构保管。
在国家需要时，学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十五条 高校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。
协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
第二十六条 高校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十七条高校应当加强档案资源建设，对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
实物档案原则上由高校档案机构集中管理。
既是文物和图书资料，又是档案史料的各类材料，高校档案机构应与博物馆和图书馆等部门开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录。
第二十八条 高校档案机构应当对档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患,遇有特殊情况，应当立即向校长和分管校领导报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十九条 高校档案机构应当加强档案统计工作，认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第三十条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。
未经高校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位按规定限制利用的。
第三十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家和学校的有关规定办理。
第三十二条 利用未开放的档案，应当经高校档案机构负责人批准。
涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。
需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门审查批准。
第三十三条 高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。
如有特殊需要，应当经学校档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十四条 高校档案机构应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA／T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十五条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；
用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用，其收费标准应经有关部门审查批准。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第三十六条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。
高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十七条 高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。
出版档案史料和公布档案，应当经档案材料形成单位同意，并报请校长批准。
第三十八条 高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、建设档案网站等），积极开展档案宣传和校史研究工作。
有条件的学校，应当开设有关档案管理和校史的选修课。
第五章 条件保障
第三十九条 高校应当将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第四十条 高校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）和《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的要求及时进行改扩建或新建。
高校档案库房应当配备防火、防盗、防尘、防潮、防光、防高温、防有害生物、防有害气体的必要设施，确保档案安全。
存放涉密档案应当设有专门库房或专柜，由专人负责管理。
第四十一条 高校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、信息化、智能化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与高校数字化校园建设同步进行。
第六章 奖励与处罚
第四十二条 高校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人，给予表彰、奖励：
（一）在档案管理和服务各项业务工作中成绩显著的；
（二）在校史研究、展览和教育活动中成绩显著的；
（三）在档案理论、技术和方法研究中成绩显著的；
（四）将重要或珍贵档案捐赠给高校档案机构的；
（五）在同违反档案法律法规行为斗争中表现突出的。
第四十三条 有下列行为之一的，高校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；
构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附则
第四十四条 本实施细则适用于四川省各类高校。
第四十五条高校可以根据本实施细则制订具体的实施意见。
第四十六条本实施细则自公布之日起施行。
四川省高等学校档案工作规范化管理考核标准（试行）
考核序号
考核内容
标准分
考核细则及评分标准
备注
1
组织管理
22
1.1
档案工作实行综合管理，坚持集中统一管理原则，做到统一领导、统一机构、统一制度。
1.未做到统一领导、统一机构、统一制度的扣0.5分。
2.各种门类和载体档案未集中统一管理的扣0.5分，因工作需要而设档案分室的不扣分。
1.2
档案工作纳入学校整体发展规划，各部门、各院系档案工作列入工作计划或目标管理。
2
1.未纳入学校整体发展规划的扣1分。
2.各部门、各院系档案工作未列入工作计划或目标管理考核内容的扣1分。
1.3
档案事业所需经费列入学校预算，并能满足档案工作的发展需要。
1.档案事业所需经费未列入学校预算的扣1分。
2.档案工作经费不能满足档案工作发展需要的扣1分。
1.4
高校档案工作由校长领导，主管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
1.5
1.未明确校长主要职责的扣0.5分。
2.未明确主管档案工作校领导主要职责的扣0.5。
3.无事例说明校长及时解决档案工作实际问题的扣0.5分。
档案工作形成了管理网络。
1.未建立档案管理网络的不得分。
2.各部门、各院系无分管档案工作领导的扣0.5分。
3.各部门、各院系无专兼职档案工作人员的扣0.5分。
4.未定期开展活动的扣0.5分。
1.6
建立健全学校档案机构并配备专兼职档案人员且相对稳定，工作变动及时办理档案移交手续。
1.无机构和专兼职档案人员的不得分。
2.人员配备不适应学校档案工作需要的扣0.5分。
3.专兼职档案人员一年中变动两次及以上的（提职、升迁除外）扣0.5。
4.专兼职档案人员工作变动未及时办理档案移交手续的扣0.5分。
1.7
档案人员岗位责任制。
1.未建立档案人员岗位责任制的扣1分。
2.档案人员履行职责不力的扣0.5分。
1.8
档案人员文化程度、专业技术职务及接受档案业务培训。
1.档案人员未全部达到大专以上文化程度的扣0.5分；
中级以上专业技术职务低于50%的扣0.5分。
2.参加市（州）级以上档案业务培训率未达80%的扣0.5分。
3.无继续教育证明或培训证明的扣0.5分。
1.9
专职档案人员享受学校教学、科研和管理人员同等待遇；
对长期接触有毒有害物质的档案人员，按有关规定予以补助。
1.未享受同等待遇的不得分。
2.未按有关规定补助的酌情扣分。
1.10
学习、贯彻档案法律、法规、规章及高校有关档案工作的规定、办法和标准规范。
1.未组织学校中层以上管理干部学习、贯彻有关档案法律、法规、规章的扣0.5分。
2.未组织学校档案人员学习、贯彻档案法律、法规、规章及有关高校档案工作的规定、办法和标准规范的扣0.5分。
3、未在全员范围内开展档案法律、法规、规章学习、宣传的扣0.5分。
1.11
建立健全档案管理制度。
5
1.未制定学校档案收集、整理、保管、鉴定销毁、统计、利用、保密、安全保卫制度的，缺一项扣0.5分，扣完2分为止。
2.未实行档案材料形成单位、课题组立卷归档制度的扣1分。
3.未建立健全档案工作的检查、考核与评估制度的扣1分。
4.未定期布置、检查、总结、验收档案工作的扣1分。
1.12
学校档案机构对各部门、各院系及附属单位的档案工作进行监督、检查和指导。
1.未对各部门、各院系及附属单位档案工作进行监督、检查和指导的扣1分。
2.未组织各部门、各院系及附属单位档案人员业务学习、参加档案行政管理部门组织的业务培训的扣0.5分。
基础设施设备
16
2.1
档案库房、阅览室、办公室实行三分开。
1.未分开的不得分。
2.两分开扣1分。
2.2
库房建设符合档案保管要求。
3
1.档案库房（含档案分室）不符合《档案馆建设
标准》和《档案馆建筑设计规范》或未按要求改造的扣2分。
2.档案库房面积不能满足需要（至少预留能容纳5年以上档案的空间）扣0.5分。
3.存放涉密档案未设有专门库房或档案专柜的扣0.5分。
2.3
采取了必要的保护措施；
逐步实现档案库房管理的现代化、智能化、科学化。
1、无适宜档案工作需要的消防器材、防盗设施、避光窗帘、空调机、除湿机、防磁柜、吸尘器、温湿度测试仪、消毒杀虫设备、防虫药物等保护设备的，缺1项扣0.5分，扣完3分为止。
2、没有温湿度调控系统、防盗、防火报警系统及视频监控系统的，缺一项扣0.5。
2.4
档案装具数量充足、符合要求。
1.档案柜、架数量不能满足需要扣0.5分；
质量差的扣0.5分。
2.文书、会计、科技、照片、声像档案及有规定的其他专门档案的卷盒、卷皮、芯页等，不符合有关要求的每一项目扣0.2分，扣完1分为止。
2.5
档案现代化管理设备。
4
无计算机、打印机、扫描仪、刻录机、复印机、照相机、摄像机、服务器的，缺1项扣0.5分。
基础业务建设
41
3.1
文件材料归档范围和保管期限的划分。
5.5
1.未制订各门类文件材料归档办法的扣0.5分。
2.未编制本校学生类、教学类、出版物类、外事类以及文书、科技、会计文件材料归档范围的各扣0.2分；
归档范围不准确的各扣0.2分。
扣完2.5分为止。
3.未按有关规定编制本校学生类、教学类、出版物类、外事类以及文书、科技、会计文件材料保管期限表的各扣0.2分；
保管期限划分不准确的扣0.2分。
3.2
文档材料归档及时，交接手续完备。
1.文件材料未按有关规定及时归档的扣0.5分。
2.无移交登记的扣0.5分。
3.无分管领导、经手人签名的扣0.5分。
3.3
归档文件材料齐全、完整、准确。
3.5
1.文书、科技、会计及学生类、教学类、出版类、外事类等归档文件材料不齐全不完整的各扣0.5分，扣完3分为止。
2.上述归档文件材料印章、签字不完善的扣0.5分。
3.4
归档文件制成材料符合质量要求。
1.有热敏纸，铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写字迹的扣0.5分。
2.载体不符合耐久性要求的扣0.5分。
制定有本校的分类方案。
1.无分类方案的不得分。
2.分类方案编制不科学、不合理的扣1分。
3.6
档案整理符合国家标准或高校行业规定。
10
1.文书档案质量不符合《四川省文书立卷与案卷构成的一般要求》或《归档文件整理规则》的扣1分。
2.科技档案案卷质量不符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》的扣1分；
科研档案未执行《科学技术研究档案管理暂行规定》的扣1分；
基建档案未执行或参照执行《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《四川省重大建设项目档案管理办法》的扣1分。
3、学生类档案未执行《四川省普通高等学校学生档案管理办法》的扣1分；
教学类档案未执行《高等学校教学文件材料归档范围》的扣1分。
4.会计档案整理不符合《会计档案管理办法》的扣1分。
5.照片档案整理不符合《照片档案管理规范》的扣1分。
6.磁性载体档案整理不符合《磁性载体档案管理与保护规范》的扣1分。
7.电子文件未执行或参照执行《电子公文归档管理暂行办法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：
电子文件归档与档案管理》、《电子文件归档与管理规范》的扣1分。
3.7
卷盒、柜架排放有序、合理。
1.无卷盒存放示意图的扣0.5分；
示意图不明晰的扣0.5分。
2.柜架排放不合理的扣0.5分；
柜架上无指引标识的扣0.5分。
3.8
档案保管安全。
1.档案出现破损、霉变、褪色、扩散、污损、虫蛀、鼠咬现象未及时修复或复制的扣1分。
2.未对重要档案
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