《数据库及其应用Access》第07章文档格式.docx
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报表仅为显示或打印而设计，窗体是为在窗口中交互式输入或显示而设计。
在报表中不能通过工具箱中的控件来改变表中的数据，Access不理会用户从选择按钮、复选框及类似的控件中的输入。
创建报表时不能使用数据表视图，只有“打印预览”和“设计视图”可以使用。
报表中，打印边界的上、下、左、右的最小值，可由【文件】菜单的“页面设置”对话框或“打印”对话框决定。
但如果设计的报表本身的宽度小于打印页的宽度，则报表的右边界由设计决定。
在报表设计时也可以通过打印项实际位置的右移来增加报表的实际的左边界，而不必一定要使用系统的设置。
在一个多列报表中，列数、列宽和列的空间，可由“页面设置”对话框或“打印”对话框中的设置来控制，它并不由设计方式中你加进的控件或设置的属性控制。
7.1.2报表的分类
报表主要分为以下4种类型：
纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表。
1．纵栏式报表
在纵栏式报表中，每个字段占一行，左边是标签控件（显示的是字段的标题名）、右边是字段中的值，如图7.1-1所示。
图7.1-1纵栏式报表
2．表格式报表
在表格式报表中，每一行显示一条记录的数据，每一列显示一个字段中的数据。
在第一行上显示的是字段的标题名（标签控件）。
图7.1-2是图书表的表格式报表。
图7.1-2表格式报表
3．图表报表
图表报表是指包含图表显示的报表类型。
报表中使用图表，可以更直观地表示出数据之间的关系。
图7.1-3是员工“职务”人数统计报表输出结果。
图7.1-3图表报表
4．标签报表
标签是一种特殊类型的报表。
在实际应用中，经常会用到标签。
例如，物品标签、客户标签、图书信息标签等。
图7.1-4是出版社信息标签。
图7.1-4标签报表
7.1.3报表的视图
Access的报表操作提供了3种视图：
“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。
设计视图用于创建和编辑报表的结构；
打印预览视图用于查看报表的页面数据输出形态；
版面预览视图用于查看报表的版面设置。
3个视图的切换可以通过“报表设计”工具栏中“视图”工具按钮位置的3个选项：
“设计视图”、“打印预览”和“版面预览”来进行选择。
1．设计视图
在报表的设计视图中，可以创建报表或更改已有报表的结构，如图7.1-5所示。
图7.1-5报表的设计视图
2．打印预览视图
在报表的打印预览试图中，可以显示报表打印时的样式，同时运行所给予的查询，并在报表中显示出全部数据。
单击数据库工具栏上的预览按钮或系统工具栏上的打印预览按钮
，或者从系统工具栏上的“视图”按钮列表
中选择“打印预览”，都可以在打印预览视图中查看报表，如图7.1-1至7.1-4所示，显示的都是报表的打印预览视图。
3．版面预览试图
可以查看报表的版面设置，它与报表的打印预览窗口几乎完全一样，它近似地显示报表打印时的样式，能够很方便地浏览报表的版面。
在版面预览窗口上将显示全部报表节以及主体节中的数据分组和排序，但是仅使用示范数据，并且忽略所有基本查询中的准则和连接。
从系统工具栏上的“视图”按钮列表中选择“版面预览”，则可在版面预览视图中查看报表。
7.1.4报表的组成
设计报表时，可以将文字和表示各种类型字段的控件放在报表“设计”窗口中的各个区域内。
在报表的“设计”视图中，报表中的内容根据不同作用分成不同的区段，称为“节”。
节成带状形式，每个节在页面上和报表中具有特定的目的并按照预期顺序输出打印。
与窗体相比，窗体最多有5个节，而报表可以有7个节，分别是：
报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、主体节。
另外可以增加“组页眉”和“组页脚”两个节。
1．报表页眉节
报表页眉中的任何内容都只能在报表的开始处，即报表的第一页打印一次。
在报表页眉中，一般是以大字体将该份报表的标题放在报表顶端的一个标签控件中。
可以在报表中设置控件格式属性突出显示标题文字，还可以设置颜色或阴影等特殊效果。
可以在单独的报表页眉中输入任何内容。
一般来说，报表页眉主要用在封面。
2．页面页眉节
页面页眉中的文字或控件一般输出显示在每页的顶端。
通常，它是用来显示数据的列标题。
在报表输出的首页，这些列标题是显示在报表页眉的下方。
可以给每个控件文本标题加上特殊的效果，如颜色、字体种类和字体大小等。
一般来说，把报表的标题放置在报表页眉中，该标题打印时仅在第一页的开始位置出现。
如果将标题移动到页面页眉中，则该标题在每一页上都显示。
3．组页眉节
根据需要，在报表设计5个基本节区域的基础上，还可以使用“排序与分组”属性来设置“组页眉/组页脚”区域，以实现报表的分组输出和分组统计。
组页眉节内主要安排文本框或其他类型控件显示分组字段等数据信息。
打印输出时，“组页眉/组页脚”节内的数据仅在每组开始位置显示一次。
可以建立多层次的组页眉及组页脚，但不可分出太多的层（一般不超过3～6层）。
4．主体节
主体节用来处理每条记录，其字段数据均须通过文本框或其他控件（主要是复选框和绑定对象框）绑定显示。
可以包含计算的字段数据。
根据主体节内字段数据的显示位置，报表又划分为多种类型。
5．组页脚节
组页脚节内主要安排文本框或其他类型控件显示分组统计数据。
打印输出时，其数据显示在每组结束位置。
在实际操作中，组页眉和组页脚可以根据需要单独设置使用。
可以从【视图】菜单中选择“排序与分组”选项，打开如图7.1-6所示的数据【排序与分组】窗口进行设定。
图7.1-6数据【排序与分组】窗口
6．页面页脚节
一般包含页码或控制项的合计内容，数据显示安排在文本框和其他一些类型控件中。
在报表每页底部打印页码信息。
7．报表页脚节
该节区一般是在所有的主体和组页脚被输出完成后才会打印在报表的最后面。
通过在报表页脚区域安排文本框或其他一些类型控件，可以显示整个报表的计算汇总或者其他的统计数字信息。
7.2创建报表
在Access中，提供了3种创建报表的方式：
“自动报表”、“向导”、“设计视图”。
由于报表向导可以为用户完成大部分基本操作，因此加快了创建报表的过程。
在使用报表向导时，它将提示有关信息并根据用户的回答来创建报表。
在实际应用过程中，一般可以首先使用“自动报表”或“向导”功能快速创建报表结构，然后再在“设计视图”环境中对其外观、功能加以修缮，这样可以大大提高报表设计的效率。
7.2.1报表设计工具
为了便于掌握报表的设计，有必要预先对报表设计进行简要介绍。
下面依次介绍各种报表设计工具。
1．工具栏
Access由一个功能强大的“报表设计”工具栏。
利用它可以直接进行报表设计操作，方便有效。
用户可以通过选择【视图】菜单的“工具栏”下的“自定义”命令单击，弹出“自定义”对话框。
打开【工具栏】选项卡，在“工具栏”列表中选中“报表设计”复选框，即可添加“报表设计”工具栏，如图7.2-1所示。
另外，在数据库窗口的报表对象界面中，用户只要双击【在设计视图中创建报表】命令，在启动报表设计视图时，也同时显示如图7.2-1所示的工具栏。
图7.2-1“报表设计”工具栏
报表用到的一些特殊工具栏按钮作用如下。
●【线条/边框宽度】。
用来设置报表设计视图中各对象的边框。
●【特殊效果】。
用来设置报表设计视图中各对象的显示效果，如凸起、凹陷等。
●【视图】。
视图下拉列表中列出了“设计视图”、“版面预览试图”和“打印预览试图”3个选项，用户在此可选择不同的显示方式。
●【插入超链接】。
可帮助用户创建超级链接。
●【字段列表】。
显示选定的数据来源的字段表。
●【工具箱】。
显示“工具箱”栏。
●【排序与分组】。
弹出“排序与分组”对话框，在对话框中可对报表数据进行排序和分组。
●【自动套用格式】。
弹出“自动套用格式”对话框，在对话框中可以调整报表格式。
●【代码】。
进入编写代码的窗口，可以显示或编写当前报表中的程序代码。
●【属性】。
显示“属性”窗口。
●【生成器】。
显示“选择生成器”窗口，它有表达式生成器、宏生成器和代码生成器3中可供选择的生成器。
●【数据库窗体】。
返回到数据库窗口。
●【新对象】。
用于同时建立其他新的数据库对象如查询、窗体等。
2．工具箱
单击工具栏上的【工具箱】按钮，或者进入报表的“设计视图”，就会弹出如图7.2-2所示的报表设计【工具箱】。
图7.2-2【工具箱】栏
工具箱上从左至右的按钮一次是：
【选择对象】、【控件向导】、【标签】、【文本框】、【选项组】、【切换按钮】、【选项按钮】、【复选框】、【组合框】、【列表框】、【命令按钮】、【图像】、【未绑定对象】、【绑定对象框】、【分页符】、【选项卡控件】、【子窗体/子报表】、【直线】、【矩形】和【其他控件】。
在报表设计过程中，工具箱是十分有用的。
利用【工具箱】可以向报表中添加各种控件。
要添加控件，只要单击控件按钮，然后拖动光标到希望控件出现的地方即可。
7.2.2使用自动报表创建报表
“自动报表”功能是一种快书创建报表的方法。
设计时，先选择“表”或“查询”作为报表的数据源，然后选择报表类型：
纵栏式或表格式，最后会自动生成报表显示数据源所有字段和记录。
使用“自动报表”创建报表的操作步骤如下：
①选择数据库窗口的报表对象界面。
②单击数据库工具栏上的【新建】按钮，弹出“新建报表”对话框，如图7.2-3所示。
图7.2-3“新建报表”对话框
③在“新建报表”对话框中，根据需要选择下列向导之一：
【自动创建报表：
纵栏式】：
每个字段占一行，并在左侧有标签显示其标题，如图7.1-1所示。
表格式】：
每个记录占一行，每个字段占一列，只在每页的顶部打印标志，如图7.1-2所示。
④单击“请选择该对象数据的来源表或查询”列表框按钮，在其列表中选择呀就建立报表所依赖的表或查询。
⑤单击【确定】按钮。
〖例7-1〗在图书销售数据库中使用自动报表创建图书信息报表。
①在数据库窗口的报表对象界面，单击【新建】按钮，启动“新建报表”对话框。
②在图7.2-1所示对话框中，选择【自动创建报表：
纵栏式】，则创建纵栏式显示报表；
选择【自动创建报表：
表格式】，则创建表格式显示报表。
这里选择【自动创建报表：
纵栏式】。
③在“请选择该对象数据的来源表或查询”框内选择“图书”表。
④单击【确定】按钮，即自动生成一个报表。
⑤选择【文件】菜单中的“保存”命令，命名保存报表。
这种方法创建出的报表只有主体区，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。
7.2.3使用报表向导创建报表
使用自动报表创建报表虽然简单，但用户几乎无法做出任何选择。
例如只能按照最近所使用的报表样式创建报表，用户无法作出样式的选择。
而使用报表向导来创建报表，用户拥有较多的选择余地。
报表向导会提示用户输入相关的数据源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，加快了创建报表的过程。
〖例7-2〗利用图书销售数据库中的“进货信息查询”为基础，利用向导创建进货信息报表。
“进货信息查询”是将“进货细目”和“图书”、“出版社”表中有关数据通过查询集成在一起。
查询对应的SELECT定义命令如下。
SELECT书名,作者,出版社名,进书细目.数量AS进货数量,进书细目.进价折扣
FROM（出版社INNERJOIN图书ON出版社.出版社编号=图书.出版社编号）
INNERJOIN进书细目ON图书.图书编号=进书细目.图书编号;
①在数据库窗口的报表对象界面，双击【使用向导创建报表】选项。
②弹出“报表向导”第一个对话框，确定数据源，如图7.2-4所示。
数据源可以是表或查询对象。
这里，选择“进货信息查询”作为数据源。
③“可用字段”列表框列出了数据源的所有字段。
从“可用字段”列表中，选择需要的报表字段，单击
按钮，它就会添加显示在“选定的字段”列表中，如图7.2-5所示。
当用户选择完合适的字段后，单击【下一步】按钮。
④屏幕显示“报表向导”第二个对话框，如图7.2-6所示。
在确定了数据的查看方式后，定义分组的级别。
然后单击【下一步】按钮。
⑤这时屏幕显示“报表向导”第三个对话框，如图7.2-7所示。
当定义好分组之后，用户可以指定主体记录的排序次序。
单击【汇总选项】按钮，这时屏幕显示“汇总选项”对话框，指定计算汇总值的方式，如图7.2-8所示。
然后按【确定】按钮。
⑥单击【下一步】按钮，屏幕显示【报表向导】第四个对话框，如图7.2-9所示。
用户可以选择报表的布局格式。
单击【下一步】按钮。
7.2-4“报表向导”第一个对话框图7.2-5“报表向导”中选择字段
图7.2-6“报表向导”第二个对话框图7.2-7“报表向导”第三个对话框
图7.2-8【汇总选项】对话框图7.2-9“报表向导”第四个对话框
⑦屏幕显示“报表向导”第五个对话框，如图7.2-10所示。
用户选择报表标题的文字样式。
单击【下一步】按钮，这时屏幕显示“报表向导”最后一个对话框，如图7.2-11所示。
按要求给出报表标题名称后，单击【完成】按钮。
这样可以得到图7.2-12由“报表向导”设计的初步报表，用户可以使用垂直和水平滚动条来调整预览窗体。
图7.2-10“报表向导”第五个对话框图7.2-11“报表向导”最后一个对话框
图7.2-12“报表向导”建立的基本报表
在报表向导设计出的报表基础上，用户还可以做一些修改，以得到一个完善的报表。
7.2.4使用图表向导创建报表
Access中可以应用“图表向导”将数据以图表形式显示出来。
〖例7-3〗利用图表向导，在图书销售数据库中，创建如图7.1-3所示的员工职务统计报表。
①在数据库窗口的报表对象界面下，单击【新建】按钮启动“新建报表”对话框。
参见图7.2-3。
②选中“图表向导”，然后指定“员工”表作为数据源，单击【确定】按钮。
弹出如图7.2-13所示的“图表向导”第一个对话框，选择需要由图表表示的字段数据，这里选择“工号”和“职务”两个字段，然后单击【下一步】按钮。
图7.2-13“图表向导”对话框一
③出现如图7.2-14所示的“图表向导”第二个对话框，在此要求选择图表的类型，这里选择“柱形图”，然后单击【下一步】按钮。
④出现如图7.2-15所示的“图表向导”的第三个对话框，在此需要确定布局图表数据的方式。
这里以员工“职务”为横坐标，以员工的“工号”为纵坐标。
方法是：
将“职务”按钮拖动到横坐标中，将“工号”按钮拖动到纵坐标中，然后单击【下一步】按钮。
图7.2-14“图表向导”对话框二图7.2-15“图表向导”对话框三
⑤显示“图表向导”第四个对话框，在此指定图表的标题。
这里输入“图表_职务”，然后单击【完成】按钮。
图表的设计结果如图7.1-3所示。
如果用户对使用向导生成的图表不满意，可以在“设计”视图中对其进行进一步修改和完善。
7.2.5使用标签向导创建报表
在日常生活中，可能需要制作“物品说明”之类的标签。
在Access中，用户可以使用“标签向导”快速地制作标签报表。
〖例7-4〗利用标签向导，在图书销售数据库中创建如图7.1-4所示的出版社信息报表。
①启动“新建报表”对话框。
②选中“标签向导”，指定“出版社”表作为报表的数据源。
③单击【确定】按钮，显示“标签向导”第一个对话框，如图7.2-16所示。
在该对话框中，可以选择标准型号的标签，也可以自定义标签的大小。
这里选择“C2166”标签样式，然后单击【下一步】按钮。
④显示“标签向导”第二个对话框，如图7.2-17所示，在此可以根据需要选择适当的字体以及字号、粗细和颜色，然后单击【下一步】按钮。
⑤显示“标签向导”第三个对话框，如图7.2-18所示。
根据需要选择创建标签要使用的字段，然后单击【下一步】按钮。
⑥显示如图7.2-19所示的“标签向导”第四个对话框，在此要求用户选择“按哪个字段进行排序”，这里选择“出版社编号”，然后单击【下一步】按钮。
⑦显示“标签向导”的最后一个对话框，如图7.2-20所示。
为新建的标签命名为“标签_出版社”，单击【完成】按钮。
至此，根据用户的要求创建了“标签_出版社”标签，如图7.1-4所示。
图7.2-16“标签向导”对话框一
图7.2-17“标签向导”对话框二
图7.2-18“标签向导”对话框三
图7.2-19“标签向导”对话框四
图7.2-20“标签向导”对话框五
如果最终的标签报表没有达到预期的效果，可以删除该报表然后运行“标签向导”重新设计，也可以进入“设计”视图进行修改。
7.2.6使用设计视图创建报表
除了可以使用自动报表和向导功能创建报表以外，Access中还可以在“设计”视图中创建一个新报表。
基本操作过程是：
创建空白报表并选择数据源；
添加页眉页脚；
不着痕迹控件显示数据、文本和各种统计信息；
设置报表排序和分组属性；
设置报表和控件外观格式、大小位置和对齐方式等。
在数据库窗口的报表对象界面启动“新建报表”对话框，选择“设计视图”选项，在对话框底部的下拉列表框中选择数据来源表或查询，然后单击【确定】按钮，弹出报表“设计视图”窗口，如图7.2-21所示。
图7.2-21报表设计工作区
1．向报表工作区添加控件
报表中的每一个对象，例如显示字段名的标签、显示字段值的文本框等都使用控件。
报表控件通常可分为3种。
绑定控件。
绑定控件与表字段绑定在一起，用于在报表中显示表中的字段值。
绑定控件可以与多种类型字段绑在一起，包括文本、日期、数值、是/否、图片、备注字段等。
非绑定控件。
非绑定控件用于显示文本、直线和矩形、存放没有存储在表中但保存在窗体或报表的OLE对象。
计算控件。
计算控件是建立在表达式（如函数和计算）基础上的。
计算控件也是非绑定控件。
用户可以在设计视图中对控件进行如下操作。
拖动鼠标创建新控件；
按【Del】键删除控件；
移动控件；
选中控件对象，拖动控件的边界调整框调整控件大小；
利用属性对话框改变控件属性；
通过格式化改变控件外观，可以运用边框、粗体等效果；
对控件增加边框和阴影效果。
Access通过对控件的以上支持，使用户在创建报表时更加自由灵活。
如果要在报表中添加非绑定控件，必须从“工具箱”中选择相应的控件。
用户还可以使用向导来创建控件，但首先要保证“工具箱”中的“控件向导”被选中。
可以使用向导来创建“命令按钮”、“列表框”、“组合框”、“子窗体/子报表”以及“选项组”控件，还可以创建图表或数据透视表控件。
向报表中添加绑定控件是创建报表的一项重要工作。
这类控件主要是文本框，它与字段列表中的字段相结合来显示数据。
向报表中添加“文本框”控件的操作如下：
将字段列表中需要显示的字段拖动到相应的空白工作区，Access自动为其设置文本框，并且这些文本框的宽度一致。
文本框的标题即为字段名称。
2．控件的更改和设置
在创建报表过程中，常常对控件的位置及尺寸不太满意，这时就需要对控件进行更改或重新设置。
更改控件的方法通常有两种，即在窗体内直接修改或利用属性窗口进行修改。
如果要在窗体内直接更改控件，首先必须选中所要更改的控件。
用鼠标单击控件，此时控件周围会出席那8个调整控件大小的方块，称为调整方块。
不同位置的调整方块有不同的作用：
控件左上角较大的方块用来移动控件，其余方块用来调整控件大小。
当光标指到用来移动位置的方块时，光标成为手形，此时用户就可以拖动控件了。
而每一个控件所对应的属性窗口，其“格式”选项卡中都有控制为位置与尺寸的属性。
更改这些属性，也就更改了控件的位置和尺寸。
3．属性设置
控件作为报表中的主要对象，可以根据需要设置多种属性，设置操作通过“属性”对话框完成。
启动“属性”对话框的方法：
右键单击需要设置属性的控件，在快捷菜单中选择“属性”命令单击，弹出该控件的“属性”对话框。
在属性对话框中设置属性。
〖例7-5〗利用报表设计视图创建纵栏式的图书信息报表。
在对话框中选择“设计视图”，同时指定“图书”表为数据来源表，单击【确定】按钮，打开空白报表的设计视图，如图7.2-22所示。
图7.2-22【设计】视图中创建的空白报表
②从【视图】菜单中选择“报表页眉/页脚”选项或者在报表设计区单击右键弹出快捷菜单，从中选择“报表页眉/页脚”选项，在报表中添加报表的页眉和页脚节区。
③在报表页眉节中添加一个标签控件，输入标题为“图书信息表”，设置标签格式：
字体“幼圆”，字号22磅，居中，半粗。
④由于在“新建报表”对话框中已经选择了“图书”表为数据源表，因此，图书表的字段信息会出现在报表设计视图的右侧。
将图书表中的相应字段拖动到报表设计视图的主体区，系统会自动创建相应的文本框控件及标签控件。
如图7.2-23所示。
⑤将主体节区的6个标题“标签”控件移动位置到页面页眉节区，然后调整各个控件的布局和大小、位置以及对齐方式等。
图7.2-23设置报表数据记录源
⑥修正报表页面页眉节和主体节的高度，以合适的尺寸容纳其中包含的控件。
⑦选择【插入】菜单中的“页码”选项，打开“页码”对话框，选择格式为“第N页”，位置为“页面底端”，即可在页面页脚节区插入页码项。
如图7.2-24所示。
图7.2-24设计报表布局
图7.2-25设计报表预览显示（局部）
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