工程资料管理办法文档格式.docx

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8、做好档案室的卫生、来人临时接待工作；

9、上级交办的其它事宜；

技术管理部为技术资料管理的归口部门，主要职责为：

1、制定下达指导施工的指令性文件；

2、负责“四新”技术应用与总结；

3、对工程设计变更的资料及相关记录进行管理、备案；

4、负责项目建设过程中技术总结、报告的起草、报告的汇总；

5、监督检查项目建设过程中技术资料，保证其科学性、准确性。

安全监督部为安全资料管理的归口部门，主要职责为：

本着遵循全面、真实准确、归档及时的原则，负责收集和整理安全生产档案，落实安全生产管理资料和记录的编制、填写、审批、收集和保管。

财务核算部为财务资料管理的归口部门，主要职责为：

1、根据长临公司财务部制订的有关规定，对各承建单位上报的财务资料进行规范、统一；

2、对各承建单位的财务资料进行定期、不定期的检查、监督、考核。

总经理办公室为综合资料管理的归口部门，主要职责为：

1.负责上级颁发的需要企业贯彻执行的文件材料；

上级有关领导视察、检查企业工作时的重要指示、讲话等材料的整理、归档、保管；

2.负责企业颁发的（包括转发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿及公司的请求与上级机关的批复文件，各施工单位及各部门的请求与本企业的批复文件等资料的整理、归档、保管；

3.负责企业制定的规章制度等资料的整理、归档、保管等；

4.负责企业的大事记、年鉴，反应公司重要活动、事件的剪报、声像资料，荣誉证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件资料的整理、归档、保管等；

5.负责企业编印的公司剪报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本等资料的整理、归档、保管等；

6.负责企业所涉及的各类信访、法律事务等资料的整理、归档、保管等；

7.负责企业内部管理的考勤、车辆、印章等资料的整理、归档、保管等。

董事会秘书处为人力、党群及廉政资料管理的归口部门，主要职责为：

1、根据有关规定，对各参建单位的人力资源相关资料标准进行规范、统一；

2、对工程建设过程的人力资源相关资料定期、不定期进行检查、监督和考核；

3、做好人力资源相关资料归档工作；

4、按照公司党委、纪委和工会的工作部署，负责党群、廉政各项会议资料的整理、留存、归档；

5、负责精神文明建设和文明和谐创建工作相关资料的整理、留存、归档；

6、负责党员教育工作相关资料的整理、留存、归档；

7、负责党员管理工作相关资料的整理、留存、归档。

主要包括：

“三会一课”、“民主评议党员”、“党组织活动”、“创先争优”活动等党员主题实践活动相关资料；

8、负责党员发展工作相关资料的整理、留存、归档。

党员基本信息台账资料、入党积极分子信息台账、发展党员资料台账和党组织关系转接等相关资料；

9、负责党风廉政建设和纪检监察工作相关资料的整理、留存、归档。

党性党风党纪政纪教育相关资料、反腐倡廉制度建设相关资料、廉政监督和廉政谈话相关资料、纪检监察信访接待办理和案件处理的相关资料；

10、负责工程建设《廉政合同》执行情况监督考核的相关资料；

11、负责工会工作相关资料的整理、留存、归档。

企务公开工作、职工大会或职工代表大会、劳动模范选树表彰、职工文体活动、开展帮扶送温暖和慰问等各项活动的相关资料；

12、负责共青团工作相关资料的整理、留存、归档。

团员青年基本信息档案、团员青年教育管理、“青年文明号”、“青年突击队”等创建活动的相关资料；

13、负责对各参建单位党群工作相关资料的规范要求、限时报送、监督检查和整理归档。

第四条监理单位职责

1、按照长临公司的统一规划和要求，安排具有相应经验的管理人员，对监理资料实施动态管理；

2、制订监理单位工程资料管理办法和细则；

3、审核施工单位提交的各类工程资料；

4、工程实施过程中，检查并督促施工单位及时做好工程资料的整理和归档工作，确保工程资料齐全、准确，无虚假资料；

5、及时做好监理资料的整理、归档工作，确保监理资料齐全、准确，无虚假资料；

6、工程交、竣工阶段，完成监理单位交、竣工资料的整理、归档工作；

审核施工单位的交、竣工资料；

协助长临公司组织交、竣工资料验收、移交工作。

第五条施工单位职责

1、按照长临公司的统一规划和要求，安排具有相应经验的管理人员，对质保资料实施动态管理；

2、依据《公路工程质量检验评定标准》JTCF80／1-2004附录A以及长临公司要求（见附表），各标段工程统一划分其单位、分部、分项工程，服从并配合开展统一项目施工管理用表的工作；

3、工程实施过程，在质量监督部、监理单位的监督管理和指导下，及时收集、整理施工资料，做好归档工作，确保工程资料真实、完整、准确、规范；

4、配合质量监督部、监理单位对工程资料的检查工作，及时按照检查意见进行整改，避免同类问题重复出现；

5、交、竣工验收阶段，按时完成交、竣工资料的整理与归档工作，服从并配合监理单位开展工程档案及竣工资料的验收及移交工作。

第三章工程资料管理

第六条质保资料要求

1、质保资料要做到“同步、齐全、真实、准确、规范”。

（一）同步：

工程外业施工与内业资料同步进行。

（二）齐全：

工程资料不能有短缺现象。

（三）真实：

资料的内容能够真正反映施工的实际过程，特别是签字必须为本人，杜绝代签。

（四）准确：

资料中的数据符合有关规定标准；

特别强调试验标准是由长临公司认可的试验数据；

隐蔽工程资料的填写必须能反应出具体的施工过程以及施工过程中检测的数据，并保留影像资料。

（五）规范：

工程资料必须按照规范标准整理，资料中不准有涂改复制现象。

2、本项目实行内业资料与中间计量支付挂钩，确保工程资料的质量；

对已施工完成但资料未完成项目不予计量。

3、监理、施工单位必须记录日志，并填写规范；

内容包括每天所做的工作和当天工地任务完成情况、质量情况、存在问题、监理指示及处理办法等工地的一切工程进展情况。

4、杜绝工程资料中签字不全、乱签、代签、漏签等现象，随工程建设的进展情况，长临公司将对工程资料定期、不定期地进行检查。

开工前，首先要求施工单位的项目经理、技术负责人、质检负责人、质检员、施工员、试验员、资料员和监理单位的总监、专业监理工程师、驻地监理人员名单和各自负责的工程段落、工程项目，随本人签字上报长临公司质量监督部备案，以便检查资料时核对。

第七条工程管理资料要求

1、施工资料的形成符合本项目工程管理规定。

进度控制资料、投资控制资料等均采用长临公司统一下发的工程施工表格填写。

2、施工资料应准确、真实、完整反映施工实际情况，各种签证手续完备，不缺（漏）项目。

3、施工单位在施工过程中应将工程资料以施工合同段为单位，按划分的单位工程、分部工程及分项工程和档案管理的有关规定，初步划分为若干案卷（预立卷）进行分类（卷）收集。

4、工程资料的整理应遵循文件材料形成规律和成套性、阶段性、专业性特点，保持卷内文件之间的有关联系，分类科学，组卷合理，便于查找利用，法律性文件手续齐备；

组卷、卷内文件材料的排列、案卷的编目及装订应符合GB／T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》等档案管理的规定和要求。

5、工程资料归档前，首先应按建设项目档案范围进行鉴定，剔除不属于归档范围及重份的文件材料。

需要归档的原件一份也不能少，以确保工程资料档案的完整性。

第八条技术资料要求

1、要求施工组织设计方案要科学、合理、可操作性强；

2、试验资料要及时、真实、准确，签字齐全；

3、试验段总结的数据要真实、可靠，工艺先进、经济合理并报技术部备案。

第九条安全资料要求

1、真实完整，字迹清楚，签章规范，不得随意涂改，并具有一致性和可追溯性；

2、随工程施工同步形成，分类归集保管，直至工程竣工交工后处理或归档；

3、采用信息化管理技术；

4、现场施工安全生产管理活动的各类资料和记录，要有效保存至工程竣工之日后的一年。

第十条地协、环保资料要求

1、临时占地、恢复复垦证明；

2、当地政府村委会无欠款证明；

3、旧路修好要有证明；

4、环保、水保要有详细资料。

第十一条财务资料要求

1、长临公司与承建单位的工程款结算必须以合同为基础，以计量支付为手段；

2、各承建单位对施工队、劳务队的结算必须签订真实经济合同；

3、各承建单位必须取得合法、合规的正规发票；

4、各承建单位不得使用大额现金支付工程款，（除农民工工资、劳务费外）；

5、各承建单位按时上报资金使用计划、各类报表，并对上报的各项资料的真实性、完整性负责。

第十二条综合资料要求

遵循文件资料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

具体应做到以下几点：

1.各类资料的种类、分数及每份文件的页数均应齐全完整；

2.归档的各类文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原告、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；

3.各类材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；

4.声像资料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

第十三条人力、党群、廉政资料要求

1、组织机构设置及人员配置规划与实际情况相符。

主要管理人员调整，要有书面请示报告及人员调整情况说明材料，内容包括：

个人简历、工作业绩说明、身份证件复印件、职称证件复印件、职业资格证件复印件、奖励证书复印件等；

2、劳动合同符合法律规范要求、建立劳动合同台帐，并规范填写，内容包括：

姓名、性别、年龄、现任职务、文化程度、专业技术职务、合同类型、合同签订日期、合同截止日期、合同期限等；

3、人力资源管理费用按规范做到帐账相符，无虚报瞒报现象；

4、人员培训资料齐全、规范，能真实地反映出职工学习培训教育情况；

5、劳动保护设施设备配备结合实际情况做到帐、账、物相符，无虚报瞒报现象；

6、有关人力资源的制度办法制定做到规范性、可操作性；

7、党群、廉政资料要确保管理规范。

党群、廉政各项资料由专人管理，分装档案盒，卷内目录清晰。

8、党群、廉政资料要确保真实有效。

各项资料须与本工程项目实际相符，能真实记录反映各项工作开展的实际情况。

杜绝上网摘抄不切实际，徒于应付的不良现象。

9、党群、廉政资料要确保齐全完善。

各项工作开展后，按照部署、实施、总结、反馈等环节，进行资料整理。

做到环环相扣、印证有效、齐全完善。

需有图片资料的，应附有相应的图片资料。

杜绝事后补编、短缺遗漏、前后矛盾等不良现象。

10、党群、廉政资料要确保严格保密。

对不宜公开的资料，要严格按照有关规定，做好相关保密工作。

第十四条监理单位应在施工过程中做好工程资料监督管理工作，如发现施工单位、监理单位未按照要求做好工程资料编制及整理工作，将按以下方式予以处罚：

1、第一次发现将对相关监理单位、施工单位进行书面警告；

2、第二次发现将对驻地监理工程师、资料管理员、项目经理进行全线通报批评，并对监理单位处以违约金5万元；

3、第三次发现将对总监进行全线通报批评，清退驻地监理工程师，并对监理单位处以违约金10万元。

以上所有行为都将纳入劳动竞赛考核中。

第四章工程资料的检查与验收

第十五条质保资料的检查内容

1、中间交工资料的检查

施工单位已完工工程申请中间交工验收时，应整理和编制好中间交工资料。

中间交工资料检查由驻地组主持，质量监督部、监理单位定期、不定期进行抽检。

中间交工资料达不到规定要求的，不得进行中间交工验收。

2、分项工程完工资料的检查

施工单位已完分项工程申请完工验收时，应整理和编制好完工资料。

完工资料检查由监理单位主持、质量监督部参与，完工资料达不到规定要求的，不得进行分项工程完工验收。

3、交（竣）工验收资料的检验

（一）、交（竣）工验收前，施工单位、监理单位应将自检合格的交工文件资料（施工单位的交工验收资料应经监理工程师审查确认），连同资料清单，按照长临公司统一要求进行资料归档工作

（二）、资料不满足归档要求的，编制单位应无条件地按整改意见进行补充完善，直至达到国家及相关行业规定的工程竣工档案验收要求为止。

第十六条工程管理资料检查内容

施工资料包括工程进度计划资料、工程分包资料、工程进度控制资料、施工标准化资料、支付资料、施工总结报告、交竣工验收资料、工程决算及决算审计资料等。

第十七条技术资料检查内容

1、资料中的依据和标准必须是现行规范和标准；

2、“四新”技术总结中材料的执行标准、性能、工艺要详细，经济指标对比要直观，推广应用的可行性；

3、竣工汇总表的数据要真实；

4、竣工图的编制要实际相符合，严禁实体已变而竣工图仍按原图复印；

第十八条安全资料检查内容（详见《安全生产管理档案管理制度》

第十九条地协、环保资料检查内容

第二十条财务资料检查内容

1、对承建单位与施工队、劳务队签订经济合同的检查

2、对承建单位农民工工资支付情况的检查

3、对承建单位使用建设资金的监督与检查

4、对承建单位上报资金使用计划、各类报表的监督与检查。

5、配合第三方对承建单位的项目资金的使用进行跟踪审计。

第二十一条综合资料检查内容

1.检查内容：

总经理办公室将根据公司的安排不定期的对各施工单位的综合资料进行检查，检查内容包括：

文件资料、检查的影音资料等，具体内容相见第二章第三条：

总经理办公室综合资料管理主要职责。

2.如检查的资料不满足归档要求的，编制单位应无条件地在限期内按整改意见进行补充完善，直至达到国家及相关行业规定的档案验收要求为止。

如在限期内整改不到位，总经理办公室将组织人员进行整理，责任单位必须无条件配合，同时涉及的费用将由责任单位承担。

第二十二条人力、党群、廉政、资料检查内容

1、工资发放台帐，工资按时足额发放，不得有超发、欠发现象；

2、劳动合同台帐，劳动合同使用符合国家法律法规规范要求，不发生劳动用工纠纷；

3、职工学习培训台帐，内部培训资料收集整理包括培训讲师资料、培训教材资料、培训人员参加签到表、培训影像资料、培训结果总结报告等。

外部培训资料收集整理包括培训教材资料、培训结果总结报告等；

4、劳动保护设施设备配备及使用台帐。

劳动保护设施设备购置、配备及使用明细，不发生因保护措施不到位而造成的人员伤亡事故。

5、党群、廉政资料是否与本项目实际相符，能否真实记录反映各项工作开展的实际情况，是否存在上网摘抄不切实际，徒于应付的不良现象。

6、党群、廉政资料是否按照各项工作部署、实施、总结、反馈等环节，进行资料整理，做到环环相扣、印证有效、齐全完善。

是否存在事后补编、短缺遗漏、前后矛盾等不良现象。

7、工程建设《廉政合同》执行情况监督检查资料是否完善。

8、廉政风险防控监督检查资料是否完善。

9、党纪政纪条规和廉政建设各项规定、工程建设各项廉政规定执行情况、工程建设领域突出问题专项治理工作监督检查资料是否完善。

10、“三重一大”事项会议记录、会议纪要资料是否完善。

第五章附则

第二十三条本办法由长临公司负责解释和补充修订。

第二十四条本办法自颁布之日起施行。