学校班主任日常应用一览Word文件下载.docx

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表头最好用汉字注明，这样可以避免录入时出现张冠李戴的情形，需要时再适当调整一下就行了。

　　二、“查找、替换”和“自动更正”功能的巧用

　　再来分析一下这些数据：

在“毕业学校”一栏，有好多个学生毕业于同一所学校，重复输入效率肯定不高。

对，有了，先自己定义几个字符来临时替代一下各个学校的名称（如用“4Z”代表“枣阳市第四中学”，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替换为“枣阳市第四中学”不就行了？

　　[提示：

尽量用一些简单好记、易录入、不会与其他内容发生混淆的字符来执行替换，不过不要光顾了简单好记，否则，你用“4”代替“枣阳市第四中学”试试，做了“全部替换”后可别骂人哟！

]

　　如果你连Ctrl+H这一步也想省去，你可以试试EXCEL的“自动更正”功能。

使用自动更正功能，可以简化用户对大量重复数据的输入操作，例如可以将上面的“4z”定义更正为“枣阳市第四中学”，定义的方法是：

　　1.从工具菜单中选择“自动更正”，打开自动更正对话框。

　　2.在“替换”框中输入数据，如：

“4z”，在“替换为”框中输入数据，如：

“枣阳市第四中学”，单击“添加”，再单击“确定”。

　　之后，只需在单元格中输入“4z”两字，即会自动更正为“枣阳市第四中学”。

　　三、输入法的自动切换

　　在输入数据时，一张工作表中同时包含汉字、英文字母和数字，那么对于不同的单元格，输入时不断地切换输入方式也是人为增加的录入工作量。

只要作一下预处理，便可以使Excel对不同类型的单元格实现输入法的自动切换。

　　启动Excel2000，新建一工作簿，取名为“2002.xls”，右键单击工作表标签“Sheet1”，选择“重命名”，改名为“学籍登记表”。

先将小张经常使用的“智能陈桥输入法”设为默认汉字输入法：

单击右下角的“En”图标，选择“属性”，在出现的对话框中选择语言标签下的“智能陈桥输入平台”，单击[设为默认值]并确认。

按上述设计输入表头内容，然后选中“姓名”、“性别”等需要输入汉字的那些列，在菜单中依次选择“数据→有效性→输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“打开”，单击[确定]按钮（如图1）。

再选择其他各列，同上操作步骤，调出“输入法模式”选项卡，在“模式”下拉列表框中选择“关闭（英文模式）”，单击[确定]按钮即可。

图1

　　经过这样简单的处理之后，在录入过程中，当插入点处于不同的单元格时，Excel2000能够根据我们进行的设置自动在中英文输入法间进行切换，省去了来回进行中英文切换的麻烦。

四、不定长数据的预处理

　　对于学生家庭住址这一栏，列宽该如何设置呢？

太宽了会造成表格过宽左右滚动不方便，太窄又怕万一哪个学生的地址比较长，岂不被它右边的列给挡住了？

不要紧，有两招都是专门对付这种情况的：

　　第一招、在“家庭住址”列上方单击，选中整列，依次选择菜单“格式→单元格→对齐”，在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框（如图2），单击[确定]按钮，调整该列到合适的列宽。

这样如果某个同学的地址超过了单元格的宽度，Excel能够自动缩小字符的大小把数据调整到与所设列宽一致，以使数据全部显示在单元格中。

即使以后对这些单元格的列宽进行了更改，其中的字符也可乖乖地自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽。

图2

　　第二招、选中“家庭住址”列后，勾选图2中的“自动换行”复选框后，Excel能根据列的宽度和文本内容的长度自动换行，这样就不必眯起眼睛去忍受那些小字了！

　　五、让EXCEL也“自动编号”

　　我们都知道，EXCEL的自动填充是它的一大特色功能。

利用它来进行序号的“自动编制”，简直就像是量体裁衣一样方便。

一般自动填充的方法都是用鼠标左键指向填充柄，按住鼠标向下拖动完成的（填充柄是位于选定区域角上的小黑块，将鼠标指向填充柄时，鼠标的形状变为黑十字。

拖动填充柄可以将内容复制到相邻单元格中，或填充日期系列）。

如果表格有太多的行，这种方法不便掌握拖动的距离。

这里介绍一种本人摸索的更简单的操作方法：

用鼠标左键双击填充柄。

一切OK！

注意：

这样做有时候不能达到预期的填充效果。

还必须满足下列条件：

　　1、只能纵向填充不能横向填充。

　　2、欲填充的列的左（右）相邻列非空，且中间无间断，否则以上填充将在间断处停止。

　　3、该方法对文本形式的序列也起作用。

六、自动定位小数位

　　因为有一大批诸如123.5之类的学生成绩需要录入，如果录入前先进行下面的设置，将会使你的输入速度成倍提高（可以不需要输入小数点）。

　　单击“工具”→“选项”→“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”微调编辑框中键入需要显示在小数点右面的位数。

在此，我们键入“1”（如图3）。

单击“确定”按钮。

　　现在，在工作表的某单元格中键入“1235”，则在你按了回车键之后，该单元格的数字自动变为“123.5”。

方便多了吧！

此时如果你在单元格中键入的是“89”，则在你结束输入之后，该单元格中的数字自动变为“89.0”。

　　另外，如果你在“位数”框中输入一个负数，比如“-1”，则Excel将在输入的数字后自动添上两个“0”。

如果要暂时取消在“自动设置小数点”功能中设置的选项，可以在输入的数据中自带小数点。

利用Excel的“自动设置小数点”的功能，对于大量带有固定小数位的数字，或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字的输入，将大大提高编辑速度。

　　七、让表格个性化

　　为了提高工作效率，越干越起劲，同时好为了避免录入时间过长后出现差错。

选中整个工作表，单击格式菜单下的“自动套用格式……”，出现“自动套用格式”对话框，选择一种比较你所喜欢的方案，单击[选项]按钮，展开对话框下部的“应用格式种类”选项框，为了保持前面的诸多设置，必须去掉“数字”、“对齐”、“边框”等复选项前的选择，只复选“字体”和“图案”两项，[确定]后完成设置。

在表格中，给单元格加上不同的颜色和底纹可以增强数据输入时的直观感觉，但在黑白打印时如果连颜色和底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣了，因此用户希望在数据处理时色彩缤纷，打印时仍旧是普通的白纸黑字。

可以在“文件”菜单中选择“页面设置→工作表→打印→单元格单色打印”，这样打印的表格就是普通的黑白表格了。

　　一切准备就绪，下面就可以开始录入了。

享EXCEL工作簿实现协同录入

在EXCEL2000中，我们可以设置工作簿的共享来加快数据的录入速度，而且在工作过程中还可以随时查看各自所做的改动。

当多人一起在共享工作簿上工作时，Excel会自动保持信息不断更新。

在一个共享工作簿中，各个用户可以输入数据、插入行和列以及更改公式等，甚至还可以筛选出自己关心的数据，保留自己的视窗。

　　一、设置共享工作簿

　　我们可以先举个例子：

假设有甲乙丙丁四个用户分工合作共同完成录入操作，四人分别在001、002、003、004号机器上同时操作，这四台机器都已经与000号电脑通过网络连接了起来，学生学籍资料信息2002.xls存放在000号机器的硬盘E:

\上。

　　1、在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后单击“编辑”标签，如图所示。

　　2、选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，在“高级”标签中可以对“自动更新间隔”、“用户间修订冲突解决方法”以及“个人视图属性”等进行设置，在通常情况下，“高级”标签中的各个参数可直接使用系统默认值，然后单击[确定]即可。

　　3、出现提示时，保存工作簿。

　　4、在“文件”菜单中单击“另存为”，然后将共享工作簿保存在其他用户可以访问到的一个网络资源上（如000号机器的E:

\）。

　　二、使用共享工作簿

　　1、查看冲突日志

　　冲突日志在共享工作簿中，是为以前编辑时所作的更改保存的信息，信息包括每个更改的作者、进行更改的时间和被更改的数据内容等。

　　查看冲突日志有两种方法：

一是在工作表上将鼠标箭头停留在被修订过的单元格上，突出显示详细的修改信息；

二是在单独的冲突日志工作表上罗列出每一处冲突，方法如下：

（1）在“工具”菜单中，选择“修订”子菜单，再单击“突出显示修订”命令。

（2）选中“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”复选框，该复选框将开启工作簿共享和冲突日志。

　　（3）选中“在屏幕上突出显示修订”复选框，这样在工作表上进行需要的修改后，Excel会以突出显示的颜色标记修改、插入或删除的单元格。

　　（4）选中“在新工作表中显示修订”选项，将启动冲突日志工作表。

　　（5）单击[确定]按钮，当弹出对话框提示保存工作簿时，请再次单击[确定]按钮，保存工作簿。

2、合并工作簿

　　当合并用户需要获得各自更改的共享工作簿的若干备份时，Excel需要共享工作簿的每个备份都保留有从创建备份之日到合并之日的所有冲突日志，同时如果天数超过指定的保留时间，就不能再合并备份。

保险的办法是将冲突日志保留足够长的时间，或是输入一个极大的天数，例如1000天。

　　合并工作簿具体操作如下：

（1）在欲合并的另一个工作簿文件之中，打开共享工作簿的备份。

（2）单击“工具”菜单中的“合并工作簿”命令。

　　（3）如果有提示，请保存共享工作簿。

　　（4）在“将选定文件合并到当前工作簿”对话框中，单击包含有合并更改内容的共享工作簿的某一个备份，然后单击[确定]按钮。

　　（5）重复第

（2）步到第（4）步，直到共享工作簿的所有备份都被合并。

　　做好以上设置后，其他用户都可以在自己的电脑中同时编辑、浏览约定的工作簿，同时000号操作员可以在自己的窗口中看到并管理所有用户共享编辑这个工作簿。

为方便实际操作，应将每位用户姓名更改为真名实姓，方法是：

单击“工具→选项→常规→用户姓名→输入姓名→确定”，这样在打开“共享工作簿”弹出的对话框（如前图所示）中便可正确显示正在使用本工作薄的所有用户姓名和开始使用时间。

为了避免几个用户修改同一单元格的内容，可以估计一下数据中的记录数量，让几位用户每人分配不同的录入部分。

比如让甲从工作薄的第1条开始录入，让乙从工作薄的第200行开始……但应注意在“共享工作簿”状态下不能同时编辑批注和建立超链接，这两项只能在不共享状态下进行。

　　提示

　　1、如果需要取消共享工作簿，只需要在图1的“编辑”标签中，清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”项即可，不过这将使其他用户丢失所有未保存的修改。

　　2、对工作簿进行共享设置后，可以由网络上的多位用户同时访问和修改，为避免丢失修订记录，可以为工作簿指定一个密码来保护共享，或保护其他工作表及工作簿特性，可作如下操作：

（1）单击“工具”菜单的“保护”命令，从其子菜单中选择“保护并共享工作簿”命令，弹出“保护共享工作簿”对话框（如图）。

（2）选中“以追踪修订方式共享”复选框，用这种方式就可以共享工作簿且避免丢失修订记录。

如果希望其他用户在关闭冲突日志或撤消工作簿共享状态时输入密码，请在“密码”框中键入密码，然后在出现提示时再次输入以便确认。

为工作簿提供共享保护以后，其他用户就不能撤消工作簿共享状态或者关闭冲突日志了，除非知道正确的密码。

用EXCEL轻松准备考前工作

大考在即，主任要求“考务工作必须电子化”，为了万无一失，还特意提供给班主任一份考务工作流程图：

　　考前：

考场编排→打印单科成绩册→打印考场记录单→打印准考证号

　　考后：

录入各科成绩→计算总分、平均分并排定名次→统计各科分数段人数、及格率、优秀率及综合指数→打印各种统计报表→制作各科统计分析图表

　　既然任务已经明确，先把考前的准备工作做好吧！

具体工作包括：

　　1、单科成绩册的编制和准考证号的自动编制

（1）我负责的班级这次考试共7门课程，为了区分科目，只需在EXCEL表头处设置“科目”、“班级”和“任课教师姓名”等。

考生的姓名可以从学生学籍表中提取，考号如何编制和处理呢？

为了以后登分和查找方便，考号基本按学籍号顺序把整个年级的考号放在一起编码。

编码由两部分组成：

①考场编号（三位数字），②班内顺序号（三位数字）。

为了加快录入速度，分别把它们放在两列中，这样可以分别进行填充。

（2）新建工作表“考场编号”（如图1），从学生学籍表中复制“姓名”列置于该表A列，首先设置B（准考证号）、C（班内编号）、D（考场编号）列的数据格式为文本方式。

　　（3）在B2单元格输入公式“=D2&

C2”（其中的“&

”为连接运算，将“考场编号”和“班内编号”连接成一个字符串），用鼠标选中B2单元格，将鼠标指向该区域右下角的填充柄，双击鼠标（这可是本人总结出来的最快的填充方法，下称“双击填充法”）即可将该公式自动填充至最后一个考生（因为此时还没有在C、D列输入数据，暂时B列中数据也没有出现）。

在C2单元格中输入“001”，C3单元格输入“002”，用鼠标拖动区域C2：

C3，将鼠标指向该区域右下角的填充柄，用上述“双击填充大法”即可对全班学生顺序编号。

然后每隔30人（一个标准考场）插入一空行，在D2和D3单元格中全部输入“001”，同样用“双击填充大法”迅速将第一考场的编号全部填充。

此时B2：

B31单元格已经全部自动填上了考生的准考证号。

对第二考场，只需在D33和D34格中输入“002”，并向下填充即可。

2、打印考场记录单

　　考场记录单是供监考教师监考时核对考生数目和身份时用的。

在上述“考场编号”工作表中，利用Excel的“分类汇总”功能，可以快速方便的达到这一目的。

操作步骤如下：

（1）在表中单击任一数据单元格，在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。

（2）在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列（“考场编号”列）。

　　（3）在“汇总方式”下拉列表框中，选择“计数”。

　　（4）在“选定汇总项（可有多个）”框中，复选“考场编号”框。

　　（5）复选“每组数据分页”选项，以便每个考场单打印一页。

其他两项“替换当前分类汇总”和“汇兑结果显示在数据下方”可根据情况选定。

　　（6）单击[确定]，考场记录单就已经做好了（如图2）。

　　（7）为了使每一页都打印同样的表头：

“2001年期末考试第X考场考场单”，单击菜单“文件→页面设置→页眉/页脚→自定义页眉（C）……”，进行相关设置。

为了更加美观，在“页面设置”的“页边距”窗口复选“水平居中”和“垂直居中”，并定义好纸张的大小。

　　说明：

（1）“分类汇总”前，必须按“考场编号”列排序，本例中已经是排好顺序的。

（2）对“分类汇总结”的结果不满意时，可以清除“分类汇总”，Excel将同时清除分级显示和插入“分类汇总”时产生的所有自动分页符。

方法是：

单击任一单元格，在“数据”菜单中，选择“分类汇总”命令，单击[全部删除]按钮。

3、打印准考证号码条

　　准考证号码条一般粘贴在课桌左上角，供考生寻找自己的座位用，过去主要靠手工抄写的方法完成。

这里我用Word的“邮件合并”功能巧妙地完成了这一任务。

方法如下：

　　启动Word2000，执行“工具”菜单下的“邮件合并”命令，弹出“邮件合并帮助器”，首先在当前窗口创建一个邮件标签。

依次点击“创建→邮件标签→活动窗口”，然后点击[获取数据]按钮，在下拉列表中选“打开数据源”，在文件类型列表框中把文件类型改为“MSExcel工作簿”，打开刚才“考场编号”工作表，按[确定]按钮。

接着设置主文档，点击[新建标签]按钮，弹出如图3所示“新建自定义标签”对话框。

图3

　　在“标签名称”文本框中填上“座位号”，在“页面尺寸”下拉列表框中选“A4横向”。

按[确定]按钮，出现“创建标签”对话框。

点击“插入合并域”，插入“准考证号”、“姓名”两个域，按[确定]按钮，最后按[合并]按钮。

　　好，现在的考前准备工作基本完成，只等考试成绩出来了！

用EXCEL轻松处理学生成绩

期末考试结束后，主任要求班主任自已统计本班成绩，尽快上报教导处。

流程包括录入各科成绩→计算总分、平均分并排定名次→统计各科分数段人数、及格率、优秀率及综合指数→打印各种统计报表→制作各科统计分析图表等。

有了EXCEL，我们可用不着躬着身、驼着背、拿着计算器一个一个算着学生的成绩了！

　　我迅速地打开电脑，启动EXCEL2000，录入学生的考试成绩，如图1所示。

然后在J2单元格处输入公式"

=sum（c2:

i2）"

然后拖动填充柄向下填充，便得到了每人的总分。

接着在k2单元格处输入公式"

=average（c2:

，然后拖动填充柄向下填充，便得到了每人的平均分。

　　平均分只需保留一位小数，多了没用。

所以选中第k列，用鼠标右键单击，从弹出的快捷菜单中选"

设置单元格格式（F）…"

如图2所示，在数字标签中选中"

数值"

，小数位数设置为1位。

　　下面按总分给学生排出名次。

在L2单元格处输入公式"

RANK（J2,J$2:

J$77,0）"

然后拖动填充柄向下填充，即可得到每人在班中的名次（请参考图1）。

此处排名次用到了RANK函数，它的语法为：

　　RANK（number,ref,order）

　　其中number为需要找到排位的数字。

　　Ref为包含一组数字的数组或引用。

Ref中的非数值型参数将被忽略。

　　Order为一数字，指明排位的方式。

　　·

如果order为0或省略，MicrosoftExcel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位。

如果order不为零，MicrosoftExcel将ref当作按升序排列的数据清单进行排位。

　　最后，单击L1单元格，然后在“工具”菜单中选“排序”－＞“升序”，即可按照名次顺序显示各学生成绩。

　　另外，我们还希望把不及格的学科突出显示，最好用红色显示。

于是拖拉选择C2:

E78（即所有学生语、数、外三科成绩），然后执行"

格式"

菜单下"

条件格式"

命令，弹出"

条件格式对话框"

。

我们把条件设为小于72分的用红色显示（因为这三科每科总分为120分），点击"

按钮，把颜色设为红色。

再按"

确定"

按钮。

然后用同样的方法把理、化、政、历四科小于60分的也用红色显示（因为这四科每科总分为100分）。

　　下面我们来统计各科的分数段以及及格率、优生率、综合指数等。

下面我们来统计各科的分数段以及及格率、优生率、综合指数等。

（1）60分以下人数：

在C78单元格处输入公式"

=COUNTIF（C2:

C77,"

<

60"

）"

，拖动填充柄向右填充至I78单元格处；

（2）60分~69分人数：

在C79单元格处输入公式"

>

=60"

）-COUNTIF（C2:

=70"

，拖动填充柄向右填充；

　　（3）70分~79分人数：

在C80单元格处输入公式"

=80"

　　（4）80分~89分人数：

在C81单元格处输入公式"

=90"

　　（5）90分以上人数：

在C82单元格处输入公式"

　　（6）平均分：

在C83单元格处输入公式"

=AVERAGE（C2:

C77）"

拖动填充柄向右填充至I83；

　　（7）最高分：

在C84单元格处输入公式"

=MAX（C2:

拖动填充柄向右填充至I84；

　　（8）低分率：

是指各科40分以下人数与总人数的比值。

在C85单元格处输入公式"

=40"

）/COUNT（C2:

C77）*100"

，拖动填充柄向右填充至I85；

　　（9）及格率：

语、数、外三科及格分为72分，所以在C86单元格处输入公式"

=（COUNTIF（C2:

=72"

C77））*100"

，并拖动填充柄向右填充至E86；

而理、化、政、历等四科及格分60分，所以在F86单元格处输入公式"

=（COUNTIF（F2:

F77,"

）/COUNT（F2:

F77））*100"

，并拖动填充柄向右填充至I86；

　　（10）优生率：

语、数、外三科96分以上为优生，所以在C87单元格处输入公式"

=96"

，拖动填充柄向右填充至E87；

理、化、政、历等四科80分以上为优生，所以在F87单元格处输入公式"

，拖动填充柄向右填充至I87处；

如图3所示。

　　（11）综合指数：

我们学校的综合指数的计算公式为z=[（1+优生率－低分率）/2+及格率+平均分/该科总分]/3。

所以在C88单元格处输入公式"

=（（1+C87/100-C85/100）/2+C86/100+C83/12