单位公函格式及例文公函格式写Word格式.docx

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”等过渡语转入下文。

复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体

这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。

函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

无论是洽谈工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。

如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

3、结尾

一般用礼貌性语言向对方提出希望。

或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

4、结语

通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。

如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

结尾落款

一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；

并加盖公章。

公函，正式的或官方的书信。

公函是___、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。

1．函的标题

作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容（事由）、文种组成。

较完全的写法如《___办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《___办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》等。

也可以采用省略发文机关名称的写法，如《关于请求批准×

×

市节约能源中心编制的函》。

2．函的发文字号

公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成。

大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。

3．函的主送机关

函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。

但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况。

1．发函缘由

这是函的开头部分，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。

如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。

这部分结束时，常用一些习用的套语转入下一部分。

2．事项

这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。

3．希望请求

这是结尾部分，向对方提出希望或请求。

或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。

最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束。

函的写作要注意用语的分寸，因是平行文，语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎。

还要注意针对性和时效性。

函的正文

1、发函缘由

2、事项

3、希望请求

函，即信函，或称书信。

单位公函，即处理公务所用的书信。

单位公函是___、人民团体、企事业单位间商洽和联系工作时使用的一种文体。

单位公函的使用范围很广，平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函，上下级机关之间联系、询问、答复工作时，也可以使用公函。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

一、首部

一种是由发文机关名称、事由和文种构成。

另一种是由事由和文种构成。

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

二、正文

”等过渡语转入下文。

复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。

三、结尾

四、结语

有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

五、结尾落款

具体格式如下：

一、标题方面，一般使用四号字，宋体，加粗并居中排列；

标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容（事由）、文种组成。

二、正文内容一般小四号，宋体。

正文需要包括发函缘由、事项、希望请求

1、发函缘由，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。

2、事项这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。

3、希望请求这是结尾部分，向对方提出希望或请求。

最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“特此函告”、等结束。

三、主送机关也很重要，要放在标题与正文之间，多数函的主送机关只有一个。

公函可以分为很多种类，用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于委托的委托函等。

另外，还有用于慰问的慰问信、用于祝贺的贺信、公开发表的公开信等，实际上只要它们使用于公务活动中，也应划入广义的公函范围。

参考资料：

公函

公司：

贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：

一、综合险。

在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。

如贵方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。

二、破碎险。

破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。

该险现行保险费率为2％，损失只赔超过5％的部分。

三、保险金额。

我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10％投保，我方当照此办理。

我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。

公司

年×

月×

日

发件：

单位

收件：

某某学校地址：

地址：

电话：

电话：

关于我公司向贵校招募实习生事宜

内容。

。

公司之间的往来函可采用商务信函中最通用的格式—齐头式。

其主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。

信中各段落之间均空一行。

中英文往来函格式是不同的。

一，中文信函

如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

（1）开头

开头写收信人或收信单位的称呼。

称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

（2）正文

信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

①向收信人问候；

②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等；

③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法。

④提出进一步联系的希望、方式和要求。

（3）结尾

结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。

如“特此函达，即希函复。

”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。

（4）署名

署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行（或空一、二行）的偏右下方位置。

以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

（5）日期

写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。

商业信函的日期很重要，不要遗漏。

二，英文信函

同国外进行经商的业务往来信函，常用英文书写，按英文信函的习惯用法，由信头、日期、收信人姓名地址、称谓、正文、结尾、签字和其它等8个部分组成。

（1）信头

信头是指信纸上印刷或打印的企业名称、厂称、地址、电话号码、电报挂号、主管人姓名等。

（2）日期

日期通常打印在信头的右下方位置，或在寄信人姓名和地址的下方位置。

日期的英式写法是日、月、年；

美式写法是月、日、年。

为了避免误解，日期、年份用数字表示，月份则用英文表示，第一个字母要大写，也可用缩写。

（3）收信人的名称及地址

与信封上的收信人名称和地址相同，通常打印在信纸的左侧，低于日期位置2—4行，也可在签字位置下2—4行。

书写收信单位名称时，应特别尊重对方的习惯，不能随意增删公司名称前的冠词The，也不能随意改用繁写及缩写，如pany与Co.之间不能互换，否则会被认为是不礼貌的行为。

（4）称谓

在英文信函中，相同于“阁下”、“先生”等类礼貌性称谓，常用Dearsirs”；

称呼企业，公司的妇女组织常用Madams，Ladies；

无具体收信人姓名用DearSir称呼收信者。

（5）正文

正文的地位和内容与中文书信相同。

在英文商业信函中，信文从称谓下两行起书写，行间相距一行，段落间空两行。

信文以占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白，每一行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐，但尽量要考虑到整齐美观。

（6）结尾

英文商业信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。

若收信者为公司，谦称则常用：

YoursTruly，TrulyYours，Yoursfaithfully等；

若收信者为个人，则常用：

Yourssincerely，Sincerelyyours等。

需要注意的是，结尾的谦称后必须加逗号。

（7）签署

签署由两部分组成，一是写信人的签名，二是打印出的写信人的姓名。

签名用钢笔或圆珠笔写在结尾谦称下5行的位置内。

为易于辨认，在签名下还应打印姓名，有时还将职衔一并打印。

基本特点

灵活性强，便于选择

客户可以根据不同的目标顾客选择不同的商函内容，增强宣传的灵活性和针对性，可以提高宣传的效果，同时客户可以自己选择投递的时间和数量。

针对性强，收效大

客户可以根据自身的需要，从邮政部门提供的名址信息库中有针对性地选择具体的目标对象范围，避免了宣传的盲目性。

阅读率高，覆盖面广

商业信函直接针对具体的目标单位（个人），用户可随时拆开邮件仔细阅读并保存，时效性强，同时客户可利用庞大的邮政网络，把商函发往全国各地，覆盖面广。

价格低廉、方便迅速

商业信函收费低廉，邮局提供广告设计、制作、邮件封装、寄发等一条龙服务，方便省事，随时可邮寄，不出门产品便可向全国推销。

信息量大，适用性强

商业信函作为信息载体，容纳信息量大，不受篇幅的限制，可装寄文字、图片或合同、订单等内容详尽、图文并茂的资料，便于收件单位（人）保存和参考，有的还可直接签约。

帐单邮简具有加强企业与用户联系的纽带作用，能及时地让用户掌握自己的帐务开支，明明白白消费；

同时也能保证企业资金的及时回笼，是企业规范服务标准与国际接轨的重要举措。

公函的使用范围很广，平行机关或者不相隶属机关间联系工作是可以使用公函，上下级之间的联系、询问、答复工作时，也可以使用公函。

函通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。

如“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

便函与函虽只有一字之别，但它不是公文文种，而是与“文件格式”相区别的一种文件形式。

信是传达信息的一种方式。

格式分为经典格式与现代格式，其中现代格式是由信息传递方式的转变而衍生出的新文体，主要特点为以说理为目地，无传统格式，似散文。

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