秘书Word文档下载推荐.docx

秘书Word文档下载推荐.docx

《秘书Word文档下载推荐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《秘书Word文档下载推荐.docx（10页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

信息是人们对客观世界认识的反映，它提供了有关现实世界事物的消息和知识。

调查研究

是人们有计划、有目的地通过对社会现象和社会问题的考察、了解和分析、研究，以认识社会生活的本质及其发展规律的一种自觉活动。

信访工作

党政机关、社会团体和企事业单位对人民群众来访的受理过程。

秘书工作的作用：

助手作用；

参谋作用；

协调作用；

信息枢纽作用；

公共关系作用

秘书工作的基本要求：

高效；

求实；

认真负责；

开拓创新

秘书工作的“四个转变”：

1、单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；

2、由单纯地传递信息转变为综合处理信息；

3、由被动服务转变为主动服务；

4、由凭老经验办事转变为科学化管理

秘书工作的“六个强调”：

强调调查研究工作；

强调信息工作；

强调信访工作；

强调协调工作；

强调督查工作；

强调党务、政务服务工作

秘书系统职能：

辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务

秘书机构设置原则：

适应性原则；

适度性原则；

分工协调原则；

优化性原则

出色的秘书品质：

1、忠诚、归属感；

2、细心；

3、勤快又能干，眼里有活，心里有数；

4、守口如瓶；

5、用耳多于用口；

6、得体而又分寸；

7、认真负责；

8、良好的礼貌教养和职业形象

女性秘书的自我保护方法：

坚持原则，灵活对待，防微杜渐，自尊自爱。

具体方法：

1工作态度认真踏实，不浮夸，不取巧；

2穿着打扮朴素优雅，不艳丽，不新潮；

3言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻；

4对人态度真诚礼貌，既不冷淡，也不过于亲昵；

5不接受分外的报酬和贵重的礼物；

6不参与同事关于男女情事的谈话；

7不在上司办公室作非工作性的逗留。

办公室着装要注意的禁忌：

过分杂乱；

过分鲜艳；

过分暴露；

过分透视；

过分短小；

过分紧身

秘书在向领导请示时应把握的要点：

1秘书请示工作时，要做到主旨明确，要言不烦，态度谦和。

切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭；

2要注意请示方法的选择，把握好请示的时机和分寸；

3领导在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述，如果没有听清，或不理解之处，秘书应当面提出，请领导予以解答

秘书提建议的方法：

一是不要急于否定；

二是根据领导个性特点确定具体的方法；

三是要注意时机，见机行事。

编制日程表的注意事项：

1日程表应简单明了，用纸以一张为限，使人一目了然；

2日程表一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等栏目；

3所有日程安排，均由领导决定，并由领导审定，秘书不能强加于领导；

4周计划表和日计划表不要安排得太满，要留有适当的余地，以便安排临时性工作，同时考虑到领导的工作习惯，给他留出处理日常事务的时间；

5两项活动之间要留出适当的间隙，尤其是外出的活动，一定要给领导者留出足够的路途所需时间；

6为领导者和秘书各准备一本备忘录，当日程安排确定后，应立即将日程安排分别写入领导和秘书的备忘录；

7领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书也应写入日程安排表中，以便统筹安排，防止相互冲突；

8对已经处理完的工作，应及时从计划表上删除，这样可以清楚地掌握计划完成情况。

收文处理程序：

1、签收、拆封和登记；

2、分办和传阅；

3、拟办和批办；

4、承办和注办

发文处理程序：

1、拟稿、审核与签发；

2、缮印与校对；

3、用印、登记和封发

文书处理工作的具体要求：

1必须准确、周密、确保质量；

2必须及时、注重时效；

3必须做到安全、可靠，确保国家机密；

4必须加强集中统一管理；

5必须坚持实事求是，按要求和规定进行；

6精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义

公文的行文规则：

1、各级党政机关的行文关系，应根据本机关的隶属关系和职权范围来确定；

2、行文必须本着精简的原则，严格控制发文是数量和范围；

3、在一般情况下，党政机关不得越级行文；

4、行文必须正确主送机关和抄送机关；

5、各部门间有关问题未经协商一致，或未经上级裁决，一律不得各自向下行文；

6、同级机关可以联合行文；

7、凡请示的公务应当一文一事，一般只写一个主送单位；

8、主送单位与文件名称需要互相呼应

公文审核中的六查：

1、查是否需要行文，以什么名义行文；

2、查文稿内容与法律、法规和政策以及上级政府的有关政策是否一致，与平行机关和本部门已有的规定是否矛盾；

3、查要求和措施是否明确具体，切实可行；

4、查涉及其他部门或地区职权范围问题是否协商一致并经过会签；

5、查文字表达是否准确，简练，条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范；

6、查公文格式是否符合规定。

印章的作用：

权威作用；

凭证作用；

标志作用

印章的使用要求：

严格履行用印批准手续；

严格监督用印；

严格执行用印登记制度；

认真盖好印章

介绍信的管理：

1、要有一定的审批手续，介绍信一般要进过有关领导的批准，否则，不准随便开具介绍信；

2、内容应填写真实，清楚，存根内容应与持出联内容一致，书写要工整，不得涂改，如需涂改，要加盖更正章，或者修改处加盖公章；

3、介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处；

4、非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或外借，转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位；

5发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。

调查研究的基本原则

客观性；

实践性；

群众性；

综合性

秘书信息工作的特点：

秘书信息工作要求：

信息开发要“求真”；

信息编写要“求实”；

信息选材要“求是”；

信息把关要“求严”

秘书为领导提供信息应注意的问题：

一、适事：

指提供信息应有针对性、适用性；

二、适时：

领导、上司要解决或处理的问题往往有时间性，秘书提供信息业应把握适当的时间和时机；

三、适度：

一方面是指信息要全面，不能片面，另一方面指信息要适量

秘书信访工作的原则：

1坚持实事求是，调查研究的原则；

2依据国家法律、政策办事的原则；

3坚持解决实际问题与思想教育相结合的原则；

4严格执行分级负责，归口办理的原则；

5“件件有着落，事事有结果”的原则

秘书信访工作的职责：

1、依照《信访条例》规定接待、办理群众来信、来访，对重要信访事项向领导或相关单位提出处理的意见；

2、依法调查、处理重要信访事项；

3、及时向领导和上级报告重大、紧急信访事项；

4、督促、检查、指导本单位的信访工作，对不负责任造成严重后果的承办单位和人员提出处理建议；

5、研究、分析信访情况，及时向领导或部门提供信访信息；

6、凡上级转来重要结果的信件，要及时准确处理，并按要求呈报调查情况和处理结果；

7、必须严格信访工作纪律，对因违反规定而出现问题，视情节和程度，追究有关工作人员的责任。

秘书与上司关系的处理原则

主动配合；

服从但不盲从；

委婉提醒，适时劝谏；

维护上司间的团结；

领会并传递领导的意图

秘书处理与一般同事关系的原则和要求

真诚地关心别人；

一视同仁地对待同事；

不在同事面前炫耀自己；

尊重老资格的同事；

不要评论同事；

一切以工作为大局

秘书“配角意识”和“主角意识”

秘书不能因甘当配角而事事被动，不能领导拨一拨才动一动，不拨就不动；

又不能超越自己的地位，反客为主。

而要在长期的实践中和领导的授权之下学会掌握分寸，要能把握什么事必须先奏后斩，什么事可以不奏而斩。

也就是说，什么时间、地点、条件下，自己应该是配角，什么时间、地点、条件下，自己可以是主角或代理主角。

一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向。

秘书不应该追求表面的地位和荣誉，而应以自己的工作的实际价值和社会贡献为满足。

影响人际关系的因素

距离的远近；

交往的频率；

态度相似性；

需要的互补性；

情景因素；

中介因素

秘书协调的原则（具体谈谈统筹兼顾）：

政策指导原则；

平等尊重原则；

公正无私原则；

统筹兼顾原则；

随即应变原则

统筹兼顾：

秘书进行协调，思想上必须有两个出发点：

一个是以大局为重，就是统一筹划；

另一个是必须兼顾到双方的利益，既不能以“统一”迫使双方服从，也不可让一方完全得利，另一方完全吃亏。

秘书作为协调者，应说服双方以服从大局利益为重，为了全局利益牺牲一些局部利益；

又要以双方利益兼顾为原则，说服双方为了共同的长远利益，而牺牲一些各自的眼前利益。

古人云：

鱼和熊掌不可兼得。

凡事总有利有弊，应该弃弊趋利；

凡事又有小利和大利之矛盾，应弃小利取大利。

秘书自己首先应该深明这个道理，才能启发、说服别人懂得并遵循这个道理。

秘书协调的步骤、主要方法和策略

步骤：

摸清情况；

找出症结；

提拟方案；

反复磋商；

督促落实；

检查反馈

主要方法和策略：

信息沟通法；

宣传教育法；

中介法；

求同存异法；

冷处理法；

避虚就实法；

先易后难法；

步步为营；

场景交换;

交谈法

会务工作的基本要求

充分准备；

严密组织；

热情服务；

确保安全

会议记录的内容与要求

内容：

会议的概况：

会议名称、届次、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人、记录审核人等，有的要标注职务，注明缺席原因。

会议内容：

包括会议议题，讲话发言，形成的决策等，这部分记录按会议议程和各项活动的先后次序记录，发言人姓名要写全，会议的决议要准确，并注明表决方式和同意、反对、弃权的票数。

其他情况

要求：

完整、真实、简洁、快速、规范

良好会风的特点

确有必要开会，会议准备充分，议题始终明确，与会人员得当；

会议秩序优良，会议议而有决，决而有行；

会议推行民主、公开的决策观，会议倡导科学至上的价值观，会议追求效率第一的管理观

提高会议效率的措施

1、学习列宁的开会态度与作风

一是他主持的会议，不论出席人数多少，总是按原定时间准时开会，不允许随意推迟会议的时间，不允许无故迟到；

二是他主张发言要言简意赅，抓住实质问题议深议透，避免长篇大论，离开议题；

如果问题已经清楚，他就要求提出具体建议和措施，研究如何解决问题；

三是为了保证会议的质量和效率，他还十分注意保持会议的良好气氛和严肃风气，禁止交头接耳、窃窃私语，在会议室里禁止抽烟，以保持空气清新。

2、严格控制会议

控制会议的次数和会议的长短是提高会议质量的有效手段。

3、改进开会方法

a传达文件，不一定要层层开会；

b安排议程要紧凑，使与会者集中精力，抓紧时间发表意见；

c对需要讨论的文件，会前应将有关的讨论稿或讨论提纲印发给有关单位，使与会者预先准备，做到事半功倍；

d部署工作的会议，可以把几个内容合并到以个会议上讲，然后分别去贯彻落实；

e汇报性的会议，各级秘书部门的负责人事前要审定各部门的汇报提纲，使它尽可能简明扼要，汇报时间应加以限制。