查新工作细则Word下载.docx

查新工作细则Word下载.docx

《查新工作细则Word下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《查新工作细则Word下载.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

科学技术要点可理解为项目的主题，充分反映出项目的全部概貌，具体概括项目所属的技术领域，背景技术、拟解决的技术问题、采用的技术方案、主要技术特征、技术参数或指标、技术效果及应用范围等相关技术内容。

科学技术要点在新颖性查证中具有重要作用，查新人员针对“科学技术要点”限定的主题，充分理解项目的技术内涵，在主题相关技术领域内，选择适当的检索策略，在主题所属技术领域内进行文献的分析对比。

1.5关键词

关键词是指能够充分揭示和描述文献主题内容的具有实质意义的、重要的、关键性的词语。

常出现在文献标题、文摘、正文中。

它既不同于文献学研究中的以词表为依据的经过规范化处理的“叙词”（或称“主题词”），也不同于完全不受限制和约束的“自由词”。

因此，在文献检索中，应兼顾二者。

1.6检索策略

检索策略是指为实现检索目标而制定的全盘计划，是对整个检索过程的谋划和指导。

具体反映在查新报告中检索式关键词的选用及其逻辑组配。

检索式必须真实地反映出查新报告中列示的相关文献的检出过程，检索式的逻辑组配，布尔逻辑算符、位置算符必须与所用数据库的检索要求相符合，检索式的最终检索结果不得为零。

1.7相关文献

相关文献是指与查新项目主题相关的同类项目的有关文献（要注明著者、题目、刊名、年、卷、期、页）。

相关文献与所查项目应属于同类研究，其内容具有可比性，否则不能作为相关文献。

1.8密切相关文献

密切相关文献是指相关文献中，那些在实质方面与查新项目的主题最为近似的文献。

密切相关文献的漏检直接影响对查新项目新颖性的判断。

2查新工作的组织与管理

2．1查新工作的组织

（1）承担查新工作的图书馆文献研究咨询部服从北京交通大学的管理、监督和检查，由法人代表承担与查新有关的全法法律与经济责任。

（2）承担查新业务的专责部门为图书馆文献研究咨询部，接受图书馆的直接领导，由馆长负责查新项目的最终批准，由文献研究咨询部主任负责查新业务的管理和查新合同的审批。

（3）由图书馆馆长指定具有合格资质的人员担任审核人员，同时负责对审核员的撤销。

审核人员对查新报告的最终结果全面负责。

（4）由图书馆馆长指定具有合格资质的人员担任查新员，同时负责对查新员的撤销。

查新员承担查新项目的全过程工作并对查新工作的质量负责。

（5）由图书馆馆长指定专责查新业务管理人员，负责接受查新委托、查新合同管理、查新报告交付以及查新业务流程等具体管理事宜。

2.2查新工作的管理

（1）成立查新工作领导小组，负责查新工作管理办法和各项规章制度的制定、修改、补充，检查有关制度的落实和执行，审定批准查新员和审核员的资格，对查新人员进行监督、考核。

检查查新工作质量，定期对查新报告进行质量抽查评测，测评内容包括：

报告的体例格式、检索手段、检索策略、相关文献的繁简与选定、文献的对比分析深度、结论意见的详略程度及其语言表述层次等，以不断提高查新工作质量。

（2）成立查新咨询专家组，聘请校内熟悉专业技术发展状况，具有高度责任心、严谨的科学态度和热心信息咨询工作的各学科各专业专家学者，担任查新咨询专家，帮助查新员理解项目主题，进行文献分析对比，提高查新质量。

专家的意见供查新员参考，体现在查新报告中，不必别行记录查新专家意见。

查新专家须按《科技查新规范》的有关规定开展工作。

（3）定期组织查新人员资格和在岗教育培训，提高查新人员素质与水平。

3查新程序的过程管理

3.1查新项目的受理与委托

（1）查新项目由图书馆文献研究咨询部人员负责接洽、受理。

受理委托项目时，承接人员须判断待查新项目是否属于查新范围，所属专业是否属于所承担查新业务的受理范围。

对不属于查新范围的，应告知委托者可选择的相关专业查新机构。

有下列情况之一时，承接人必须拒绝接受查新委托。

委托查新项目不属本查新专业范围；

查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料；

经多次交谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点；

查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。

（2）指导查新委托人填写查新委托书，同时提请委托者认真阅读《查新咨询用户须知》和《查新咨询收费标准》，并向用户详细介绍查新咨询有关规定。

（3）检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、确当，对于用户不明确或难于填写的问题或特殊查新咨询要求，可与用户协商，或提出建议供用户参考。

（4）请委托者提交能详细描述项目的技术资料，如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等，初步审查委托者提交的资料是否完善，是否符合查新要求。

（5）与查新委托者认真交谈，听取查新委托人关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点，了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新项目的新颖点。

（6）与查新委托者关于查新要求、查新范围、完成时间、查新收费等达成共识。

（7）与查新委托人订立查新合同，合同书一式两份，统一编号，并经双方签字或盖章后生效，并存档备查。

3.2查新检索

3.2.1检索准备

在检索前，查新员要认真、仔细地阅读查新项目的资料、分析查新委托人提出的查新点与查新要求，了解查新项目的科学技术特点，明确检索目的。

根据检索目的初步确定查证主题的特指程度和学科范围的专指程度，使主题概念及相应检索词能准确地反映查新项目核心内容。

确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。

制定周密、科学而具有良好操作性的检索策略。

3.2.2检索年限的确定

检索文献的年限应当以查新项目所属专业的发展情况和查新目的为依据，一般应从查新委托之日前推10年以上，对于查新合同中另有约定的，按约定执行。

3.2.3检索范围和检索工具的确定

查新员在完成以上检索准备后，应根据委托人提供的使用文献情况，确定检索范围和选择检索工具。

在确定检索范围和选择检索工具时应遵循以下基本原则：

（1）检索词的确定和联机检索策略的制定应当以机检为主，手检为辅，力求查全、查准，保证质量。

（2）检索词选择要考虑能够表达检索概念的所有不同的词，如：

同义词、隐含词、替代词、缩写词、以及检索词的英、美不同拼写法等。

（3）选择检索用词和（或）检索符号（包括主题词、副主题词、关键词、分类号、专利号、化学物质登记号等），准确地进行逻辑组配，制定检索式和检索策略

（4）检索时，每一国内外（或国外）查新项目外文文献部分必须经过Dialog国际联机检索。

（5）中文文献数据库因各数据收录范围有所侧重、主题词标引不规范、检索点较少、检索功能较弱，所以所有涉及委托项目的中文数据库均必须检索，且应放宽检索范围，通过人工判断对文献进行筛选，以防漏检。

（6）外文文献数据库利用Dialog数据库扫描检索功能，结合本细则中所规定学科基本检索工具及下述注意事项选择应检索的数据库。

（7）查新除利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的主要现刊，以防漏检。

此外，查新员还应当注意利用相关工具书如手册、产品目录、年鉴等。

3.2.4检索过程

（1）对检索策略进行试检，将试检结果与委托者的资料进行对照。

（2）修改检索策略，必要时与委托者进行协商，确定最佳检索途径进行检索.

（3）在检索过程中不断调整检索策略，除检索词之间的逻辑组配外，还要考虑检索式与检索词之间和检索式之间的可能组配，通过扩展和限制检索的不断交替进行，最后检出相关度较高的文献。

（4）查新员检索出有关题录或文摘后，与委托人提供的技术资料进行对比分析，作出正确判断，密切相关文献必须查找原文，复印件应作为查新咨询报告的附件。

3.2.5选择外文数据库时的注意事项

（1）委托查新项目研究内容或应用范围涉及到多学科时，相关学科的文献数据库必须列入检索范围。

（2）委托查新项目为应用研究或开发研究时，应考虑检索专利、会议文献和成果公报等。

（3）委托查新项目为产品类查新时，应考虑利用Internet搜索引擎查找网上是否有同样产品说明。

（5）委托查新项目若要与国外某国的情况进行对比时，应考虑检索该国编制的文献检索工具。

（6）综合性检索数据库应与专业性检索工具相结合。

3.2.6实施联机检索应注意的问题

（1）正确地选用主题词和编制检索策略。

查新人员要认真与委托人交换意见，充分理解项目的实质内容和委托人要求，以便确定检索词和检索策略；

查新项目的检索范围应宽于一般项目的文献检索，机检用检索词尤要慎重选择；

要注意选用国外惯用的技术用语，对委托人提供的词要认真复核，查对有关词表或用手检核对与数据库相对应的检索工具所采用的检索词，要注意对项目隐含感念的提取。

（2）制定检索策略时，先利用图书馆现有光盘或网络数据库以较宽的检索策略初步调查有关文献的分布情况和相关技术的研究情况，进一步明确检索词；

编制策略时要注意各个数据库的特点，制定出周密、科学而具有良好操作性的检索策略。

（3）凡能用分类号来检索的，在用“词”检索的同时，再用分类号检索，以便检索相对集中，避免漏检。

（4）机检结果为零的项目，为保证查新质量，一方面应再次审核所用检索词和策略是否正确，另一方面可采用分式检索或取消专指性检索词，再次上机。

处理可分两种情况：

一种情况是在综合分析后确定结果为零，可下结论；

另一种情况是估计还可能查到相关文献，但检索结果为零，可通过专家和同行咨询、扩大检索范围等方式进一步开展工作。

3.2.7检索结果的检验和调整

在文献检索实际工作中，常常会出现检索结果不理想，还需要进行检验和调整。

检验和调整有以下几种方式：

（1）增加新的相关数据库检索。

（2）从主题词途径检出的文献用分类检索途径来检验。

（3）从数据库设置的其他字段检验主题词检索结果。

（4）扩大、缩小检索范围。

对于检出的记录文献太少时，应当扩大检索范围；

当检出的记录文献过多时，应当优化检索策略，缩小检索范围。

3.3文献分析对比

（1）对检索到的相关程度较很高的文献进行浏览，对照查新咨询要点，进行文献内容范围、分布状况和相关程度分析，初步确定密切相关文献。

（2）逐篇查阅初步确定的密切相关文献原文全文，最后确定密切相关文献。

（3）将密切相关文献与查新咨询要点即查新咨询项目的主要技术内容、技术特点、技术指标及其水平逐一、分别或综合进行对比分析，密切相关文献较多时，可将文献按要素对比论述，也可将密切相关文献进行综合分析，然后再选择3～5篇典型文献进行比较详细的对比分析；

对于密切相关文献较少的项目，要对密切相关文献逐篇对比分析。

（4）分析对比的过程用综述或列表的方法表述，并用角码注明密切相关文献的顺序号。

（5）通过分析对比得出新颖性评价：

按查新咨询要点回答查新咨询项目的主要内容或某一方面是否已有相同或类似研究，研究深度、广度如何？

该项目主要技术处于什么水平、有哪些特点等。

3.4出具查新报告

查新报告是查新人员以书面形式就查新事物及其检索结果向查新委托人所做的正式陈述。

查新员出具的查新报告内容应当符合查新合同的要求，如实地反映检索情况和检索结果，尽量避免在“检索结果”一栏中使用定性词语，并在查新合同约定的时间内向查新委托人出具查新报告。

（1）草拟查新报告：

根据查新项目的科学技术要点，将检索得到的文献分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，草拟查新报告。

（2）咨询查新咨询专家：

必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其他实际情况，选聘若干名同行专家担任查新咨询专家，就查新项目的文献检索与新颖性问题进行咨询。

（3）对查新程序和查新报告进行审核：

审核员根据《科技查新规范》、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行审核。

（4）查新员填写查新报告。

（5）查新员和审核员在查新报告上签字，加盖“科技查新专用章”。

（6）查新报告由查新机构按年度统一编号，并填写“查新完成日期”。

（7）整理查新报告附件，附件包括密切相关文献的原文复印件、一般相关文献的文摘。

查新员应当对所有附件按相关程度依次编号。

（8）提交查新报告。

完成查新报告后，查新机构按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。

提交查新报告后，查新人员应及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档。

3.5资料存档

查新员按照档案管理部门的要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档。

4《查新项目委托单》、《科技查新合同》与《科技查新报告》运用细则

4.1基本要求

为保证《科技查新报告》质量与规范化程度，对《查新项目委托单》、《科技查新合同》、《科技查新报告》中的主要共性栏目的含义与填写要求作如下明确规定。

（1）项目科学技术要点：

可理解为项目的主题，充分反映出项目的全部概貌，具体概括项目所属的技术领域，背景技术、拟解决的技术问题、采用的技术方案、主要技术特征、技术参数或指标、技术效果及应用范围等相关技术内容。

（2）查新点：

指项目需要查证的内容要点。

可理解为查新项目的“创新点”，具体指与现有技术相比，体现某项成果新颖性与先进性的技术特征点，查新项目的一般技术特征或非关键性技术内容不应作为查新点。

查新的目的与归宿是对创新点的查证，可比文献的筛选、检索结果的分析对比以及查新结论均应针对各查新点进行。

因此，查新点应逐条列出，并包括体现该项目新颖性的全部技术创新点。

（3）查新要求：

对本查新项目（查新点）的新颖性作出判断，查找国内（外）是否有与本项目相同或类似的研究，查找国内（外）有关本项目的科技文献报道，对查新项目分别或综合进行国内外对比分析，查新委托人提出的其他要求。

（4）查新目的：

科技立项（申报各级、各类科技计划），科技成果鉴定，申报科技成果奖励，申报专利，新产品，其他。

4.2《查新项目委托单》

《查新项目委托单》是双方签订正式《科技查新合同》之前，用于反映项目主题特性及创新点，并记载委托查新方要求的质量过程记录表。

委托方在委托查新时，首先应填写《查新项目委托单》以便查新单位按委托单所表述的内容与要求，进行合同评审与洽谈。

委托单的填写有以下注意事项。

（1）查新委托单是查新人员初步判断查新项目新颖性与否及是否受理的重要依据，因此委托人应认真填写委托单，委托单所有项目均不得空缺，要求详见《查新委托人须知》。

（2）立题查新要提交填写清楚的科研项目申请书，如无科研项目申请书，应提交相应的技术资料；

成果及其他查新，必须提交成果申报书、论文目录、主要论文原文及其他有关技术资料。

（3）委托人不得将两或两个以上不同内容的课题作为一个项目申请，课题开始检索后，不得更改其内容，如更改则按重新委托办理。

（4）委托人在委托查新时，应主动向查新咨询人员介绍所委托项目的内容要点、特点、新颖点、范围以及需要特别注意的问题。

凡申请密级查新项目的单位或个人，应在委托单上写明密级，特殊要求保密的可根据国家有关规定与查新单位签订项目技术内容的保密合同。

保密合同的订立须采用书面形式，其条款由当事人双方共同约定。

（5）委托人须按要求认真逐项填写（委托单），尤其要将项目的内容要点、技术关键、主要指标、创新点（新颖点）及其他特点等填写清楚，简明扼要地列出需要进行国内／外对比分析的查新咨询要点和查新咨询要求。

（6）为准确、方便地进行查新检索咨询。

委托人应在（委托单）中相应栏目提供5—10个中英文对照检索用词和（或）检索符号，列出3—5篇与该项目密切相关的国内外文献，并填明该项目的主要参与人员以便必要时检索他们发表的相关论文。

如确需加急，则须填明加急级别。

4.2《科技查新合同》

对于每一个查新项目，查新机构与查新委托人应当依法订立并履行查新合同。

要做到自愿、平等、公平、诚实信用。

《科技查新合同》文本采用中华人民共和国科技部发布的《科技查新合同》（参考文本），并按其要求执行，具体规定如下：

（1）合同编号共十四位，左起第一至四位为公历年代号，第五、六位为省、自治区、直辖市编码，每七、八、九位为查新机构编号，第十至十四位为报告序号，以上编号不足位的补零。

各省、自治区、直辖市编码按GB/T2260-2002，报告序号自行编排。

北京编码为11。

编号为该项目的唯一性编号。

（2）合同书中的基本内容由委托方填写，以下项目不得空缺：

查新项目名称、委托单位名称（含委托人、电话、电子信箱）、查新目的、查新点、查新要求、查新项目的科学技术要点、中（英）文关键词。

合同书中的其它项目内容可根据查新项目的具体情况，视需要而定。

（3）查新机构接受查新委托时，应当与查新委托人就查新合同的内容进行约定。

查新接待人员对所填内容须依据查新业务要求认真推敲，确认委托查新内容的新颖点、提供资料的完整性、查新要求的合理性，及时间要求和费用等。

（具体条款详见查新合同。

）

（4）查新合同应当采用书面形式。

根据《中华人民共和国合同法》第十一条，书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。

（5）查新合同双方应当在查新合同上签字（盖章）方可生效。

（6）查新合同生效后，除双方同意或须进一步澄清内容细节外，不得单方个修改。

当已完成按合同规定的查新要求后，若委托方提出对查新内容作实质性修改（如改变查新点等），则应视具体情况，补充收取费用或签定新的查新合同。

（7）查新人员对委托方填写的项目科学技术要点进行文字语句的条理化、规范化修改和删减，计量单位的法定换算，对委托方提供的中英文关键词的修订与扩展，属正常业务范畴，与上述修改合同无关。

4.3《科技查新报告》

4.3.1基本要求

（1）查新报告采用科学技术部规定的格式，由封面、主体及附录三部分组成。

其内容符合查新合同的要求；

提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。

（2）报告编号、查新目的查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、等同《查新委托单》、《科技查新合同》基本要求。

（3）查新报告封面及查新机构等项目须如实填写，不得空缺。

（4）查新报告采用A4纸幅面，左、右页边距为28mm，上、下页边距为30mm。

（5）字体、字号：

查新报告各栏目题目采用小四号黑体，以汉字序号为标题序号，数字后为顿号。

每栏的大小，可随内容调整。

正文汉字一般采用小四号宋体（当文字内容较多时，在布局得体的情况下，也可在部分栏目采用五号宋体，以节省版面），以阿拉伯数字为标题序号，数字后为底齐点。

报告中的外文字母、阿拉伯数字采用小四号新罗马字体（TimesNewRoman）。

（6）行距：

文字行距疏密得当，段落分明，便于阅读。

当采用小四号宋体时，每页不宜超过35行当采用五号宋体字时，每页不宜超过40行。

（7）版式：

叙述性文字的段落采用首行缩进两个汉字。

相关文献的著录格式统一如下，转行时悬挂缩进。

（期刊）顺序号作者.题名.刊名.出版年;

卷（期）:

起止页

（专著）顺序号作者.书名.出版地:

出版者,出版年.起止页

（专利）顺序号专利申请者.题名.专利号,公告日期

（会议论文）顺序号作者.论文题名.文集名.出版者:

出版年.起止页

（学位论文）顺序号作者.论文题名[XX学位论文].地点:

学位授予单位,年份.页数

（8）文字表述：

查新报告采用描述性写法，使用规范化术语，杜绝文字错误。

文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求，不得使用含意不清、模棱两可的词语，应当包含足够的信息，使得查新报告的使用者能够正确理解。

查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人偏见。

（9）报告内容一律打印，签字使用钢笔或者炭素笔。

4.3.2文献检索范围及检索策略

（1）依次列出检索范围、工具、手段（计算机检索、手工检索）和途径（分类号、主题词、关键词），如采用其他检索工具则须写明中外文全名及简称和缩写。

（2）检索范围：

列出在检索中涉及并从中检出相关文献的国内外数据库、工具书的名称、起止年限；

未检索的数据库则不必列出；

与查新项目无关、虽检索使用但未查出相关文献的数据库均不列出。

（3）检索用词：

依次列出中英文检索用词，至少使用主题词、关键词和（或）分类检索二种以上方法。

检索用词以与课题内容相关的规范性检索词为主，辅以相应的同义词或近义词。

关键词以词或词组为单位，不宜采用短语，词组中不能含有联机检索禁用词或介词。

（4）检索策略：

详细列出检索过程中实际使用的字词、截词及其逻辑组配检索式。

4.3.3文献检索结果

（1）对本报告所列检索范围内的文献检索概况进行简单描述，如相关文献在检索数据库中的分布情况，检出文献中所属文献类型（专利、期刊、会议文献）与国别，检出文献的相关程度等。

（2）对检出的相关文献分为国内、国外两部分列出，每部分依次按密切相关文献和一般相关文献的顺序排列。

（3）对所列相关文献依据其摘要中与查新项目的可比性内容逐篇进行简要描述，对相关文献的引录应选择其内容中可与查新点相比较的内容，既防止大篇幅的盲目引录，又要避免对文献内容（特别是外文文献）仅作敷衍笼统地说明。

按相关程度列出密切相关文献5篇左右，按国家标准著录格式进行著录。

所列外文文献题目应译成中文。

4.3.4查新结论

（1）简要叙述检索结果：

参照“检索结果”内容，简述所用检索工具种类总数、检索年限、检索总文献量、检出相关文献量及最后确定的密切相关文献量。

（2）简述根据查新咨询要求就哪几点进行了对比分析。

（3）列表或文字说明密切相关