办公自动化对秘书工作的作用及影响.docx

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办公自动化对秘书工作的作用及影响

镇江高专

ZHENJIANGCOLLEGE

毕业设计（论文）

办公自动化对秘书工作的作用及影响

Officeautomationfortheroleandinfluenceofsecretarialwork

系名：

人文科学系

专业班级：

文商11

*************************

学号：

*********

指导教师姓名：

钱兴

指导教师职称：

副教授

2013年11月

引言………………………………………………………………………………4

第一章调查的基本信息……………………………………………………4

1.1调查目的……………………………………………………………4

1.2调查对象………………………………………………………………4

1.3调查项目………………………………………………………………4

1.4调查方法………………………………………………………………4

1.5调查安排………………………………………………………………5

第二章什么是办公自动化…………………………………………………5

第三章办公自动化对秘书工作的作用和影响………………………5

3.1办公自动化在秘书工作中的作用………………………………………5

3.1.1文字写作，公文管理…………………………………………6

3.1.2信息共享与交流，沟通管理…………………………………6

3.1.3档案规划、文件管理…………………………………………6

3.2办公自动化对秘书工作的影响………………………………………6

3.2.1办公自动化对秘书工作的积极影响…………………………7

3.2.2办公自动化技术产生的弊端…………………………………7

第四章办公自动化的现状…………………………………………………8

4.1看待办公自动化的态度………………………………………………8

4.2对办公自动化掌握情况的基本现状…………………………………9

结论………………………………………………………………………………10

致谢………………………………………………………………………………11

参考文献………………………………………………………………………12

办公自动化对秘书工作的作用及影响

专业班级：

文商11学生姓名：

张月

指导教师：

钱兴职称：

副教授

摘要在当今社会，秘书已成为最广泛的社会职业之一，企业秘书活动、商务秘书活动、涉外秘书活动以及私人秘书活动日益成为秘书活动的重要组成部分。

伴随着科学技术的发展，办公自动化为办公室内事务性的业务处理运用越来越广，其意义在于将人力从重复的可以由各种新技术、新机器、新设备处理的事务中解脱出来，再提高业务处理效率的同时，办公室人员可以发挥创造、决策等诸多方面的长处，更好地为社会主义经济建设服务。

所以，秘书工作实现办公自动化是新技术发展的必然趋势，也是传统工作方法、手段向科学化、规范化转变，提高工作质量和效率的客观要求。

加强秘书办公自动化建设，对秘书工作产生着深刻的影响。

关键词：

办公自动化发展秘书工作效率质量

Officeautomationfortheroleandinfluenceofsecretarialwork

AbstractIntoday'ssociety, theSecretary hasbecomeoneofthe mostwidely socialoccupation, companysecretarial activities, SecretaryofCommerce activities,foreignsecretary and privatesecretary activities hasincreasinglybecomeanimportantpartof secretary activities. Withthedevelopmentofscienceandtechnology, theofficeautomation office businessprocessing moreandmorewidelyused, itssignificanceliesinthe human fromtherepeated by allkindsofnewtechnology, newmachines, newequipment handling affairs, to improvetheserviceefficiency atthesametime, theofficestaff canplayincreating, decision manyaspectsofthe advantages, tobetterservethe socialisteconomicconstruction.Therefore, thesecretary work torealizeoffice automationistheinevitabletrendofthedevelopmentofnewtechnology, butalso thetraditional workingmethods,meanstothe scientific, standardized, objective requirementstoimprove workqualityand efficiency. Strengthenthe constructionofofficeautomation, whichhaveprofoundeffectson Secretarywork.

KeywordsOfficeautomationDevelopmentSecretarialworkEfficiencyquality

引言

随着现代科学技术的飞快发展，特别是计算机的普及和网络技术的不断进步，许多现代化的办公设备进入了各级党政机关和企事业单位的办公室。

现代秘书工作和过去传统意义上的秘书工作相比，发生了重大的变化。

过去党政机关和企事业单位起草文件材料，都是秘书人员手写，再交给打印员，由打印员校对打印，而现今，电子计算机、打印机、复印机以及传真机等一系列的现代化办公设备的普及和运用，秘书人员从文件的起草到印制，这一系列的工资一气呵成，不光是文件材料的起草，办公自动化技术已经渗透到秘书工作的方方面面，例如：

文字管理、信息管理、档案管理、会议的组织等等。

而且，办公自动化技术在现代秘书工作中占有重要的地位。

同时，这也给我们秘书工作人员的本身提出了更高的要求。

第一章调查基本信息

1.1调查目的

了解秘书对办公自动化的认知和态度，并分析其中原因，以及提出部分解决办法。

1.2调查对象

我们把调查对象尽量集中在一些有秘书工作及相关工作经验的人群，还有一些大学生等

1.3调查项目

了解大家对办公自动化的认识程度，以及对办公自动化秘书工作的作用及影响一些看法

1.4调查方法

主要有：

问卷调查法、资料查阅法、网络调查法和实地考察法

1.5调查安排

步骤：

1.第一个星期（10.1-10.7）：

制作社会调查表并且出去发放调查表，收回调查表，进行分析研究。

考虑到国庆期间放假，路上的行人较多，所以选择这个时间发放问卷调查表（发出多少50份收回50份）。

2.第二个星期（10.8-10.14）：

实地考察，我们去了附近的几个公司，在不打扰员工上班的情况下，对其有关的工作人员进行询问和了解，并对我们所掌握的信息进行补充修改。

3.第三个星期（10.15-10.21）：

网络研究，利用网络行的信息对我们掌握的信息进行丰富和完善。

第二章什么是办公自动化

办公自动化是指办公人员利用现代科学技术的最新成果，借助先进的办公设备，实现办公活动科学化、自动化，其目的是通过实现办公处理业务的自动化，最大限度地提高办公效率，改进办公质量，改善办公环境和条件，辅助决策，减少或避免各种差错和弊端，缩短办公处理周期，并用科学的管理方法，借助各种先进技术，提高管理和决策的科学化水平。

早在20世纪40年代，美国的部分企业就开始使用机器来处理办公业务，当时将这种手段称为办公室自动化。

随着经济和技术，特别是信息技术的飞速发展，办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围，迅速渗透到管理的范畴。

人们将其统称为办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）。

第三章办公自动化对秘书工作的作用及影响

3.1办公自动化在秘书工作中的作用

由于秘书工作的特殊性，使秘书工作会直接影响办公室的管理执行能力和工作效率，同时秘书工作又是基础性的工作，需要拥有许多基本的素质和技术。

办公自动化的使用，极大的提高了秘书工作的办公质量和效率

3.1.1文字写作，公文管理

在传统的办公方式中，文稿的形成需要秘书人员在纸上起草，反复修改、校对。

而现今可以用计算机的键盘将文稿输入，利用文字处理软件直接在屏幕上修改，还可以通过打印机直接印出所希望的字体及颜色。

这样一来，就直接取代了繁琐的传统办公方式，从而提高了办公效率和办公质量。

3.1.2信息共享与交流，沟通管理

在日常工作中，秘书往往是重要信息的掌握者，通过办公自动化的信息共享与交流，能使单位内部因信息透明、沟通及时，而营造出和谐的人文环境，从而显著提高工作效率，同时能使企业内部信息的共享与交流能够更加的通畅，更加正规化。

秘书人员也会因消息发布与沟通更为得当，从而使自身的工作更有成效。

3.1.3档案规划、文件管理

档案管理是秘书人员日常工作中比较繁重的工作内容之一。

文件大量积累，档案随之也大量存在，办公自动化的使用，通过电子文件柜的形式进行保存、共享和使用，方便查找，大大提高了工作效率，减少了秘书的工作负荷。

3.2办公自动化对秘书工作的影响

针对办公自动化对秘书工作的影响程度，从调查问卷的统计中可以看出，6％的人觉得办公自动化对秘书工作完全没有影响，22%的人觉得办公自动化对秘书工作的影响不大，62%的人认为办公自动化对秘书工作的影响很大，而10%的人认为办公自动化在秘书工作中已经到了不可或缺的地步。

统计数据如下图：

有的人认为，没有计算机，不会办公自动化，自己一样可以把工作做好，所以，会不会办公自动化，多秘书工作没有太大的影响。

3.2.1办公自动化对秘书工作的积极影响

首先，办公自动化信息技术的飞速发展，会伴随着新型办公设备的软件的产生，让秘书体力劳动大大减少，而智力方面的事物会增多，因而为了更好的实现自己的价值，要求秘书必须学习并掌握这些设备与软件的用法，以随时为领导服务。

其次，随着办公自动化信息技术的发展，服务方式变得多种多样，秘书已经深刻认识到位领导提供多种方式的服务是对现代优秀秘书人才的基本要求。

再者，现代办公设备和信息技术扩大了秘书工作的范畴。

秘书日常工作的内容是密切关注当代科学技术的发展状况，敏锐的发现办公自动化的新产品、新成果，不断地收集技术信息，并进行归纳总结，找出有关参考价值的技术资料，及时提供给有关领导，作为领导进行决策的参考依据。

秘书服务意识的提升，会让其工作的质量得到相应提高，从而有利于服务工作的深入展开。

3.2.2办公自动化技术产生的弊端

然而，办公自动化是一把双刃剑。

网络不安全因素给信息安全和保密带来了严重的负面影响。

它给人类带来了丰富的共享资源，便于人与人之间的交流和沟通，但不可避免的给人们的隐私和信息