说明书排版要求规范印刷版Word文档下载推荐.docx

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句子6

表格与图标7

软件界面图片8

标点符号10

注、注意、警告10

2.4词汇表11

2.5索引12

2.6其他方面12

页面设置13

页眉与页脚13

附录14

汉语写作的相关规定14

“的、地、得”用法14

第1章说明

此文档主要用于规说明书排版，统一说明书格式，为提高说明书质量提供标准和依据。

本文档只适用于word2003。

公司所有产品说明书必须按照此规来进行撰写。

第2章排版规

说明书应该依次包括封面、目录、正文容、附录、词汇表、索引几个部分，下面分别介绍这几部分的编排规及其他方面的设置规则。

2.1封面

说明书的封面应遵循以下规则：

1.封面有两页；

2.第一页封面的信息应该包括说明书名称、设备版本号。

名称的中文字体属性为华文宋体、小二、加粗、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、18pt、加粗、半角字符，段落属性为右对齐；

设备版本号的格式为：

“Version：

版本号”，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、10pt、加粗、半角字符，段落属性为两端对齐；

3.第二页封面的信息包括说明书中特殊标识符的定义及声明、说明书版本。

“特殊标识符”中文字体属性为黑体、五号、加粗、全角字符，英文字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、加粗、半角字符；

特殊标识符定义的格式为“特殊标识符：

解释”，中文字体属性为黑体、小五、全角字符，特殊标识符加粗，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符、特殊标识符加粗，冒号格式与特殊标识符相同。

声明及说明书版本中文字体属性为黑体、小五、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符。

2.2目录

说明书的目录应遵循以下规则：

1.目录页面的标题中文字体属性为华文宋体、小三、加粗、全角字符，英文字体属性为TimesNewRoman、15pt、加粗、半角字符；

2.目录最多三层；

3.一级目录的中文字体属性为黑体、四号、加粗、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、14pt、加粗、半角字符；

4.二级目录的中文字体属性为黑体、五号、加粗、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、加粗、半角字符；

5.三级目录的中文字体属性为黑体、小五、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符；

6.一级目录无缩进，二级目录比一级目录缩进2个字符，三级目录比二级目录缩进2个字符；

7.一级标和二级目录的段落属性为两端对齐，单倍行距，段前间距为0.5行、段后间距为0行。

三级目录段落属性为两端对齐，单倍行距，段前间距为0行，段后间距为0.1行。

2.3正文容与附录

正文容主要是向用户介绍产品功能、指导用户如何正确使用产品；

附录是用来对产品使用的相关补充、售后服务及责任声明等。

对于正文容与附录部分，从以下几方面进行规定。

标题

说明书中的标题，遵循以下规则：

1.高一级标题下不应只有一个次级标题，同时避免孤立的章节和标题存在；

2.标题要避免孤立编号，正文不要有孤立二、三标题，孤立的BlockLabel样式；

3.说明书中最多出现三级标题，一级标题前中文说明书编号为“第×

章”，英文说明书编号表示为“Chapter×

”；

二级标题前中文与英文说明书编号同表示为“×

.×

其中“×

”为章节数，用阿拉伯数字表示，从1开始。

标题编号采用项目编号方式。

三级标题前中文与英文说明书都无编号；

4.编号与标题间空一格；

5.一级标题的中文字体属性为华文宋体、四号、加粗、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、14pt、半角字符；

6.二级标题的中文字体属性为华文宋体、小四、加粗、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、12pt、加粗、半角字符；

7.三级标题的中文字体属性为华文宋体、五号、加粗、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、加粗、半角字符；

8.标题段落属性均为无缩进，两端对齐，单倍行距，段前间距为0.5行、段后间距为0行。

段落

说明书中的段落，遵循以下规则：

段落的中文、符号字体属性为华文宋体、小五、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符；

段落属性为无缩进，两端对齐，单倍行距，段前间距为0行、段后间距为0.1行。

句子

说明书中的句子，遵循以下规则：

1.正文中若需项目列表，一级列表编号中英文同为阿拉伯数字，二级列表编号使用项目符号“●”，其下不可再嵌入子项目列表；

2.句子中可以出现图形，但不能改变行间距；

3.讲述产品的操作时，句子中出现的产品相关词汇需加引号并加粗显示，但不得改变字体大小和字体种类，引号格式与词汇相同。

当用产品相关词汇描述一连串的操作动作，后者是前者的下一步同时是其子菜单时，则词汇之间用“→”连接，但若词汇之间有文字性描述，则不用其连接，“→”的格式与词汇相同。

如：

例1，点击Windows“开始”→“所有程序”→“neware”→“TC52”→“BTSDA”，启动软件；

例2，点击“导出”，选择“TXT、EXCEL或PDF”中任意一种。

表格与图标

对于说明书中的表格和图像遵循以下规则：

1.表格一行中的单元要求不跨页；

2.表格的题注在紧接表格的上方，中文文档格式为“表_×

_名称”，英文文档格式为“Table_×

_名称”。

其中“_”为一个空格，“×

”为阿拉伯数字，从1开始，全文统一编号，中文字体属性为华文宋体、小五、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符。

段落属性为居中。

无边框表格不需题注，不按此规则；

3.每个表格的下方都要空一行，这一空行的样式为正文。

在遇换页的特殊情况下，若表格后的空行为页面第一行，空行需删除。

无边框表格不需按此规则，随使用单独规；

4.禁止使用第三方的商标、图标、图形；

5.所有VISIO绘制的组网图一律另存为*.WMF格式，才能在WORD中插入；

6.图中的文本：

中文华文宋体，小五，全角字符；

字母与数字TimesNewRoman，9pt，半角字符；

7.图形的题注紧接图形的下方，中文文档格式为“图_×

_名称”，英文文档格式为“Figure_×

段落属性为居中；

8.若要介绍图形中的某些部分名称，可对这些部分分别加标注，标注形式为阿拉伯数字，从1开始，若要解释的部分在图形中不清晰，可引出图形放大部分与原图形一起进行标注；

对标注从1开始进行解释，有两种情况，一是简单解释其名称，紧接图形题注的下方使用无边框表格来描述，居中显示，中文字体属性为黑体、五号、全角字符，英文与数字字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、加粗、半角字符；

一是要一并介绍其功能，紧接图形题注下方使用表格来描述。

标号与解释之间空一格，两种情况格式如下：

图1机箱外形

情况一：

解释名称

1电源及状态指示灯

2电源开关

3通道工作指示灯（共八个）

4164插座

情况二：

解释名称与介绍功能：

表1表格示例

用于显示电源及状态。

控制电源打开关闭。

3通道工作指示灯

共8个，用于表示通道的工作状态。

用来连接鳄鱼夹具。

9.图形解释（使用无边框表格的情况一）下方需空一行，这一空行的样式为正文。

软件界面图片

在描述上位机和中位机软件界面时，容遵循以下规则:

1.包含软件启动的主界面图片；

2.包含相关功能的主界面图片，如上位机BGS客户端功能性主界面的当前界面:

常规显示、列表显示、工步显示、容量分选、电池配组、大小图标切换显示、小图标里:

电压显示、电流显示、容量显示、时间显示；

历史界面的显示。

3.界面图片的描述方式：

方式一：

通过箭头引出说明。

图2BTSDA.exe软件主界面

方式二：

通过在表格中图片加文字描述说明。

表2工步参数设置

记录条件包括时间间隔、电压变化及电流变化三个选项，可以同时选择多项有效。

各项记录条件之间是逻辑或的关系，只要其中任意一项满足，就记录一次数据。

恰当地选择记录条件可使数据文件尽可能小，但却不漏掉关键性的数据。

提高数据处理的速度。

“安全保护”主要是针对测试过程中，电池电流、电压采样异常的通道进行硬件保护。

具体设置以锂电为例，通常锂电放电电压为2.75V，充电电压为4.20V，安全保护参数上下限电压可参考设置为2.5~4.3V。

本系统定义充电电流为“+”，放电为“-”，设置安全保护时务必注意，如设置充、放电电流为700mA，“安全保护”中“电流围±

”数值应大于700mA，不是电流偏差。

备注信息的容会自动存入数据文件，以备查询或打印。

方式三：

通过注释，放大界面中的主要标签、结构、图样等。

标点符号

说明书中的标点符号遵循以下规则：

1.如果是中文说明书，使用中文的标点符号，不论句子的结束文字是英文或是中文；

如果是英文说明书，使用英文标点符号；

2.标点符号无论中英文下均为半角字符；

3.半字线常用于汉字和数字（字母）之间：

铀–235、惠普–5000；

4.一些外来的词汇中常用短划线：

E-Mail、CD-ROM、ITU-T、8-bit；

5.浪纹符用于表示数量的围：

1～3；

6.长横常用于地名之间：

——。

注、注意、警告

说明书中要添加注、注意、警告三种提示语，以便用户更好地理解使用产品。

它们遵循以下规则：

1.注：

表示可以帮助用户更好地使用产品，图标为“”；

2.注意：

表示可能会损坏硬件或导致数据丢失，并告诉用户如何避免该问题，图标为“”；

3.警告：

表示可能会导致财产损失、人身伤害甚至死亡，图标为“”；

4.图标从本文档中复制使用，三种图标大小均设置为高0.56cm，宽0.56cm；

5.三种提示中文说明书表示形式为“图标_注/注意/警告：

容”，英文说明书表示形式为“图标_Note/Notice/Caution:

_容”，其中“_”为一个空格，“容”为提示容；

6.三种提示（含提示容）中文字体属性为黑体、小五、加粗、全角字符，英文与数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、加粗、半角字符。

7.注、注意、警告的图标及其容放在无边框表格中。

图片格式和表格属性请参看下例。

例：

注意：

循环序号/过程序号/记录序号为必须显示的容，不可选。

注：

警告：

2.4词汇表

词汇表用来提供术语的解释。

词汇表应遵循以下规则：

1.词汇表只有一级标题，即词汇表页面的标题，中文字体属性为华文宋体、小三、加粗、全角字符，英文字体属性为TimesNewRoman、15pt、加粗、半角字符。

标题前无编号；

2.英文说明书的词汇按字母升序排列。

中文说明书的词汇表，若有中英文两种词汇，则分为“英文”、“中文”，分别进行升序排序，“中文”再分为“A、B…”，将中文词汇按字母顺序进行分类并升序排序；

若无英文词汇，则分为“A、B…”，将词汇分类并升序排序。

“英文”、“中文”字体属性为华文宋体、四号、加粗、全角字符，“ABCD…”字体属性为TimesNewRoman、12pt、加粗、半角字符；

3.词汇表中的词汇中文字体属性为华文宋体、五号、加粗、全角字符，数字与英文字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、加粗、半角字符；

4.词汇表中关于词汇的解释中文字体属性为华文宋体、五号、全角字符，数字与英文字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、半角字符；

5.词汇与解释之间用符号“—”连接，其格式与词汇相同；

6.整个词汇表（包括标题与全部容）的段落属性为无缩进，两端对齐，单倍行距，段前间距为0行、段后间距为0.5行。

中文说明书词汇表（含英文词汇）

图3中文说明书词汇表示例

2.5索引

索引是把文档等资料中的项目或容摘记下来，每条下标注出处页码，按一定的次序排列，供人查阅的资料。

对于说明书中的索引，遵循以下几条规则：

1.索引只有一级标题，即索引页面的标题，中文字体属性为华文宋体、小三、加粗、全角字符，英文字体属性为TimesNewRoman、15pt、加粗、半角字符。

2.索引的排序与词汇表一致，参照2.4节第2点；

3.索引最多两层；

4.一级索引加粗显示，二级索引不加粗；

一级索引无缩进，二级索引比一级索引缩进2个字符；

5.索引项中文字体属性为华文宋体、五号、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、半角字符；

6.整个索引（包括标题与全部容）的段落属性为两端对齐，单倍行距，段前间距为0行、段后间距为0.5行。

2.6其他方面

页面设置

页面统一国际标准A5型纸排版，上下页边距为2.41cm，左右页边距为1.45cm。

页眉与页脚

说明书中的页眉页脚遵循以下规则：

1.说明书封面的第二页无页眉页脚，目录无页眉；

2.页眉中的中文字体属性为华文宋体、五号、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、10.5pt、半角字符；

3.页眉的段落格式为两端对齐；

4.页眉左端插入公司的商标，高0.58cm，宽1.72cm，右端为该说明书的名称；

5.页脚的中文字体属性为华文宋体、小五、全角字符，英文、数字字体属性为TimesNewRoman、9pt、半角字符；

6.第一页封面的页脚段落格式为居中；

其他页面页脚的段落格式奇数页为右对齐，偶数页为左对齐；

7.第一页封面的页脚依次插入公司名称、公司网址、公司；

其他页面的页脚中英文文档格式奇数页为“该章标题_∣_该页页号”，偶数页为“该页页号_∣_该章标题”，其中“_”为一个空格；

页号为阿拉伯数字。

附录

汉语写作的相关规定

为了提高中文说明书的质量，让字、词、句的用法更加符合现在汉语表达的规定和习惯，现在做出如下规定，介于汉语表达的灵活性和复杂多变，此规定仅作参考。

“的、地、得”用法

从汉语言文学的语法来说明“的、地、得”在不同语言环境中的用法及其读音规定。

1.“的”是通用的，可以作为的、地、得的替代语，日常都可以通用。

严格来说，上述三字是组成语句的短语（词组）的虚词之一。

“的”常用在介宾词组，表达一种描述后的结果，通常用在名词、形容词后。

“地”常用在动宾词组，也是一种描述的后果，通常用在名词、动词、形容词后。

“得”常常表示一种后果，常出现在动补词组，表示一种状态，一种结果，通常用在动词后，作为动补状语出现。

2.使用“de”语法结构：

修饰限制+的+名词；

修饰限制+地+动词；

动词（形容词）+得+补充说明。

3.“的、地、得”用法举例:

“的”后面跟的都是名词，例如，我们的家乡，美丽的家乡，强壮的小伙......“地”后面跟的都是表示动作的词，例如，项目在快速地推进、工程师们紧地开始工作......“得”前面跟的多数是动词，后面跟的都是形容词，表示怎么怎么样的，如“扫得真干净，笑得多甜啊......”如果“de”的后面是“很、真、太”等这些词，一般用“得”。

4.“的”、“地”、“得”附着在词或词组后面，在句子中起结构作用时，都读作“de”，在书写时却要写成三个不同的字，所以非常容易发生混淆。

用得对，意思表达就明确，用得不对，有时也会产生非表达者意愿的“意义错位”。

比如：

看了这场球赛，他激动得叫了。

这两句话从表面看只是一字之差，但意思不完全相同。

前一句强调“激动”，“叫了”是对激动程度的补充说明。

后一句主要是述“叫了”，“激动”是对叫的样子的修饰。

因此两句用了不同的“de”。