商务总机Word格式文档下载.docx

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2.2.4服务管理8

2.3分机用户功能使用操作步骤13

2.3.1分机用户登录13

一、引言

1.1编写目的

编写用户手册的目的有两个：

1）方便用户操作

2）可以使用户深入了解我们系统的操作方法。

1.2背景

说明：

1）软件名称：

2）商务总机是在传统的总机业务当中添加了更多智能的功能，如智能传真和电话会议等。

本系统由兴成伟达网页部、完善部、工程部、开发部共同开发。

二、功能介绍

2.1详细描述功能

2.1.1个性悦铃

当普通用户拔打“商务总机”时，播放的铃间就是总机的个性悦铃，用户可根据需要来录制和修改悦铃内容（即企业欢迎语），从而提高企业的知名度和经济效益。

2.1.2智能转接

商务总机用户可以把企业所有的电话号码（手机、固话和小灵通）设置在“商务总机”号码下面作为分机，当客户拔打总机时，商务总机就会依次自动转接或者选择转接到闲置中的电话上，实现一次拔通，永不占线。

2.1.3分机互转

用户主叫总机后，接通分机并进行通话中，如需呼叫转接其它分机时，可按#+其它分机号码就转接到其它电话上。

可设置多个分机，分机号码目前只能3位数字。

2.1.4智能传真

该功能主要是指用户通过平台服务网页操作发送传真，对方可以通过电话和邮件两种方式进行接收传真，系统将word、excel、txt、jpg格式的文件转化为tif文件发送到分机号码号码下绑定的传真机或分机下绑定的Email个人邮箱，客户可以通过登陆服务网站或者登陆电子邮箱二种方法下载和阅读传真信息。

2.1.5电话会议

电话会议的发起方式主要有二种：

A、呼出方式：

一是通过平台服务网页自助发起。

B、呼入方式：

参会人拨打总机号码，直接按999键后进入会议。

2.1.6智能回电

　用户拔打自己的商务总机号码后，根据语音提示挂机后，系统会回电主叫号码（此时显示总机号码），接通主叫后语音提示主叫输入要拨打的被叫号码+#结束，系统会即时呼叫被叫用户，回呼接通后显示真实主叫或总机号码（在网页上设置）。

2.1.7智能外呼

　用户拔打自己的商务总机服务号码后，接通总机平台后根据语音提示直接输入被叫号码+#，同时也可以拨打分机号码，分机互打免费。

接通被叫号码后，被叫电话显示真实主叫或总机号码（在网页上设置）。

2.1.8话费控制与查询

总机管理员可以对每个分机（或员工）设定当月的消费额度，控制长途电话和郊区电话支出。

当月的消费额度不能累积到下个月。

当月消费不够时，可向企业管理员申请调整。

2.1.9操作简单瞬间实现

“商务总机”用户可登陆网站,进入企业总机管理界面进行设置，更为直观，通讯更方便。

2.2总机用户功能使用操作步骤

2.2.1商务总机用户登录

总机管理员登录网站,输入正确的总机号和密码，即可进入商务总机客户服务平台界面，如下图1-1-1：

用户密码丢失、忘记，需要取回时点击

进入页面填写相应的用户信息通过系统取回密码，如下图1-1-2。

图1-1-1

2.2.2企业信息

功能：

可以修改企业基本信息。

进入商务总机系统后，首页为欢迎页面（图1-2），左边为导航栏，上面是“退出登录”

图1-2

在此页面中我们不但可以看到企业用户的基本信息，同时可以对其进行修改操作，填写完信息点击“修改”按钮，即可修改成功。

2.2.3企业管理

可以设置“公司欢迎辞与电话悦铃”；

可以设置、查看、修改分机信息。

点击“企业管理”，进入企业管理设置页面，可以看到它具有商务总机设置和已申请服务信息功能。

（1）商务总机设置：

在此页面具有欢迎辞设置和转接设置功能。

A、欢迎辞设置：

上传企业彩铃文件

点击“商务总机设置”进入“欢迎辞设置”页面（图1-3-1），在此可以对该用户已录制好的公司欢迎辞（即一级彩铃）与电话悦铃（即二级彩铃）进行选择

图1-3-1

B、转接设置：

转接设置功能。

在此页面输入要转接分机用户的分键、部门描述语、部门备注、转接号码、密码、号码等级、邮箱和余额，即可完成转接设置。

如需修改各项，输入修改信息后单击“修改设置”按钮，即可修改完成，注：

用户应定时不定时查看余额，否则该分键申请的服务项将不能正常使用。

如图1-3-2：

图1-3-2

（2）已申请服务信息：

在此页面首先看到的是用户电子钱包帐号和余额，当余额不足时，为正常使用，请即时充值。

还可以看到用户已申请开通的业务，其中包括服务名称、计费模式、服务日期、服务状态，如图1-4：

图1-4

2.2.4服务管理

（1）秘书管理

电话号码管理功能。

点击“秘书管理”，进入秘书管理设置页面，可以看到它具有绑定号码和公有电话本功能。

　　A、绑定号码：

在秘书管理设置页面，点击“绑定号码”进入绑定号码页面。

输入要绑定号码的信息后点击“添加”即可，添加完绑定号码应即时给该号码进行“话费分配”，否则该号码将不能正常使用。

在此页面当用户选择显示总机号码，绑定电话外呼时会显示总机号码。

如图1-5-1：

图1-5-1

　　B、公有电话本：

在秘书管理设置页面，点击“公有电话本”进入公有电话本页面后，点击“添加联系人”如图1-5-2。

在添加联系人页面输入联系人基本信息后点击“添加”即可，如图1-5-3。

图1-5-2

图1-5-3

（2）传真管理

对申请的传真功能进行管理，其中包含查看和发送传真功能。

点击“传真管理”进入传真管理设置页面。

A、发送传真

传真管理主要针对虚拟传真的收发。

对方接收方式分为电话接收和邮件接收，选定对方接收方式，输入相应收发号码或邮件地址，然后是自已编辑传真内容，选择传真发送时间（可定时，也可立即发送），注：

在发送传真时只能选择一种编写内容方法，上传文件或自己编辑传真内容。

最后点击“发送”即可。

如图1-6-1：

注意事项：

1、发送传真为上传文件，请先上传文件。

2、发送的Word或者Excel文档中请不要设置密码。

3、由于网络传真采用的是存储转发技术，有可能受网络速度、接收传真机操作失误等因素，引起发送延迟（正常时间在3分钟以内）或对方接收失败，建议用户在发送重要传真后，进行电话确认。

图1-6-1

B、群发传真：

群发传真中支持导入绑定号码与群外号码，注：

进行群发传真时，接收号码不能有分机，号码间用英文“，”隔开。

如图1-6-2

图1-6-2

C、发件查询：

当用户发送虚拟传真后，可在发件查询页面输入日期进行查询；

可在发件查询页面查看已发送传真的状态、发送号码、分机号码、接收号码、发送日期、邮件地址，并对已发传真进行转发、重发和删除操作，如图1-6-3：

图1-6-3

D、收件查询：

当用户接到虚拟传真后，可在收件查询页面直接查看虚拟传真信息，同时也可以根据用户输入的日期来准确的搜索到用户所需要的传真内容，并可以进行删除操作。

如图1-6-4

图1-6-4

　　接收传真时，当客户拔打总机号码或分键接通后按＃＊键，听到提示音后挂机即可接收，注：

该用户号码下应设置邮箱地址。

（3）会议管理

是指多人电话会议功能。

点击“会议管理”，进入会议管理设置页面，可以看到它具有召开会议、会议列表和人员绑定功能。

A、召开会议：

在会议管理设置页面，点击“召开会议”进入召开会议页面。

在召开会议设置时，输入相应的会议主题、会议人数、最大麦数、会议密码和会议时间（注：

会议人数最大可输入5位数，最大麦数不能大于6个）。

然后输入或导入会议号码，点击“召开会议”即可。

如图1-7-1：

注：

号码之间使用逗号“,”分隔且不能换行，外地固话和小灵通前请加区号，手机前加0。

图1-7-1

B、会议列表：

当会议正在召开时，可以点击“新增参会人”将用户拉入会议，用户也可以拔打总机号码按设置好的“999”进入虚拟会议，注：

绑定智能回电的用户不能呼入会议，根据语音提示即可进行参会。

如图1-7-2：

图1-7-2

C、人员绑定：

进入人员绑定页面输入要绑定人员的姓名和号码，点击“添加”即可完成绑定操作。

在人员绑定页面可以对已绑定人员进行修改和删除。

已绑定的参会人员进入正在召开的会议时不需要输入密码，未绑定人员需要输入会议密码。

如图1-7-3：

图1-7-4

（4）智能回电

系统自动回呼绑定用户。

点击“智能回电”，进入智能回电设置页面，输入绑定回电用户姓名、号码、密码、证件号码、开始时间和结束时间，选择国内长途、国际长途或显示真实主叫项后，点击“添加”即可完成回电绑定。

如图1-8：

图1-8

　　在智能回电页面，也可以对已绑定用户进行修改、删除、余额查询和话费分配操作，注：

应即时查看绑定用户余额，当余额不足时应立即进行话费分配，否则该用户将不能正常使用；

当用户修改信息时，必须进行时间设置，设置开始时间不能小于当前时间。

已绑定电话拔打总机后，系统会提示“您好，您的来电已记录，请挂机”，当用户挂机后，系统会回电主叫号码（此时显示总机号码），接通主叫后语音提示主叫输入要拨打的被叫号码+#结束，系统会即时呼叫被叫用户，回呼接通后显示真实主叫或总机号码（在网页上设置）。

（5）智能外呼

用户拔打总机服务号后，进行外呼。

　　点击“智能外呼”，进入智能外呼设置页面，输入绑定外呼用户的姓名、号码、密码、证件号码、开始时间和结束时，选择国内长途、国际长途或显示真实主叫项后，点击“添加”即可完成外呼绑定。

如图1-9：

图1-9

在智能外呼页面，也可以对已绑定用户进行修改、删除、余额查询和话费分配操作，注：

已绑定“智能外呼”的用户，拔打服务号码接通总机平台后根据语音提示直接输入被叫号码+#，同时也可以拨打分机号码，分机互打免费。

2.3分机用户功能使用操作步骤

2.3.1分机用户登录

分机用户登录网站,输入正确的总机号、分键和密码，即可进入商务总机分键管理平台界面，如下图1-10：

图1-10

分机用户管理项目如系统左侧导航栏，分为商务总机设置、话费查询、传真管理。

如图1—11-1所示。

图1-11-1

（1）商务总机设置

在此页面输入要转接分机用户的转接号码、密码、号码等级和邮箱，即可完成转接设置。

如需修改各项，输入修改信息后单击“修改设置”按钮，即可修改完成，如图1-11-2：

图1-11-2

（2）话费查询

查询话费余额。

　　点击“话费查询”，进入话费查询页面，可以看到该分键的话费余额，注：

用户应定时不定时查看余额，否则该用户申请的服务项将不能正常使用。

如图1-11-3

图1-11-3

（3）传真管理

最后点发送即可。

如图1-11-4：

图1-11-4

如图1-11-5

图1-11-5

当分键用户发送虚拟传真后，可在发件查询页面输入日期进行查询；

可在发件查询页面查看已发送传真的状态、发送号码、分机号码、接收号码、发送日期、邮件地址，并对已发传真进行转发、重发和删除操作，如图1-11-6：

图1-11-6

当分键用户接到虚拟传真后，可在收件查询页面直接查看虚拟传真信息，同时也可以根据用户输入的日期来准确的搜索到用户所需要的传真内容，并可以进行删除操作。

如图1-11-7

图1-11-7

接收传真时，当客户拔打总机号码转分键接通后按＃＊键，听到提示音后挂机即可接收，注：