企业招标与采购管理实务资料Word格式文档下载.docx
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(二)企业熟悉招投标的基本目的
?
企业掌握招投标的工具,可以在资源整合的过程中使资源最大化,或者最优化。
经济学上有一个图叫做微笑曲线图。
如图1-1所示:
图1-1经营模式与利润的微笑曲线图
【图解】
曲线上扬的两端,分别是附加值高的核心技术(ODM)和品牌发展行销能力(OBM),而曲线底部代表低利润、低附加值和高度竞争的代工(OEM)。
(一)OEM形式
在发展的初期,很多企业都是用OEM的形式,OEM就是代工,客户把产品,甚至材料、设备都交给企业代理加工的模式。
例如,我国珠江三角洲地区刚刚开放时,企业基本上都是采用这种形式,它实际上不怎么涉及采购环节。
这种模式的好处就是进入比较快,门槛比较低,但是利润非常薄,当人工或其他成本上涨的时候,这种模式下的经营会越来越困难。
(二)ODM和OBM形式
ODM形式
ODM就是设计外包,而不是单纯代工,设计这项核心技术也由承包企业提供。
OBM形式
OBM就是品牌也可以外包。
从曲线底的OEM向ODM、OBM这两端发展,两端的利润要比OEM高得多,同时对各环节的精细管理要求也就更高了,很多大企业都是逐渐从OEM模式向ODM、OBM模式过渡。
Nike鞋产品原来自己有很多制鞋厂,从20世纪80年代开始,它把鞋厂都卖了,现在没有一间生产鞋的工厂,而是做其他的体育用品。
但它的销售和盈利模式,要远远高于同行业的其他企业。
如下图所示:
我国广东东莞的很多鞋厂都是做Nike或其他公司的OEM的,一个厂两三万人。
而Nike整个公司才两三万人,每个人的平均销售额接近60万美元,每个人的纯利润大概是5万美金。
美国企业工资非常高,同时整个成本架构高,但是Nike的每个员工提供的纯利润还能达到5万美元,原因就是它采用的模式不同—它不单是采购材料,同时采购产品和企业的生产能力,也就是通过招投标运作或者采购运作的技巧达成企业的盈利目标。
企业发展到一定阶段,必须要熟悉掌握招投标等手段提高企业的竞争力。
招投标的模式和内容
(一)
(一)招投标的内容
根据采购内容可将招投标分为以下几个方面:
货物的采购,例如:
原材料、配件、备件;
服务采购,例如:
物流外包、设计、ODM或者OBM;
成套设备采购,例如:
石化、核电设备;
工程项目建设,例如:
土建、基础设施。
(二)招投标的形式
企业的品牌很好,但如果通过建一个新厂来满足市场的需求,则周期很长。
而市场上还有很多剩余的生产能力,所以这样的企业可以设计好一些标准,选择一些厂家来设计和生产,进行ODM。
一些较小的企业通过接受ODM的业务,能很快能够实现企业的成长与扩张,提高竞争能力。
这些企业发展到一定层次,也可以走同样的路。
因此,招投标模式与企业发展的不同阶段有很密切的联系。
常见的招投标形式主要有两种。
1.公开招标
政府的采购一般都要求公开招标,把信息发布给全社会。
2.邀请招标
绝大部分企业采用这种方式。
邀请招标也可以分为以下几种不同的类型:
选择性招标
例如,企业有10个供应商,就可以在这10个里选一个好的,这就是选择性招标。
入围招标
例如,电信行业、工程行业投标时,先有一个预审核,只有符合一定要求的企业才可以入围,招标的邀请颁发给入围的企业。
局限性招标
一般比较正规的招投标,参加的企业至少有三家,但当参与企业较少,也就是投标的企业数量低于三家时,虽然可以按照招投标的程序去操作,但是这种情况叫做单一招标,又称为局限性招标,也叫做竞争性谈判。
【自检1-1】
企业招投标有哪些特点?
____________________________________________
见参考答案1-1
答案1-1
返回
1.独特性;
2.时间性;
3.涉及多个部门;
4.专业性比较强;
5.风险性,包括延伸的风险;
6.有的环节要求保密;
7.需要符合管理规范;
8.不确定性。
第二讲 招投标的运用
招投标的模式和内容
(二)
(一)国际上常用的招标方式
1.无标底的招标方式
招标采购的这些方式,在不同的环境运用是不一样的,各个国家都有自己的要求、规定和惯例。
所以,企业将来在国外发展,要在当地招标的话,一定要了解当地的要求。
一般来说,现在国际比较通用的方式都是无标底的招标方式,就是没有计算标底。
2.保函工具
保函是招投标运作里面一个非常有效的杠杆,国际招标中常用。
其实就是银行开具的一个担保凭证,常见的保函工具有:
履约保函;
付款保函;
其他保函。
招标过程中为了控制风险,往往会在很多环节里面采用保函工具。
以前国内的招投标用得比较少,原因是银行的体系不完整,这两年国内的银行也已经逐渐开展这项业务。
招投标的特征及基本流程
(一)招投标的特点
1.独特性
对于一个企业,采购工作是重复性的,但是每次买东西的环境都是单独的,例如价格变了、供应商多了、竞争对手多了等。
所以,招投标的操作要注意,尽管每一次采购的东西是一样的,但是采购的策划应该是独特的,每一次采购都要做有针对性的策划和设计。
2.时间性
招投标是有时间限制的。
招投标只是全部工作的一个环节,要在限定的期限内完成,才能保证后面的工作按计划进行。
3.涉及多个部门
招投标的工作往往涉及多个部门的运作,如果多部门协调不好,工作就难以进行。
例如采购一个设备,需要采购部操办,财务部做预算,生产部应用,技术部评价性能指标,物流部负责运输,工程部进行安装,等等。
4.专业性比较强
企业的采购有时会要求很强的专业知识。
5.风险性,包括延伸的风险
风险有时并不是在采购的时候出现,所以在采购的过程中很可能容易忽略这些风险,风险的影响往往在实施的时候或者进行合同管理的时候才被发现。
这就是前面没有做好风险防范的工作,使风险延伸到后面出现。
6.有的环节要求保密
7.需要符合管理规范
有些招标是要符合法规的,如果违反了法规是要被投诉的,所以,必须按照一定的规范、流程进行操作。
8.不确定性
上述这些特点,要求必须有一个比较完整的管理方法来管理。
(二)采购管理的流程
招投标是企业采购管理的一个部分,一般企业采购管理的流程可以包括以下六个步骤:
采购规划;
发包规划;
询价;
供应商选择;
合同管理;
合同收尾。
具体来讲,采购规划是指根据企业总体的战略目标制订的总体采购规划,然后涉及发包规划、询价、供应商选择,最后是合同管理、合同收尾。
招投标涉及到发包规划、询价和供应商选择三个环节,这也是招投标操作具体要做的事情。
合同管理是与招投标密切联系的环节,前面环节做不好,合同管理就会有很多问题。
实际上合同管理很多问题是从招投标环节引起的。
所以,不要脱离合同管理去考虑招投标,整个的招投标管理应该包括合同管理,至少是包括合同管理的一部分。
招投标的具体操作
(一)发包规划
发包规划,是指要怎么买,包括集中采购还是分散采购,抑或是用一个供应商还是用两个或更多供应商等,都要构思好,因为不同的方式,效果相差甚远。
1.发包规划依据及文件收集
要做好发包规划,首先要收集相关的资料。
具体来讲,各部门要做好以下工作:
企划部:
企业采购管理总体计划和政策
要对各种情况做出评估,要从成本角度,进行综合分析。
即使考虑成本,也要从多个方面进行评估,包括材料成本、采购成本、储存、损耗、管理成本等。
管理成本是常常被忽略的环节。
当然还要考虑别的环节,例如有没有涉及知识产权问题。
以前,国内很多银行把客户电话查询的业务外包给其他机构进行,结果因为国内的商业环境不是特别规范,导致客户信息容易外流。
其实,这种形式的外包,应该签订保密协议,也就是客户信息不能够随便泄露,否则就是犯法的。
如果客户的信息外泄,责任就在银行。
所以,这几年有很多银行又将这项业务收回来,自己直接管理了。
这说明,选择外包形式采购时,除了价格,还有很多其他的因素要在发包规划中进行认真评估分析。
财务部:
外购或自制分析评估报告或表格
财务部门的一些要求,需要在发包规划里体现出来。
技术部门或应用部门:
工作说明书(SOW)
技术部门对采购内容的一些具体要求也要提供,即通常所说的工作说明书,英文为SOW,也就是要把产品或工作的细节描述出来。
采购部:
需求计划(项目管理计划)
需求的计划包括采购部门什么时候要,要多少,到什么地方要,使用部门是哪一个等。
一个好的需求计划,要把以下一些情况提供清楚:
①过往进行类似采购的一些记录
不只是记录价格多少,还要对整个环境和过程进行记录。
例如,当时的价格环境,有几个供应商,以及中间过程的很多细节,并把这些资料作为下次制订发包规划的重要依据。
②风险登记册
每完成一次采购,都会留下很多有用的记录,不单是一个结果记录,还要把过程记录下来。
下次执行可能得不到与上次同样的结果,但不等于做得不好,因为环境不一样了。
例如东西本身涨价了,既使你付出很多努力,达到最好的效果,可能还是比去年贵。
所以,如果没把上一次的过程记录下来,就很难评估这次努力的程度。
③费用基准线
费用基准线就是准许的限度是多少。
④环境的因素
以上这些方面就是制订一个好的需求计划的依据,也都是在发包规划里要做的工作。
2.发包规划采用的方法
企业采购标准的表格
发达国家的很多企业用表格制定采购标准。
表格的设计,采购部门要慢慢调整,使之符合要求,并通过优化形成标准化。
也就是说,表格不要经常变,到一定程度就要稳定下来,否则采购的人或者其他相关部门就会变得无所适从。
评标的标准核对表
发包规划阶段应该把评标的标准核对表建立起来,确定评估标准和要核对的内容。
招标文件的标准版本
招标文件要用比较好的范本。
一个比较好的企业,招标文件的设计不会因为每次负责人的不同,而改变招标文件的格式。
例如,招标文件的章节、顺序,如果每次招标都变化,这对评标和投标方都会有影响,所以尽可能要有一些标准范本。
合同的范本
有些投标需要签协议,这些协议都应该在发包规划的时候就制定出来。
向专家咨询
针对具体的采购,可以咨询技术方面、采购方面和法律方面的专家,了解怎么能够做得更好。
3.发包规划的结果
招标方式和招标的管理方案
这是应该通过发包规划得出来的第一个结果。
招标文件
招标文件是在企业招投标里面的一个关键点。
在招标规划结束时,对具体的招标工作要形成一个招标文件,基本包括以下内容:
①招标邀请;
②投标文件格式的要求;
③SOW就是工作说明要求;
④合同条款;
⑤评标方法。
(二)询价(招标)
形成了招标文件后,就可以进入到询价的阶段。
首先通过信息发布的程序,把招标文件发出去,如果投标者有兴趣,在购买标书以后,就会来投标,这个过程叫做询价,也就是采购管理里的询价阶段。
1.询价过程的依据
询价过程的依据包括以下几个方面:
采购文档;
合同条款;
招标文件;
平常收集的经过筛选过的供应商的资料和名录。
2.采用的方法
可以通过一些公告,或者一些招投标会议,把招标信息发布出去。
3.询价过程的结果
询价结果就是收到投标书,或者报价单,这是在询价步骤应该得到的结果。
(三)供应商的选择(评标)
询价后就可以进行供应商的确定,也就是进入了评标的阶段。
1.评标过程的依据
评标的依据,主要是标书和管理方案,包括以下几个方面:
方案建议书;
报价单;
投标文件;
评价标准;
组织政策;
招标管理计划。
2.评标过程采用的方法
有了评标的依据之后,就可以通过一些答辩会、澄清会等来做筛选,由专家或者评标小组找出合适的结果,经过合同谈判,正式签订合同。
具体过程如下:
澄清答辩;
筛选系统;
独立评估;
专家评审;
合同谈判。
3.评标过程的结果
供应商选择过程的结果,就是签订订购合同。
【自检2-1】
招投标包括哪三项工作内容?
见参考答案2-1
答案2-1
1.发包规划;
2.询价(招标);
3.供应商选择(评标)。
第三讲 招标过程的关键点控制(上)
招投标过程并不复杂,关键是要把握好细节。
整个招投标运作流程里面包括四个部分,即发包规划、询价、供应商选择,合同管理。
其中,每一个环节都会有一些关键点:
发包规划的关键点:
如何制定招标文件;
询价部分的关键点:
过程管理;
供应商选择的关键点:
评标方法。
招标文件的基本要求
(一)招标文件的基本格式
第一部分:
招标邀请;
第二部分:
投标须知。
作为投标者应该知道的时间、资格等要素;
第三部分:
工作要求说明(SOW);
第四部分:
合同主要条款;
第五部分:
评标方法;
第六部分:
其他注意事项。
其中,第三、第四和第五部分花费的精力要多一些,它们是其中的重点环节。
(二)招标文件范本
一般的招标文件可以涉及一些范本。
例如一个招标文件里分成几个章节,可以由企业自己设计。
表3-1联合国货物采购标准范本
总目录
内容
文件性质
第一章
招标邀请书
介绍本次招标的主要情况
招标人编制
第二章
投标人须知
招投标的相关规则
相对固定
第三章
投标资料表
投标人须明确的主要内容
第四章
通用合同条款
合同标准条款
第五章
专用合同条款和资料表
对通用合同条款的修改补充
第六章
货物需求一览表
购买货物的分项和供货时间
第七章
技术规格
货物的技术要求和描述
第八章
投标文件格式范例
·
投标函格式和投标报价表
投标保证金格式
合同格式
履约保证金格式
预付款银行保函格式
……
投标文件和未来签订合同中
所使用的部分格式文件
第九章
提供货物、工程和服务的合格性
{表析}
联合国货物采购标准范本分成九章:
第一章是招标邀请书,也就是邀请什么人参加。
招标的项目每次都是不一样的,所以这个是可以调整的;
第二章是投标人须知。
企业不需要每一次招标都要变更招标文件,有些章节是相对固定的,有些是专人重新编写,这样可以保持招标文件的一贯性,同时适合于每一次招标。
在“文件性质”这一栏里面的内容,就是这个意思。
第八章是投标文件格式规范,是对投标文件的格式做一些限制,要求投标文件按这个格式,以增强文件可比性。
同样格式的投标书,进行比较的时候会很容易,假如没有这个限制,每一个投标方都用自己的方式编写投标文件,灵活度很高的话,到评标的时候可能就会遇到一些困难。
格式限制的主要目的就是为了评标的时候更方便一些。
做一个招标文件,要站在投标者的角度去考虑,要使投标者比较准确、完整地理解招标内容。
因为投标者要根据招标文件提供东西,所以一定要站在他的角度,看他是不是能够很清晰地理解,是不是可以比较方便地应对,以及将来评标的时候的可比性是不是会比较好。
如果投标文件设计得不好,就会导致很多问题。
{案例}
某个企业要采购一个空调机,涉及很多技术规格。
在编写招标文件的时候,是由不同的人编的,不同的人分属不同的部门,有些是工程部的,有些是技术部的,结果把技术参数分别插在不同的地方。
导致一个招标文件就有六七十页。
投标者制作标书的时间很紧张,看了主要部分,就认为理解了技术要求,于是准备了投标文件投标了。
但是实际上还漏掉了一些技术指标,结果价格与其他公司的相差很远。
招标方觉得价格过于便宜,要求澄清一下。
投标方也是粗心大意,说没问题,都看过了,可以担保这个价格能完成。
招标方觉得既然能担保,也承诺了,就让这个投标方中标。
中标以后,就开始做生产设计,然后提供给甲方(招标方)审查,结果审查不合格,有些要求没有实现。
乙方(投标方)就说,自己是严格按他们的要求做的。
甲方说,后面还有一些挺重要的要求乙方没有做到。
乙方说要增加条件就要加价,甲方不同意,结果就打官司。
乙方的理由:
我误解了你的意思,不完全是我的责任。
法律判决是乙方的责任,因为不管误解不误解,条件在招标文件里已经写了,没有看见是你的责任。
这个案例中甲方也没有占到多少便宜,因为这个耽误的过程可能造成很多损失。
所以用一个好的格式,有条理地编写好一个招标文件,对双方都是有利的。
(三)投标文件的基本要求
投标文件的基本要求如下:
便于投标方准确、完整地应对,以及招标方进行评标;
其复杂程度以及详细程度应与采购项目的价格和风险水平相适应;
严格程度既要保证一致和具有可比性的应答,又要具有足够的灵活性,以满足招标方的要求;
特殊情况可以要求提供备选方案。
(四)招标的邀请
国际上比较标准化的招标邀请有以下三种:
RFP(Requestforproposal)
对一些复杂项目的招标邀请用RFP方式。
RFQ(Requestforquotation)
简单的报价可用ITB。
ITB(Invitationtobid)
这是指进价。
进价往往是对价格比较高、且往往不是单一的产品而言。
例如,一批产品各种各样,有设备、有备件,设备可能多达五六种,备件有七八十种,一整批购买的时候,就用进价。
可能这个件高了,那个件低了,但是比较的是整个价格的综合水平。
而报价可能是一件件都要比较,其中可能选择几件比较便宜的。
在招标邀请中,当以价格为主要决定因素时,采用RFQ或ITB,而采购项目比较复杂且主要因素并非单纯取决于价格时,采用RFP,因为它不仅仅是看价格。
招标文件的工作要求说明(SOW)
工作说明(SOW,statementofwork)是重要的环节。
一般应该包括:
目的、范围、要求、标准,还包括一些服务的清单、技术规格以及对备件、售后服务的要求,等等,这些都应该在SOW里描述得很清楚。
目的(objectivesofwork)或叫项目(project);
项目范围或产品说明(scopeofwork);
总体要求(generalrequirements);
质量标准(qualitystandards);
交付物清单(billofdeliverables);
技术规范(technicalrequirements);
维护和售后服务要求(maintenanceandservices)。
这里的内容是比较复杂的,往往要涉及多个部门去完成。
有些项目招标特别是综合性的项目,对项目的范围定义不是非常明确,或存在灰色地带,对于投标者来说,就需要在投标书中加以界定和定义。
评标标准及其描述
评标标准通常是招标文件的组成部分,比较规范的招标文件应该把评标的原则描述出来;
标准可以是客观的(如资质)或者是主观的(如具有类似项目的经验),这是可以事先设定的,关键是看对企业是不是有好处;
假如招标对象可以准确地描述,并且容易从较多的来源取得,评估标准可以只限于价格,其中要避免投标方误解的情况发生;
一般情况下应考虑:
对需求的理解、总价格、技术和生产能力、管理方案、技术方案、财务实力、业务规模和类型、业绩、知识产权、专有权利。
【自检3-1】
请列出招标文件的六项内容。
见参考答案3-1
答案3-1
1.招标邀请;
2.投标须知;
3.工作要求说明;
4.合同主要条款;
5.评标方法;
6.其他注意事项。
第四讲 招标过程的关键点控制(下)
合同条款是招标文件里很重要的内容。
商业交往很重要的依据就是合同。
采购合同条款往往不是一两条,会涉及很多因素,一般来说,合同文本的设计有很多层次。
合同主要条款及其层次要求
(一)合同各类条款
通用合同条款,是指这些条款基本上是通用的。
一旦设定了以后,就不需要每一次都进行调整;
专用