公文写作和处理知识讲座四剖析文档格式.docx
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在起草决定之前，要就决定所涉及的问题，认真查找有关法律条款和政策规定，并广泛听取各方面的意见。
在此基础上深思熟虑，考虑做出决定是否切合实际情况，能否妥善解决实际问题。
（2）要做到观点鲜明。
决定做出之后，要求下级机关正确执行，不得有误，因此，在决定中所提出的看法必须十分明确，不能含乎其词、模棱两可，这样才便于理解和执行。
（3）语言准确、肯定。
语言的运用要注意不能含情不表、模棱两可，更不能使用有歧义和有可能引起别人误解的词语。
二、通知
（一）通知的概念
《党政机关公文处理工作条例》规定：
通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
通知是运用最广泛的下行文和平行文。
（二）通知的种类
通知一般包括：
告知性通知、批示性通知、颁发性通知、转发性通知、会议性通知、任免性通知、紧急通知等7种。
（三）通知的特点
1.通知是传达性和告晓性公文；
2.通知既是下行文，又是平行文；
3.通知虽然不具有命令、指示那样的行政强制性，但它带有一定的行政权威性。
4.通知有明显的时间性。
（四）通知与通告的区别
1.通告的事项，往往比通知的事项较为重大；
2.通告的对象比通知的对象较为广泛；
3.通告可以张贴，可以在报纸上发布，而通知大多数是内部印发，只有少数在报刊公开发表。
（五）通知的写作技巧
通知的标题一般采用规范格式：
发文机关加公文主题（事由）加文种的写法。
有时也可以省略发文机关，即只有主要主题（事由）加文种两部分组成。
发布规章的通知，所发布规章的名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号；
批转或转发文件的通知，所批转和转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。
标题内容很多需要分行时，也应采用梯形或菱形标题。
2.主送机关
通知的主送机关有时很多，要注意主送机关的排列规范性。
大的机关一般都有固定的、统一要求的排列顺序，总原则应该按级别和规格大小顺序排列，这一点很重要，要特别引起注意，否则会引起“政治问题”。
3.正文
通知的正文由通知的缘由、通知事项、执行要求三部分组成。
（1）通知缘由
发布指示、安排工作的通知，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表述转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。
发布规章的通知，多数情况下无明显的开头部分，一般也不交待缘由。
（2）通知事项
通知事项是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。
内容复杂的要分条列款进行表述。
颁发、转发、批转法规和文件的通知，其颁发、转发和批转的法规和文件都要作为附件处理。
其他总结、计划等不是党政公文文种的其他公文的下发，也要作为附件来处理。
（3）执行要求
发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。
如无必要，还可以省略这一部分。
其他篇幅短小的通知，一般不需要有专门的结尾部分。
三、通报
（一）通报的概念
根据《党政机关公文处理工作条例》，通报。
适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
通报比较灵活，使用的频率很高。
通报属传达性、告晓性公文。
同时具有奖励性、惩戒性。
（二）通报与通知的区别
1.用途有所不同。
通知和通报虽然都可用于传达情况和告知需要知道的事情，但通报常常通报的是重要情况，告知的是特殊事项。
通知传达的是上级的指示，告知的一般事顶。
另外，通报可用于表扬好人好事，批评错误，而通知没有这个用途。
2.对象不同。
通报的对象往往不专对某个机关或某个人，而是各机关团体周知。
而通知的对象则往往是特定的，专对特定的机关和人员。
3.目的有所不同。
通报和目的是使其对象了解好的或坏的代表人物或典型事例，从中受到教育，得到启发，提高认识，改进工作。
而通知的目的是使其对象了解通知的事情或要做的事情或怎样去做。
因此，通知的作用重在告知，通报的目的重在教育。
4.行文关系不同。
通报不分上、下、平行。
通知多用于对下行文，有时也用于平行文。
（三）通报与通告的区别
1.性质不同。
通报属传达、告晓性公文，同时也具有奖勉性和告戒性。
而通告虽然也有告晓作用，但因为它多用来宣布应当遵守的事项，所以它属于法规性公文。
2.某些用途不同。
通报可用于表彰和批评，而通告不具备这种用途。
3.对象不同。
通报的对象多是机关和其有关人员；
而通告的对象常常是社会各界人民群众。
（四）通报的种类和写法
1.通报的种类
通报分为以下三类：
表彰性通报、批评性通报、情况通报。
2.通报的写法
（1）标题
通报的标题有规范的完整的标题，也有不完整的、由主题（事由）加文种的标题。
有时还可只写“通报”二字。
通报标题内容很多需要分行时，也应采用梯形或菱形标题。
（2）主送机关
一般通报都有主送单位，少数普发性通报可不写此项。
（3）正文
一般由四部分组成：
A、引言部分。
主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。
B、事实部分。
表彰性通报写先进事迹；
批评性通报写错误事实；
情况通报写通报的工作情况。
写作时注意的问题：
一是要把主要事实写清楚，二是要注意概括和精炼。
C、分析和处理部分。
对先进事迹的先进性或错误事实的本质，进行恰如其分的分析，有的还要写出先进事迹或犯错误的原因，并且提出处理意见；
表彰性通报要写出给予精神或物质奖励的决定；
批评性通报写出处分决定；
情况通报写出对所通报情况的贯彻意见。
D、号召或要求部分。
根据通报的精神要求如何去做，有的还提出号召。
（4）结尾。
写发文机关和日期。
如发文单位在标题中已有，此处就只写日期。
因通报这个文种使用较多，下边再将三种类型的通报分别介绍一下。
（1）表彰性通报
表彰性通报即表彰好人好事的通报。
标题同上不再讲，表彰性通报有两种：
表彰先进个人的通报和表彰先进典型和成功经验的通报。
这两种通报的内容都有三部分组成：
表彰先进个人的通报：
A、人物的模范事迹。
要求要交待清楚人物、时间、地点、事件经过和结果。
其中写人要写明工作单位、职务、政治面貌等。
写时间、地点要具体、准确；
写事件经过和结果要线索清楚，特别要写明被表彰者的行动，并注意材料的真实，绝对不能虚构、描写。
B、事件的现实意义。
要用简练的文字表明先进行为的精神实质，从政治思想高度给予相当的评价，从而造成深远的影响。
C、做出的决定。
做出表彰并号召学习的内容。
表彰先进典型和成功经验的通报：
A、情况介绍
B、做法和经验。
要详细、具体，抓住本质性和规律性的东西，一般要提炼观点，列小标题或分条写作。
C、存在的不足之处。
这部分一般都是概括写，不展开写。
（2）批评性通报
批评性质严重及影响较大的缺点、错误和不良倾向的通报叫批评性通报。
也分两种：
告知典型事故的通报、揭批反面典型的通报。
告知典型事故的通报
这类通报主要是告知某种典型事故，以引起普遍的注意，从而消除可能发生的类似事故。
其正文的写法有以下三部分：
A、事故的基本情况；
B、事故发生的原因；
C、要求注意的事项。
这部分常写如下语言，如：
要引以为戒、予以重视；
加强检查，严加管理；
发现事故苗头，应立即采取措施；
健全组织，加强领导。
等等。
揭批反面典型的通报
这类通报主要是通过对反面典型的揭批，以引起普遍的重视，从而达到减少和消除错误的目的。
正文的内容也有三部分组成：
A、发生错误的原因。
一定要实事求是，要确凿、具体、简明扼要，绝不能有无中生有、夸大事实的言辞。
B、处理事项部分。
写明对这一事情的处理意见。
C、提出要求或发出号召。
情况通报
领导机关向一定范围内告知重要情况、动向、信息，以供工作参考，使人们心中有数，这类通报叫情况通报。
写法一般根据事情发展过程直陈其事，注意要突出重点，抓住事物本质，把问题阐述明白即可。
（五）写通报应注意的问题
1.真实性。
真实性是通报的生命。
因此，通报的事件必须真实准确，通报中的事件数据都要核实无误，通报中提出的要求、意见应符合有关方针政策，既掌握原则，又注意分寸。
2.典型性。
无论是表彰或批评，所选择的事情越典型越有针对性，也就越普遍的指导作用。
所以，写通报要深入实际，调查研究，准确选择具有典型意义的事件。
3.及时性。
编发通报要迅，要及时印发，否则时过境迁，就会失去通报的指导和教育作用。
思考题：
1、谈谈决定与与决议的不同点？
2、谈谈通知与通告、通报与通知的不同点？
3、为某县起草一份事故通报。
某年某月某日，某县发生重大爆炸事故，造成30人死亡，其未成年人工合成人，学生5人。
事故经过是这日某县一家烟花爆竹厂在生产中突然引起爆炸。
这家企业属不具备生产条件，没有生产许可证，违规生产企业。
请你按通报写作的要求为这个县起一份事故处理通报。
4、公司起草一份会议通知。
公司拟于近日召开文化活动中心组委会成立会议，时间1天，参加人员，总经理、主管经理，工会主席、各文化活动小组组长，内容：
选举文化活动中心组委会级成人员，研究文化活动中心日常工作。
请按通知的写作要求为公司起草一份通知。
四、请示
（一）请示的概念及性质
根据《党政机关公文处理工作条例》，请示。
适用于向上级机关请求指示、批准。
请示是下级机关向上级机关请示解决答复某问题或事项的呈请性上行文。
（二）请示的用途
凡是请示上级机关解决问题的公文一般都用请示，具体讲有以下8种情况：
1.涉用方针政策、界限等方向性的重大问题，请示上级给予明确具体的解释；
2.在工作中遇到的疑难问题需要上级指示；
3.某项工作遇到困难需要上级指导；
4.工作中遇到新的情况、新的问题而无章可循时需要上级答复；
5.本单位意见分歧无法统一需要上级做出裁决；
6.超出本机关职权处理范围的一切事项，如机构设置、人员定编等需上级机关审批。
7.因本单位情况特殊难以执行上级的统一规定，需要变通处理的问题；
8.其它按规定应向上级请示的问题。
在请示中，既要反对不请示，擅自做主，先斩后奏，又要反对事事请示，滥用请示的问题。
（三）请示的种类
请示的种类有3种：
求准性请示、解答性请示、批转性请示。
（四）请示的写作方法
请示的结构为：
标题、主送机关、正文、落款四部分。
1.标题。
请示的标题可由发文机关、主题（事由）、文种构成，也可由主题（事由）和文种构成。
标题内容较多需分行时，也应采用梯形或菱形标题。
2.主送机关。
请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。
请示在确定主送机关时，要注意以下三点：
（1）主送机关只能有一个。
国务院办公厅规定：
请示“一般只写一个主送机关，如需要同时报送其他机关，应当用抄送的形式。
”中共中央办公厅也规定：
“向上级机关行文，应当主送一个机关。
受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。
”请示如果多头行文，很可能得不到任何机关的答复。
（2）只能主送上级机关，不能送领导者个人。
“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’”。
中共中央办公厅规定：
“‘请示’不应送领导者个人。
”
（3）不得越级。
“一般不得越级请示或报告。
”中共中央办公厅规定：
“党委各部门应当向本级党委请示问题。
未经本级党委同意或受权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示问题。
请示的正文由开头、主体、结尾三部分组成。
（1）开头。
开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。
一般来说，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。
（2）主体。
主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。
请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。
请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。
如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途经等表达清楚、准确，以便上级及时批准。
（3）结语。
在主体之后，另起一段，按程式化语言写明请求批复。
程式化语言：
如：
“以上请示妥否，请批复。
4.落款
落款一般写发文机关名称（全称）和发文日期。
如标题中有发文机关落款就不写了。
（以《党政机关公文处理工作条例》为准）
（五）写请示需要注意的问题
1.情况要确凿，意见要明确。
2.不能有半点虚假，否则会影响上级指示的正确性，对工作造成损失；
凡是向上级机关请示问题，下级机关必须拿出自己的意见，并努力使自己所提意见中肯可行，以供上级机关做出正确判断和抉择。
3.要一事一请示。
4.请示和报告不能混用。
五、报告
（一）报告的概念和性质
报告是党的机关、行政机关以及企事业单位都广泛采用的重要上行文。
依照《党政机关公文处理工作条例》，报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（二）报告与请示的区别
1.报告和请示虽然都属于呈请性上行公文，但报告属于陈述性的，请示属于请求性的。
2.目的和作用不同。
报告向上级反映情况，不要求批复；
而请示是向上级请求答复、要求批复。
3.呈报时间不同，请示要求在事先行文，报告则是事后写出。
（三）报告的种类
报告从性质和内容上划分主要可分为以下6类：
1.综合报告
什么是综合报告呢？
综合报告是汇报某一时期全面情况的报告。
要求将各项工作中所取得的成绩，总结的经验，存在的问题，应吸取的教训以及下一阶段工作的设想等如实汇报。
以便使上级机关及时了解下面各阶段、各方面的工作情况，从而了解全局，指导工作。
综合报告要处理好以下三个关系：
（1）点与面的关系。
既要全面，又要突出重点。
重点是指对全局有影响的主要工作，或者说取得显著成绩的工作，带有普遍意义的经验和教训，带有倾向性的事物和苗头，工作中遇到的严重困难和突出问题。
（2）详与略的关系。
这里不是表达上的具体和概括，而是指多写和少写。
重点内容多花点笔墨，非重点可少写一些。
可根据报告的内容目的决定详略。
如，侧重总结性的报告，成绩和经验应写详细些，侧重指导性的报告，问题分析和今后意见应写得详细一些。
（3）事与理的关系。
如果不介绍情况，不列举充分事实和数据，报告就会显得空洞；
如果只罗列事实数据，报告又会显得肤浅。
所以，要理论与实事，情况与经验有机结合。
除此以外，还要特别注意提供新情况、新信息、新经验。
2.专题报告
向上级报告某一特定的工作情况的报告叫专题报告。
这种报告的特点是：
内容的专一性，常常是针对某一专门问题，向上级或者向有关部门反映某一方面的情况。
内容主要有：
反映某项工作情况及存在的问题，并提出解决问题意见的专题报告；
为总结某项工作，形成经验的专题报告；
有为研究和解决某一问题，某一工作而召开会议所形成的会议专题报告；
还有在工作有了错误，需要向上级做出检讨，而形成的检讨专题报告。
撰写专题报告，重点要讲清有关问题发生的原委和事情的起因以及经过，并做出恰当的分析，提出自己的看法和意见。
即：
情况——原因（分析）——解决办法
3.回复报告
对上级询问的事项作回答时写的报告叫回复报告。
要求作针对性的回复，讲清楚真实情况的同时，要提出依据，以便据此做出中肯分析，做出正确判断，下达切实可行的指示。
4.例行报告
定时定期向上级机关汇报工作的报告叫例行报告。
如周报、旬报、月报、季报等。
5.述职报告
领导干部总结自己任职期间工作情况的报告叫述职报告。
是群众评议干部的主要依据，是干部制度改革中兴起的一种新的报告公文。
具有鲜明的个人色彩，要充分显示个人的能力和业绩，要突出个人的领导风貌，要写自己的事，不能写大家做的事，不同于工作报告。
6.报送文件和物品的报告
是专用于向上级机关送交物品和文件的报告。
要求文字简短明确，写清报送的物品和文件的名称和数量，并连同所附文件一起发出。
还有将报告分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告、递送报告5类的。
（四）报告的写法
报告的结构由标题、主送机关、正文、落款和日期等部分组成。
报告的标题通常只写主题（事由）和文种。
也有的标题包括发文机关、主题（事由）、文种三部分的。
有的报告内容紧急，则在标题中的“报告”前冠以“紧急”字样。
党政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关。
但党政机关受双重领导的情况比较多见，只报一个主送机关显然不妥，因此，主送机关不止一个。
报告应报自己的直接上级机关，一般情况下不得越级行文。
1996年《中国共产党员机关公文处理条例》规定执行。
“向上级机关行文，应当主送一个机关；
如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。
3.正文。
各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容、结尾三部分组成。
开头说明报告的目的，用“现将有关情况报告如下”的程式化用语过渡到下文。
报告内容包括主要情况、存在问题、结束语三部分的写法，呈报性报告用“以上报告当否，请指示”等程式化用语；
呈转性报告用“以上报告如无不妥，请批转有关部门执行。
”的程式化用语。
4.落款。
在正文之后写上发文机关和日期。
如标题中有发文机关，则只写日期。
述职报告的写法有所不同
开头部分主要写明个人主持工作的概貌；
主体部分一是写主要成绩，二是写缺点和教训，三是自己的愿望和今后打算。
（五）写报告应注意的问题
1.要及时报告，要有时间观念；
2.要一事一报告，突出中心。
除综合报告外，都要坚持一文一事，一事一报，一文一题的制度。
写作中切忌掺沙、加泥、横生枝节，要突出中心内容。
3.不能带请示事项。
4.以述为主，述议结合。
报告主要是陈述事情，反映情况，因此，必须将有关情况和存在问题表述清楚，以叙述为主，在叙述的基础上进行概括和分析。
切忌说教，
六、函
（一）函的概念
根据《党政机关公文处理工作条例》，函。
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关，基层单位；
党政机关、社会团体、企事业单位，均可发函。
函的内容格式比较灵活，而且不限于平行行文，所以运用十分广泛。
（二）函与通知的区别
函主要用于机关之间相互洽商业务，询问答复问题，属于商洽性公文；
而通知主要用于传达上级指示或告知下级机关需要知道的事项，属于传达性、知晓性公文。
2.行文关系不同。
函是平行文，通知是下行文兼平行文。
3.效力不同。
函没有领导作用，没有行政约束力和法律效力。
而通知则有。
（三）函的分类
函从形式上可分为：
公函、便函、来函、复函等；
函从内容上可分为：
商洽性函、询问性函、答复性函、委托性函、告知性函。
（四）函的写作方法
通常要求写明发文机关、内容与文种。
《某某关于联系临时借房问题的函》。
如属回复问题的函，则多在“函”字前加复字。
《某某关于建设单位为动迁户建房问题的复函》。
2.发文字号。
函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同。
由机关代字、年号、顺序号组成。
大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。
3.主送机关。
函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个。
但有时内容涉及部门多，也有排列多个主送机关的情况。
4.正文。
需写明下述三部分内容。
（1）制发函的根据与理由。
（2）商洽或询问（答复）以及请求批准的具体事项。
要求中心明确，内容具体，方便对方办理或答复。
（3）结尾。
通常适宜使用致意性词语，如“特此函告、特此申请，为盼、是荷”等。
（五）函的写作要求
1.用语谦和，讲究分寸。
2.要一函一事，中心明确。
3.要开门见山，直述原由。
4.要简短明快，不用套语。
1.请示与报告的区别是什么？
2.函与通知的不同处在哪？
3.按述职报告的写作要求，写一份自己的述职报告。
七、纪要
（一）会议纪要的适用范围（概念）
根据《党政机关公文处理工作条例》，纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。
（二）纪要的作用
1.对上级机关、单位作情况汇报；
2.对下属机关、单位作工作指导；
3.对与会机关、单位作开展工作的依据，要求共同遵守，共同执行；
4.对友邻机关、单位可起到互通情况的作用。
（三）纪要的种类
1.办公会议纪要。
又称日常行政工作会议纪要。
主要用来反映党政机关、人民团体、企事业单位的领导机关开会研究问题、部署工作的情况。
其作用是为机关单位工作的开展提供实在的指导和具体依据。
2.专项会议纪要。
即各种类型的交流会、座谈会、研讨会纪要。
这类会议纪要常常通过对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的纪实，给人们以深刻的启发，给工作以宏观的指导。
但这类会议纪要如果未经领导机关批转就不具有像办公会议纪要那样的行政约束力。
（四）纪要的写法
纪要原称会议纪要，文体结构一般有标题、开头、正文、结尾四部分组成。
会议纪要的标题一般有以下几种写法：
（1）会议名称加文种
（2）会议名称加
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