总务科内控制度Word下载.docx
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2、仓储人员于次月初制作上月收发存报表及将本月领料单汇总交财务部门审核。
3、财务部在次月的十日之前与仓储人员核对帐物是否相符。
四、发料方式
1、领料部门领料时，需填写领料单，经主管核准后，仓储人员始予发料。
2、发料按先进先出的原则发料。
第四章：
保管及报废处理
第七条：
货物保管规定
一、未经同意，不得随意进出库房，仓管人员应负制止之责，如有疏忽一并惩处。
二、仓储应备有存货平面图、库区规划图，存货报表，如出现缺货，应及时请购。
三、库房内的物品标示需清楚，帐薄应注明物品存放位置，摆放整齐。
四、库房内禁止吸烟，下班时，应检查电源是否关闭，并注意上锁，确保安全。
第八条：
报废处理
一、低值易耗品、工具的报废处理时，需注明原因，如属人为因素，需追究原因，并负赔偿之责。
赔偿金额为该物品购进金额的80%。
二、申请报废时，需填具报废申请单，并注明原因，经主管签核后，呈报总经理核准，转交财务部。
钥匙作业管理规定文件编号：
G—08
目录
第一条目的与范围
第二条编号管理
第三条钥匙保管与登记
第四条遗失处理
第五条钥匙申请
第六条钥匙借用
第七条稽查
第八条实施与修订
目的与范围
为加强本公司钥匙的保管与使用管理，控制钥匙的保管、借用与记录，特制定本管理规定。
本公司办公所用的钥匙，包括办公室、车间大门钥匙，各部门重要箱柜及交通工具的钥匙等。
编号管理
本公司所有钥匙皆于取得之日由总务科统一编制其钥匙编号。
钥匙保管与登记
一、各部门办公室、重要箱柜、车间大门、仓储大门的钥匙至少保留一把于总务科；
多余的钥匙亦存放于总务科。
二、办公室、重要箱柜、车间大门、仓储大门钥匙保管人由相关部门主管指定；
办公桌钥匙由该办公桌使用人保管；
送货车辆的钥匙由警卫室负责每日发放给送货司机；
其他车辆的钥匙由总务科指定人员保管。
三、所有钥匙保管人均须在｛钥匙清单｝上签收登记。
遗失处理
钥匙遗失时，由总经理核示是否惩戒遗失人与负担制作费。
钥匙申请
一、总务科编列【钥匙清单】，所有钥匙皆于取得之日交送总务科统一编号，并登记【钥匙清单】，再经总经理核准后分配给单位保管及使用。
二、钥匙遗失时，应由总务科在【钥匙清单】上登载相关记录，需求单位需新配制钥匙时应填具【钥匙配制申请单】，经部门主管审核并呈总经理核准后方可配制，配好后应在【钥匙清单】上登载相关记录。
钥匙借用
一、特殊原因急需开启他人办公室、车间大门、箱柜桌，而相应钥匙保管人又不能即时到场时，在与钥匙保管人取得联系，说明必须借用钥匙的原因，并办理必要的手续后，方可向总务科借用钥匙开启。
二、钥匙借用人须填写【钥匙借用申请单】，经总经理或其上级主管核准后，在总务科钥匙保管人、钥匙保管部门主管或该部门其他人员在场时，方可开启他人办公室、箱柜桌。
稽查
稽查单位应不定期抽核钥匙保管情形。
实施与修订
本管理规则经董事会、总经理核准后公布实施，修订时亦同。
钥匙作业流程表单一览表
表单名称
1、【钥匙清单】G—08—01
2、【配制钥匙申请单】G—08－02
3、【钥匙借用申请单】G－08－03
列管财产管理办法文件编号：
R－07
为加强列管财产的保管与使用管理，特制定本办法。
本办法所指的列管财产包括使用年限在二年以下，单位价值在2000元以下，500元以上的工具、杂项设备及事务用品。
其它如工务请购用来维修机器设备的零配件、维修材料及单位价值在500元以下的工具、杂项设备及事务用品等不属列管财产。
本公司所有列管财产均由采购单位统一编制【列管财产编号】管理。
其编码原则为依据购入的先后顺序为主，共八码，前二码为公元表示的购入年度。
如2009年购入某列管品，其编号为【09×
×
－×
】，第三、四、五为购进列管品流水号，第六、七、八码为某种列管品购进数量流水号。
本管理办法，系指列管品的购置、登录、领用、帐务处理、保管、维护、报废、调拔、盘点等事项。
第二章购置及登录
管理单位
列管品的管理职责如下：
一、管理单位：
总务部门负责全公司列管品的增减、领用、调拔、报废、登记清册等工作。
二、会计单位：
由财务部人员负责列管财产的报废、摊销及税务处理工作。
三、使用单位：
负责办理所有列管财产的保管、维护、请购、领用、报废的提报等工作。
登录办法
列管财产由采购部统一编号并输入管理系统，注明领用单位及领用日期等，总务科编制【列管财产清册】。
购置及登录作业流程
各单位为配合业务上需要或更换的列管财产，有关购置及登录作业流程说明如下：
一、由请购单位填写【请购单】，呈部门主管转呈执行副总经理或总经理核准。
二、将经核准的【请购单】交由采购单位办理询价等相关手续，统一编列列管财产号码，并按请、订、验手续办理验收手续，验收类别按列管财产类别验收。
三、列管财产验收后，由总务科列册存档。
第三章列管财产的领用及帐务处理
领用作业流程及帐务处理
一、使用单位领用列管品时，到仓储部门办理领用手续，且在领用单签名。
二、领用单一式二联，一联交领用人，一联由总务部门留存。
三、使用单位领用后，总务部门凭领用单在财产清册，注明领用单位、领用日期。
四、列管财产的帐务处理采用一次摊销法。
第四章列管财产的管理
第九条：
保管
列管品保管人员或使用人员对使用中的列管品应妥善保管，不得私自移动或调拔。
第十条：
查核
总务单位应随时了解列管品的使用情况，并不定期实施查核工作。
第十一条：
保养维修
列管品使用单位应经常注意保养，并作保养检查：
如发现损毁必须委由厂外人员修理时，应由使用单位填具【物品出门单】交报总务部门呈执行副总经理核准后，才可外出修理。
第十二条：
保险
为避免发生灾害时遭受重大损失，总务部门应依列管品性质以签呈的形式向总经理请示核准后，向保险机构办理投保工作。
第十三条：
移交
单位列管财产保管人或主管职务异动时应办理移交手续，总务部门应及时变更财产清册及电脑资料的保管部门或保管人，如有缺失或手续不清应负赔偿责任。
第十四条：
调拔
为使列管财产有效利用，单位间列管财产的调拔，应由申请调入单位填写【固定资产、列管财产异动单】经调出单位主管同意并会同总务部门转呈执行副总经理枋示后，方可办理。
第十五条：
盘点
列管财产每年盘点两次，年中及年末各盘点一次，如有盈亏的列管财产应查明原因，呈报执行副总经理核准后，始得补办列管品增减的登记。
第五章列管财产的减损
第十六条：
减损方式
列管财产减损方式有
（一）出售
（二）报废（三）盗失
第十七条：
减损作业流程
一、财产的减损应由使用单位填具【固定资产、列管财产异动申请单】会同财务单位（减损金额由财务单位填报）及总务部门，经执行副总经理核准后，转交财务及总务部门办理减损手续。
二、财务单位凭核准后的【固定资产、列管财产异动申请单】，办理列管财产减损销帐手续。
三、总务部门凭核准后的【固定资产、列管财产异动申请单】，办理列管财产的减损日期，部门。
第十八条：
出售
列管财产具有下列情形者，得予出售：
一、公司不需用者。
二、呆旧（以旧换新）仍有利用价值者。
三、已失原有使用效能，核准报废，而有残值者。
四、其他因特殊情形必须出售者。
第十九条：
报废、盗失
列管财产因失去原有效能而无利用价值者，得以报废，报废的列管财产需填写【固定资产、列管财产异动申请单】，报总务部门、财务部门审核，转呈执行副总经理核准，方可报废；
列管财产如盗失应检附相关凭证办理减损手续，并根据损失程度对相关人员人等追究责任。
第五章附则
第二十条：
本管理办法呈董事会、总经理核准后公布实施，修订亦同。
固定资产管理办法文件编号：
R－03
固定资产管理办法目录
第一章总则
法令依据
定义及范围
分类
成本
折旧方式及使用年限
核决权限
第二章相关部门及职责
请购单位
采购单位
验收单位
各使用部门职责
财务部职责
、第三章固定资产编号及名称
运行部门
编号原则
第四章固定资产增加
资产增加范围
购置
第五章固定资产异动
异动范围
出租（借）
第六章固定资产租凭
第二十一条：
租凭作业过程
第二十二条：
租赁合约管理
第二十三条：
租赁验收作业
第二十四条：
租赁合约届期处理
第七章固定资产盘点
第二十五条：
定期盘点
第二十六条：
抽查盘点
第二十七条：
盘点报告
第八章固定资产闲置
第二十八条：
闲置处理
第二十九条：
处理过程
第九章固定资产处分
第三十条：
处分范围
第三十一条：
一般固定资产处分
第三十二条：
重要固定资产处分
第十章其他
第三十三条：
抵押担保
第三十四条：
投保
第十一章附则
第三十五条：
固定资产管理办法
一、中华人民共和国工业企业会计制度第四章规定。
二、中华人民共和国外商投资企业会计制度第六章规定。
三、中华人民共和国企业会计准则－固定资产规定。
四、中华人民共和国企业财务通则第四章有关规定。
第二条目的
一、以适当的价格取得必需的固定资产。
二、为加强固定资产的保管及管理，避免浪费与流失。
一、以公司名义取得，为从事生产或其他营运所需，非供销售用的动产、不动产。
包括单位价值在人民币2000元以上且使用年限在一年以上的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具和其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。
不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在人民币2000元以上，并且使用年限超过2年的物品也应作为公司的固定资产。
二、为确保公司财产的完整性，其每笔采购金额在人民币2000元（不含）以下而具有两年以上使用年限者，虽不列入公司固定资产，但仍应登记列入管理，称为【列管品】，财务处理上一次性记入费用。
三、修缮改良支出能延长耐用年限或增加效能者，应资本化。
四、前项有关资本支出与费用支出之划分标准，如法令或公司管理需求变动，可视情况分别制定公布。
一、房屋建筑物
房屋建筑物及固定之附属设备等。
二、机器设备
供生产、修理、管理用的各项机器设备及其附属设备。
三、运输设备
供业务上运输用车辆及设备
四、办公设备
办公楼及车间办公室使用的桌椅、柜子、空调、计算机及器具等设备。
五、冷冻设备
仓库及车间的冷藏（冻）库及其设备。
六、杂项设备
凡无法归属前述各项的设备，其耐用年限达两年以上且价值在人民币两千元以上者。
七、租凭改良
凡于租约期间对租凭标的物加以改良的改良物。
八、在建工程
建造未完成的工程。
九、预付设备款
预付属于资本支出的购置房屋、设备机件或发包款项等。
十、租凭资产
符合下列条件之一的承租设备。
（一）租赁期间届满时，无条件取得租凭设备的所有权或享有优惠承购权。
（二）租凭期间达租赁设备在租赁开始时剩余耐用年数四分之三以上者。
一、不需要经过建造过程即可使用的固定资产，按实际支付的买价、包装费、运输费、安装成本、交纳的有关税金等，作为入帐价值；
二、自行建造的固定资产，按建造该项资产达到预定可使用状态前所发生的全部支出，作为入帐价值。
三、在原有固定资产的基础上进行改建、扩建的，按原固定资产的帐面价值，加上由于改建、扩建而使该资产达到预定可使用状态前发生的支出，减去改建、扩建过程中发生的变价收入，作为其入帐价值。
四、为取得固定资产而交纳的契税、车辆购置税等相关税费，也计入相关的固定资产价值。
五、已达到预定可使用状态但尚未办理竣工决算手续的固定资产，可先按估计价值记帐，待确定实际价值后，再进行调整。
折旧方式及耐用年数
依中华人民共和国外商投资企业会计制度第六章规定办理。
本公司固定资产折旧方式采取平均法计提折旧，有变更者，于变更次年度一月修订公布，并依法履行报批手续。
参阅本公司各项作业核决权限表。
第二章相关部门职责
由各使用部门办理请购并依核决权限主管审核后送采购部。
全公司固定资产的采购（询、比、议价及订购）一律集中由采购部负责办理。
所有固定资产验收工作，一律由仓储科会同检验单位办理。
在建工程完工的验收工作由公司主管工程的部门或人员会同使用部门共同验收。
固定资产的管理单位为总务科。
其职责如下：
一、资产之盘点、查核及异常管理。
二、财产标签、财产管理卡、事物用品清册、位置图及部门别财产清册等的设立及资料维护。
三、租凭合约的协助签订及保管归档。
四、资产之投保统筹作业。
一、各项资产增、减（发报废、盗失及出售等）及异动（如调拔及出租出借等）的提报及对策的运行。
二、各项资产的保管与盘点。
三、各项资产的修缮及维护。
四、资产设备租借及届期提报催收。
一、各项资产增添、出售、闲置及租借等资料复核及相关法令规定的运行作业。
二、各项资产的盗失及报废的资料搜集及相关法令规定的运行作业。
三、资产设备的投保作业统筹处理。
四、固定资产的分类、编号、登录、有关帐务处理及财产目录等文件创建与管理。
五、申请及办理有关促进产业升级及附属法规税务减免事项。
六、通知固定资产管理单位办理相关手续。
第三章固定资产编号及名称
固定资产及列管品编号与名称，由财务部统筹负责。
一、固定资产
1、固定资产编码为9位
123456789
第1位为固定资产的类别，以资产类别名称的拼音表示。
F—为房屋建筑物指房屋建筑物及固定之附属设备。
J—机器设备指生产用之各项机器及附属设备。
Y—运输设备指供业务上运输用之车辆及设备。
B—办公设备指办公楼/室使用之电脑、空调等设备。
L—冷冻设备指冷冻/藏/等制冷设备。
Z—杂项指无法归属上述类别之固定资产。
P—在建工程指最终将列入固定资产核算的工程、新购安装/调试之设备
第2—5位代表固定资产取得年月。
如2009年8月份取得的，以0908表示；
2009年12月购进的，以0912表示。
第6-9位代表该固定资产在公司所有固定资产中的流水号，以0001、0002……表示。
2、固定资产附属资产编码规则
对固定资产的附属资产同时进行编号。
其优点是便于固定资产附属资产的去向进行控制。
固定资产附属资产指可于该固定资产分开单独使用或可与其他资产配合使用的设备。
如牛屠宰线有配套动力柜，该动力柜即为其附属资产。
但应在备注栏内注明为何种设备的附属设备。
附属资产编码规则为：
固定资产编号—流水号（二位数，以1、2、3……表示）。
如公司某套制冷设备为2009年8月份购进，该资产的流水号为357，编号为L09080357。
该套制冷设备有4个风机，则此四个风机的编号为：
L06080357—1、L06080357—2、L06080357—3、L06080357—4、
.
二、名称的统一
1、固定资产的名称须统一。
财务部的固定资产明细帐、总务科的财产清册、固定资产卡片及机器设备上的铭牌，所有名称均保持一致。
2、固定资产的名称为固定资产的实体名称。
如2吨柴油锅炉的固定资产名称应为锅炉—柴油，规格为2吨。
第四章固定资产增加
包括固定资产的购置、改建扩建、受赠等。
一、一般固定资产
（一）请购
1、一般固定资产购置及扩建工程款低于人民币25000元者，由各需求部门依实际填写【请购单】，经总经理核准后，交采购部办理采购事宜。
2、扩建工程金额逾人民币25000元（含）者：
除运行
（1）步骤外，另填具签呈及有关的计划、说明等资料，经总经理签核后，始交采购部据以办理采购事宜。
3、请购单，一式三联，经请购、订购及验收之程序后，由采购部分送如下：
第一联：
由会计单位存查。
第二联：
由采购单位存查。
第三联：
由各申请部门存查。
（二）订购
1、部门
由采购部统筹负责
2、过程
（1）采购部经取得核准的【请购单】，应根据请购项目向合适的供应商询、比、议价，并择定拟购或订约对象及有关说明，填入【请购单】。
（2）选出拟购供应商及拟定订购事项后，即据以填具【订购单】，注明订购日期、交货厂商及地点、请购单号、品名规格、数量、单价、金额及交货日期等资料，连同【请购单】一并依核决权限送呈签核。
（3）取得核准后的【请购单】及【订购单】的厂商联邮寄或传真给供应商。
3、表单
【订购单】，一式四联，经核准后，由采购部分送如下：
（第一、二联于取得验收单后）
交由财务部存查，作为核对应付帐款的依据。
由仓储部存查，作为验收依据。
由采购部存查。
第四联：
由供应商存查，作为送货之依据。
（三）验收
1、由仓储部负责验收数量。
（1）供应厂商交货时，仓储部应依厂商之送货单、发票及其他交货文件，并核对【订购单】、合约书或其他相关文件的数量、交期及其他资料无误后，据以填写【验收单】
（国外进口者，填写【进口验收单】），注明厂商名称、发票号码、品名规格、进货及合格数量等资料，依核决权限送呈签核。
（2）取得仓储单位主管核准后的【验收单】，并同厂商送货资料及发票送交相关部门（如工务科、使用单位）检验后，于检验单位栏签名，并呈主管签核。
（3）取得检验单位核准后的【验收单】，连同厂商送货资料及发票送交采购部，采购部并同【请购单】【订购单】或其他相关资料核对数量、金额及其他资料无误后，呈交主管签核。
【验收单】一式四联（国外进口者，填具【进口验收单】，一式三联），经采购部门主管核准后，分送如下：
连同厂商送货资料、发票及合约书影印本（正本交由总经理室保管）等相关凭证送交财务部据以入帐及编制【财产目录】。
由仓储单位存查。
二、重要之固定资产
除依一般固定资产的请购、订购及验收步骤运行外，另由其他相关单位配合财务部运行，“重要资产取得或处分处理过程”的作业流程（如委托专业监价机构监价、报请董事会追认及公告等）。
三、改建、扩建
（一）范围
满足下列条件之一可计入固定资产改建、扩建：
1、固定资产的使用期限延长
2、固定资产的生产能力提高；
3、使产品质量提高；
4、使生产成本降低；
5、使产品品种、性能、规格等发生良好的变化；
6、企业经营管理环境或条件改善。
（二）改建和扩建支出计入改建、扩建后的固定资产原价。
因此而延长了使用年限的固定资产，应对其原使用年限和折旧进行调整。
固定资产改建和扩建应通过“在建工程”科目来核算。
四、受赠
（一）审核
凡外界赠送本公司各部门固定资产时，需先填具【验收单】注明“受赠”，依核决权限送呈签核后接受。
（二）验收
与固定资产购置之验收流程相同，由仓储部及相关性单位验收，并由采购部按公平市价评估价值列示于【验收单】上。
（三）财务
财务部根据【验收单】审核其价值后入帐及【财产目录】。
第五章固定资产之异
包括固定资产的调拔及出租（借）等。
一、范围及职责
固定资产因使用的需要，在公司内部各单位间相互调拔。
为保证固定资产异动手续的落实，实行固定资产管理责任制。
具体方法如下：
1、各部门负责人为本部门所有固定资产的负责人。
存放于仓库的固定资产的负责人是仓库保管员，存放于车间的固定资产的负责人为车间的设备维修人员，分公司（或外地办事处）的固定资产负责人员为分公司（或外地办事处）的财务人员。
2、各固定资产负责人确保部门的固定资产异动（包括调拔、出租、出借）、处分（包括出售、报废、毁损）合乎流程规定。
3、如发现任何部门有与财产清册不符之固定资产时，由该部门补齐所有必要手续，同时，人资科视该固定资产负责人的管理绩效为不良。
固定资产管理绩效不良的部门名单由固定资产管理部门负责提报给总经理。
4、固定资产负责人异动（如离职、调离岗位等）时，固定资产交接作为其工作移交手续之一。
二、过程
（一）调拔固定资产时经双方部门主管同意，由移入部门填【固定资产、事务用品异动申请单】，注明异动类别、申请部门代号、异动日期、接收部门代号、接收日期、财产编号、品名、规格、单位、数量及原因说明，依核决权限送呈签核。
（二）移出部门接收到经移入部门主管签核后之【固定资产、事务用品异动申请单】，经该部门主管核准后，连同固定资产送至移入部门核对无误后并签收。
三、表单
【固定资产、事务用品异动申请单】，由移入单位收到固定资产后，送固定资产管理单位存查，并据以更新【财产管理卡及部门别财产保管清册】等相关资料，同时由固定资产管理单位通知财务单位更新【财产目录】
四、【固定资产、事务用品异动申请单】上需注明随同固定资产交付的有关资料明细。
一、范
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