采购与供应业务流程14.docx

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采购与供应业务流程14

采购与供应业务流程

英文简写名词：

报价邀请RFQ招标邀请ITT提案邀请FRP服务水平协议SLA首先的供应商PueferredSuppliers已批准的供应商ApprovdeSuppliers已确认的供应商ConfirmedSuppliers总括订单BlanketOrders市场测试TestMarketing主要成本PrimeCost成本习性CostBehaviour安全边际MarginofSafety

第一章:

采购和供应中的文件

第一节：

采购和供应中的文件概述

1.2文件概述有12个文件:

●采购请购单或物料清单（需求用户为了采购发出的通知）

●产品规格/服务水平协议

●供应商评估问卷（用于评估潜在供应商的适合性）

●报价邀请（RFQ）或招标邀请（ITT）

●订单确认（来自供应商）

●发货通知（确认收到订单）

●质量检查表。

●发票或结算单（请求付款）

●供应商评估（适用于供应商绩效评价）

1.3熟悉采购流程图：

见课本P2.

1.8规格的概念：

可以定义为一个详细、准确的说明，尤其是说明规定的材料、尺寸及需要建造、安装或制造的工作的质量要求。

1.10规格具有四重目的：

●明确适用的目的或用途。

●与供应商沟通买方的要求。

●使买方可以比较交付的产品和服务是否符合约定。

●为买方和供应商之间达成的协议提供详细的证据。

1.12服务水平协议（SLA）：

是服务合同中使用的详细规格。

SLA是一个“服务提供商和用户之间，将满足业务需求的最低服务质量进行量货的协议”（海尔斯）

1.16报价邀请（RFQ）：

是一个买家向一个或多个潜在供应商发出的要求对产品或者服务进行报价的文件。

1.17提案邀请（RFP）:

通常用于当买方的需求更为复杂时。

RFP是由买方发出的，目的是为组织投入的供应获得提案、投标或报价。

1.19供应商报价、标书或投标文件：

报价和招标书是关于供应一个指定的物品或服务的书面要约。

报价流程通常用于相对低价值和低风险的采购。

对于需要承担更大责任的高价值采购，通知需要采用更正式的招标过程，尤其是公共部门。

1.25采购订单（PO）:

是一种由买方出具给卖方，指定卖方将要提供给买方的产品或服务的类型、数量及约定的价格的商业文件。

1.28收货确认单（GRN）:

是收到货物交货时产生的文件。

1.30发票：

是由供应商向采购方发出的商业文件。

内容包括6点：

●日期

●客户和供应商的名称和地址。

●联络人姓名

●说明购买的项目，无论是产品还是服务。

●产品价格。

●付款到期日。

第二节请购单的应用

2.3需求由用户部门确定，并发出请购单：

●如果发起人是仓储部门，副本将被转发到采购部门来实施。

●如果发起人是用户部门，副本将被转发到仓储部门。

如果该品项有存货，仓储部门将满足需要如果没有，则将转发副本到采购部门。

2.5请购单应包括以下详细9个信息：

●序列号。

这是能够让使用者和采购者都轻松辨认每个需求的唯一编号。

●内部的部门代码或预算代码,这是负责支付的部门代码。

●请购单发起人的姓名、签字及日期，这是作为给采购部门针对该需求采取行动的官方授权,因此签名必须是具有适当权限的人。

●需求的产品或服务的描述：

确定的品牌名称、型号或才关的规格。

●数量。

确定用户需要多少数量。

●价格。

一般来说产品的价格并不包括在请申购单上，因为采购人没的工作现职就是以最有利的价格来购买。

然而，请购单可能会指定一个价格的上限或者目标价。

●供应商。

寻找最佳供应商也是采购的工作职责，但同时，用户可能有合理的理由从一个特定的供应商处购买——也许是为了进行试验，所以可能会指定供应商。

●送货地点。

必须明确货物交付的地点。

通常交货地点往往位于组织内部。

也有可能是客户的仓库等组织以外的地点。

这将有助于减少在不同地点来回搬运货物引起的时间和精力的浪费。

●日期要求。

日期要求通常是指定货物必须的最晚时间，但也可能指定货物必须交付的指定的某天。

2.6物料清单（BOM）:

它基本上是采购的：

“购物清单”

第三节了解请购单

3.3当一个批准通过的请购单到达采购部门后,采购部门将对请购单进行评估和评价,然后执行以下采购步骤之一:

●驳回请购单到用户部门并要求解释.

●为本采购项目创建一份报价邀请,以接收投标书.

●\根据请购单创建一个采购订单.

3.6财务签字受权用于对财务交易的批准.

3.8在大多数财务交易中,签字受权用于对支出和资源使用的决策,如请购单.

第二章接收报价单

第三节接收供应商报价

3.3除了直接比较不同供应商的价格，还可以考虑以下相关问题：

●所有供应商都是以同样的方式来计算成本吗？

●所有的成本是否已知，还是需要更多的信息？

（如果合同不是固定价格协议，需要避免潜在的价格变化）

●不同的成本计算包括哪些内容？

●低价格是因为供应商肯竞争力，还是价格可能意味着（或迫使供应商作出）一些质量的妥协？

●投标价值上是否附带不同的信用期限或付款条件。

3.5除了基本的价格，买方在评估供应商报价时还有一系列因素需要考虑8点：

●供应商以往的表现，包括资金稳定性、可靠性。

●交货时间。

●附加费用（运费、保险费、安装和培训）、运行成本（包括能源效率）、剩余价值和处置成本（资本资产）

●保修条件。

●备件的可用性和维保范围。

●过时的风险，以及升级到更高规格的能力。

●付款条件。

●海外供应商的情况下，还会涉及汇率、税收和进口关税。

3.7下面是一些可能的迹象，买家需要注意到非法串通的可能性：

●所有供应商所提供的价格均高于预期。

●一个或多个供应商都不愿意谈判。

●一个或多个供应商拒绝报价。

●最低价显著低于其余价格（表明所有价格都是虚高的）

3.9CIPS将招标后谈判定义为:

在收到正式标书之后、合同签署之前与提交了最低可接受标价的一个（或一些）供应商/承包商进行的谈判，目的在于在不将其他投票方置于不利地位影响其保密性或对于竞争性招标系统的信心的前提下，获取价格、交付或者内容方面的改进。

3.12CIPS对于开标后谈判的指导4条意见：

●开标后谈判会议中买方至少应该有两人参与以保证透明和负责。

●来自买方组织的谈判人员应该在开始会议之前与相关管理者明确自己谈判策略。

与些同时他们还需要预先确定一系列标准以便决定供应商方面的哪些条件是可以接受的。

●会议内容要形成纪要以确保对谈判过程和结论有据可查。

在会议结束时要把纪要拿给供应商过目，以确保内容无误或者提出修正意见，这是个很好的做法法。

●买方应该以职业且合乎商业道德的方式进行谈判。

第三章合同条款

第二节合同条款的类型

P29页1.6对比较和评估报价或出价，并推荐一个供应来源，采用的框架如下：

●一个标题或者备忘录形式的页眉，写明报告人、报告接收人、日期。

●需求：

简短介绍，彰明采购的需求内容。

●背景：

简短说明接触市场的方法（如果有此内容）；采用的资格预审流程（如果有此内容）；受邀报价或投票的供应商。

●供应商报价或标书的评估和比较。

●逐一对各个供应商作出简短评价或分析，着重于其优势和弱点，以及关键风险（例如，资金稳定性或质量管理体系等方面的弱点）

●逐一对各关键标准作出简要评价或分析：

①指出其对于选择决策的重要程度；②依照各条标准供应商的关键要点作出比较（如最佳的和最差的供应商）

●建议和说明：

指出哪一个供应商、报价或者要约体现了最佳价值，并用膦什么选择这个供应商、报价或者要约。

P31页2.3合同需要明确指出“时间是本合同的关键要素”，因此，买方可以在合同中指定所坚持的交货日期。

如果出现延迟履行，受害方可以视为违反条件并拒绝支付，同时也可以拒绝接受延期的履行（如果提供的话）

P32页2.9违约赔偿金条款用来保证买方因供应商对合约的延迟履行或完成的不令人满意所产生的损失的赔偿，以及激励供应商履行合同。

这样的理念是为了便于买方估计，如果供应商没能圆满地履行合同，买方会遭受多大的经济损失,并将这一数额包含在合同中。

如果供应商出现问题,买方将能够以赔偿的形式，按约定的数额来获得赔偿。

P35页2.22合同保密条款的目的：

在合同履行过程中，如果他们需要让另一方获取其业务方面的信息，则保密性条款可以保护双方。

P36页2.25续约的5个条款包括：

●最初的合同期限。

●延长期的可用性（如有）。

●延长资格的标准。

●终止合同的程序。

●移交给一个新供应商的相关程序

第四节条款的变更

P39页4.4合同的变更有两种形式：

合同条款的变更或工作范围的变更。

P40页4.12变更的生效必须符合如下条件:

●有效的协议必须是由双方当事人之间共同达成的,如仅是一方通知一方,则是无效的.

●具有支持该协议的某种塔式的对价（对价是购买一项承诺的价格）

P40页4.13合同变更的对价的形式:

●相互放弃现有的权利.

●一方给予另一方新的利益.

●对合同允许额外的时间期限.

第四章采购订单

第一节采购订单的格式

P44页1.4低值采购属于单独的经济重要性较低的交易。

此类交易的风险是，如果采购订单流程复杂，承担费用的比例将有可能超出所购物品的价值。

P45页采购卡：

是类似于信用卡的签帐卡，可用于采购物品或服务。

P45页使用采购卡的好处6点：

●减少采购订单和发票的纸张处理，并由此减少相关成本，提高效率。

●控制支出的增加，即使消费是分散的。

●与使用纸质系统相比，使用采购卡可以获得更多和更好的支出管理信息。

●可改善供应商关系，如逾期付款和无纸发票都不现是问题了。

●建立和熟悉技术，以作为走向电子采购世界的第一步。

●减少员工的付现支出。

P46页1.14总括订单（BlanketOrden）:

是一种向供应商提出一个特定范围或类别的商品的订单，据此一些单个需求将在一段时间内落实下来。

P47页单个采购订单是指仅用于一次订购且采购订单号不是预先定义的订单。

第二节填写采购订单

P49页2.6采购订单通常包含下列大部门或全部项目信息11点：

●文档的标题（如“采购订单）

●买方的名称、地址和详细联系方式。

●文档的序列号和日期。

●供应商的名称和地址。

●需求品项的描述，以及供应商的产品代码（如果已知的话）

●需求品项的数量。

●需求品项的单价和总价。

●要求的交货日期和地址点。

●运送说明。

●付款条款。

●相关的成本中心。

P52页计算机采购系统中的典型报告：

●未执行完的采购订单列表。

●落后于预定计划的订单或零件列表。

●缺货零件清单。

●需要采取行动的订单或零件列表。

第三节成本中心的预算

P53页3.5应用成本中心的优势：

●激励员工，让他们感到需要对成本中心负责。

●改进成本和支出的监控。

●提高盈利能力信息的管理。

●提高投资回报的监控。

P53页3.6应用成本中心的劣势：

●如果成本分配不正确，可能会导致低估或高估盈利能力。

●增加了行政及文书工作。

P54页3.12制定业务预算的好处：

●有效管理资金。

●适当分配项目资源。

●监控绩效。

●满足目标。

●改善决策。

●问题出现前提早发现，例如需要筹集资金或缓解现金流困难

●规划未来。

●提高员工的工作积极性

第五章计算未来需求

定量方法包括：

简单移动平均法、加权平均法、历史数据外推法和时间序列分析。

P62页3.2简单移动平均法：

一个简单的技术，看看最近各时间段的需求量，并假设接下来的时间段需求量为过去各时间段需求量的