与大家分享强悍的外贸开发信.docx
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与大家分享强悍的外贸开发信
与大家分享强悍的外贸开发信!
很多新来TC-Model的sales同事常常抱怨,开发信效果很差,100封里面好几十封退信,剩下的就是石沉大海,难得有一个老外回一句“No,thanks.”就可以让你激动半天。
其实大家有没有想过,这样的做法会严重挫伤自己的积极性。
可以试想一下,当你一天坐在电脑面前12个小时,从google和各种黄页搜索到客人信息,一封一封开发信发出去,晚上满脸疲惫的回家,等第二天满怀希望上班的时候,邮箱里爆满各种各样的退信,你是什么感受?
我以前也是做业务的,当年大学毕业后从业务助理、跟单做起,后来做sales和salesmanager,PAtodirector,一直到现在做buyer,中间换了几份工作,也经历过大部分朋友所经历的各种问题。
我当时也有这么一段时间,没日没夜地发推销信,找新客人,无休止地报价,但效果甚微。
后来跟很多不同的客人熟识了以后,私底下聊起才发现,当初的开发信写的是大大有问题的。
很多老外也是做sales的,也会写开发信,为什么成交率比我们高很多?
即使不说成交率,回复率也大大高过我们?
很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的,一般都学过外贸函电这门课,老师们反复教你们怎么写商务信函,怎么回询盘等等,其实这些教材几乎都是学院派人士编的,不是老掉牙过时的东西,就是和
现实基本脱节的。
很多老师一辈子都呆在学校里,连外贸都没做过,你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓?
真正的好的email,必须要模仿老外的行文方式,尤其是英语为母语的客人!
即使你的邮件写得四平八稳,语法精到,整篇下来没有任何错误,在大学里可以拿满分作文了,可客人收到以后,还是怎么看怎么别扭。
我觉得,你给客人写邮件的时候,必须要忘记中国人的行文和思维方式,要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件,这样才能让客人把你当成同类。
到那一天,你随便写一封邮件,当大部分人都看不出这封邮件出自一个中国人之手,你就出师了!
我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误,大家可以看看,对比一下自己,其中的几条是自己也会有的?
接下来再讨论开发信怎么写。
呵呵。
1)邮件写得过长。
客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件,你想想,一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几M的附件,你会不会认真去看?
而且很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理email,很多长篇大论的邮件,只要不是他的熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人,他们一般处理每一封邮件的时间是
2-3秒,也就是大致扫一眼,重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复,不是太重要的,会在outlook里标注上要处理的具体时间,然后从inbox拉到相应的子目录里。
换句话说,只要客人的邮箱地址是对的,也是你
要找的rightperson,你的开发信只能停留在他眼前2-3秒,就是决定命运的时刻了。
这种情况下,试问你敢不敢把邮件写得很长?
2)没有明确的主题。
一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。
这个就需要经验了,内容要言简意赅,直接吸引客人通过主题去点开邮件,目的就达到了。
至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和你内容的功力了。
有些人写邮件会这样设置主题:
“wearethemanufacturerofGifts”,又或者“needcooperation”,或者“Guangdong***tradingcompanyltd”,或者“pricelistforclock-Guangdong***TC-ModelDEV.ltd”等等,一看就知道是推销信。
当你一个礼拜就收到一封推销信,你可能会有兴趣看看,但是如果你一天收到N封推销信,估计就会很厌烦,直接删掉算是客气的了。
所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看?
就要根据之际情况来判断了。
的进口商,
样写主题,
举个例子吧,假设我是做亚克力时钟,礼品的公司TC-ModelCo.Ltd,目前公司最大的客人是美国的HomeDepot,尽管可能是通过贸易商做的,不是直接合作,但是完全可以当作一个开发新客人的筹码!
如果我要写一封开发信给美国的ABCinc(这个名字是我编的),我从google上了解了一些这个公司的信息,知道他们是美国有做太阳能灯系列,希望能试着开发这个客人,我一般会这“Re:
ABCinc/HomeDepotvendor-solarlight/TC-ModelCo.,
其中,ABCinc代表了客人的公司名,你在写给他的主题上首先加上他公司名,表示对他们公司的尊重;HomeDepotvendor-solarlight明确表示你是北美第二大零售商HomeDepot家居装饰品供应商,既表明了实力,也勾起他的兴趣;最后的TC-ModelCo.,Ltd.代表自己公司。
这样一来,假设你找对了人,这个正是ABC公司家具装饰品的buyer,又或者是他的某一个主管,突然某一天收到这么一个主题的邮件,哇,homedepot的供应商找上来了,太棒了,应该看看是不是有合作机会,是不是比原有供应商更好?
他打开邮件的概率会非常非常大!
再说了,这个主题设置的还有一个好处,就是客人即使暂时不回你邮件,只是放在收件箱里,但是将来某一天他突然想让你报报价,很容易就能找到这封邮件!
只要关键词输入homedepot,保证一下子就找到。
3)长篇大论的公司或工厂介绍。
我现在做buyer,也会收到工厂和贸易公司的推销信。
贸易公司还稍微好一点,很多工厂的业务员,开发信实在写得不咋地,简直可以说是惨不忍睹,既浪费客人时间,也浪费自己时间。
我经常会收到类似的邮件:
“我们是某某亚克力DIY时钟礼品厂,地处美丽的珠江三角洲东南,交通便利,风景优美,离广州仅仅1小时车程,我们公司成立于2000年,具有丰富的亚克力DIY时钟礼品生产和开发经验,享誉全球,我们工厂获得ISO9001:
2000质
量体系,严格按照5S管理,真诚欢迎您来我厂参观拜访,希望和您建立起长久的业务关系,我们以真诚和服务赢得客户,,”诸如此类的话,客人会看得很不耐烦,即使你是一个很好的公司或很好的工厂,第一次就收到这样一封邮件,任谁都会感到厌烦的。
有朋友会反问,那是不是完全不写呢?
我的回答是,也不
一定,要看具体情况。
如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过就可以了。
可以这样写:
WesupplyDIYclockgiftsforHomeDepotwithhighqualityandcompetitiveprice.Hopetocooperatewithyou!
简单一点,一两句话点到重点,调起老外的胃口,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。
做业务久了你就发现,很少有客人每封邮件长篇大论的,即使有,也是极少数的特例,或者是要确认一些细节之类的。
4)爱炫耀英文水平。
以前有个助理,英语八级,刚毕业的学生,要她给老外写email,总是喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,让人理解都需要老半天。
如果是英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好一点,如果你写给韩国人日本人中东人法国人,那就要他们老命了,看一封邮件还得用上字典或翻译工具,还是半懂不懂,你说客人会对你印象好么?
丘吉尔讲过一句话,具体的内容我忘了,大致的意思是,真正的高手,你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来,全部用最简单的句子,最简单的词汇,让小学生都能看懂。
其实把简单的东西复杂化很容易,把复杂的东西简单化就不容易了,需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。
外贸函电的精髓就是,“简单简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。
谁能用最少的句子表达同样的意思,那就是最厉害的!
举个例子吧,我以前招助理的时候,会考他们的email水
平,我把中文意思告诉他们,然后让他们用英文来模拟一封邮件。
内容很简单,写一封邮件告诉客人Mike,上次收到的样品已经寄给工厂了,但工厂说材料不是ABS,而是acrylic(PMMA),价格他们需要重新核算,但近期内原材料涨价,希望您能尽快确认,我们好采购原材料并安排生产。
第一个应聘者是这样写的:
DearMike,
ThisisJennyfromTC-ModelCo.Ltd.We'resopleasedtoreceive
yoursamples.Ialreadysentthemtoourfactorylastweek,andwas
informedtherealmaterialisacrylic(PMMA),notABSasyoumentionedlasttime.What'sthematter?
I'llgiveyoureplyassoonaswegettheofferfromthefactory.Itwill
takeseveraldays.Pleasebemorepatient.Buttheyalsotoldme,the
rawmaterialincreasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthepricequicklyafteryougetit?
We'llpurchasetherawmaterialanddo
theproductionimmediately!
Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!
Bestregards,
Jenny
这封邮件写得好么?
老实说还可以,虽然主动语态和人称多了点,但是内容都点到了,表达也算通顺,用的词汇也都是挺简单的,不难懂。
但是不是有点啰嗦?
如果能简单一点,是不是更好?
我们看看第二位应聘者写的email:
DearMike,
Howareyou?
Wereceivedyourallsamples.Thefactorycheckedthedetails,andfoundthematerialwasacrylic(PMMA),notABSasyoutold.
Pleasegivethemsomemoretimetore-checktheprice,becausethematerialisdifferentfromthepastorders.However,thematerialwas
kindlyplacetheordersoonasap.
increasedveryquickly!
Therefore,pleaseifthepriceisokforyou!
We'lldoproduction
Thankyouinadvance!
Kindregards,
Tommy
这封呢?
我个人觉得比上一封号一点,毕竟主动和