档案文件内容Word文件下载.docx
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3.4.3管理类：
法人客户的基本资料。
分为授信主体基本资料及担保客户基本资料两类。
3.4.4保全类：
资产风险管理的相关资料。
3.4.5综合类：
银行内部管理资料。
如：
信贷业务的各类报表、授权转授权文件、会议记录、调查检查审计稽核记录等。
3.5贷后管理资料：
是指授信后检查报告、贷后检查资料、信贷资产质量分类资料、企业各项财务报表、审计报告、风险预警资料、贷款卡信息查询、各种证书的年检证明复印件等业务后续、附属资料。
3.6信贷档案的保管期限：
是指信贷项目结清后，该信贷项目档案的保存时间。
保管期限从信贷项目结清次年1月1日起计算。
4.职责与权限
部门/岗位
职责与权限
岗位/信贷经办人员
1、按照信贷业务操作规程，及时收集并核实经办信贷业务的所有档案资料，并对档案要素真实、合法、有效性进行认定，确保信贷业务资料要素齐全，内容完整，数据真实。
2、认真执行行内档案交存、归档、借阅等环节要求，对档案中的要素做好登记、复印等留存备查工作。
严格按照总行相关贷后管理办法进行贷后管理并及时归档。
信贷档案一经交存，不得随意调档。
信贷经办人员负责收集所经办信贷项目从申请到结清全过程的有关资料，并保证资料的完整性。
岗位/信贷档案管理人员
1、负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并
对入库档案资料的规范性和完整性把关。
2、按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案，负责信贷档
案的整理、组卷、归档、装订和信贷档案的借阅、使用工作，确保档案资料的完整、安全。
3、指导检查相关人员对信贷档案的收集、整理和归档工作，并负责建立和保管《对公授信业务档案借阅登记簿》、《对公授信业务档案交接登记簿》（见附件一），确保信贷档案的连续性和完整性。
4、负责授信业务结清后档案的整理归档工作；
负责授信业务结清档案中永久卷的保管及短期卷的保管、鉴定、销毁工作，并对移交后的客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密工作等负责。
5、做好信贷档案的防火、防潮、防尘、防蛀、防盗工作，保证档案资料的安全。
一旦发生丢失、毁损、违章、涂改、置换、逾期使用等情况，除及时采取必要措施补救外，应及时根据情况的严重程度迅速报告有关责任人。
6、对涉及银行信贷秘密和客户商业信息的档案资料做好保密工作。
负责管理信贷项目档案资料，对借阅归还、审查检查归还的档案要检查其完整性和原始性，发现档案不完整或有改动的，可以拒绝接受，并及时报告主管负责人。
7、对所保管的授信档案定期进行分类、鉴定工作，掌握好授信档案的各项基本情况，做到案卷的质量标准化、档案整理系统化、查找利用科学化、调查统计制度化。
8、信贷档案管理人员要对信贷档案妥善保存，严格遵守保密制度，定期检查信贷档案的保存情况，并作书面记录。
部门/信贷业务部部门门职责
1、负责收集并核实信贷业务档案。
信贷部门要按照“谁经办、谁负责”的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。
2、信贷风险管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷业务部要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。
部门/授信审批部部门职责
按照对公授信业务档案管理要求，负责审核、接收业务部门移交至本部门需审批的信贷业务档案资料；
妥善保管呈报资料，确保其完整不遗失；
对审批通过的项目资料与放款中心进行正式交接，并如实登记《对公授信业务档案交接登记簿》。
部门/放款中心/信贷管理部职责
1、按照对公授信业务档案管理要求，负责审核、接收授信审批
部移交至本部门审批通过的信贷业务档案资料，并妥善保管。
2、负责审核、接收信贷业务部门呈报本部门的符合放款条件的
项目资料，并与业务部门做好交接。
3、按照对公授信业务档案管理要求，将全部信贷业务资料进行
整理、归档、组卷等工作，保证信贷档案的完整、规范与美观。
4、信贷档案资料的后续管理工作。
部门/会计部门
会计部门为信贷档案管理的协作部门，负责信贷档案资料中抵（质）押物等权证的核算和保管工作。
分行档案销毁鉴定小组
负责审批信贷档案的销毁及按指定程序进行销毁。
5.原则与基本规定
5.1对公授信业务档案的管理原则
遵循“公私分管、按户建档、分笔立卷、集中保管、专人负责、完整安全、规范管理、严格保密”的原则。
5.1.1“公私分管”是指信贷档案按照对公授信业务档案和对私授信业务档案两大类建档管理。
5.1.2“按户建档”是指一个信贷客户建立一个（或多个）信贷档案。
5.1.3“分笔立卷”是指对一个信贷客户发生的每笔信贷业务的档案资料要分别立卷（册），并统一存放在该信贷客户档案内。
5.1.4“集中保管、专人负责、完整安全”是指信贷档案应有专门的档案室统一存放，集中保管，并由经营机构相应的职能部室指定专人负责，以确保信贷资料完整。
5.1.5“规范管理”是指信贷业务档案管理必须做到资料内容标准化，档案移交制度化，档案管理电子化。
5.1.6“严格保密”是指信贷业务档案涉及国家、个人、公司和企业的秘密，信贷经办人员、档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。
5.2对公授信业务档案日常管理
5.2.1组（立）卷
（1）为了便于装订和查找，将二级档案资料划分为管理类、要件类、贷后管理类三大卷。
a）管理类：
按“借款人”和“担保人”分别立活卷。
管理类档案可以在不同业务间共享，但客户经理应确认现有档案资料能够反映客户最新信息。
b）要件类：
b1:
按每笔业务合同为单位建立档案进行管理，卷内可以多册。
b2:
综合授信、最高额抵押合同、最高额保证合同、贸易融资业务中的总协议等可单独立卷，供每次具体业务时方便使用。
b3:
综合授信项下业务可按时间顺序摆放（由近至远），若合同量较大，也可按具体业务品种单独装订进行管理。
c）贷后管理类：
按贷后检查资料、借款人财务资料、担保人财务资料等分别进行管理组成一卷，卷内可以多册。
（2）对于各种证书的年检证明、公司章程变更、法人变更、增资扩股及股权变动等业务后续资料，由客户经理负责收集并填写《对公授信业务档案资料移交清单》。
信贷档案管理人员对需要更新的资料按时间先后顺序在原资料基础上逐笔立卷归档（新资料排放在最上），以保持授信资料的连贯性、有效性（经年检的营业执照复印件应注明年检时间）。
基本资料应每年更新（视有权部门的年检情况确定，原则上在上半年完成更新），以确保其有效性。
（3）在立卷时，对与前笔信贷业务相同的资料，可不必重复立档，但应在“信贷档案目录”中对未建档的资料应注明该资料已在前笔信贷档案中立卷。
5.2.2装订
（1）立卷档案可采取封闭装订（固定卷）或不封闭装订（活卷）两种形式，年度统一订装。
采取活卷形式的，要充分保证信贷档案的固定性，便于翻阅。
（2）信贷档案管理人员须在每年第一季度内，将已结清授信客户的授信资料按顺序进行订装整理成册。
按放贷日期排序，填写案卷封面，分类装订后存放在档案盒中，记载《归档档案保管清册》，并分专柜存放（存放在归档区）。
（3）贷后管理资料按户定期分别装订成册（每年至少一次）。
（4）归档的授信资料均采用以A4纸为标准尺寸（原件资料除外，但应折叠为标准尺寸），按顺序整齐排放。
5.2.3建档
（1）立卷档案必须放入档案盒内保管，一户一盒或多盒。
档案盒原则上统一规格为长322mm×
宽236mm×
高58mm，授信档案禁止使用档案袋保管。
（2）侧面盒脊上需注明分支行名称、档案存放位置、授信年度、档案编号及借款单位名称（单位名称可不用全称，统一长度、字号、字型）。
信贷档案管理人员负责将上述档案统一编号，并分别建立档案盒。
档案盒脊编号由三部分组成：
第一部分体现放款机构：
大（天）字，即大连银行天津分行。
第二部分体现授信年度（4位）：
2009。
第三部分体现授信发放顺序编号（4位）：
0027。
完整档案盒脊编号样式为：
NO：
大（天）字（2009）第0027号。
（3）档案盒封面应标有信贷要素记录。
客户全称和信贷档案编号、信贷业务合同号、信贷种类、金额、利率、信贷业务起止期限及担保情况等（可选择）。
（4）档案盒内必须附有《卷内档案目录》，以方便档案快速还原及保持完整性。
《卷内档案目录》记录档案盒内立卷数量情况，如：
XX类X卷。
每卷应有卷内编号，并在《卷内档案目录》中注明。
卷内编号应为档案盒编号的分号，如：
档案盒编号为NO：
大（天）字（2009）第0027号，则管理卷为27-1号、要件卷为27-2号、贷后卷为27-3号，依此类推。
具体每卷内资料内容，由分卷中各档案目录进行约束。
每卷最上方应贴有由档案管理人员签字确认的“信贷档案目录”（贴在每卷的第一页）。
（5）卷内资料应与“信贷档案目录”顺序一致。
（6）项目封皮:
信贷档案管理人员应将全部项目资料进行统一整理，对档案首页应统一封皮，以统一字号、字型标注企业名称，以示美观。
为防止资料卷曲、潮湿，项目封皮及最末页可放置透明硬纸或厚纸装档。
5.2.4保存及保管
（1）信贷档案保管应设置专门的档案保管库，设立专门区域及统一档案柜。
区域内为立卷区（用于保管未结清本息的授信档案）、归档区（用于保管已结清本息的档案）。
档案库需严格执行安全保密制度，切实做到妥善保管，防止火烧、虫蛀、鼠咬、霉烂等，保证授信档案的完整无缺。
（2）每笔信贷业务结清时应及时在档案封面注明“结清”字样，并标明结清时间。
展期业务应在档案封面注明展期合同号、展期金额、利率、起止期限、担保等情况。
经总行批准的核销项目应在档案封面注明“核销”字样，并标明核销或帐销案存时间。
（3）在XX机构的授信档案以管辖行、直属行为单位统一保管；
其他地区以分行为单位集中管理。
（4）保全类信贷档案建立一户一档（盒）保管。
综合类信贷档案于年度终了建档（盒）保管。
5.2.5对公授信业务档案保管期限
（1）尚未结束授信业务关系客户的授信档案要永久保管。
（2）结清信贷业务保管期限：
a）小型项目及短期贷款档案保存期限为5年。
b）一般中长期贷款项目档案保存期限为15-20年。
c）国家重点建设项目信贷档案以及具有史料价值建设项目的信贷档案须永久保存。
（3）综合类信贷档案做长期保存，保存期限为十五年，其中各种报表的年度汇总表为永久保存。
（4）信贷档案的保管等各种登记簿及核销清册做永久保存。
5.3其他原则与规定
5.3.1各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件。
信贷员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样、核对日期，并签名确认。
5.3.2授信企业提供的资料必须加盖企业公章（单项资料涉及多页情况，加盖齐缝章），复印件应由客户经理签字确认真实性。
对于多页的资料原件，信贷档案管理人员应对每一页加盖相应标记，以示资料的完整性和真实性。
5.3.3分支机构要建立有关信贷档案的立卷、交接、保管、调阅、销毁等登记簿，各类登记簿做永久保存，做到科学管理、有效利用、严防损毁缺失。
5.3.4信贷档案管理人员应建立《对公授信业务档案目录索引》，方便查找与管理，索引应每年整理更新一次。
5.3.5不良贷款按规定移交给相关部门后，由该部门履行客户档案管理职责。
5.3.6信贷档案管理人员任职条件：
品行端正，遵纪守法，无不良行为记录；
工作认真细致，责任心强，勤勉敬业；
熟悉信贷业务的各项政策、制度、规定和办法，具有较强的工作能力；
从事信贷工作3年以上，有较丰富的信贷工作经验。
5.3.7信贷档案管理人员因工作变动离岗的，应对授信档案所有资料列好清单，全部移交指定专人并监交后方可办理有关变动离岗等手续。
5.3.8各分支行根据实际情况设立信贷档案管理主管领导、信贷档案部门负责人、信贷档案管理人员等。
各责任人在责任范围内行使权力，并承担由信贷档案管理不当而引发的风险责任。
5.3.9罚则：
（1）对于授信档案管理工作不到位的，依据信贷管理岗位职责和有关处罚办法，对有关责任人进行处理；
若因此形成或可能形成授信风险的，应承担相应的行政责任和损失责任。
（2）授信档案管理工作的违规行为，包括但不限于以下事项：
a:
未按规定内容及时收集授信档案资料的；
b:
未按一级授信资料的管理要求对一级授信资料进行管理的；
c:
未按二级授信资料的管理要求对二级授信资料进行管理的；
d:
未按本管理办法规定管理授信档案的；
e:
涂改、伪造授信档案资料的导致发生授信风险的；
f:
因所负责的授信档案丢失或损毁造成授信风险的。
6.管理操作规定
阶段
管理要求/操作要求
风险点描述
6.1上报审批
6.1.1收集信贷资料：
信贷经办人员应根据信贷档案管理的要求，认真组织、收集、整理项目资料，并对真实性、完整性、合法合规性负责，整理完毕将拟上报审批项目呈报授信审批部审批。
呈报授信审批部资料案卷：
管理类（A）、要件类（B）--信贷文件
管理类（A1）：
客户基本情况档案--授信主体（请按以下顺序排放，以下相同）
a）经年检合格的《法人营业执照》、《事业单位法人登记证》、《民办非企业登记证书》、《外商投资企业批准证书》等企事业法人证书复印件；
《组织机构代码证书》及《税务登记证》（含国税、地税）复印件；
法定代表人资格证明、履历及身份证复印件；
b）银行开户许可证及相关开户证明复印件；
c）公司简介及依法成立的文件；
d）公司章程或联营协议（股份协议、合作合同）复印件；
e）董事会（股东会）成员名单、签字样本及身份证复印件；
f）有权机构出具的验资报告（含历次变更后连续的验资报告）；
g）经年审的贷款卡复印件及信用记录查询清单；
h）法人授权委托书及委托人、受托人自然情况证明及签字样本；
i）借款用途的证明材料；
j）对信贷关系人的信用等级评定表；
关联客户情况；
k）生产经营许可证明复印件（如：
特殊行业需持相应行业行政管理部门颁发的生产、经营等许可证明；
涉及进出口业务的，需提供进出口许可证；
排污企业，应提供环境（排污）评审和批准报告等）；
l）客户情况变动说明材料：
如企业变更登记文件复印件、生产经营资料，企业转制、改组等重大行为的相关材料复印件等；
m）经审计的上年度和近期财务报表、审计报告；
近三期财务报表及上两年年度审计报告（至少）复印件（含资产负债表、损益表、现金流量表）；
n）受信申请人或债务共有人个人的征信记录查询授权书及当前查询记录信息户籍证明、婚姻状况证明复印件；
o）自然人提供合法财产及收入证明资料（如单位出具的职业和收入证明、经营的收入证明、权益性收益证明、权属财产证明、纳税单等）；
p）其他需要存档的资料。
（A2）管理类：
客户基本情况档案--担保客户
担保客户基本情况案卷及排放顺序参照授信主体基本情况案卷。
（B1）要件类：
信贷文件档案一-通用及特别要件
1）通用要件分为银行出具要件及企业出具要件两种。
主要包括但不限于：
信贷业务审批书；
调查报告；
企业信用评级；
核保书或抵（质）押核实书；
信贷业务申请书或申请报告；
董事会、股东大会、职工代表大会等企业内部有权机构做出的决议（决议也可在审批后、出账前出具）；
购销合同、发票类等。
2）与业务相关的特别信贷文件
对于抵押担保业务，除须具备通用要件外，还应有：
a）抵押物清单及抵押物权属证明文件复印件；
b）抵（质）押物评估文件；
c）抵押人为自然人的有效身份证明文件的复印件、收入证明及个人担保声明书等；
d）财产共有人、所有权人同意抵押的书面文件（决议）及身份证明、结婚证明；
e）抵押物已出租，须提供租赁合同、租金收入凭证等相关材料复印件；
抵押物尚未出租的，须出具该抵押物尚未出租的声明；
f）涉外财产抵押，须提供有效的财产所有权或土地使用权证明，并可以办理抵押登记手续；
g）财产保险单原件及复印件（土地作抵押物除外）（若此环节有，请出具）
h）担保核保书；
i）其他需要存档的资料。
对于质押担保业务，除须具备通用要件外，还应有：
a）质押物清单及质押物的权属证明文件复印件（正件如银行承兑汇票、储蓄存单、有价证券、质押票证等）；
b）担保人为自然人的有效身份证明文件的复印件、收入证明及个人担保声明书等；
c）财产共有人、有处分权人同意质押的承诺书；
d）往来查询信函；
e）储蓄存单质押授信在相应的营业机构办理止付登记手续的证明文件复印件
f）质押物监管公司的监管协议书。
g）其他需要存档的资料。
项目授信应增加的文件资料：
a）有权部门对项目立项批文及纳入当年固定资产投资计划文件复印件；
b）经批准的项目可行性研究报告（含规划设计方案、投资概（预）算等）；
c）项目设计、项目投资总额和分阶段投资计划；
d）施工合同以及承包人及分包人资质证明和分包情况资料；
e）在开户银行存入规定比例资本金证明文件；
f）续建项目提供前期投资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料；
g）按规定竣工投产所需自筹资金落实情况及证明文件；
h）国家有关单位（如环保、供电供水、国土等）的批准文件或证明材料和审核意见。
房地产开发授信应增加的文件资料：
a）通过年检的房地产开发企业资质证书复印件；
c）项目所在地总平面图、征地红线图复印件；
d）建设用地规划许可证复印件、国有土地使用权证复印件、建设工程规划许可证复印件、建设施工许可证复印件；
e）国有土地出让（转让）合同和地价款交缴及有关补偿费用付款凭证复印件；
f）联合开发合同、协议（两个以上企业合作开发）；
g）承建商资质证书及承建合同；
h）项目招投标合同及发展商向承建商支付工程款证明（已支付）；
i）项目监理单位资质证明；
j.施工进度表；
j）发展商自有资金证明材料（最低不得低于开发项目总投资的规定比例）以及项目已投入的证明资料；
k）已经开始预售的须提供“商品房预售许可证”；
l）m.发展商其他项目及投资情况。
风险描述：
授信客户提交资料虚假，信贷档案资料不完整的处罚措施缺失。
风险等级：
高风险
控制目标：
确保信贷档案管理的完整、有序、规范；
确保授信客户提交资料真实、有效。
控制措施：
建立信贷档案管理的处罚制度；
公司客户经理与原件审核，并签字确认。
6.1.2信贷经办人员将整理完毕的信贷档案，按照统一格式，呈报本行授信审批部，并做好交接及登记。
6.1.3授信审批部对呈报的拟审批项目资料逐项与清单核对。
6.1.5对于清点无误且齐全的档案资料，进行项目登记、签字并保管档案。
6.1.6对于资料齐全的项目，授信审批部按照流程要求，组织贷审会审议。
6.1.8对于未予审批通过的项目，授信审批部将呈报的信贷资料予以退回，并做好交接手续。
6.1.9对于审批通过的项目，授信审批部将信贷档案（管理类、要件类中的信贷文件）与放款中心进行交接并登记，待出账。
6.1.10对授信审批部转入的审批通过项目资料逐项与清单核对。
6.1.11对于授信审批部审批通过的项目，信贷经办人员落实放款条件。
6.2放款出账
6.2.1信贷经办人员落实全部放款条件，包括：
签订合同、落实抵、质押担保手续、落实授信审批部放款前提条件等。
6.2.2信贷经办人员落实放款条件完毕，到放款中心申请放款出账，放款中心进行必要的放款审查。
6.2.4对于不符合放款条件的授信业务，放款中心要求信贷经办人员补充并完善信贷资料。
6.2.5一级权利凭证入库
对于符合放款条件的，信贷业务人员在办妥抵（质）押登记手续及信贷业务有关手续后，应将抵（质）押物有关权利凭证原件（复印件作为项目档案资料保管）装入信封，并在信封封面注明信贷客户名称、抵押人、出质人、抵（质）押物名称等内容。
信贷经办人员应按计财部门的要求填写入库单，做好交接并签字确认。
出账审查时的原始资料与入库权利凭证不一致；
保管后检查监督程序缺失，权利凭证原件丢失。
极大风险
权利凭证原件的安全、有效保管。
制定完整、有效的权利凭证入库流程；
定期检查权利凭证原件的保管。
6.2.6放款中心将全部授信资料（包括：
信贷经办人员呈报授信审批部所移交信贷档案及放款出账信贷档案）进行统一整理。
6.3档案移交
6.3.1放款中心将整理完毕的信贷档案与档案管理人员进行交接。
移交档案中档案资料的缺失。
档案资料全部移交。
完整有效的档案传输流程，在交接登记薄上签字、备案。
6.3.2信贷档案管理人员对信贷档案进行清点、核对，并做好交接手续。
6.3.3信贷档案管理人员按照本行信贷档案日常管理要求，对档案进行整理、立卷、编号、装订、建档后入库。
档案资料借阅、保管过程中丢失、毁损核心资料。
确保档案资料完整。
以完善、完整的流程控制信贷档案出、入库的管理，信贷档案装订完整，各式目录登录齐全、建立相应的工作薄。
6.4档案借阅
6.4.1信贷档案原则上只能现场调阅，如遇特殊情况需借阅调出的，须填写档案外借单，并上报分行行长批准。
6.4.2信贷档案查阅、调阅、复印必须填写《对公授信业务档案借阅登记簿》。
登记调阅人姓名、日期、内容等并在调阅登记本上签名，经主管领导批准后方可将档案调出，并要在规定的期限内归还。
6.4.3调阅人不得将信贷材料涂改、抽换、遗失或损毁。
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