职场达人发邮件礼仪汇总文档格式.docx
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正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。
但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情;
如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。
最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;
邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
邮件门就是深刻的教训!
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。
保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
不要过两分钟之后再发一封什么补充或者更正之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。
如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;
如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。
合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。
如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用:
）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻
BusinessEmail不是你的情书，所以:
）之类的最好慎用。
只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:
）
附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5.如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，
语言的选择和汉字编码
1.只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。
如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;
如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;
如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4.选择便于阅度的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;
也不要过小，费神又伤眼睛。
结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。
签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。
你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。
但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。
过于正式的签名档会让与对方显得疏远。
你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。
回复技巧
1.及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云。
不要让对方苦苦等待，记住：
及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2.进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3.回复不得少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复是的、对、谢谢、已知道等字眼，这是非常不礼貌的。
怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。
此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。
此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5.要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了
如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道;
不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。
你们讨论好了再告诉大家。
不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击回复全部前，要三思而行!
6.主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：
全部办妥、无需行动、仅供参考，无需回复。
正确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1.To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2.而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。
这个可能用在非常规场合。
4.TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。
比如按部门排列;
按职位等级从高到低或从低到高都可以。
适当的规则有助于提升你的形象!
5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
6、转发邮件要突出信息
在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。
除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者XX的接收人。
如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。
不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。
附：
职场女性应该具备的职场魅力
女性在职场中是更容易成功的，因为她们能够跨越性别的限制，这是一位女性企业家说过的一句话。
在职场中崭露头角的女性越来越多，她们身上就具有这5项职场魅力。
很多人之所以成功，是因为他们看上去很像一个成功人士。
这就是所谓的职场魅力。
在这里，我们给你提供了5种针对性极强的练习方法，从今天就开始行动吧!
行动一：
拥有权威的声音
慌慌张张而又刺耳的声音往往会让别人感到神经紧张。
如果能将声音放得稍微低沉一些，速度控制得快慢适中，并且通过一些短小的停顿来引导听你说话的人，便能够很容易地赢得谈话对方的好印象。
在国外，有专门的职场声音教练，他们给出的最基本的一条建议是：
在谈话的时候，将身体放松，并且好好地控制自己双脚的位置。
也就是说，如果我们能够在说话的时候保持身体挺直，并将身体重心平均地分配到双脚上，我们的言谈就能够给别人带来更深刻的印象。
行动二：
优雅的姿势
我们不得不承认，这一点在55%的程度上要取决于我们的身体语言。
当穿着套装的你耷拉着眼皮，慢吞吞地横穿整个办公室时，肯定会在老板心目中留下没有睡醒、对别人不加理会或是唯唯诺诺的坏印象。
然而，假如你是很轻松地、挺直腰板地快步走进办公室的话，那么就不会给人前面的那种印象。
这并不意味着我们就要像模特一样走夸张的猫步，只要注意，不要驼背弓腰就可以了。
因为只会将身体蜷起来走路的人，常常会给人以一种很不真实的感觉。
老板在考虑升职名单的时候，往往会把这样的人的名字第一个删掉。
对策：
你留意到从办公桌望出去某块玻璃上你的影子吗?
你是不是把头习惯性地偏向某一边?
这是一个典型的女性动作，在动物世界里则是一种谄媚的象征。
记得时时提醒自己，改掉它。
行动三：
真诚的尊重
一个聪明而受人欢迎的谈话对象往往会将自己的注意力集中在对方身上。
他会和对方保持眼神的交流，而且说的话比对方所说的要稍微少一些（最佳的比例是49%）。
这样就标志着：
我不是一个以自我为中心的人，我会给你足够的空间，因为我是个注重和谐的人。
抱有这种态度的人往往能够给对方充分的信任感，因为他感到自己所谈论的东西对于你来说很重要。
真正充满魅力的人是个值得尊敬的听众，同时也会是一个很忠诚的保守秘密的人。
如果你觉得自己每天倾听的时间太少了，不妨和一个与你性格完全不同的同事一同进餐，听他说话。
你一定会对你从他那里所了解到的信息感到惊讶。
行动四：
明智的大胆
在新的环境里，如何区别自己的行为是勇敢还是冒险，女性往往会觉得有些困难。
原因是，女性往往对自己的行为外表更挑剔，也更喜欢把自己隐藏起来，而且还喜欢不停地想，别人对自己都有些怎样的看法。
只有当你对自己的信念坚定不移的时候，令人鼓舞的火花才会出现。
把在会议中所有以别人开头的句子换成我，作为句子的主语，以此来强调你的观点。
试试看，在某个小时里，不在发表意见之前加上我觉得、我以为这样的修饰语。
行动五：
吸引人的汇报
不管你的点子有多么好，要想让别人对此也感兴趣，就必须尽可能地将它描述得言简意赅。
在报告资料里加上一些有色彩的标记，或是注释，会比枯燥的数据堆积更有吸引力。
对于你的老板或客户来说，他们也会因此更容易集中注意力去理解你所阐述的观点。
而且，看到别人对你的报告有兴趣，发言的你自然也会觉得做报告是件令人愉快的事情。
通常，我们的工作领域对于别人来说可能是非常陌生的，要他们一下子理解，会有一定的困难。
因此，不妨试着把你的一个新点子解释给你在别的行业工作的朋友听。
15分钟后，如果他明白了你的意思，你就成功了。
职场中，特别是商务交往中，怎么坐也会影响别人对您的看法，下面是小编整理的职场礼仪中的坐姿礼仪，欢迎阅读。
商务礼仪坐姿：
正确的坐姿是：
入座时要轻稳，走到座位前，转身后退，轻稳地坐下，女子穿裙装入座时，应将裙向前收拢一下再坐下。
上体自然坐直，立腰，双肩平正放松;
两臂自然弯曲放在膝上，也可以放在椅子或沙发的扶手上，掌心向下;
双膝自然并拢（男士可略分开些），
双脚平落在地上;
坐在椅子上，至少应坐满椅子的三分之二，脊背轻靠椅背;
起立时，右脚向后收半步，而后站立。
端坐时间过长，会使人感疲劳、不自然，可换一下姿势。
男士可将双脚略向前伸或将两脚交叉，女士可将两腿并拢，两脚同时向左或向右放，两手叠放，置于左腿或右腿上形成优美的S形，也可以两腿交叉重叠，但要注意将上面的小腿回收，脚尖向下。
总之，坐在椅子上是可以变换姿态的，只要端坐，腰立直，头、上体与四肢协调配合，那么各种坐姿都会是优美自然的。
坐时切不可前倾后仰，或是歪歪扭扭，也不可双腿伸得远远的，摇腿、跷脚、两腿过于分开都是不雅观的。
坐在椅子的前半边，身子稍向前倾是表示谦虚，但与人交谈时，坐得过于萎缩前倾，就是一种阿谀了。
商务坐姿礼仪：
1、正确的坐姿是身体坐在椅子的三分之二处，上身保持正直，两手自然放于两膝上，两腿平行，与肩同宽。
2、胸部自然挺直，立腰收腹，肩平头正，目光平视，女服务员着裙时双腿并拢，斜放或平直放，双手自然摆放在腿上。
3、与人交谈时，身体要与对方平视的角度保持一致，以便于转动身体，不得只转动头部，上身仍需保持正直。
面试坐姿礼仪：
1、坐姿包括坐姿和坐定的姿势。
如果面试官让你坐下，你不用故意客套地说：
您先坐。
神态保持大方得体即可。
入座时要轻而缓，不要发出任何嘈杂的声音。
面试过程中，身体不要随意扭动，双手不应有多余的动作，双腿不可反复抖动，这些都是缺乏教养和傲慢的表现。
有些人因为紧张，无意识地用手摸头发、耳朵、甚至捂嘴说话，虽然你是无心的，但面试官可能会因此而认为你没有用心交谈，还会怀疑你话语的真实性。
2、不同性别，对于面试就座时的礼仪要求也不同。
男性就座时，双脚踏地，双膝之间至少要有一拳的距离，双手可分别放在左右膝盖之上，若是面试穿着较正式的西装，应解开上衣纽扣。
3、女性在面试入座时，双腿并拢并斜放一侧，双脚可稍有前后之差，如果两腿斜向左方，则右脚放在左脚之后;
如果两腿斜向右方，则左脚放置右脚之后。
这样对方从正面看双脚是交成一点的，腿部线条更显修长，也显得颇为娴雅。
若女性穿着套裙，入座前应收拢裙边再就坐，坐下后，上身挺直，头部端正，目光平视面试官。
坐稳后，身子一般占座位的2/3，两手掌心向下，自然放在两腿上，两脚自然放好，两膝并拢，面带微笑保持自然放松。
常见四种坐姿：
（1）正襟危坐式。
又称最基本的坐姿，适用于最正规的场合。
要求：
上身与大腿、大腿与小腿、都应当成直角;
小腿垂直于地面，双膝双脚完全并拢。
（2）垂腿开膝式。
多为男性所使用，也较为正规。
要求，上身与大腿、大腿与小腿皆成直角，小腿垂直地面。
双膝分开，但不得超过肩宽。
（3）双腿叠放式。
它适合穿短裙子的女士采用（或处于身份地位高时场合）造型极为优雅，有一种大方高贵之感。
将双腿完全地一上一下交叠在一起，交叠后的两腿之间没有任何缝隙，犹如一条直线。
双腿斜放于左右一侧，斜放后的腿部与地面呈45度夹角，叠放在上的脚尖垂向地面。
（4）双腿斜放式。
适用于穿裙子的女性在较低处就座使用。
双膝先并拢，然后双脚向左或向右斜放，力求使斜放后的腿部与地面呈45度角。
想打破社交聊天中的尴尬局面?
如果你不擅长这些，那么，你需要一些巧妙的社交方法。
以下6个步骤，助你打破社交僵局，并缓解你的不适感。
下面是小编整理的打破职场聊天尴尬6步走，欢迎阅读。
每次当我转身的时候，都有可能看到尴尬的聊天场面。
聚会、鸡尾酒会、新同事午餐等聊天的机会到处都是。
如果你发现你自己对这种场面提不起兴趣，那么下面一些技巧也许能够帮助你：
1.迈出第一步伸出手去、微笑、准备好问候别人。
当你迈出第一步的时候，你就创造了一些能量，并且让自己处于一个比较自信的位置。
如果你对于这样做感到不自在的话，那么就需要一点练习，但是如果你能够掌握好这一点，那么就能够更好开始交谈，让小小的谈话变得更轻松一些。
2.迅速找到共同点，或者退出共同点是我们和那些初次见面的人的生活交集。
地理位置、教育背景、兴趣爱好、子女、体育运动队和其他的一些话题都是交谈中常见的开放式话题。
这是我们和自己不认识的人接触的方式。
我建议在和别人的谈话中，最好通过不超过三次尝试就找到共同点。
如果你们彼此没有交集，那么不要对此感到不安。
他们也会知道。
你可以礼貌地退出谈话，这是一种仁慈的行为。
3.留下印象，但是不要过头人们在紧张的时候的用词会倾向于极端说得太多或者太少。
如果你希望给别人留下印象，所以要在问题和意见的表达中注意保持适度。
如果一半时间都是你在说，和你交谈的人就会认为你在独霸这场谈话。
这只是在谈话中产生的一个不确切的印象。
如果你给他们留下70%的时间，他们就会认为你是一个有礼貌的人，而且擅长与人交谈。
4.准备好三个好问题你可能听说过，人们喜欢谈论自己。
问题是如何激发这种天性，为了你自己的理智考虑，并且创造真正有趣的谈话，你需要准备有趣的问题。
我建议你准备这些类型的问题：
观察变化：
问问人们，过去一年里，他们在某个特定领域，例如商业、体育、电影或者其他主题上发现了哪些变化。
这会引发一场谈话，而不是得到某个单一音节答案的审讯。
最佳比较：
在你的问题里使用最佳、最糟糕、最等词汇。
通过这些问题，你会开始一场有比较的谈话，其中包含了一些紧张和激情。
你可能不喜欢你得到的答案，但是你会提高对方的参与度，引发对方的兴趣。
对未来的预测：
问问他们认为针对某个特定主题在未来一年会发生什么情况。
体育通常是个安全话题，而政治话题则充满风险。
不过，这并不意味着你应该厚此薄彼。
这里的关键在于创建对话，对未来的推测只是为了达到这个目标。
5.让沉默为你做好铺垫我的一个朋友觉得必须填补任何长度超过2-3秒的沉默。
这让他可能会陷入自己原本希望退出的谈话，但是却因为为了避免尴尬而重新加入。
让沉默持续一小会，这样当你优雅地退出的时候，每个人都会理解你退出得正是时候。
6.不着痕迹地退出当谈话告以段落，正在进行的话题明显已经结束的时候，你可以伸出手，说，很高兴和你共处的时间。
我希望很快就能够再次见到你。
然后你就可以在房间里走动，去见别的人了。
我们几乎所有的人都有一些社会责任，要参加一些我们并不热衷的活动。
培养一些在这种情景下聊天的小技巧会给你更多的自信，并且能缓解你在这种场合下的不适。
尴尬时刻紧急支招
尴尬时刻一：
哭的时候被同事撞见，刚巧睫毛膏是不防水的。
应急秘方：
找到化妆间，拿起身边的护唇膏、护手霜之类的乳液，擦一点在眼下，然后用面巾纸轻轻擦掉。
如果没有乳膏呢?
取一张面巾纸用嘴沾湿，就能轻松卸妆了。
秘诀是要在妆花掉之前抢救。
尴尬时刻二：
拍照当天醒来发现脸上长了颗青春痘。
如果痘痘已经变白有脓头，就热敷，然后轻轻用纸巾把痘痘挤破。
如果脓还没有突出皮肤表面，可以涂上维生素E软膏，然后用遮瑕膏刷在痘痘处，涂上粉底，再以手指轻轻沾去多余粉底，最后，扑上和肤色完全相同的蜜粉，腮红打得厚一点。
尴尬时刻三：
还有10分钟就要相亲了，可是在化妆品柜台被画得像个风尘女郎。
快到另一个专柜去要一些卸妆乳和护肤品试用妆，再到盥洗室把脸上的妆洗掉。
最好身边有湿面巾，赶紧到另一个专柜上一点粉底，再用一点唇彩就足够了。
尴尬时刻四：
刚做完皮肤保养，满脸竟然冒出了疹子。
用冷水或加上无任何添加剂的洁面乳清洁面部，把新产品从皮肤上抹掉，在还没有完全抹干水分时涂上薄薄的凡士林，用一些冰敷在脸上，便能迅速镇静皮肤。
尴尬时刻五：
狂欢到深夜，隔天起床，发现眼袋肿大，还要上班呀!
怎么办?
要消除眼部浮肿可以用毛巾包几块冰，敷在眼上，能立刻减轻浮肿状况。
或者用茶袋、黄瓜切片敷在脸上。
点上遮瑕膏，其他眼妆不要太多，上班可以戴上墨镜扮酷。
下次醉醺醺回家时，别忘了上床前多喝点蜂蜜水，然后垫个枕头在脑后，第二天眼睛就不会太肿了。
尴尬时刻六：
没有化妆，却突然有客户上门，手边只有一支唇膏。
我用拇指将口红涂在脸上，这比任何化妆都管用。
腮红会让脸色立刻红润起来，用手指涂抹出来的感觉是那么地平滑、自然，而且颜色也会保留得更持久。
手边找不到睫毛夹的时候，用勺子边就能帮你解决这个问题了。
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