办公室公文写作Word文档下载推荐.docx

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无

页码：

普通阿拉伯数字，页面底端右侧

正文格式：

标题字体：

宋体二号字加粗

正文字体：

仿宋三号字

段落格式：

单倍行距、提行空两格

符号的运用：

第一层：

一、二、三

第二层：

（一）、

（二）、（三）

第三层：

1、2、3

第四层：

（1）、

（2）、（3）

第五层：

①、②、③

数字的用法：

公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数字（如：

二〇一三年年度总结报告）；

公文最后的落款日期必须用大写数字（如：

二〇一三年十二月二十日）；

正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用小写数字

四、常用公文写作

请示（请假条）

随着对办公高效化的要求，用邮件等书写请假条已经与纸质请假条一起，成为现代企业请假制度中的两种请假方式，目前纸质请假条多为文档版本，可直接发给人事部门申请批准并存档，亦可根据公司要求打印出来经批准后再交给人事部门。

无论是邮件版的请假条还是文档版的请假条，在其写法上，必须包含的内容主要有：

请假受理人（或部门）、请假事由、请假具体时间、请假人、请假日期这五大项。

请假条的写法：

写请假条需要注意下述事项：

1、时间上：

提前写，请假提前写请假条一般是企业对员工请假的明文（或默认）要求；

如有特殊情况，临时请假等可以在事后补写请假条，但大部分企业对事后请假条有时间限制，一般为员工恢复上班的当天，或者1到2个工作日内。

2、格式上：

请假条（居中）

受理请假的人或主管部门（称谓，如王经理或人力资源部，注意顶格）：

我因（请假原因：

事因、病因等原因，简单陈述即可），于____年____月____日至____年____月____日（请假起止时间），请假____天（请假具体时间），请批准（请假辞）。

请假人：

XXX（请假人签名）

____年____月____日（请假日期）

请假条范文：

请事假

1.请长事假

请假条

XX部：

我因读成考函授，于2013年12月1日至2013年12月15日，请假10天，请批准。

XXX

二〇一三年十二月一日 

2.请产假：

本人于____年____月____日的预产期，经医生建议，定于2013年____月____日提前待产，特从2013年____月____日开 

始请假，期限为_____天，请领导予批准，谢谢!

申请人：

二〇一三年十二月一日

3.请病假：

我因感冒发高烧，需要输液，故于____年____月____日请假一天，请批准，谢谢!

通知

通知是一种使用范围较广的文体。

凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。

但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。

一般性通知

在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：

庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。

这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

会议通知

上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。

这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。

如果这些事项交待不清，丢三拉四，

就可能影响会议的按时召开和正常进行。

通知的格式

1.标题：

写在第一行正中。

可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。

有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。

2.称呼：

写被通知者的姓名或职称或单位名称。

在第二行顶格写。

（有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。

）。

3.正文：

另起一行，空两格写正文。

正文因内容而异。

开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。

布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。

4.落款：

分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。

写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。

文档通知范文：

各位同事：

2013年12月20日公司工会组织员工活动，欢迎大家准时参加，现将相关事宜通知如下：

活动主题：

XXXX

参与人员：

活动时间：

活动地点：

注意事项：

XX公司工会

手机短信通知：

“通知”二字可写在开头也可不写，必要时开头要说明自己的身份（名字、职务），内容要求与书面通知相同，结尾无需落款，但要有“收到请回，谢谢”要确保每人都能够收到通知。

手机短信通知范文：

通知：

定于2013年12月20日8点在622活动室公司工会组织员工活动，欢迎大家准时参加。

收到请回，谢谢！

大家好，我是工会主席，定于2013年12月20日8点在622活动室公司工会组织员工活动，欢迎大家准时参加。

邮件

1.主题

主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

（1）一定不要空白标题，这是最失礼的。

（2）标题要简短，不宜冗长。

（3）最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

（4）标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。

也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：

“嘿！

”或是“收着！

”

（5）一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

（6）可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!

”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

（7）回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

（8）最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。

主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

称呼

（1）恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。

这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；

在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL、Everyone，如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；

如果不清楚职务，则

（2）应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。

称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”，显得很熟络。

称呼是第一行顶格写。

问候

（1）Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。

结尾常见的写个BestRegards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。

注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

（2）俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

正文

（1）Email正文要简明扼要，行文通顺，若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业，名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

不可没头没脑直接说正事，别人不知道你是谁很可能最后处理你的邮件。

但也不可过多，有些联系方式等与正文无关的信息应在签名档中表明。

（2）Email正文应简明扼要的说清楚事情；

如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

（3）正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人难懂的语句。

最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

（4）注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；

邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

（5）电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。

（6）Email正文如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。

保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

（7）一次邮件交待完整信息，最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

（8）尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。

如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开；

如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

（9）合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。

合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

（10）合理利用图片，表格等形式来辅助阐述对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。

如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

（11）不要使用:

）之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻BusinessEmail不是情书，所以笑脸字符最好慎用。

只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合

附件

（1）如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

（2）附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

（3）正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

（4）附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

（5）如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

（6）如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，

语言的选择和汉字编码

（1）只在必要的时候才使用英文邮件，英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。

如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；

如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

（2）尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件，如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；

如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

（3）对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。

你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

（4）选择便于阅度的字号和字体，中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；

也不要过小，费神又伤眼睛。

结尾签名

（1）每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。

虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

（2）签名信息不宜过多电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。

签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。

你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

（3）引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。

但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

（4）不要只用一个签名档对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。

过于正式的签名档会让与对方显得疏远。

你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

（5）签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。

字号一般应选择比正文字体小一些。

回复

（1）及时回复Email收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复”。

不要让对方苦苦等待，记住：

及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

（2）进行针对性回复当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

（3）回复不得少于10个字，对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。

要凑够10个字，显示出你的尊重。

（4）不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。

此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。

电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。

此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。

（5）要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。

如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replayall，让大家都知道；

不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。

你们讨论好了再告诉大家。

不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”前，要三思而行！

（6）主动控制邮件的来往为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：

“全部办妥”、“无需动”、“仅供参考，无需回复”。

正确使用发送，抄送，密送

（1）要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。

而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人。

这个可能用在非常规场合。

（2）TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。

比如按部门排列；

按职位等级从高到低或从低到高都可以。

适当的规则有助于提升你的形象!

（3）只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源

（4）转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。

除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者XX的接收人。

如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。

不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。

不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

五、充分利用一切工具：

利用模板、利用积累、请教他人