工程资料整理规范Word格式.docx
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2收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归档;
3负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;
也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作;
4收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案;
5在组织工程竣工验收前,应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收;
未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收;
6对列入城建档案馆〔室〕接收范围的工程,工程竣工验收后3个月内,向当地城建档案馆〔室〕移交一套符合规定的工程档案.
勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交.
建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应与时向建设单位移交;
各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后与时移交总包单位.建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,并应与时向建设单位移交.
城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导.在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件.
4工程文件的归档范围与质量要求
4.1工程文件的归档范围
对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全、整理立卷后归档.
工程文件的具体归档范围应符合本规范附录A的要求.
4.2归档文件的质量要求
归档的工程文件应为原件.
工程文件的内容与其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程.
4.2.3工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合.
工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:
红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等.
工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备.
工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面〔297mm×
210mm〕.图纸宜采用国家标准图幅.
工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张.图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图.计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件.
所有竣工图均应加盖竣工图章.
1竣工图章的基本内容包括:
"
竣工图"
字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监.
2竣工图章示例如下〔图〕:
80
竣工图
15
施工单位
7
编制人
审核人
50
技术负责人
编制日期
监理单位
总监
现场监理
20
图竣工图章示例
3竣工图章尺寸为:
50mm×
80mm.
4竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处.
利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图.
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》〔GB/10609.3-89〕统一折叠成A4幅面〔297mm×
210mm〕,图标栏露在外面.
5工程文件的立卷
5.1立卷的原则和方法
立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用.
一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷.
立卷可采用如下方法:
1工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分;
2工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;
3监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;
4施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;
5竣工图可按单位工程、专业等组卷;
6竣工验收文件按单位工程、专业等组卷.
立卷过程中宜遵循下列要求:
1案卷不宜过厚,一般不超过40mm.
2案卷内不应有重份文件;
不同载体的文件一般应分别组卷.
5.2卷内文件的排列
5.2文字材料按事项、专业顺序排列.同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后,印本在前、定稿在后,主件在前、附件在后的顺序排列.
图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列.
既有文字材料又有图纸的案卷,文字材料排前,图纸排后.
5.3案卷的编目
编制卷内文件页号应符合下列规定:
1卷内文件均按有书写内容的页面编号.每卷单独编号,页号从"
1"
开始.
2页号编写位置:
单面书写的文件在右下角;
双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角.折叠后的图纸一律在右下角.
3成套图纸或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页码.
4案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号.
卷内目录的编制应符合下列规定:
1卷内目录式样宜符合本规范附录B的要求.
2序号:
以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注.
3责任者:
填写文件的直接形成单位和个人.有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用"
等"
代替.
4文件编号:
填写工程文件原有的文号或图号.
5文件题名:
填写文件标题的全称.
6日期:
填写文件形成的日期.
7页次:
填写文件在卷内所排的起始页号.最后一份文件填写起止页号.
8卷内目录排列在卷内文件首页之前.
卷内备考表的编制应符合下列规定:
1卷内备考表的式样宜符合本规范附录C的要求.
2卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数〔照片张数〕,以与立卷单位对案卷情况的说明.
3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后.
案卷封面的编制应符合下列规定:
1案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面,也可采用内封面形式.案卷封面的式样宜符合附录D的要求.
2案卷封面的内容应包括:
档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷.
3档号应由分类号、项目号和案卷号组成.档号由档案保管单位填写.
4档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号.档案馆代号由档案馆填写.
5案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容.案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容.
6编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者.
7起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期.
8保管期限分为永久、长期、短期三种期限.各类文件的保管期限详见附录A.
永久是指工程档案需永久保存.
长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命.
短期是指工程档案保存20年以下.
同一案卷内有不同保管期限的文件,该案卷保管期限应从长.
9密级分为绝密、##、秘密三种.同一案卷内有不同密级的文件,应以高密级为本卷密级.
卷内目录、卷内备考表、案卷内封面应采用70g以上白色书写纸制作,幅面统一采用A4幅面.
5.4案卷装订
案卷可采用装订与不装订两种形式.文字材料必须装订.既有文字材料,又有图纸的案卷应装订.装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固,便于保管和利用.
装订时必须剔除金属物.
5.5卷盒、卷夹、案卷脊背
案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式.
1卷盒的外表尺寸为310mm×
220mm,厚度分别为20、30、40、50mm.
2卷夹的外表尺寸为310mm×
220mm,厚度一般为20~30mm.
3卷盒、卷夹应采用无酸纸制作.
案卷脊背
案卷脊背的内容包括档号、案卷题名.式样宜符合附录E.
6工程文件的归档
归档应符合下列规定:
1归档文件必须完整、准确、系统,能够反映工程建设活动的全过程.文件材料归档范围详见附表A.文件材料的质量符合4.2的要求.
2归档的文件必须经过分类整理,并应组成符合要求的案卷.
归档时间应符合下列规定:
1根据建设程序和工程特点,归档可以分阶段分期进行,也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行.
2勘察、设计单位应当在任务完成时,施工、监理单位应当在工程竣工验收前,将各自形成的有关工程档案向建设单位归档.
勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后,建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查.审查合格后向建设单位移交.
工程档案一般不少于两套,一套由建设单位保管,一套〔原件〕移交当地城建档案馆〔室〕.
勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时,应编制移交清单,双方签字、盖章后方可交接.
凡设计、施工与监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定和本规范附录A的要求单独立卷归档.
7工程档案的验收与移交
列入城建档案馆〔室〕档案接收范围的工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收.建设单位未取得城建档案馆管理机构出具的认可文件,不得组织工程竣工验收.
7.0.2城建档案管理部门在进行工程档案预验收时,应重点验收以下内容:
1工程档案齐全、系统、完整;
2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况;
3工程档案已整理立卷,立卷符合本规范的规定;
4竣工图绘制方法、图式与规格等符合专业技术要求,图面整洁,盖有竣工图章;
5文件的形成、来源符合实际,要求单位或个人签章的文件,其签章手续完备;
6文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求.
列入城建档案馆〔室〕接收范围的工程,建设单位在工程竣工验收后3个月内,必须向城建档案馆〔室〕移交一套符合规定的工程档案.
停建、缓建建设工程的档案,暂由建设单位保管.
对改建、扩建和维修工程,建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案.对改变的部位,应当重新编制工程档案,并在工程竣工验收后3个月内向城建档案馆〔室〕移交.
建设单位向城建档案馆〔室〕移交工程档案时,应办理移交手续,填写移交目录,双方签字、盖章后交接.
附录A建设工程文件归档范围和保管期限表
序号
归档文件
保存单位和保管期限
建设
单位
施工
设计
监理
城建
档案馆
工程准备阶段文件
一
立项文件
1
项目建议书
永久
√
2
项目建议书审批意见与前期工作通知书
3
可行性研究报告与附件
4
可行性研究报告审批意见
5
关于立项有关的会议纪要、领导讲话
6
专家建议文件
调查资料与项目评估研究材料
长期
二
建设用地、征地、拆迁文件
选址申请与选址规划意见通知书
用地申请报告与县级以上人民政府城乡建设用地批准书
拆迁安置意见、协议、方案等
建设用地规划许可证与其附件
划拨建设用地文件
国有土地使用证
三
勘察、测绘、设计文件
工程地质勘察报告
水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
建设用地钉桩通知单〔书〕
地形测量和拨地测量成果报告
申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
补步设计图纸和说明
技术设计图纸和说明
8
审定设计方案通知书与审查意见
9
有关行政主管部门〔人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、##、河湖、教育、白蚁防治、卫生等〕批准文件或取得的有关协议
10
施工图与其说明
续附录A表
11
设计计算书
12
政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
四
招投标文件
勘察设计招投标文件
勘察设计承包合同
施工招投标文件
施工承包合同
工程监理招投标文件
监理委托合同
五
开工审批文件
建设项目列入年度计划的申报文件
建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表
规划审批申报表与报送的文件和图纸
建设工程规划许可证与其附件
建设工程开工审查表
建设工程施工许可证
投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
工程质量监督手续
六
财务文件
工程投资估算材料
短期
工程设计概算材料
施工图预算材料
施工预算
七
建设、施工、监理机构与负责人
工程项目管理机构〔项目经理部〕与负责人
工程项目监理机构〔项目监理部〕与负责人
工程项目施工管理机构〔施工项目经理部〕与负责人
监理文件
监理规划
①
②
监理实施细则
③
监理部总控制计划等
监理月报中的有关质量问题
监理会议纪要中的有关质量问题
进度控制
工程开工/复工审批表
工程开工/复工暂停令
质量控制
不合格项目通知
质量事故报告与处理意见
造价控制
预付款报审与支付
月付款报审与支付
设计变更、洽商费用报审与签认
④
工程竣工决算审核意见书
分包资质
分包单位资质材料
供货单位资质材料
试验等单位资质材料
监理通知
有关进度控制的监理通知
有关质量控制的监理通知
有关造价控制的监理通知
9
合同与其他事项管理
工程延期报告与审批
费用索赔报告与审批
合同争议、违约报告与处理意见
合同变更材料
监理工作总结
专题总结
月报总结
工程竣工总结
质量评价意见报告
施工文件
建筑安装工程
㈠
土建〔建筑与结构工程〕
施工技术准备文件
施工组织设计
技术交底
图纸会审记录
施工预算的编制和审查
⑤
施工日志
施工现场准备
控制网设置资料
工程定位测量资料
基槽开挖线测量资料
施工安全措施
施工环保措施
地基处理记录
地基钎探记录和钎探平面布点图
验槽记录和地基处理记录
桩基施工记录
试桩记录
工程图纸变更记录
设计会议会审记录
设计变更记录
工程洽商记录
施工材料预制构件质量证明文件与复试试验报告
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件
砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告
预制构件〔钢、混凝土〕出厂合格证、试验记录
工程物质选样送审表
⑥
进场物质批次汇总表
⑦
工程物质进场报验表
施工试验记录
土壤〔素土、灰土〕干密度试验报告
土壤〔素土、灰土〕击实试验报告
砂浆配合比通知单
砂浆〔试块〕抗压强度试验报告
混凝土配合比通知单
混凝土〔试块〕抗压强度试验报告
混凝土抗渗试验报告
⑧
商品混凝土出厂合格证、复试报告
⑨
钢筋接头〔焊接〕试验报告
⑩
防水工程试水检查记录
⑾
楼地面、屋面坡度检查记录
⑿
土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表
隐蔽工程检查记录
基础和主体结构钢筋工程
钢结构工程
防水工程
长