管理文秘复习资料Word文档格式.docx
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（1）做秘书就要能耐得清贫，要把为领导工作服务、为机关工作服务、为人民服务视为自己的基本职责。
（1分）
（2）做秘书固然要有较高的笔头表达能力，但培养和具备这种能力并不是为了赚钱，而为的是做好本职工作。
（1分）
（3）这位秘书的“发财”之路，是不可行的。
因为他帮的是倒忙。
外来的秘书不能够实实在在地了解基层单位的情况，这样做不仅不利于材料的真实，也影响了基层单位秘书队伍的成长。
（1分）（4）上级秘书帮助基层单位写材料，还要搞有偿服务，这实在是一条歪道。
因为这样做会影响上级秘书的形象，把秘书队伍的风气搞坏。
（1分）（5）基层小金库的设制，也是违反上级有关规定的。
（1分）
（6）无私奉献是秘书职业道德的最高要求。
一个追逐名利或仅仅把秘书职业当作谋生手段的人是当不好秘书的。
只有充分认识到秘书工作的意义和作用的人，才能在工作中只求奉献，不惜时间与精力，不计名利地位，甘当无名英雄。
试从协助性与服务性的角度谈涉外企业秘书工作应如何对待外商的一些非工作性琐碎事宜的处理。
从煮咖啡、洗杯子谈起
（1）煮咖啡，洗杯子的事情、是三资企业中一项惯常的秘书工作，这项工作看来是体力性的，是些零碎的小事情，但这关系到三资企业中的上级与下级，内务与办公一系列环节的衔接与气氛的和谐。
（2）无论是在三资企业还是在国内企业，乃至于在政府机关，沏茶倒水，也是常事，不足为怪。
只不过关系不同，身份不同而已。
读书人干点这样的劳动，也是正常的，无需大惊小怪。
粗活都应当是没知识的人干，这是一种错误的认识。
（3）外资企业在组织结构上，每一位高层领导或部门经理配有一位秘书，秘书工作是一对一的协助工作，这样就更增加了日常工作的服务性，如订购机票、安排旅程和开会场所等。
由于外商常常往返于国与国之间，订机票、客房以及车子的接送，这些事服务性强，而且看上去很不显眼，但许多外商还是很在意的（4）协助外商解决生活中的困难并帮助他们不断地了解中国，是外资企业秘书的职责。
如当外商带着家属来到中国时，他会让秘书帮助他寻找孩子的入托、入学，联系家具的搬运，让秘书带着他的太太逛商店等等，有时还会因一件很小的事麻烦秘书。
（5）不同国籍有着不同的文化，不同的价值观念。
因此，做为外资企业的秘书要有默默无闻、踏实工作的奉献精神，要在高效率、快节奏的工作环境中，增强自己的适应能力。
2.阅读、分析以下实例，谈谈你对保密工作的认识和体会。
①湖南省能源研究所研制的沸腾焙烧炉技术，是我国能源研究的一项重要成果，引起了国外能源专家极大的兴趣，纷纷来函索取资料和邀请讲学。
美国利用多种渠道分别从我国几个单位邀请这方面科技人员去讲学或进修，通过“技术交流”无偿地获取了这项技术。
②日本人在参观我国景泰蓝生产厂家时，由于我方过于热情好客，慷慨允许其拍摄全部制作工艺流程。
日本人很快就掌握了技术秘密，不久就生产出了比中国生产得还要精美的日本景泰蓝。
我国的景泰蓝工艺品则因此而减少了出口，经济及技术损失重大。
③1979年，某国政府手工艺考察团在浙江某县工艺竹编厂参观。
经我方允许，他们拍下了我国竹制品防蛀、防霉、去霉的生产工艺。
祖传的秘密技术因此泄露出去。
④美国可口可乐公司一直对其饮料的配方严格保密。
据说，知道其完整配方的不到十个人。
由于其技术的高度保密，所以该公司一直在国际饮料行业中居于霸主地位。
保密就是人们把不让外界知悉的秘密加以保守和保护，使之不外泄的行为。
国家工作人员，特别是秘书人员都必须有高度的保密意识，增强保密的责任感。
保密工作关系到经济社会的发展。
可口可乐公司的保密意识极强，而例1、2、3都是严重缺乏保密观念的典型事例。
保密的特点是：
封闭性、排他性、利益性和相对性。
保密工作就是对自己内部可能产生的失、泄密所采取的一系列防范措施；
对于不该知密的外部势力，应坚决予以抵御与排斥。
以友好做幌子窃取即使机密，是新形势下一种新的窃密手段，如例1、2、3。
如果丧失警惕，就会受骗上当。
保密工作的意义是重大的。
从政治上说，关系到国家的命运和社会的安定；
从科学与经济的角度说，保密工作关系到科学和经济的发展；
保密工作还关系到领导工作的成败。
如例1、2、3经济损失是难以估量的。
我们要正确处理好保密与开放，保密与交流，保密与宣传，保密与利用之间的各种关系。
此外，还要正确认识和处理好保密与友好、保密与引进人才等各种关系。
任何处于私利而泄露国家秘密的行为都是犯罪行为。
情景题
1、为顺利接待x市制约厂刘厂长来访，徐秘书要把接待室整理一下，请问他应怎样做好这项工作？
2.
某厂将订开建厂五十周年庆祝，表彰大会暨厂史陈列馆揭牌仪式，被邀请的来宾有上级领导、同行各方面的代表、本厂职工代表等。
请拟写出此次会议的议程。
3，某公司的总经理秘书小刘工作业绩突出，他在个人工作总结中提出要搞好办公室的事务管理，就需充分认识它的特点。
请说明办公室事务管理的特点。
4，总厂长办公室秘书小马在周一的上午收到四封信函。
第一封是反映退休职工生活困难的长信，条理不太清楚；
第二封是写着厂长亲启的信函；
第三封是反映下面某分厂向河中排泄污水的举报信；
第四封是某职工对住房问题的申诉信，此事有关单位己做过恰当处理并做出明确答复。
请问这四封信，秘书应如何处理?
1．A．室内设备齐全，布置要协调B．室内空气、光线要好C．室内要清洁
2．
（1）标题：
某厂建厂五十周年庆祝、表彰大会暨厂史陈列馆揭牌仪式议程
（2）内容：
①
宣布大会开始；
②
上级领导讲话：
③
来宾致词；
④本厂领导致答辞；
⑤
职工代表发言：
⑥
表彰先进集体和个人⑦
厂史陈列室揭牌仪式，领导剪彩⑧
宣布大会结束。
（3）落款：
某厂厂长办公室
XXXX
年X
月X日
4．A服务性
B分散性
C专业性
D主动性
E繁杂性
5．A．第一封信采用摘报，因其内容重要，需整理来信要点，经主管领导审核后．呈报主要领导。
B．第二封用直送，因为注有领导亲启
C．第三封用批转，排污问题比较重要，
D．第四封信不处理，因其已经有关部门作过恰当处理
5．
（1）拟定饮食工作方案，尤其是伙食费用标准和卫生标准。
（2）拟定住宿方案，统计人数、性别及住房标准．（3）尽量满足与会者住宿、饮食的合理要求，实在做不到则耐心解释。
1.某单位召开新产品技术研讨会，内容包括组织专家讲座和技术演示等，秘书小宋拟写的此
次会议经费预算应包括哪些内容?
某石化公司召开了所属企业污水治理问题的专题会议，公司办公室根据上级的要求,在会
后迅速整理出了会议纪要。
请说明这份会议纪要的主要作用和拟写的基本要求.
3．秘书小李某企业新来—位上司，该上司十分重视信息工作，他要求秘书部门建立一套
完整的办公室信息工作制度。
办公室主任责成李秘书完成此项任务，请你替李秘书草
拟一份该制度文稿。
4。
办公室主任让你把己收集并整理好的负反馈信息或预测性信息编写成稿，请你列出编写
提纲中应把握的主要环节。
5．某公司将召开产品展示订货会，王秘书协助安排与会人员的食宿。
请你设想他会如何完成此项工作?
（二）
参考答案
1．
（1）会议费，（场地费、用品费，设备费等）；
（2）人员劳务费（包括请专家学者讲课酬金、演示人员劳务费等）（3）资料费；
（4）住宿费（5）交通费（6）其他费用
（1）会议纪要的作用是上报下发：
一是让与会者带回工作为传让和贯彻会议精神的依据，二是上报主管部门和有关单位了解会议情况；
（2）拟写会议纪要要求做到：
忠于会议实际，内容集中、概括．精炼，逻辑条理消楚。
3．
（1）信息工作组织制度；
（2）信息传递制度；
（3）倌息专报制度；
（4）信息专题分析制度；
（5）信息储存制度；
（6）信息编辑制度；
（7）信息审批制度；
（8）信息反馈和催办制度；
（9）评奖制度；
（10）通联制度。
4．
（1）确认所反映的信息确属于负反馈信息或预测性信息
（2）主题明确、新颖（3）结构完整（4）语句规范
5．
（1）拟定饮食工作方案，尤其是伙食费用标准和卫生标准。
1.
某市政建设公司提前完成了某项高速公路建设任务，定于10月20日举行庆功祝捷活动，设想公司秘书部门将为此安排哪些内容?
并应注意哪些问题?
2．总公司召开全国分公司经理会议，总公司领导要求秘书组作好接待安排，请问秘书组应
该如何开展工作?
3．小潘第一天到公司办公室上班，穿了一袭很时尚的服装；
无领无袖的粉红色短衫配一条
红色超短A字裙。
下班时，办公室主任嘱她明天换身衣服上班，你知道是为什么吗?
4．一位没有事先约定访谈时间的客人要求将自己的到访由李秘书通知公司王经理，而王经
理全天活动已有安排。
王经理指示李秘书想办法解决这—-问题。
你能否提供三个方案使李秘书顺利解决此问题?
5．某公司召开业务工作会议，出席人数约50人，会期两天。
秘书组在发放会议通知时，因
某种原因，致使几位有关人员未能按时出席会议。
怎样才能避免此类问题出现?
答案
（1）内容大体有开幕词．代表讲话、颁奖仪式、献花和领导讲话；
（2）会场要隆重，人员要坐满，秩序要井然：
（3）主席台上人要坐满，尽量邀请各方领导出席，要与受奖人相间排列座次
（4）发奖时要配合音乐，气氛要热烈，可安排儿童献花：
（5）要邀请新闻单位参加并配合宣传。
2．
（1）做好接站工作。
（2）做好报到工作：
A．对与会者热情欢迎；
B．将准备好的会议文件、用品发放给与会者：
C．引导客人到住宿房间，告之第-项活动的时间、地点。
（3）事先安排好食宿，报到时按计划进行。
3．
（1）服饰是人形体的外延，也是一种无声的语言
（2）选择服饰的基本原则是：
A与环境相协调：
B也与社会角色相协调：
C也与自身条件相协调；
D与时节相协调
4．A委婉答复客人：
经理今天没时间，可否记下来访的内容及要求日后答复。
B请示经理能否请别人代为接待，并让询客人意见。
C热情但坚定地回复客人：
对不起，今日不能约见，请另约时间再来。
3．A
写清地址和单位全称．收信人姓名。
B装通知要检查，勿漏装。
C封信皮。
D核对名单与信封。
E送收发室时要清点、编号
五、情景题（50分）
1．某公司将举行一次表彰大会，受表彰部门有10个，受表彰个人有15人。
请问秘书应怎样做好会议用品的准备工作?
某厂办李秘书以厂长的名义找到后勤处，要求为自己的一位下岗亲属安排工作，事后他受到批评，并被调离．你能说明其中原因吗?
3.
某公司去年招聘的几名员工，在工作中多次顶撞公司领导。
假如办公室主任委托你
去协调这些员工与上司的关系，你将怎样做?
你准备使用哪些方法。
4．某企业近日将要接待来自新疆的少数民族参观团，领导嘱咐办公室要妥善做好接待工
作。
此次接待工作若由你来负责，你将注意哪些问题?
5．王秘书进入总经理办公室时，总经理和副总经理正在激烈争论，王秘书听了一会儿后，当场附和了副总经理的意见，引起了总经理的不悦。
该情景涉及到协调工作哪些方面的内容?
如果你是该公司办公室主任，你将如何处理此事?
A会议的必备用品（具体的主要品名
B会议的特殊用品（奖品，音乐磁带等
2．（]）违反了职业道德要求（以权谋私）：
（2）违反了秘书非权力支配性原则：
（3）超越领导授权的范围-
3．
（1）运用感情激励法。
以平等的身份、商讨的口气与他们谈话，了解他们的意见、看法。
（2）介绍对上协调的方法。
强调职工维护领导的威信和形象的重要性，介绍如何理解上级意图，如何进行换位思考，如何提合理化建议，如何避免与上级发生冲突等具体方法
（3）采取书面或口头的方法，向办公室主任（而不能直接向公司领导）汇报情况出如何协调领导与新职工关系的意见。
4．
（1）该少数民族参加团中应主要有维吾尔族、哈萨克族
（2）他们主要信奉伊斯兰教，要注意尊重他们的习俗，（3）维吾尔族人民最喜爱的体育技艺是“达瓦孜”、“沙哈尔地”；
哈萨克族人民逢节日或喜庆日子都举行。
“阿肯”演唱会，会上还有“姑娘追”，刁羊，赛马等传统活动o
（4）维吾尔族独特的食品即抓饭（又称帕罗），用来招待客人；
哈萨克族非常讲究清洁卫生，没有席地而睡的习惯，饭前洗手，热情好客，有独特的待客礼俗．
5．
（1）这涉及到如何处理领导关系的协调和如何处理办公室主任与秘书，领导关系的协
调问题
（2）办公室主任应肯定王秘书的好意，并设法稳定王秘书的情绪．切不可在谈话中采用批评的方式，（3）告诉秘书，在领导发生争执，不够冷静的时候，秘书人员可采用请示工作、接电话等方式使双方停止争执。
（4）告诉秘书应注意信息传递的时机．
1
硬盘的保护应该注意哪几个问题？
2．X企业突然发生了重大的火灾事故，假如你是该企业当时的值班秘书，应做哪些工作?
并请说出处理事故的基本要求。
3．某总公司将举行一次上千人的总结表彰大会，会期半天，请问该总公司的秘书应如
何选择合适的会址？
4．公司主管领导在一份产品质量问题的报告上批示，要求对这种产品的质量问题进行督查
调研。
你作为承办秘书应如何开展督查调研?
5．某部门秘书处的李处长认为，要使处内工作和谐并富有成效，就要合理分工，用人所长
避人所短。
他也是这样做的，但处内工作状况仍不尽如人意。
你能分析出这其中的原因吗?
（1）注意0磁道的保护；
（2）硬盘正在读写时不能关掉电源；
（3）防尘；
（4）防震动；
（5）硬盘的整理；
（6）防止计算机病毒对硬盘的破坏。
2
（1）应做的工作：
①接到事故报告后要问清地点，火情和扑救情况，并及时报告领导。
②通知消防部门立即求援，并保证消防力量够用。
通知公关部门派人到现场维护秩序，调查起火原因。
④通知电信部门保障通讯畅通。
（2）处理事故的基本要求：
①赶赴现场协调处理．②妥善处理善后工作。
③做好赴现场所需物品的保管和维护工作。
3
（1）选择大小适中的会场，该次会议人数众多，需选择会堂、礼堂或体育场馆等场所
（2）选择远近适当的会场，该次会议人数多、会期短，应首先考虑交通是否便利。
（3）选择环境适合的会场（4）选择设备齐全适用的会场。
4．
（1）
做好督查定调研的准备：
根据调研内容、规模确调研主体，认真阅读领导的批示，领会意图，列出详细的调研提纲。
（2）综合运用各种调查方式：
电话询问、发出书面督察通知、直接到现场个别询问、召开座谈会、利用调查问卷。
（3）搜集的情况综合分析研究。
5．参考答案：
（1）李处长面临的是秘书部门内部协调工作中的问题；
（2）李处长的认识不够全面，缺少了激励政策和忽视了人员间的交流沟通：
（3）缺少以上两项方法，会使职员工作无动力，缺少彼此间的了解以致造成误会
1、某市政建设公司提前完成了某项高速公路建设任务，定于10月20日举行庆功祝捷活动，设想公司秘书部门将为此安排哪些内容?
3，某总公司将举行一次上千人的总结表彰大会，会期半天，请问该总公司的秘书应如
1、
（1）内容大体有开幕词．代表讲话、颁奖仪式、献花和领导讲话；
表彰先进集体和个人；
⑦
厂史陈列室揭牌仪式，领导剪彩；
⑧
宣布大会结束；
3．
（1）选择大小适中的会场，该次会议人数众多，需选择会堂、礼堂或体育场馆等场所
（2）选择远近适当的会场，该次会议人数多、会期短，应首先考虑交通是否便利。
（3）选择环境适合的会场
（4）选择设备齐全适用的会场。
4．A．第一封信采用摘报，因其内容重要，需整理来信要点，经主管领导审核后．呈报主要
领导。
B．第二封用直送，因为注有领导亲启C．第三封用批转，排污问题比较重要，
5
（1）拟定饮食工作方案，尤其是伙食费用标准和卫生标准。
办公室主任让你把己收集并整理好的负反馈信息或预测性信息编写成稿，请你列出编写提纲中应把握的主要环节。
.A会议的必备用品（具体的主要品名）
B会议的特殊用品（奖品，音乐磁带等）
一是让与会者带回工作为传让和贯彻会议精神的依据，
二是上报主管部门和有关单位了解会议情况；
3．
（1）运用感情激励法。
强调职工维护领导的威信和形象的重要性，介绍如何理解
上级意图，如何进行换位思考，如何提合理化建议，如何避免与上级发生冲突等具体方法
4．
（1）确认所反映的信息确属于负反馈信息或预测性信息：
（2）主题明确、新颖；
（3）结构完整；
（4）语句规范，
（2）拟定住宿方案，统计人数、性别及住房标准．
（3）尽量满足与会者住宿、饮食的合理要求，实在做不到则耐心解释。
答：
1.外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。
我应该从以下几个方面着手工作。
首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中韩关系的基本现状以及韩国在国际国内的一些基本情况。
（2.5分）其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解韩国的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。
（2.5分）（说明：
本题为结合课本知识点的主观题，只要言之有理即可酌情给分，但不能超过本题最高分。
）
2.我造成失误的原因在于没有遵守公文处理的有关规定。
按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，文件在送交打印之前，必须经过主管领导签发，再由文秘部门进行复核，以确保发文质量。
《国家行政机关公文处理办法》作为我国现行秘书规范的重要组成部分，体现了国家对各级机关秘书活动中公文处理的基本要求，带有强制性，不得违反。
（2.5分）这一案例的启示在于：
秘书工作必须在遵守秘书规范的前提下展开，必须将工作热情与遵守秘书规范紧密结合起来，以免出现事倍功半甚至事与愿违的结局。
秘书人员必须牢记：
仅有工作热情是不够的，还必须将秘书规范的学习、运用视为秘书基本素质的重要内容，予以足够的重视。
（2.5分）
五、情景模拟题（共2道小题，每道5分，共10分）
1．假如你在泰安市人民政府办公室工作。
本市的友好城市韩国首尔将派代表团来本市作友好访问。
市长办公会议决定由政府办公室组成一个接待小组负责本
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