档案归档编号方法.docx
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档案归档编号方法
档案归档编号方法
档案归档编号方法
1凡是归档文件上有自带编号的，档案管理员沿用原文件编号。
2凡是归档文件上没有编号的，档案管理员则根据下表方法自行编号。
序号
档案范围
文件编号方式
卷宗编号方式
1
公司对内发文（决定、规章制度及流程等）
NAPC-NW-2011-001
（公司缩写-内文-年份-序号）
NAPC-NW-2011
2
公司对外发文（申请与政府机
关批复、报告和说明等）
大西洋字[2011]1号
（公司缩写-类别-年份-序号）
NAPC-GSZL-001-110630
（公司缩写、公司资料、序号、年月日）
NAPC-YYZLF-001-110630
（公司缩写、部门缩写.资料发、序号、年月日）
NAPC-YYZLS-001-110630
（公司缩写、部门缩写.资料收、序号、年月日）
NAPC-GSZL
NAPC-YYZLF
NAPC-YYZLS
9
图纸接收、发放
NAPC-JSST-00001
（公司缩写、技术收图、序号）
NAPC-JSFT-00001
（公司缩写、技术发图、序号）
NAPC-JSCT-00001
（公司缩写、技术出图、序号）
NAPC-JSST
NAPC-JSFT
NAPC-JSCT
10
公司购买的各类软件或电子文件
NAPC-YY-R-2011-001
（公司缩写、部门缩写、软件缩写、年份、序号）
NAPC-YY-R-2011
11
重大公司活动或招待活动的文书、音像资
料、荣誉奖项和题赠性资料
NAPC-YY-Z-2011-001
（公司缩写、部门缩写、综合缩写、年份、序号）
NAPC-YY-Z-2011
12
公司采购的各类资产的使用说明书及维修
保养资料
NAPC-ZC-2011-001
（公司缩写、资产、年份、序号）
NAPC-ZC-2011
13
图书资料
NAPCTS2011-001
（公司缩写、图书缩写、年份、序号）
NAPC-TS-2011
14
公司各类证照、资质证书或许可证等
自带编号
"公司证照"或"项目"
15
人事档案
"姓名"或"工号"
"在职"和"离职"
16
财务档案
"档案类别"
"公司"和"年度"
1.技术服务合同编号方法：
1.1一级编码：
根据项目名称分类，一级编号代码由二到四个大写字母表示，大写字母是项目名称汉字拼音的第一个声母。
重大合同编号应由综合管理部对项目简称代码进行明确规定，并发布给各部门予以执行。
1.2二级编码：
根据部门名称分类。
根据部门名称分为"综合"、"人力"、"规划"、"技术"、"财务"，代码分别为ZH、RL、GH、JS、CW。
1.3三级编码：
根据合同签订先后顺序编流水号，在前三类的最小类范围内进行连续编号，编号代码为三位阿拉伯数字，从001自999分别连接至各二级代码之后;
1.4编号举例：
如公司签订的第一份技术服务合同，则其合同编码为：
JSFW-JS-001
2.管理类合同编号方法：
2.1一级编码：
部门代号。
2.2二级编码：
相应编号按下列括号中汉字表示。
2.2.1.劳动合同（劳动）：
包括所有劳动合同；
2.2.2.固定资产管理合同（资产）：
包括固定资产（含办公用品）采购、维修、维护等合同；
2.2.3融资合同（融资）：
包括借款合同或综合融资授信协议等合同；
2.2.4其他合同（其他）：
包括不能归入任何项目的战略性合同、按揭合作协议、集团购买或工程款抵扣的商品房买卖合同、房屋租赁、公司设立、股权转让、委托薪金调查、培训、发布招聘广告、聘请法律顾问、商标申请代理等各种合同。
2.3三级编码：
按签约年份分类，编号代码为年份的四位阿拉伯数字。
2.4四级编码：
根据合同签订先后顺序编流水号，在前四级编码的最小类范围内进行连续编号，编号代码为四位阿拉伯数字，从0001自9999。
2.5编号举例：
人力资源部2004年第8份劳动合同，则编号为：
RL-劳动-2004-0008
3.销售租赁类合同编号方法：
3.1一级编码：
一级编号代码由"销售"二字汉字拼音的第一个声母大写字母表示。
3.2二级编码：
同技术服务合同编号方法1.1。
3.3三级编码：
根据销售产品的品名型号及编号表示。
档案整理、归档、立卷操作步骤
学校形成的各类档案是学校工作活动的真实历史记录，应实行统一集中管理。
归档、立卷在具体操作中有以下步骤：
一、收集
1、收集范围：
凡是记载和反映学校主要职能活动具有保存价值的各种类型（文书、教学、科技、财会文件材料等）各种形式（文字、图表、声像、实物等）的历史记录都应归档。
2、档案来源：
（1）上级来文：
（主要是教育局来文）
（2）本级形成的文件、材料，主要有：
①校长办公室；②教务、教研处；③政教处；④成职教；⑤共青团；⑥教育工会；⑦现代教育技术装备；⑧总务处等处室。
具体请看《庆元县中小学校档案归档范围和保管期限表》
二、整理
大家收集起来的文件很杂乱，往往无从下手，以前大家不管有价值、无价值都装订为一卷，即使有保存价值，其保存价值也不一样（有永久、30年、10年、备用之分），随意的拿些材料来就组成一卷，这样造成案卷庞杂臃肿，玉石不分，既不便于保管，也不便于查找利用。
整理步骤：
1、先用别针把一份一份文件，同一种表格别好，别搞乱了。
同时注意把正文放上，底稿放下。
另外没有标题的材料要做好记号，以免到时不知归到那里。
如果是办公室统一组卷的话，收集时就注意，别把各个处室的文件材料放在一起，以免增加分类难度。
2、分清年度（或学年、届），把各年度或学年的文件材料分清，不要把各个年度文件材料混在一起，同时注意有的文件是有针对年的别看错了，如总结（哪年总结放哪年）、计划（那年计划放那年）、结案中（那年结案放那年）、会议（会议结束年）等。
3、分清级别。
上级来文、本级发文、下级来文，分别分开。
同时把上级有针对本校工作的文件分到本级文件、材料上来。
4、查文件材料是否齐全。
对照发文薄、收文薄，查收发文是否全部归档。
5、区分归档与不归档文件。
对照学校档案归档范围，把需要归档与不归档文件分开，然后把不归档立卷的文件材料剔除另放一处妥善保管。
6、确定保管期限。
把归档文件对照学校档案保管期限表确定每份文件的保管期限（用铅笔在左上角做记号"永久、30年、10年"，同时注意同一个重大活动形成的材料应保持其文件材料完整性，确定保管期限时注意放在一起，如同一次会议的通知、时间安排等文件要与其它会议材料保持同一级保管期限）。
7、分出保管期限。
把保管期限相同的档案分别分开来。
8、分类。
把保管期限相同的同一类问题、同一次会议、同一种活动的文件材料分别分开。
9、把上级针对本校的工作的指示、批复、任免、决定等文件分别分开本级相应的问题中去。
10、分别把每个问题排列次序。
通常的规则是：
（1）对于密不可分的文件是：
正文（转发文）排前原件排后；正（印）稿排前，底稿排后；正件排前附件排后；批复排前请示排后；重要文件的历次稿最后定稿排前，其他历次稿依次排后；重要的文件排前（相对而言，因为是一种保管期）。
三、组卷
组卷前先说明几点规定：
①上级来文除针对本校的工作外的有参考价值的文件全部作为备用由各处室组卷，留在各处室备用，不交综合档案室；
②学校下发到各处室的文件统一由办公室组卷，下发到各处室的文件各处室可以装成备用卷。
③各处室的工作总结、工作计划、大事记、规章制度、教师考核结果形成文件材料一式两份，交一份到校长办公室统一由办公室组卷，各处室留一份备用。
④其他文件、材料由各处室分别组卷。
组卷的一般方法：
年度（学年、一届）+保管期限+问题或年度+保管期限+机构。
①年度（学年、一届）注意不能混。
根据学校特殊情况，可以根据具体问题选择，用年度、学年还是一届来组卷。
例：
教学档案有些问题要以学年为组卷时间时，即学年+保管期限+问题，有些问题要以一届学生形成的材料进行组卷，即：
一届+保管期限+问题。
例：
学籍类中的新生录取名册、毕业生名册、毕业会考成绩、学生转学、休学、退学、复学登记册及有关证书存根、借读生审批材料等，就要求以一届学生的文件、材料组成一卷。
②问题：
一卷可以一个问题或几个问题。
文件材料多的就一个或两个问题组成一卷，文件材料少就几个问题组成一卷，但也不能太杂，同一个问题应该在同一卷（如果同一个问题文件材料很多，可以根据实际问题有规律的分成几卷，例如：
学校与每个学生签订的协议书，可以一个班的文件材料组成一卷，也可以一个年段的文件材料组成一卷，但无论是一个问题或几个问题组成一卷，都要把同一问题、同一案件、同一会议形成的正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发文与原件、来文与复文都应立在同一卷。
如果一个处室形成的材料很少也可以用第二种方法（因一个处室形成的文件材料就是同一类问题），具体哪些内容组成一卷请参阅学校档案分类表。
12、卷内文件排列。
如果一卷有几个问题，一定要一个问题排完了再排另外一个问题。
四、填写卷内目录，打页码（有字的页都要打页码）
顺序号：
一件一个顺序号，用流水号1、2、3......表示。
责任者：
以公章为准，几个单位联合发写立卷单位。
文件标题、文件题目。
无题目按内容自议标题。
文号：
指发文件上的发文号。
日期：
发文时间。
页号：
文件头所在页号。
五、装订（先去掉卷内金属物）
六、拟写案卷标题。
用纸条先拟写一个能揭示卷内文件内容和成份的标题，然后再写到卷皮上，以免写错。
标题一般要标明卷内文件的作者、问题（主题、内容）、文种三个要素。
作者不能写超过三个，超过三个的其他用"等"。
主要作者写在前，它的字数一般在50个以内为宜，最多不超过80个字。
案卷标题头不需空格。
标题中使用的标点符号是"、"。
作者与作者间，问题与问题间，文种与文种间用"、"号隔开。
例：
庆元中学、县委、教育局等单位关于干部任免、技术职称、教职工转正、定级、晋升、调资、离退休、退职、伤亡等问题的批复、通知。
七、填写卷皮其他内容
八、编目：
各股室自行用铅笔编一个流水号，以后交综合档案室统一编目。
九、抄写案卷目录
十、科技档案
参照分类方案表分类，装具用盒装（具体看组卷内容说明）
十一、会计档案
十二、照片档案、声像档案，实物档案。
各处室先收集起来交到办公室，建立综合档案室时统一编目、组卷。
其中照片档案办公室可以先组卷，组卷方法请看实例。
学校照片档案大致可以分以下几类：
1、学校重要活动、县市以上领导视察本校等形成的照片；
2、毕业班合影；
3、获市以上的奖品、奖杯、奖旗、证书等实物照片；
4、文、体活动有代表性的照片；
5、重要教学活动的照片。
十三、建立各种台账
1、借阅档案登记薄；2、利用效果登记薄；
3、调阅档案登记薄；4、档案统计表；
5、移交清册。
2009、6
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