GBT23331文件控制程序Word文件下载.docx

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适用于公司能源管理体系有关的所有文件的控制。

3职责

3.1最高管理者负责批准、发布能源管理体系的方针、目标及能源管理手册。

3.2管理者代表组织编制、审核能源管理手册、程序文件，并负责程序文件的批准、发布。

3.3综合管理部是公司文件的归口管理部门，负责管理手册、程序文件的编号、发放、存档；

建立公司“受控文件清单”；

各相关部门建立本部门的“受控文件清单”。

3.4综合管理部负责能源管理手册、程序文件的更改、定期评审、作废回收管理。

3.5各部门负责本部门能源管理体系文件的编制、使用、收集、整理、归档管理。

3.6生产技术部负责组织编写能源管理手册和能源管理方案。

4控制要求

4.1文件分类

a）能源管理体系手册，简称能源管理手册

阐述公司能源管理方针、目标、组织机构、职责权限及能源管理体系的要求。

b）能源管理体系程序文件，简称程序文件

GB/T23331-2012标准要求的程序文件（共18份）及记录。

c）其他与能源管理体系有关的文件

是除手册和程序文件以外，具体指导管理体系工作的详细文件，是程序文件的支持性文件。

主要包括作业指导书、管理性规章、技术性规程、能源基准、能源目标和指标、能源管理实施方案、标准及适用的外来文件（包括法律法规、规程、规范、标准、合理用能评估报告、设备说明书以及相关方文件等）。

4.2文件编号

4.2.1文件编号按下述规则要求执行：

a）能源管理手册的编号：

DXC-NYSC-版次；

b）程序文件编号：

DXC-NYGL-CX-DXC-版次；

c）作业指导书等其他文件编号：

DXC-ZY-部门代号-DXC；

d）记录编号：

DXC-BG-部门代号-N条款号-DXC

说明：

DXC—DXC有限公司缩写；

SC—管理手册的缩写；

NY及NYGL—分别代表能源管理体系；

CX—程序文件的缩写；

版次—用A、B、C……表示；

DXC—文件、记录的顺序号。

4.2.2各部门代号规定如下：

综合管理部ZH资产管理部ZC生产技术部JS安全环保部AH营销中心YX工程保障部BZ人力资源部RL动力部DL品管部PG油品车间YP财务部CW

4.3文件的编制、审批

4.3.1能源管理手册和程序文件由管理者代表组织有关部门的人员编写。

能源管理手册由管理者代表审核，最高管理者批准；

程序文件由各相关部门负责人审核，管理者代表批准、发布。

4.3.2其他与管理体系有关的作业指导书、管理规章等文件由各职能部门负责编制，部门负责人审核，分管经理批准。

4.3.3审核和批准要在原文件上留有审核人和批准人的签字，以便存档备查。

4.4文件的发放及控制

4.4.1能源管理手册和程序文件要按拟定批准的发放范围由综合管理部统一发放，文件使用者在“文件发放、回收审批记录”上签名领取文件，文件加盖“受控”印章，每份文件都有唯一的分发号，以便于追溯和管理。

4.4.2各部门编制的与能源管理体系有关的作业指导书等其他文件由各部门负责编号、标识，拟定发放范围，经分管领导批准，加盖“受控”印章和分发号后发放。

各部门建立本部门的“受控文件清单”，并到综合管理部备案。

“受控文件清单”每年修订一次。

4.4.3为确保用于办公场所和生产现场的文件为有效版本，各级文件管理人员在接收或发放文件时要做好登记，借阅文件要做好借阅登记。

4.4.4文件不准随意复印，若需要时，须经本部门负责人或文件管理部门负责人批准后，由发放部门进行复印并登记。

4.4.5文件损坏或丢失，按规定程序办理领用手续，文件管理员在补发文件时给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。