采购库存系统需求分析Word下载.docx

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根据供应商地区或种类进行分级管理；

2、供应商信息维护

提供供应商的基本信息录入，修改，删除等操作；

供应商的基本信息内容说明如下：

1.编号：

用户自定义编号，系统中对供应商的引用采用该编号进行查找；

2.种类：

供应商的分类，可以根据实际情况进行划分，如：

直接供应商，经销商等；

3.类型：

供应商主要供货的类型；

4.名称：

供应商的全称；

5.简称：

系统中对供应商的称呼，一般可以采用全称的部分；

6.地址，负责人，联系人，传真，电话，E_MAIL，网址，开户行，帐号，税号为分供方的基本信息；

7.员工数量，产值，利润为分供方规模信息；

8.等级：

作为公司对分供方的评定；

9.初始金额：

系统启用时，分供方与公司的期初应付金额；

10.信用额度：

允许的应付金额范围；

11.启用日期：

分供方的首次建档日期；

3、供应商供货管理

提供供应商的供货、价格、信息，其基本界面如下：

该功能在分供方管理的界面上，录入分供方主要供货产品和单价；

作为采购计划单制定时主要的信息来源和依据；

同时作为采购到货时，系统缺省的该分供方产品的单价信息。

1.3.2采购计划管理

1、采购计划制定

生产计划进行物料需求分解，将其中的外购件生成生产采购计划；

参考仓库中可分配库存数量信息，计划数－可用库存数作为缺省的采购数，业务员可以根据实际需要求进行适当地预留数量放大，调整实际采购数量；

业务员确定采购要求到货日期。

其具体格式如下：

货号

计划数

可用库存

采购数

采购日期

备注

2、采购订单制定

根据生产采购计划，和分工方供货信息对照，计算机自动生成外协采购单：

主要将采购计划中产品根据不同分工方进行具体采购任务安排；

业务员根据特殊情况进行相应的调整。

采购订单格式分为两种：

外协采购计划单，定购单；

系统采用统一的订购单的格式；

3、

外贸采购计划单

外贸订单根据订单要求，制定相应的采购计划单，格式和一般采购计划单相同；

外贸订单中，通用件不再作采购计划，采用从一般采购计划单中调用，特殊要求产品作在该采购单中。

4、零星采购单

零星采购一般由仓库（外协仓库），车间根据生产过程中实际需要，开采购单，经过审批（根据金额大小），提交采购部门进行采购。

5、采购执行分析

根据不同分供方，不同时段，不同产品分析到货的数量，未到货数量，计划采购量；

该功能系统根据仓库入库实际情况，作出采购单执行情况的报表；

反映采购计划的完成情况，以便于采购人员进行相应的安排：

对要求到货未到货产品，进行催货。

1.3.3日常处理

1、进货质检申请

分供方到货时，有采购部门人员根据分供方送货单，填写采购进货单（相当于采购物质质检申请单），提交质检部门进行检验；

其界面格式如下：

2、采购入库查询

采购进货检验后，合格产品进行入库处理；

该功能具体操作在仓库系统中实现，采购系统可以查询相关单据。

3、仓库退货查询

仓库在使用过程中，发现产品不合格或其它原因，向分工方退货，当作进仓单红字处理，其具体操作在仓库中发生，采购系统查询相关信息。

4、采购发票核对

根据分工方提供的发票，进行采购入库物资的核对确认。

1.3.4信息查询

1、分供方供货金额

查询分工方供货金额信息，格式如下：

分工方

供货金额

核对金额

未核对金额

2、分供方到货信息查询

查询某分供方在某段时间内的所有到货信息；

2、库存系统

仓库是企业物料的中转站，负责物料的进出，及时提供给生产，财务的部门准确的物料数据，保证生产的顺利正常完成。

仓库部门根据生产部门的计划领料单进行物料的进（采购入库，车间入库，外协入库，盘赢入库等），出（车间领用，外协出库，盘亏出库等），成品仓库根据销售部门发货通知单进行产品出库，同时接受客户（分公司）退货入库处理。

在不同部门的仓库之间，或者在相同部门的不同仓库之间进行调拨业务。

处理与外协加工商之间的外协加工业务。

2.1流程图

库存业务流程图如下所示：

1.流程1是采购入库过程，采购物质到达后，质检部门检验，合格品入库。

2.流程2是车间领料出库，车间根据生产计划的安排（领料计划单），填写出库单，仓库管理员根据领料单发货。

3.流程3是车间生产完成后入库。

4.流程4仓库和车间根据生产安排（外协加工计划单），填写外协出库单，将产品发送到外协加工单位。

5.流程5外协单位加工完毕，将产品发送回仓库。

6.流程6是仓库根据销售部的发货通知单，进行产品出库。

7.流程7客户（分公司）由于产品滞销或破损，进行退货，仓库进行退货入库处理。

8.流程8仓库人员根据仓库物料情况，开具采购申请单，提交采购部门进行采购。

9.流程9师仓库人员编制仓库月报表，提交财务部门。

10.流程10是仓库部门进行仓库盘点，和仓库复检。

2.2

库存子系统功能模块

2.3库存子系统功能介绍

2.3.1仓库初始信息

仓库设置：

设置公司仓库基本信息，

是否合格：

仓库存放物质是否为合格品；

缺省质量：

仓库存放物质缺省质量类别，该项属性必须设置；

是否批次：

仓库中物质是否进行批次管理；

是否分区：

仓库是否进行分区管理；

是否插入：

仓库是否允许在入库单中入新产品；

计价方式：

仓库是否需要单价管理，采用何种单价管理；

出库优先级：

在生产物料分解时，仓库出库有限级别；

1、仓库分区

对进行分区管理的仓库进行分区设置：

对分区管理的仓库进行分区设置；

一般企业仓库分区可以参考以下模型：

1）仓库：

如原材料仓库

2）区域：

如一区

3）货架：

如100货架

4）层：

如100货架1层

5）位：

如100货架1层1为

具体可以根据仓库实际情况划分；

2、库存物质

设置仓库中存放的物料信息，界面如下图：

仓库物质设置中，录入产品的货号，自动显示名称规格等信息；

质量为该仓库缺省质量类别；

数量为仓库初始数量，必须录入数量或0；

设置物料的单价、金额、总库存数量、可分配数量、已分配数量、安全库存、告急库存、呆滞期限、复检期限、存放时的放置层数属性，仓库管理系统可以查询告急物料、呆滞物料。

3、出入库类别

设置公司不同出入库业务类别，系统缺省入库类别有：

采购入库：

由相应的采购到货质检申请单，质检合格部分生成采购入库单；

外协入库：

外协单位加工完毕，产品入库；

车间入库，车间完工入库；

假退入库：

车间月末在制品入库，实物不进出；

系统缺省出库类别有：

外协出库：

根据外协加工计划单，仓库出库道外协加工单位；

调拨出库：

仓库之间物质调拨；

车间领用：

车间根据生产计划领料单，仓库出库；

销售出库：

仓库根据销售部门的发货通知单，进行发货出库处理；

除了以上系统缺省单据类别，用户可以自定义仓库单据类别；

4、仓库单据

设置不同仓库对应的出入库业务类别，界面如下图：

仓库单据定义的过程也是仓库日常业务定义的过程，仓库的具体单据设置就是仓库某种出入库业务的设定；

因此，可以根据企业仓库实际情况进行灵活的设置；

5、出入库单位

进行出入库的单位；

仓库出入库单位信息设置，在仓库单据中使用；

同时在仓库报表中可以根据不同单位进行相应的统计；

2.3.2日常管理

1、

单据管理

进行仓库出入库的单据管理，界面如下图：

仓库制单管理界面包含了仓库的基本日常业务处理：

各种入库，出库处理；

1）具体实现中，根据不同仓库管理员登录系统，该界面中左边第一层将出现该管理员可以管理的仓库；

2）针对不同的仓库，根据仓库单据中的设置，在二层的出库，入库的下层中会出现该仓库可以进行的业务处理：

不同的出入库处理；

3）具体针对某种业务时（某张单据），可以进行具体录入修改，确认，取消等操作，仓库提供的单据类型：

4）具体单据操作中，除了录入出入库基本信息，领料单据还需要填写对应的成本科目信息。

1）采购入库单

采购入库单是在采购原材料或者零部件时，实际入库时填制的单据。

采购入库单一般按照分供方的计量单位来记录数量，例如使用公斤记录铁皮的数量。

在表头有是否有对应发票的属性，汇总查询时能够将没有发票的入库单统计出来。

在表体中有数量、单价、税率、金额四项数据，用户输入前三项数据后，金额由电脑按照“数量×

单价/税率”的公式来自动计算。

其中，纸箱单价的计算可以根据以下公式进行：

单价=（长度*宽度+10）*（长度+高度+6）*单位面积单价，系统自动计算出纸箱的单价。

2）销售退货入库单

当已经销售给用户的成品发生时，填写的入库单。

使用“件”作为计量单位。

3）外协加工入库单

对于外协加工的零部件，入库时填制的单据。

该单据提供两种计量单位及其对应数量的录入，例如，可以同时录入铁皮的公斤数和个数。

同时，外协加工入库单采用公斤，个数两种计量单位损耗调整数量，调节外协在加工中损耗（有时是重量增加）。

外协加工入库单使用公斤数来与外协加工出库单平衡数量关系。

并且支付给外协加工商的费用，是以对应当外协加工出库单的公斤数为准。

在外协入库单中可以录入周转箱数据，它没有对应金额，不用发生金额变动。

4）红字入库单

当采购的物料发现质量有问题的，需要退货给分供方时填制的单据。

分供方会定期将一段时间（一般是一个月）内的供应原材料情况汇总提供给XX公司，这张入库单可以和分供方的其它入库单汇总查询时显示在一起。

5）盘盈入库单

在盘点业务发生后，如果发现盘点数量大于帐面库存数量（盘盈），填制的单据。

6）暂估入库单

当物料入库时，如果没有发票，并且不能确定单价时，填制的单据。

其单价可以由仓库估算，也可以由财务估算。

估价入库按照下面的流程处理：

a）首先录入暂估入库单；

b）出库时按照暂估金额出库。

由于暂估价格与实际价格的差异分摊到单个零件上之后的影响很小，所以不用修正已经出库的单价；

c）等发票到了之后，录入真实入库单；

d）系统生成冲销单，冲销暂估入库单的数量和金额；

e）系统生成一张数量为0，金额为暂估金额与实际金额的差值的出库单,并将差异值分摊到本月发生的同一产品成本中。

7）冲销入库单

对于估价入库，当对应发票到达以后，填制的单据。

该单据的作用是冲销暂估入库单的金额信息。

冲销入库单的数量应该是由选中暂估入库单的数量得到，且为负数。

金额是发票上的金额。

8）销售出库单

销售时，产品发给客户，出库时填制的单据。

9）领料出库单

车间生产时，领用物料时填制的单据。

10）外协加工出库单

对于外协加工的零部件，出库时填制的单据。

11）盘亏出库单

在盘点业务发生后，如果发现盘点数量小于帐面库存数量（盘亏），填制的单据。

12）调拨单

当在部门之间、仓库之间调拨物料时，填制的单据。

对于调入部门（仓库）和调出部门（仓库）可以使用不同的计量单位记录数量。

例如，对于成品仓库和样品仓库，会发生相互之间的调拨业务。

假如从成品仓库调拨到样品仓库，则计量单位要由“件”换算成“个”。

那么在录入调拨单时，调出仓库填写成品仓库，计量单位是件；

调入仓库填写样品仓库，计量单位是个。

2、月末结帐

月末将本期期末数量转为下期的期初数量；

仓库结帐不同仓库可以分别进行；

对仓库进行关帐处理后，将不能再录入，不能修改仓库在关帐期间内的数据；

同时，只有在关帐后，才能对该仓库进行月报表统计；

3、仓库复检

定期对仓库物质进行复检；

对物料设置复检期限。

仓库管理系统能够将库存时间超过复检期限的物料全部列出来，由用户输入合格数量、不合格数量，对于不合格物料，自动产生报废出库单。

名称

存储期限

超期天数

复检判定

4、

仓库物料查询

根据仓库进行仓库物料数量查询；

5、分类查询

根据产品分类进行仓库物料数量查询；

6、

物料台帐

分时断查询某种物料在某仓库的出入库流水帐目；

7、物料预警

提供最低库存报表，安全库存报表，最高库存报表；

8、制版费返还自动提醒

对于外贸加工，需要事先提供给外协加工商一定金额作为制版费，当加工数量达到一定数量时，才将制版费返还给XX。

在系统转载时，自动判断是否有需要返还得制版费，如果有，则在有权限的用户登录后，就给出提示，说明某个外协供应商的制版费可以返还了。

2.3.3库存报表

1、仓库月报

提供仓库收发月报信息；

2、库存可分配报表

提供当前库存可分配数量报表；

3、分供方没有发票的入库单月报表

有三种入库单据：

1、有发票的入库单；

2、没有发票，但能够确定单价的入库单；

3、暂估入库单（单价可以由仓库填写，也可以由财务填写）。

月底按照分供方将没有发票的入库物料数量、金额汇总（单据2，3的内容），供会计拿来与分供方提供的发票核对，但发现不符时，将该分供方的该种物料的相应入库单调出来供用户修改。

4、外协物料数量查询报表

能够查询现在正在外协供应商处加工的物料数量和欠交数量信息。

5、周转箱数量查询报表

能够查询放在外协供应商处的周转箱数量。

6、呆滞查询

对库存物料设置呆滞期限，对库存时间大于该期限的物料，能够在查询界面里列出来。

7、外贸物料的查询价格界面

例如611彩盒，对于内销是单价固定的，但对于外贸，是每张订单都不相同的。

系统提供出物料的价格查询界面，供用户在评审新的外贸订单时估算单价时使用。

8、限额入库执行情况查询

能够查询限额入库的执行情况，超限额入库的执行情况。

9、限额入库执行情况查询

3、验收报告

经过双方的深入交流和友好协商，对XX市科技园区XX软件有限公司制订的上述需求报告，特作如下的验收：

购存系统验收组组长意见

签字：

日期：

年月日

财务部长意见

项目总监意见

结论：

。