会议组织流程流程图知识讲解Word格式.docx
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)所以,下通知一定要下到人!
这要切记!
另外,下通知必须设立记录本,及时记录、查阅。
“好脑子不如个烂笔头!
”1.1.3准备会议需要的资料:
设立接待处,一般在进场入门处,讲演稿(不做保密的可以为与会代表每人一份)会议日程安排表铅笔和纸(或是其他本笔,这些可以和礼物等一同给与会代表)签到表,一般小型的技术性会议,如果是社会性大会议,可以不用。
横幅(会议的题目,大约提前3-5天制作)1.2会议的日程:
中型以上会议:
1、主持人2、讲话人3、发言人是谁?
4、发奖人是谁?
一定要书面的第一、第二、三、四时间某某作什么某某做什么如对主持人有特别的要求(如公司领导的特殊要求),也可以委托讲话人:
总经理或其他分管领导主持。
另外,要对演讲稿进行审核,特别是各类代表的。
讲话稿要起草、上报、修改、上报一直到最后的确认,必须我们什么,特别是大会、年会等。
如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后,我们再排查!
排查内容:
1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行选好后再安排召集所有发言人开会,提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核稿件必须要审核!
1.3会场的布置1.3.1会(徽)标:
(必须要体现出本次会议的内容)、1.3.2主席台的安排:
谁?
、几个人?
、怎样安排?
是否需要铭牌?
位置如何安排、会场的卫生、椅子、凳子、是否购用?
怎样安排?
是多个分店(部门)的来的,除主管和中层外,其他要分区坐(座),一个团队一个区域。
1.3.3给与会代表的资料提前摆放的桌子的相应位置。
1.3.4悬挂横幅1.3.5非常重要的会议,请速记员。
1.3.6国际性会议,准备同音翻译。
1.4现场的安排:
要求参会者提前10分钟入场,1、在入口处安排服务人员,明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐?
坐到什么地方?
例如:
竞岗的人坐在那里?
旁听的人坐那里?
2、安排谁服务?
应该注意什么?
3、灯光、音响、话筒、空调、现场调试的人员,会场都要作好安排!
(设备最好准备2套以上)4、如果发放奖品:
要提前准备好,先发的放在上面,后发的放在下面(但要注意不要混淆、怕压的物品要注意单放)。
准备的礼仪人员是否设置好上台的时间、路线、方式?
穿戴是否整齐、符合要求?
会前是否进行过演练?
二、会议中:
问题往往出现在会议中!
如:
空调的温度问题(作为主导会议方必须全程关注,温度是否过高、过低),会场的空调在冬天合适,是否在夏季可以?
(如果在高楼层,因为温度会往上走,导致原空调失效),这些必须在会议前进行安排,可以提前进行降温或升温!
出入口的门窗注意关闭,安排人员全程负责!
因为成年人最容易受到外界的干扰!
所以,温度非常重要!
案例:
02年在青岛某宾馆夏天,讲师着西装领带,听课的人都着夏装,结果,未结束,人员就走掉一般!
效果非常差!
如果人在特冷或特热的环境下一段时间,人就不能聚精会神!
切记!
服务人员:
1、着装(因为除讲话人之外,服务人员是唯一走动的人,唯一关注的人,所以一定要注意着装)如:
女性的皮鞋,走动时注意不能发出声响。
2、动作要轻、慢、柔、避免快、重!
冲水不能冲着对方,针对冲水的动作,要进行分解:
要拿起杯子,不要对着领导冲水,不要挡住领导形象,不能直接在桌面上冲等。
给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了(特别安排除外),但如有重要领导在场(如市长或更高级的领导)就要先给领导冲。
冲水的服务人员最好只安排1人,可以避免太多的吸引会场参与者的目光主持人也要避免少走动,如有特急的事情,可以通过写纸条的形式来传递。
上面是会议的组织及注意事项,有些部分内容培训中也适用。
下面说一下培训:
一、讲师的行李包(或笔记本包)注意要放在椅子或其他上面,应避免直接放置在地上,这能反映出企业服务细节的水平!
二、前期的工作:
1、调研2、确定培训公司3、与培训公司沟通沟通是一个详细的过程:
1)老师是谁?
几位?
几点到?
怎样到?
2)课程的安排:
6小时还是7小时?
还是7.5个小时(一般在67个小时),课程从几点开始?
上午几个小时?
下午几个?
中间怎样安排休息?
休息多长时间?
休息几次?
3)讲师来时:
巡店?
交流?
还是需要休息?
(此小环节要向上级主管汇报)第二天讲课的内容是那些?
有什么疑惑?
误区是什么?
座谈:
如果安排座谈(交流)有谁来参加?
怎样座谈组织?
服务意识:
讲师的饮食习惯?
茶水?
矿泉水还是咖啡?
要注意花了钱还做不好的误区!
(把所有人作为一个人来对待是错误的!
)讲师必须要尊重!
有的讲师习惯在授课时喝水,有的不喝,喝与不喝我们都要准备好,如果和咖啡,我们要根据其身份来选择不同档次的咖啡主持人:
从始至终要注重:
一旦出现问题,第一个快速反应的是主持人,必须快速处理,全局控制!
主持人非常重要!
在一节课程结束时,要先示意大家鼓掌。
还应注意在中间休息快到时间的时候要主持:
“请外面(室外)的人员回到位子上来,课程(会议马上开始)”。
在中间结束时主持人要先带动鼓掌,再主持感谢词!
主持人:
在介绍时,应先抛出几个现在存在的问题,我们为什么要培训,培训的目的是什么?
然后再重点介绍老师。
中午或晚上的就餐:
选择对应的主管交流、座谈,要注意事先安排:
那些人去?
吃什么?
不吃什么?
在那里?
组织会议的时候不可能是一个部门全部完成,是需要其他部门来协调的,但必须有一个部门主导,其他不么配合,这需要部门之间要沟通、交流、协调、互助,主导的部门主管必须作到细致、周到。
事先要考虑问题,如果出现怎么办?
其他的一些问题:
1、在会议(培训)课见休息的时候,参会人不能按时返回怎么办?
答:
这需要我们在平时的会议中留意这些问题,要注意会议中的这些问题,那些是好的,那些不好,下一次怎样解决?
方法:
1、制定会议管理制度2、下一次会议时提前强调例如:
手机铃声的问题和中间休息不能按时返回是一样的,在主持时提前强调要记录好,对于到晚的如何处理?
对手机铃声如何处理?
对于一而再出现的问题,也可以强调,如果不按规定,我们对部门的负责人进行批评或在下课时让其上台表演节目。
如果还不行那就直接纳入个人的考核不要强调了的事情还犯,就是要改正!
注意:
会议前最好进行点名,我们可以了解到人数、实际人数、未到人数、未到的原因2、中间休息的时间可否放音乐?
当然可以,但要注意几个问题1、播放时要注意选择歌曲,要选择轻音乐,脍炙人口的歌曲,避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲2、声音一定不能太吵,因为开会大脑都容易类,在下一节会议时会产生疲劳感3、在快开始前1-2分钟关掉音乐,一般这是大家入座的通知,这时主持人要上台组织大家入座。
3、如何作好与老师之间的礼仪或者说尺度?
在讲师来之前要先了解讲师的资历、职务,然后有对应的领导或部门进行接待或陪同,我们要一般不需要送到酒店,但酒店的需要我们安排的必须提前预定,是否有早餐?
如果没有,怎样安排并告知客人?
另外,在课间、在路上,我们都要进行沟通,把需要办理的事情提前了解清楚,有时候,我们只需要一个电话、一句话就可以解决的要马上办理4、对于会场中有电话铃声、接打电话的问题如何解决?
在会议中、授课中,参会者有人直接接打电话,能反映出一个企业的管理水平和个人的素质,我们要求大家在会议中把手机调整到静音状态,而不强行说必须关机(极特殊情况除外),因为我们是企业,以经营为主,不是党政部门,如果是公司领导、上级主管或者非常重要的事情(人物)打来电话,可以选择到会场外面接打。
在前面我们也谈到,如何会议中的手机铃声或其他违纪的一直是某几个人,那么我们可以在会议结束时说:
“在前几次的会议时我们一再强调但还是出现了(几种现象),那么各店、各部门的负责人看一下是谁的手机响了?
这样,我们请他们到前台来表演个节目或者”或者:
“圆满结束,但还有问题那些部门希望下一次不要出现类似的问题”5、对会议中的温度如何进行控制和把握?
对于温度的控制,我们一般把握好“适中”就可以了,但如何作好适中是一个大学问。
老师来之前我们要作好交流,我们当地的温度有多少?
老师的服饰是否与参会人员的服饰及温度相符?
会议中是否温度过高(低)?
如何控制?
是否需要辅助材料?
(如增加电风扇、电暖气)6、倒(冲)水的过程中还要注意什么问题?
1、整个会议的过程中要保证有饮用水。
2、要保证每一个人都有水喝,但不要试图在冲水时每一个都去冲。
3、对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水,参会者不一定照顾到。
7、关于课间与老师交流时要注意什么?
课间要主动与老师交流,应针对工作中的问题、老师讲课不理解的问题进行,但要注意几点:
1、看老师的劳累程度2、整个会议中是否留有单独交流的时间另外,我们公司培训制度中也有规定,在外参加公开课程时,要将我们的同时尽量分开住宿,与咨询公司(或高校)要求安排国内的大公司或和同性质的大公司的高管安排在一起,因为每一次参加外训就必须带着问题,在吃饭的时候,我们也提倡分开来座,大家在一起,有很多交流的机会。
04年我和公司的某某到“北京超市人”参加一个课程,因为老师对我们企业的培训比较熟,就举例提了一下我们的做法,结果在中间休息的时候,我还没有站起来就有很多企业的老总过来交流、咨询、换名片,当时我就很受启发。