物资采购合同的签约和结算业务实行事前审签制度Word文档下载推荐.docx
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各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到计财部材料会计处存，同时实施采购。
（2）、合同执行：
所有采购合同业务均应由生产保障部实施采购，劳务合同由行管部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。
计财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。
在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函。
（3）、计财部不受理涂改及未经公司总经理或有权签字副总签批的合同。
第二条、付款管理规定
采购（往来）付款业务流程图：
业务经手人持用款申请（含附件）→1、
计财部往来会计核实→2、申请人分管领导签字→3、财务负责人签字→4、总经理签批→5、财务出纳员付款
所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。
“用款申请”由业务经办人出具，经计财部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。
各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；
因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。
所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。
业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因总经理出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；
如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、总经理签批，最后交财务负责人审核后付款。
出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。
1、预付款业务：
无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。
预付款业务流程图：
业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附
件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→总经理签字→财务出纳员付款
（1）、预付款业务付款手续：
业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。
（2）、对于预付货款的经济业务,各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。
对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位,由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回,以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。
2、货到付款业务：
原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。
具体如下：
货到付款流程图：
业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会
计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人
签字→总经理签字→财务出纳员付款
（1）、对货到付款，发票未到的规定：
对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：
入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。
材料会计签名
确认后报财务负责人审签、总经理核准后付款。
对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），计财部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。
（2）、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：
货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交计财部，并按规定出具用款申请，交计财部办理付款手续：
材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、总经理核准后付款。
（3）支付帐面应付款：
对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理签字批准后方可交出纳员办理付款手续。
第三条、付款方式及收据的取得要求：
付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。
对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：
1、现金付款：
对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来
篇二：
公司ZD024-采购与付款管理制度
采购与付款管理制度
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篇三：
物资采购合同管理实施细则
物资采购合同管理实施细则
第一章总则
第一条为加强************（以下简称公司）物资采购合同管理工作，规范物资采购合同管理行为，保证依法签订、履行、变更和解除合同，防范法律风险，避免经济纠纷，维护公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及*************等相关规定制定本细则。
第二条本细则适用于以公司名义签订的物资采购合同管理。
第三条本细则所称合同是指物资采购合同，包括备件/材料采购订单、设备购买合同、框架（长期）协议、寄售协议。
第四条本细则所称合同管理包括合同准备、合同审核、合同审批、合同签署、合同履行、合同变更、合同解除、合同量统计、合同存档等全过程管理。
第二章合同管理机构及其职责
第五条物供中心采购部门负责物资采购合同文本的起草及准备工作。
第六条物供中心合同部负责接收登记采购部提交的合同文本，完成合同审核、合同审批、合同签署、合同履行、合同量统计、合同档案管理工作。
第七条公司法律事务部是公司物资采购合同文本的审查部门，对物资采购合同的合法性、严密性和可行性进行审查，负责合同合规风险、法律风险的识别控制，对日常的非标准采购合同文本进行审核。
第三章合同准备
第八条物供中心采购部门根据已批准的采购结果起草合同文本。
第九条起草合同文本依据资料有：
采购申请、已批准的采购方式、招标文件（或询价审批单）、投标文件（或报价书）、评标报告（或谈判报告）、采购结果批准及其它采购合同依据和特殊商品在销售时提供的相关证件。
第十条合同文本应包括商务与技术文件，内容一般应包括且明确约定：
（一）当事人的名称和住址：
（二）标的物；
（三）品牌；
（四）项数；
（五）数量；
（六）价款：
（七）履行期限、地点和方式；
（八）违约责任；
（九）解决争议的方法；
（十）适用法律等。
第四章合同的审批签署
第十一条物供中心合同部接收采购部门提交的合同文本统一编号、记录。
第十二条属于非标准采购合同文本：
如单独起草的有特殊
条款的合同，由合同部负责送交公司法律事务部审核。
第十三条属于标准采购合同：
如备件/材料采购订单由物供中心合同部审核，中心主任在关键页小签。
程序如下：
1、采购员草拟合同文本，并在采购合同审批单上签字；
2、采购员将合同交采购主管签字确认，统一交合同管理部；
3、合同管理部统一编号、登记，分发到各合同管理员；
4、合同管理员进行初审，并在采购合同审批单上签字；
5、合同主管进行复审，并在采购合同审批单上签字交副主任审核后在采购合同审批单和合同关键页上签字；
6、加盖物合同审核章，按额度分级报领导进行合同审批签署。
第十四条领导按额度分级审批签署的金额如下：
（1）物供中心副主任：
10万元人民币或万美元以下；
（2）物供中心主任：
50万元人民币或万美元以下；
（3）公司分管物供领导：
50万元人民币或万美元以上；
（4）特别项目或500万元人民币（100万美元）的采购项目需经公司总经理批准或由总经理授权代表标准。
第十五条各类合同都必须以书面形式签署；
合同的签署时间应为签署合同的真实时间。
第十六条签署合同时应检查签约人员的资格。
直接签署合同的人员必须为本单位法定代表人或授权代理人/被授权人。
法定代表人直接签署合同时，应出示加盖公章的《营业执照》复印件和《法定代表人身份证明书》。
授权代理人/被授权人签订合同时，必须出示加盖公章的《营业执照》复印件和授权明确的《授权委托书》。
第十七条签署完成的合同文本由合同部统一加盖平朔煤业有限责任公司合同专用章或平朔煤业管控单位的合同专用章，合同生效。
第五章合同的履行、变更及解除
第十八条一般情况下，正式合同文本四份（特殊情况：
外币合同、大型设备合同适当增加合同份数），由物供中心合同管理员分发，一份分发给采购员，转供货商作为供货依据，并负责催货工作；
两份分发给合同执行员，作为下达入库通知单和付款依据；
一份连同所有物资采购资料存档。
第十九条采购员、合同执行员接到生效的合同后，按合同的形式及相应的工作程序执行合同。
备件/材料采购订单：
到货后合同执行员下达入库通知单，相关仓库按照入库通知单办理收货、验收入库手续，进行系统输入，出具验收报告（100万元以上由物供中心主任审批），合同执行员汇总付款手续[验收报告、合同1份、发票（国际采购的外币合同还需准备提单、箱单和报关单）]，填写支票申请单，经物供中心主任批准后，送相关财务部门付款。
设备购货合同：
设备到货后，海运协调员下达入库通知单，组织设备管理中心和使用单位验收（工程建设项目由工程建设单位参与验收），物供中心出具验收报告，合同执行员汇总付款手续，填写支票申请单，经物供中心主任批准后，送相关财务部门付款。
框架（长期）协议：
物供中心采购部门接到采购申请后，可以填写“订货通知单”履行审批手续后直接通知供货商备货、送货。
之后办理合同、验货、付款手续。
寄售协议：
根据结算单起草合同文本签署付款合同，合同执行员汇总付款手续，填写支票申请单，经物供中心主任批准后，送相关财务部门付款。
第二十条合同的变更、转让或解除的条件：
（一）合同在履行过程中，法律规定或合同约定允许变更、解除合同的条件出现时，可以变更或解除合同。
（二）需要变更、解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与双方当事人进行协商，书面通知限期答复。
第二十一条合同的变更、转让或解除的程序：
（一）采购员准备变更或解除物资采购合同的所有附件，包括原采购合同及签订原采购合同的所有附带资料；
（二）注明变更或解除原采购合同的理由，并草拟变更后的采购合同文本。
（二）变更、解除合同的审批权限和程序与原合同的审批权
篇四：
国家电公司物资采购合同承办管理细则
规章制度编号：
国（物资/4）245-XX
国家电公司物资采购合同承办实施细则
第一章总则
第一条为进一步规范国家电公司（以下简称“公司”）物资采购合同签订、履约和结算工作，提高合同承办效率和供应保障能力，细化《国家电公司物资采购合同承办管理办法》的管理和操作要求，依照国家法律、法规，部门规章和公司其他规定，结合公司实际，特制定本实施细则。
第二条本细则主要规范合同签订、合同履约和合同结算三方面工作，包括合同文本生成、合同审核及生效、物资供应计划编制、生产与发运、交付与验收、合同变更与解除、资金预算与支付、合同索赔及检查考核等内容。
第三条本细则涉及的术语定义：
（一）物资需求计划：
由物资需求部门提出，包含所需物资名称、需求时间、需求地点等信息；
（二）物资供应计划：
根据需求单位/部门物资需求计划、合同订单信息和供应商实际生产情况协商确定的供货计划，包含所交货物资名称、计划交货数量、确定交货期等信息；
（三）重点物资：
指生产周期较长、影响工程投运的关键物资，一般指220kV及以上电压等级的变压器、电抗器、断路器、
组合电器、铁塔等设备材料。
第四条本细则适用于公司总（分）部和省（自治区、直辖市）电力公司（以下简称“省公司”）物资采购合同（以下简称“合同”）承办管理工作。
总部直管工程物资合同承办管理按照《国家电公司总部直管工程物资合同管理工作规范》执行。
公司直属单位、参股、控股单位参照本细则执行。
第二章合同签订
第五条省公司出资采购的物资合同，根据授权范围，由省物资公司负责合同文本的生成和订立，完成合同签订工作（见附件1）。
第六条合同文本应采用公司统一合同文本，在电子商务平台上依据中标结果起草合同，并在经济法律管理业务应用系统（以下简称“经法系统”）中流转会签。
第七条合同的组成文件包括：
（一）双方在合同履行过程中达成的补充协议或纪要；
（二）合同协议书、通用条款、专用条款、合同附件；
（三）中标通知书或签订通知书；
（四）招投标文件/采购文件以及经双方确认的构成合同的其他文件。
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第八条招标采购的物资在合同签订时，合同中通用条款和专用条款以招标文件规定并经投标文件及澄清文件确认的合同商务和技术条款为准。
第九条合同签订工作应在招标文件约定的时间内完成，如招标文件或采购文件未约定时限，则应在中标通知书发出之日起30天内完成。
第一节合同文本生成与审核
第十条招标采购物资的合同以招标文件和中标人的投标文件、中标通知书、招投标澄清文件和往来函件等招投标资料（电子商务平台回传采购信息）作为签订依据；
非招标采购物资的合同以确定采购结果的相关信息作为签订依据。
第十一条采购任务接收。
采购结果发布后1个工作日内，采购环节通过电子商务平台采购模块向合同管理模块回传采购结果。
省物资公司合同管理部收到回传结果后立即组织合同起草工作。
第十二条中标结果分配。
合同签订主管通过电子商务平台将中标结果分配给相应合同承办人员，通知合同承办人员起草合同，并在规定时间内完成合同签订。
第十三条合同承办人根据项目特点不同，以需求单位或者工程项目为单位起草合同，并在电子商务平台内维护合同基本信息，维护完毕后转入合同确认及审批流程。
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第十四条合同应按照采购结果确定的技术规范、商务要求进行签订，不得对任何实质性内容进行修改，原则上不单独签订技术协议。
第十五条供应商通过电子商务平台在线对合同草稿进行协同，如果内容无误，将卖方信息维护完毕后予以确认；
如果内容有误，相应合同数据返回至合同承办人重新处理。
第十六条合同草稿审批通过后，电子商务平台将合同结构化信息（即合同协议书、供货范围及分项报价分析表等）传送给ERP系统，合同经办人登录ERP系统生成采购订单。
第十七条合同承办人发起合同审核流程，省物资公司合同管理部负责人对合同内容进行初审，初审无误后流转相关部门审核。
第十八条公司各单位根据《国家电公司合同管理办法》、《国家电公司合同审核管理细则》完成合同审核工作，在经法系统生成经法合同编号后返回给ERP系统。
ERP系统将经法合同编号以及采购订单号上传电子商务平台。
第十九条合同审核部门在审核会签合同时，对发现的重大错误、遗漏和不妥之处，应在合同审核会签时予以明确并提出修改意见。
需要退改时，应连同全部资料退还。
合同承办人按相关修改意见进行修改之后，重新提交审核会签，审核期限重新计算。
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第二十条合同承办人对审核人员退回修改的合同应在规定时限内完成修改并重新提交审核，确实无法修改的，应向审核人员说明理由。
第二十一条对于没有通过电子商务平台回传中标结果的合同，合同承办人应直接在ERP系统中创建采购订单并按照本细则相关管理要求完成合同签订工作。
第二十二条对于新应用设备、材料、技术复杂或项目实施的关键物资，公司各单位物资部门可根据需要组织项目管理部门、物资需求部门（单位）、设计单位等相关部门（单位）进行技术协议的签订。
在合同签订中发生差异情况时，形成差异记录，经有关部门（单位）审核会签后，组织供应商签订合同。
第二节合同签订与生效
第二十三条公司各单位合同签订工作应在供应商服务大厅内完成。
合同审签完成后，合同承办人通知供应商至供应商服务大厅，组织合同签署并加盖合同专用章。
第二十四条供应商携中标通知书等相关资料至供应商服务大厅签订合同。
合同承办人应仔细核对供应商提供的相应资料，包括但不限于以下内容：
（一）与采购需求相对应的中标通知书或采购结果通知书等（原件及复印件各1份）；
（二）有效期内的营业执照复印件；
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篇五：
物资采购合同管理办法
物资采购合同管理办法
一、目的：
为了加强河南XXXXX实业有限公司（以下简称“公司”）物资采购合同（以下简称“合同”）管理，规范物资采购经营行为，减少交易风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和《河南XXXXXX集团物资采购合同管理办法》（河南XXXXXXXX1101号），按照XXXX控股要求，结合XXXXX实际，特制订本办法。
二、适用范围：
（一）本办法适用于永银公司合同的订立、履行、变更、纠纷处理和其他合同行为。
（二）所有物资采购业务必须订立合同，并采取书面形式，特殊情况实行报批制。
（三）物资采购合同使用XXXX公司统一的文本格式。
三、职责：
（一）合同的签订：
1.签约人必须取得合法授权，取得授权的程序和授权使用范围按照公司有关规定办理。
2.签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。
包括：
供应商是否具有合同签约资格、有无经营权、履约能力及资信情况；
对方签约人是否为法定代表人或授权代理人及其授权代理权限等。
3.合同内容（商务条款及技术附件）应严格按照招投标审批结果签订，对于重大偏离必须按相关程序报批。
4.合同内容应具备以下条款：
供货单位全称（或姓名）、地址、标的物、规格型号、数量、价款、质量技术要求、交货期限、地点和方式、付款方式、违约责任、解决争议的方法及适用法律等，并注明签约日期和地点（原则上为我方所在地）等。
5.实行合同审批制度，形成XXXXX合同会审会签单（详见附表1），合同按审批授权权限审批后方可签订。
（二）合同的履行
1.合同依法成立，即具有法律约束力，不得擅自变更、解除或终止。
合同各方应本着“重合同，守信誉”的原则，及时、全面地履行合同约定的义务。
供销部应明确合同履行的具体责任人，对合同履行的全过程进行跟踪和负责。
2.对于供销部所采购的物资，由合同管理员完成合同的签订，及时归档管理，并建立合同管理台账，记录合同中关键事项（经营管理部、合同签订日期、物资名称、供应商全称、合同总价、付款方式等）。
3.供销部及使用单位应对供应商的履约情况和产品的使用情况进行跟踪记录，并对合同履行中的重大事项（如质量、价格、交货期、付款方式等方面的变动）向公司招议标领导小组及时汇报。
（三）合同变更与解除
1.合同履行遇到困难，供销部应尽一切努力协调有关单位、部门，尽力保障合同履行。
实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同的，应在法律规定或合理期限内与合同相对人积极沟通、协商。
2.对方当事人提出变更、解除合同的，供销部门应从维护公司合法利益出发，做好风险防范控制。
3.变更、解除合同应采用书面形式（包括合同当事人的信件、函电、电传等），审批权限和程序按原合同执行，但报批前供销部门应书面通报监督部门和相关单位。
变更、解除资料与原合同一并归档管理。
（四）合同主体变更
1.合同主体变动，我方须要求对方提供如下材料：
（1）变更函或更换关系证明；
（2）当地工商行政部门开具的变更证明；
（3）变动前后的资质文件（营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、法人证书、资信证明、鉴定证书、产品的必要证件）；
（4）变动前后供应商的全套财务印鉴。
2.在完成上述工作后，供销部门须对变更情形及各项资质进行初审，并出具《关于×
×
变更为×
的情况说明和审查意见》（详见附件2），经办人和供销部负责人签字，加盖供销部门印章并附齐资质材料后，进入下一环节。
（五）合同主体变动的审查，由供销部、财务部、经营管理部共同进行。
相应审查办法如下：
1.供应商名称变更但未伴随其他实质性变更的审查。
该情形由供销部门直接办理合同主体变更会签单（详见附件
3），由供销部、经营管理部、财务部、法律顾问、使用单位及公司领导会签。
2.供应商名称变更的同时发生实质性变更的审查。
（1）变更后对我方继续履约有利
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