珠海公路工程档案验收归档文档格式.docx

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按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。

1.2.3各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。

1.2.4工程档案的编制不得少于两套，勘察、设计、施工、监理等参建单位应将本单位形成的工程文件（含声像文件和电子文件）整理立卷后向建设单位移交，一套应由建设单位保管，一套（原件）应移交城建档案馆。

档案形成单位应对本单位形成的工程档案的真实性、完整性、准确性负责。

1.2.5建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交;

各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。

1.2.6各单位要按照相关规范、标准保管各自形成的工程文件。

1.3城建档案馆职责

1.3.1对工程文件的整理、立卷、归档工作进行监督、检查、指导。

1.3.2在工程竣（交）工验收前，对工程档案进行预验收审查。

资料预验收合格后，出具工程档案预验收认可文件。

1.3.3审查和接收建设工程档案，对已经归档的工程档案向建设单位出具城建档案移交书。

1.3.4向符合条件的单位办理不动产权证所需的档案复制件或者其他形式的存档证明材料。

1.3.5向社会提供城建档案信息查询利用服务。

2．建设工程文件的编制与整理

2.1纸质文件的质量要求

2.1.1工程文件的收集与整理应与工程同步进行。

2.1.2归档的工程应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。

表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。

2.1.3归档的工程文件应为原件。

供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；

热敏纸传真件，需复印保存。

复印件应清晰。

2.1.4工程文件应确保真实、有效、准确、完整和齐全，对工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等的，应按有关规定给予处罚，构成犯罪的应依法追究其法律责任。

2.1.5工程文件应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范，纸张优良，签字、盖章手续齐全。

文字材料幅面尺寸规格统一为A4幅面（297mm×

210mm），小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上，不得用有字纸张裱贴。

2.1.6工程文件应采用耐久性的档案字迹材料，档案文件书写要用碳素墨水、蓝黑墨水，盖章用红印泥，不能用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、印台油等。

2.1.7竣工图应是新蓝图或计算机绘制的白图，不得使用旧图或复印后的白图。

2.1.8 

竣工图的编制：

1.竣工图由施工单位负责编制。

编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；

如项目法人（建设单位）指定由设计单位编制、施工单位委托设计单位编制或者直接委托第三方单位编制的，应明确施工和监理单位的审核和签字认可责任。

2.竣工图的绘制应并能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。

竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。

3.竣工图的绘制应符合相关制图规范及标准。

4.编制竣工图时应注意以下事项：

（1）按图施工没有变更的图纸，可在原施工图（新图）上加盖“竣工图章”后，作为竣工图。

（2）一般性变更及符合杠改或划改要求的，应在施工图变更处用索引线并注明更改依据，不得用涂改液涂抹、刀刮、补贴等方法修改图纸，并加盖“竣工图章“后作为竣工图。

（3）凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图，标注变更依据，加盖“竣工图章”后，作为竣工图。

（4）为使竣工图与工程实体相符，所有修改内容（含被修改部分的相关图纸）都必须修改到位，竣工图的修改、标注方法规定如下：

a.对少量文字和数字的修改，可用杠改法，即用一条实线将被修改的部分划去，在其附近的适当位置，填写变更后的内容，在图面上的“附注”区接着原来的条目增加注明修改一句和变更的内容。

b.对于少量图形的修改，可采用叉改法，即用“×

”将被修改部分图形圈出，在其附近的适当位置，画出修改后的图形，在图面上的“附注”区接着原来的条目增加注明修改一句和变更的内容。

c.对于较多图形修改，可采用圈改法，即将被修改的部分图形圈出○,按制图规范在其附近的适当位置，画出修改后的图形，在图面上的“附注”区接着原来的条目增加注明修改依据和变更的内容。

d.凡图形、标高等没有变化，但工程数量与原设计工程数量不同的，可在原设计图列出竣工工程数量，原设计工程数量表仍应保留。

本条也适用于图面变更面积不超过10%的情况。

e.同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；

不同构筑物、建筑物应分别编制。

f.每张竣工图上须加盖红色不褪色印泥的竣工图章，竣工图章内的编制人、技术负责人及监理人栏应手工签署。

竣工图章一般加盖在图纸右下角空白处。

g.每册竣工图应编制竣工说明，竣工说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间以及《变更文件与竣工图对照一览表》等。

h.施工图被取消，包括设计变更取消或现场未施工的，不需编制竣工图。

2.1.9竣工图均应加盖竣工图章，不装订的图纸（A3、A4图纸应装订）均应加盖档号章。

2.1.10电子竣工图应包括纸质竣工图扫描件和CAD竣工图，两者应保持一致。

竣工图的扫描应为JPG格式；

CAD竣工图应采用2010或2014版本。

竣工图章式如下：

（单位mm）

编制单位

竣工图

编制人

技术负责人

编制日期

监理单位名称

监理人

25

30

80

7

13

10

单位　mm

档号章样式如下（单位mm）：

2.2声像档案的质量要求

2.2.1照片拍摄编制要求

2.2.1.1拍摄照片应该构图美观，表达准确，主体突出，真实完整，能反映工程建设全过程关键节点内容。

2.2.1.2照片拍摄具体要求：

照片除工程外观照片需纸质照片外，其它为数码照片。

每张照片应附有文字说明（含拍摄部位、时间、地点、拍摄者等），照片规格均为3008×

2000像素数码照片。

2.2.1.3照片整理要求：

照片按拍摄内容范围进行分类，分层次建立顺序排列文件夹，每个文件夹按顺序1、2、3...编号，照片按顺序1、2、3...编号，对应工程项目信息填写《项目（单项工程）组合照片说明》（见附录）。

2.2.1.4严禁破坏照片的真实性，包括对照片进行任何修改、涂抹、后期合成等。

2.2.2录像拍摄编制要求

2.2.2.1拍摄录像应构图美观，表达准确，主体突出，真实完整。

2.2.2.2拍摄录像须避免画面模糊或抖动。

2.2.2.3拍摄每组现场录像内容应有文字标题和时间。

2.2.2.4视频有效镜头时间不少于5分钟，编制时片头应有工程简介。

2.2.2.5视频编辑制作完成后应以MPEG2格式、MPEG4格式导出刻录。

2.2.3声像档案归档要求

2.2.3.1接收范围：

每个建设工程项目必须移交单位工程外观纸质照片和建设过程数字照片文件，总投资在5000万元以上的必须移交视频文件。

2.2.3.2存储介质：

数字照片和视频使用DVD光盘作为存储介质，并分别刻录归档。

光盘封面采用城建档案馆统一格式（见附录）。

2.2.3.3审核归档：

在办理建设工程档案归档审核时，与纸质档案同时审核移交，由城建档案馆声像室按现状审核移交归档保存。

2.3电子档案的质量要求

2.3.1建设单位在编制招标文件，并与参建单位签订合同或协议时应明确项目电子文件归档和电子档案管理责任，包括质量要求、归档范围、整理标准、归档时间、储存介质、文件格式、相关费用及违约责任等内容。

2.3.2项目电子文件在产生后，应当按照归档要求实时收集完整。

项目电子文件的整理，应当使用“建设工程电子文件归档与管理系统”软件处理后形成压缩包以离线方式进入市城建档案馆业务管理系统。

使用“建设工程电子文件归档与管理系统”软件处理电子文件时，应当按照项目电子档案分类体系，组成文件信息包，信息包当包含项目电子文件及过程信息、版本信息、背景信息等元数据。

联系市城建档案馆市政管线档案指导室（联系电话：

2276270）可以获取“建设工程电子文件归档与管理系统”软件。

2.3.3项目电子文件同时存在纸质文件版本时，归档时应保证两者内容信息一致，并建立对应关系。

电子档案应图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。

归档时能够移交原始电子文件的应移交原始电子文件，不能提交原始电子文件的应提交纸质文件的扫描件。

2.3.4项目电子文件移交时，移交方应确保移交的电子档案准确、完整、可用和安全，接收方对所移交的电子档案进行检测，合格后接收，若不合格，可请移交方重新完善。

2.3.5建设工程电子文件应以单项工程（含各专业）为单位形成上报文件，同一项工程的电子文件应统一在同一文件下一起上报。

2.3.6一个工程项目由多个单项工程组成时，每个单项工程的电子文件应单独整理立卷，同一保管单元（或同一案卷）内电子文件的组织和排序应与相应的纸质文件相同。

2.3.7归档的建设工程电子文件应采用下表所列开放式文件格式或通用格式进行存储。

专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。

工程电子文件存储格式表

文件类别

格式

文本（表格）文件

OFD、DOC、DOCX、XLS、XLSX、PDF/A、XML、TXT、RTF

图像文件

JPEG、TIFF

图形文件

DWG、PDF/A、SVG

视频文件

AVS、AVI、MPEG2、MPEG4

音频文件

AVS、WAV、AIF、MID、MP3

数据库文件

SQL、DDL、DBF、MDB、ORA

虚拟现实/3D图像文件

WRL、3DS、VRML、X3D、IFC、RVT、DGN

地理信息数据文件

DXF、SHP、SDB

2.3.8归档的建设工程电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。

元数据应符合现行行业标准《建设电子档案元数据标准》的规定。

2.3.9归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。

2.3.10扫描件的质量要符合以下要求：

扫描宜采用彩色扫描模式。

1.扫描的电子文件，分辨率应为200dpi，文字偏小、密集、清晰度较差时可适当提高分辨率。

2.

3.扫描时对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。

处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。

4.彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

5.扫描文件的大小一般小于2M为正常值。

大于2M的文件应进行压缩处理，压缩后的文件应保证其清晰、完整、不失真。

2.4组卷的基本原则

2.4.1组卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管、查阅和利用。

2.4.2工程项目的档案按工程准备阶段文件、工程地质勘察报告、水文地质报告、监理文件、施工文件、竣（交）工验收文件、竣工图分别进行组卷。

2.4.3组卷厚度要适中，文字材料每卷厚度不超过30mm，图纸每卷厚度不超过50mm。

案卷内不应有重复文件。

2.5组卷的具体要求

2.5.1 

通用部分的组卷方法

1.工程文件应按不同的收集、整理单位进行组卷，对专业程度高，施工工艺复杂，通常专业分包施工的工程应分别单独组卷，如支护土方、桩基等工程。

2.工程准备阶段性文件可按工程项目组卷，归到其中一单位工程中；

也可按单位工程组卷。

3.工程地质勘察报告、水文地质报告应单独组卷。

4.竣工图应按单独设计、单位工程、专业工程等组卷。

各专业的图纸根据组卷的厚度可组成一卷或多卷，并按图号顺序排列。

5.文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

6.既有文件材料又有图纸的案卷，应按照文字材料在前，图纸在后的顺序排列。

7.工程档案预验收阶段，工程项目档案的总组卷数超过20卷的，应编制《预验收阶段工程概况及案卷清单》（见附录）。

为了便于城建档案馆提供组卷指导服务，提高档案预验收办理效率，《预验收阶段工程概况及案卷清单》应于参建单位自行组卷后、纸质资料提交档案预验收申请前提交城建档案馆进行指导。

2.5.2 

施工文件的组卷方法

1.工程资料应结合工程特点，将建设项目按单位工程（子单位工程）、分部工程（子分部工程）、分项工程划分层次（即《工程项目划分表》），作为工程验收的基础以及立卷归档的总线索。

2.施工文件应按专业、结构部位、分部工程、公里桩号、施工特点等组卷。

根据资料的多少也可将施工管理文件与竣工验收文件组成一卷；

如有些分部工程资料较少，可适当灵活把不同分部工程资料合并组卷，在案卷题名上体现就可以。

3.工程产品质量证明文件（原材料、半成品、成品的试验报告及出厂质量证明）按单位工程组卷；

工程检验与试验报告、施工记录及工程质量评定按照分部工程组卷。

4.路基排水工程按管道基础及管节安装、检查井（雨水）砌筑、排水沟、截水沟、盲沟、急流槽等分别按公路桩号顺序排列组卷。

5.给排水管道工程按给水、雨水、污水分别组卷；

电缆沟、预留沟工程分别组卷。

6.施工文件的报验与试验，报验与施工记录根据不同情况选择保留与否。

一般而言，凡是结论文件已包含报验内容，报验文件不归档；

结论文件结合报验文件才能表述完整的，建议保留报验文件。

7.工程的质量检验评定记录较多时,可以组成一卷或多卷,排列顺序通常是分部工程（子分部）、分项工程。

8.特大桥、大桥、中桥的下部构造按每桥台、桥墩的施工文件分别组卷，如文件较少，可多个桥墩合组为一案卷。

9.特大桥、大桥、中桥上部构造的预制安装以每孔按梁板位置编号顺序进行组卷，上部构造的现浇筑梁以每联按浇筑段的顺序进行组卷。

2.6案卷的基本排序

2.6.1项目/单项工程：

工程准备阶段文件→工程地质勘察报告→水文地质报告→工程监理文件→施工综合管理文件→施工文件（按照《工程项目划分表》顺序）→工程竣（交）工验收文件→竣工图（竣工图也可分别排列到各单位工程的施工文件后）

当施工文件按公里桩号组卷时，以桩号的单位工程进行排序，即每桩号段的施工文件全部排完，再排列下一桩号段的施工文件。

2.6.2单位工程：

单位工程案卷的排序一般根据《项目划分表》中该单位工程的第一个分部一直往下排到最后一个分部，比如：

1.路基：

土石方工程（路基处理）→路基排水→小桥（人行天桥、渡槽）→涵洞、通道→砌筑防护工程→挡土墙。

2.路面：

基层（垫层、底基层、基层）→路面层→路缘石、人行道、路肩。

3.管道工程：

给水→雨水→污水→电缆沟→电信管道→路灯→预留沟→（其它管道工程）。

4.桥梁：

桥梁基础（桩基）→下部构造→上部构造→桥面系→附属工程→装饰与装修→防护工程→引道工程。

5.隧道：

总体→明洞→洞身开挖→洞身衬砌→防排水→隧道路面→装饰装修→通风、照明、消防→辅助施工措施。

6.其它单位工程根据有关标准，参照以上的排序方法。

若《项目划分表》的分部划分与上述表述不一致，以《项目划分表》为准。

7.案卷组卷过程中，可灵活按资料的厚度合组卷。

2.7案卷的整理

2.7.1 

案卷页号的编制

1.编制页号应以独立卷为单位，每卷从阿拉伯数字1开始，必须用打号机标注页号，单面书写的在右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角。

2.案卷封面、卷内目录、案内备考表不编写页号。

2.7.2 

卷内目录的编制

1.卷内目录：

文件材料题名应根据文件实际来填写，实际没有的文件不能填写。

2.序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

图纸一张即一份，文字材料一份可多页。

3.文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

文号一般填写发文号，没有的可不填写。

4.责任者：

填写文件的直接形成单位或个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

5.文件材料题名：

填写文件标题的全称，无标题的应根据内容拟定标题。

6.日期：

文件形成的起止时间，竣工图填写竣工图章上的日期，规划核准图填写工程规划许可证的签发日期。

7.页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

8.备注：

填写需要说明的问题。

9.卷内目录排列在封面之后、卷内文件之前，原资料的目录及设计图纸的目录不能代替。

10.卷内目录采用70g以上白色纸制作，幅面统一采用A4幅面。

2.7.3 

案卷封面的编制

1.应采用城建档案馆制定的案卷封面样式，内容包括：

档案号、档案馆代号（以上两项由档案馆填写）、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

2.案卷题名：

应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括建设项目名称、起讫里程（如果分里程组卷的话）、单位工程、专业名称、分部（分项）工程名称及卷内文件内容。

3.编制单位：

填写案卷内文件的形成单位或主要责任者的全称。

一般而言：

工程准备阶段文件及竣工验收文件的编制单位为建设单位；

工程地质勘察报告、工程水文地质报告、测量文件为勘察、测绘单位；

监理文件为监理单位，施工文件及竣工图为施工单位。

4.编制日期：

填写案卷内文件形成的起止日期。

5.保管期限：

分为永久、长期、短期三种。

6.密级：

分为绝密、机密、秘密、内部四种。

7.各类文件的保管期限和密级按有关规定执行。

8.案卷封面用70g以上的白色书写纸或牛皮纸制作（交城建档案馆的封面要求为100g以上牛皮纸），牛皮纸尺寸为：

文字材料封面297×

280mm，图纸封面297×

490mm。

9.案卷封面放在卷内目录之上。

2.7.4卷内备考表的编制

1.卷内备考表填写需要说明的问题，主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷、资料等共用情况的说明，比如共用的文件材料原件不在本工程资料内，应注明归档原件存放处。

页数须是阿拉伯数字。

如文件完整，应给予评价。

2.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后，一般可作为案卷的封底。

3.卷内备考表应用70g以上白色书写纸制作（交城建档案馆的封面要求为100g以上牛皮纸），文字材料备考表用A4幅面，图纸备考表以内封面的封底内侧作备考表（图纸封面尺寸见封面的编写要求）。

2.7.5 

案卷的装订与竣工图的折叠

1.单个案卷的排列顺序（从上而下）：

案卷封面→卷内目录→卷内文件→卷内备考表。

2.案卷可采用装订与不装订两种形式：

（1）文字材料必须装订；

（2）既有文字材料又有图纸的案卷应装订，文字材料在前，图纸在后，3号、4号图纸必须装订，2号以上图纸不装订；

（3）只有图纸的案卷不装订。

3.装订采用棉线绳三孔左侧装订法，装订线位置距左侧15㎜，在案卷背面打活结，要整齐、牢固，便于保管和利用。

4.装订前必须去掉金属物，以免锈蚀档案。

5.竣工图应按现有规范统一按手风琴式折叠成Ａ4幅面，图纸折叠前，沿图框外框线（双图框线情况下）裁剪整齐，图标显露在外。

具体折叠方法见附录。

3．工程档案预验收与移交

3.1工程档案预验收

3.1.1公路工程档案专项验收（预验收）是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案专项验收（预验收）或档案专项验收（预验收）不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

3.1.2公路工程档案专项验收（预验收）的办理

1.交通运输部审批初步设计的公路