财务支出管理制度最新修订Word格式文档下载.docx

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一、目的

为了规范公司的员工借款、采购（外发）支付、费用报销管理，进一步明确费用报销工作中的费用分类、报销标准、审批权限、单据要求、签批程序、报销时间等，落实各岗位、各部门在报销工作中的职责权限，使费用报销得到有效监控，特制定本制度。

二、范围

公司全体员工。

三、权责

3.1总经理：

负责财务部各项费用开支前的审批，以及财务所有费用支出报销环节的签批。

对资金支付具有最终审批权限，对财务制度管理负领导责任。

3.2总经办:

负责规定权限范围内除财务部外，所有分管职能部门费用开支前申请的审批，以及报销环节的签批。

对资金支付的结果负审批领导责任。

3.3财务经理：

负责规定权限所有费用报销单的签批。

总账会计负责定期对所有的费用报销单据进行监督复核，对费用报销的标准，性质、金额、要素、附件、粘贴、签字审批环节等进行审核签字，上报财务经理签批。

财务部对资金支付的财务制度管理负审查责任。

3.4部门负责人：

包括三级签字权：

主管、经理、副总。

负责对本部门员工报销费用的真实性、完整性、必要性、合理性审核签批。

对资金支付的结果负部门领导责任。

3.5经办（报销）人：

应如实反映资金支付内容，在付款通知书、费用报销单上签字，对资金支付结果负直接责任。

四、定义

本制度中所指的费用指广义费用，是公司为了维持正常的生产经营活动所必须的开支和耗费，包括购置各类资产设备，也包括用于生产或销售购入的原材料及商品。

五、作业流程

5.1详见附件一

六、作业内容

6.1员工借款/备用金预支标准：

6.1.1新入职员工个人借款最高额度300元，由本人填写《借款审批单》,部门负责人签字，财务经理审签，出纳暂抵库存垫付，借款直接于月底工资扣还。

6.1.2全厂员工生活月度借款的总额财务部控制在1万元内，新入职员工上班不足一周的

不予借款。

6.1.3采购人员、司机、各部门驻外人员需预支“备用金”的。

由部门负责人根据工作实际需要申请备用金额度，经总经办/总经理审批后由部门负责人借支“备用金”，业务发生后及时填单报销由财务部补足限额备用金，不冲抵预支备用金借款，部门负责人任“兼职出纳”支出备用金，负责其部门日常的零星小额支出，每月按规定报销时间向财务部报销。

备用金在每年的12月31号前清帐。

6.2差旅费标准

职务

住宿限额

（元/天）

自驾限额

（油费及过路费报销）

公共交通限额（元/天）

餐费限额（元/天）

副总及以上

280

油费：

1.2元/公里，过路费实报实销

实报实销

中/晚餐15元，

部门经理

180

部门主管

128

其他职员

80

6.2.1员工市内（或周边邻近的城市）出差应选择公共交通工具，特殊事由经领导批准可乘打的士。

国内省外出差，副总及以上人员乘坐飞机，其他人员乘坐经济实惠的交通工具，特殊情况需乘坐飞机的，事先报总经理批准。

多人同行的，同性两人开一间房，以节约为原则。

。

6.2.2员工报销差旅费必须提供相关正规发票或盖章收据，不能以不相关票据充抵。

不能提供合规盖章票据或无正当理由逾期15天的，按差旅费标准减半报销。

6.2.3副总经理以下人员报销必须附《费用审批单》（附件二）。

6.2.4司机报销还必需附《派车申请单》

6.3招待费标准：

住宿费

职员

180.00

每人每天标准

主管

280.00

经理

总监及以上

餐饮费

100.00

每人每餐标准

150.00

200.00

娱乐

平均每人标准

300.00

年终/节日礼品

经总经理商定

6.3.1招待费是指各对口部门对外接待的费用，此标准仅供参考，

6.3.2总经理以下各部门负责人必须于接待前提交书面《费用审批单》（附件二），

6.4采购（外发）支付标准：

6.4.1需求部门填写请购单，经部门负责人—→总经办/总经理审核

6.4.2采购前需对外询价后，提供报价单，经部门负责人—→总经办/总经理审核

6.4.3支付时必需严格按请购单及报价单来支付

6.5报销付款单的分类

6.5.1报销付款单分“付款申请书”、“费用报销单”、“借款单”共三种。

6.5.2“付款申请书”主要用于供货商、外发加工商外购原辅料货款、委外加工费用及需要财务直接向外单位或个人付款的业务。

6.5.3“费用报销单”主要用于经办人已垫付发生的各项费用的报销。

6.5.4“借款单”主要用于员工个人因现金购物、出差、备用金、生活费等向公司申请的借款。

6.6报销发票、原始单据规范

6.6.1报销人在索取原始单时，要求开具正式合法的发票，发票上需加盖开票单位的发票专用章（对于单笔满500元以上的消费还必需提供刷卡小票），拒绝接受用白纸条、电脑小票、复印件等作为原始单据进行报销。

6.6.2对确实无法取得发票且金额较小的费用，允许开具加盖财务章的正式收据，且有经手人签名方可报销。

发票与收据必须分开粘贴、分单报销，未分开整理一律不得受理。

6.6.3车票、餐饮等定额发票，要求根据发生地点或发票财务印章分次归类报销。

6.6.4外购原辅料、商品、固定资产、低值易耗品、办公用品等具有实物形态的资产，须有请购单，报价单，仓库（行政部）签具的“入库单”，行政部还需要提供经领用部门签具的领用“出库单”，有形资产购置没有此相关的单据不予报销。

6.6.5出差地点多、时间长，招待次数较多的另外需要填写费用报销明细表（附件三）

6.7报销单填写规范

6.7.1根据费用的性质正确选择报销单据类型，各数据必须使用黑色水性笔如实填写。

6.7.2所有供货商、加工商的付款，都必须由经办人在《付款申请书》上签字，注明收款单位（收款单位按供应商发票上的全称填写）、收款方帐号、开户行、金额、付款原因。

6.7.3不同性质内容的款项，必须分开独立填写，同一类的尽可能序时分类填写。

6.7.4报销单需要素齐全、分类明细，摘要栏规范性表述为“某人某时到某地干什么”或何时何地何人何事。

6.7.5第一个大写金额汉字前全部用“

”符号封顶，凡大写数字为“零”的，一定要写大写“零”，不能以“

”代替。

6.7.6填报金额的大小写不允许更改和涂刮擦。

6.8报销单粘贴顺序：

6.8.1“付款申请书”、“费用报销单”（第一联）；

6.8.2发票或收据：

均匀的粘贴在费用粘贴单上（第二联）；

6.8.3其他单据：

如采购付款有：

月结对帐单、送货单、入库单；

费用报销有：

费用报销明细表。

（第三联）

6.8.4开支请示类审批单据：

如外出申请单、请购单、派车单、联络函、采购订单，费用审批单，合同等（最后一联）。

6.9报销单粘贴方法：

6.9.1正面朝上，左上角对齐，用胶水平整有序地粘贴在报销单后。

6.9.2同一客户有多张订购单时，送货单、入库单必须匹配相应的订购单，按时间顺序分类粘贴。

6.9.3单据粘贴原则：

由大到小，由长到短，不突破外封面。

6.10费用报销时间：

6.10.1提交到财务部的费用报销单，各部门审批流程必须齐全。

6.10.2报销类单据送达财务部时间为每周三，其他时间不予受理。

报销经办人统一将审批完毕的费用报销单交给总账会计。

6.10.3每周二为报销日，各部门报销人员统一于出纳处领取报销费用。

6.10.4属先借款后报销的费用，必须在业务办完后的七个工作日内向财务部递交费用报销单，如故意拖延又无正当理由的，在当月工资中先行扣还借款。

6.10.5属当月发生的费用必须在次月15个工作日前报销，逾期一个月以上不及时报销又无正当理由的视为放弃报销。

6.10.6对涉及到计提折旧的固定资产（单笔金额1000元以上，使用期限2年以上）的报销，时间必须在购置当月至财务部入帐，否则对造成延误的经办人处以50元/次的罚款。

6.11采购（外发）月结付款申请时间

6.11.1相关部门应在每月25号之前填写好付款申请书，粘贴好相关单据交至财务部，如超过每月的25号一律不收单。

6.11.2总账会计必须在每月26号前审查核对无误签字（月结供应商货款，必须附上经“往来会计”签字确认的对帐单），再送财务经理走后续审签流程。

6.11.3月结供应商付款时间为每月的25-30号，如供应商逾期没有递交发票、对帐单或者未及时办理收款手续，货款结算受理自动顺延下个月。

6.12工资发放时间：

6.12.1每月最后一天发放上月工资，统一转账至工资卡里，工资卡规定在深圳开户的交通银行卡（请利用节假日自行去银行开户领卡，无银行卡者，工资不予现金发放）。

6.13费用开支前的申请

6.13.1公司所有涉及付款事项的费用，开支前请示报审流程为：

经办人填写完整的《开支请示类审批单》（如招待费/出差费填写附件二《费用审批单》、采购有形资产填写《请购单》、司机送货填写《派车单》）；

填写人签字—→部门负责人—→总经办/总经理。

在批复范围内开支报销费用，无特殊事由不得超过标准。

6.13.2根据费用类型及金额大小，进行如下分级授权代理审签：

6.13.2.1费用类支出代理审签权限：

①0-500元,部门最高负责人审签

②500-1000元，总经办审签

③1000元以上,总经理审签

6.13.2.2采购（外发）物资支出代理审签权限：

①原辅料、商品、外发加工等正常生产经营所需的物资请购，部门最高负责人审签。

②办公用品、低值易耗品等非正常生产经营的物资请购在1万元以下，总经办审签。

③非正常生产经营的物资请购在1万元以上，由总经理审签。

6.13.3审批人如出差在外，则可电话签批，报销人主动补签《开支请示类审批单》。

6.14费用报销审批流程

6.14.1费用报销审批流程:

经手人签字（填写完整费用报销单或付款申请书，整理粘贴好发票、相关附件、已签字的《开支请示类审批单》）—→部门负责人—→总账会计—→财务经理—→总经办/总经理—→出纳审核付款—→会计编制凭证记账。

6.14.2签批人要坚持原则，认真负责，不能越级签批，每位签批人都要审核事项的真实性、准确性、必要性、合理性负责。

对不符合规定的报销单据拒绝签字，并退回报销人重新整改。

6.15费用报销审核内容：

6.15.1审核内容：

1事前申请、2事由真实、3标准合规、4金额正确、5票据合法、6要素齐全、7填写规范、8签字完整、9附件齐全、10粘贴整洁。

6.15.2总账会计负责对所有的费用报销单据依照以上要求进行监督复核，对费用报销的标准，费用单据事项的真实性、合法性、准确性、合理性以及要素、附件、粘贴、签字审批环节等进行审核签字，然后上报财务经理审签。

6.15.3出纳在报销日要备足现金，报销付款前仔细审核签字是否完整，对不符合要求的有权拒绝报销。

七、处罚

7.1部门负责人要对本人及下属审核事项的真实性、完整性、必要性、合理性负责。

并在此基础上审核签字，对资金支付的结果负部门领导责任。

有退回整改的，财务经理、总经办、总经理可以对部门负责人处以10-20元/次的处罚。

7.2经办人应如实反映资金支付内容，在付款申请书、费用报销单上签字，对资金支付结果负直接责任。

经办人必须严格遵循《财务支出管理制度》真实合规报帐。

有退回整改的，每位签批人都可以并列开出罚单，处以20-50元/次的罚款。

如发现多报和虚报，除对原正常报帐金额核减50%报销外，还对直接经办人（当事人）给予其虚报金额1-2倍的罚款，情节严重者给予开除，并追究上一级主管领导的责任。

八、附件

8.1费用报销流程（附件一）

8.2《费用审批单》（附件二）

8.3《费用报销明细表》（附件三）

9、呈核

本制度经总经理批准后生效，修改时亦同。

附件一：

费用报销流程

请示报

批

报销审批

报销人

N

Y

经办人填写完整《开支请示类审批单》签字

（列明费用预算标准和金额，由领导核定审批）

—→部门负责人

—→总经办/总经理

经手人签字填写完整“费用报销单”或“付款通知书”，整理粘贴好发票、相关附件、已签字的《开支请示类审批单》

—→总账会计

—→财务经理

—→总经办

—→总经理签批。

附件二：

费用审批单

起止时间：

接待单位：

接待人最高级别：

预计人数：

工作事由：

费

用

预

算

项目

标准金额

申请金额

核定金额

实报金额

备注

交通费

伙食费

招待费

其他

合计

借款：

实报：

退回：

报销人：

部门负责人：

总经办/总经理：

附件三：

费用报销明细表

报销部门:

职位：

填表日期：

年月日

日期

报销事由

人数

地点

其他

自驾

油费

的士

公共

交通

交通费总计

住宿总计

总计

招待费总计

其它

报销总费用

报销人: