WTQPPG001文件与资料管制程序.docx
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WTQPPG001文件与资料管制程序
河源沃图电子科技有限公司
HeyuanWotoElectronicTechnologyCo.,Ltd
文件与资料管制程序
文件编号:
WT-QP-PZ-001页次:
1/11
版次:
A0拟制日期:
2013.6.21
区分
批准
会签
审查
拟制
签名
品质部
SMT工程部
测试工程部
SMT生产部
测试生产部
物流部
行政部
温馨提示：
本文件为本公司机密文件，未经许可，不得私自外借或复印！
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拟制日期
2013.6.21
页次
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文件
名称
文件与资料管制程序
版次
A0
文件编号
WT-QP-PZ-001
修订履历
制/修订日期
修订内容摘要
页次
版次
修订人/总页数
2013.6.21
新制订
/
A0
涂春桂/共11页
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2013.6.21
页次
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文件
名称
文件与资料管制程序
版次
A0
文件编号
WT-QP-PZ-001
1.目的
制定本程序以确保公司文件制订、修订、发放、回收、废止、保管均得到有效的管制，使过时作废的文件及时撤离各使用场所，并能随时获得适当且有效之版本。
2.范围
凡属本公司与品质系统有关的管理类文件和资料的制作与管理均适用之。
（例如：
质量手册、程序文件、作业标准文件、指导书、表格、ISO9000族标准有关的文件等），对图面与技术资料之管理则另订程序管理之。
3.术语/定义
3.1质量管理体系文件
由质量手册、程序文件、作业指导书、记录表单/表格组成。
3.2质量手册
对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件，是企业质量管理和质量保证活动应长期遵循的纲领性文件，是体系文件中的第一阶层文件。
3.3程序文件
程序文件是文件化的运作程序，是对完成或管理活动所规定的方法或途径，是体系文件中的第二阶层文件。
3.4作业指导书
为保证具体产品/具体作业活动符合要求而制订的作业标准，是体系文件中的第三阶层文件，是程序文件的支持性文件。
3.5记录表单/表格
为已完成的活动或达到的结果提供客观证据性的文件，是体系文件中的
第四阶层文件。
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文件
名称
文件与资料管制程序
版次
A0
文件编号
WT-QP-PZ-001
3.6受控文件
指的是保持更新并处于控制状态的文件，它必须反映最新状态。
3.7非受控文件
指的是仅供参考为目的，不作更新和控制的文件。
3.8作废文件
指的是不再有效的文件。
4.权责
4.1内部文件制审批管制权限表:
特别说明:
1.质量手册经公司高管或管代授权可由ISO专员负责拟制。
2.程序文件经公司高管或管代授权可由部门部长负责拟制。
3.ISO9001:
2008标准要求的质量手册和六大程序文件公司
所有部门（财务除外）均需会签，其他程序文件视情况而定。
4.部门中若无部长职衔人员，即由主要负责人负责会签或拟制。
4.2外部文件接审管制权限表:
特别说明:
客户规范由SMT工程部先行接收,经评估OK后再发行到
到相关部门，品质部可协助工程一起评估。
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文件
名称
文件与资料管制程序
版次
A0
文件编号
WT-QP-PZ-001
4.3文件管理部门的职责
4.3.1文控和品质部负责监督、检查、考核、确认所有质量管理体系文件制订、审批的控制管理；负责质量管理体系文件发放和受控文件外送的控制管理；负责外送技术文件控制管理。
4.3.2文控负责质量体系文件的发放、回收、作废控制。
4.3.3文控和ISO专员负责文件编号的控制。
4.3.4各个部门按照规定和要求负责本部门受控文件的管理。
4.4文件编写人员的职责
4.4.1文件的目的明确，满足规定要求。
4.4.2规定的职责和权限清楚。
4.4.3措施和方法具体可操作。
4.4.4接口关系协调，不留缺口，不相互矛盾。
4.4.5文字易懂，用词恰当规范。
4.5文件审批人员的职责
4.5.1审查核对文件内容是否与规定要求（标准、规范）相一致。
4.5.2审查核对规定的职责是否明确落实。
4.5.3审查核对文件规定的措施和方法是否可行和适用。
4.5.4审查核对工作环节之间接口是否明确和协调。
4.6文件使用人员的职责
4.6.1遵守文件规定，严格按文件要求执行。
4.6.2只使用现行有效的版本，不使用失效或作废的文件。
4.6.3按规定借阅、保管和归还文件，不得涂改和损坏文件。
5.作业内容/程序
5.1文件与资料管制作业流程:
（见流程图）
5.2文件之制订与修订作业
5.2.1文件制订需求之时机
A、由于各部门运作上之必要而需制订。
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名称
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文件编号
WT-QP-PZ-001
B、由于各部门间为协调之必要而需制订。
C、内稽矫正或管理审查而需制订。
D、由于经营政策上之需要，奉上级批示制订。
5.2.2文件制订和修订
文件若经稽核单位或制订部门、运作部门认为不合实际需要，需增订修改时，得由提出单位填写《文件制修废申请单》经相关部门会签，管理者代表或厂长核准后，由原制定单位制修订。
注：
文件首次制定可不用《文件制修废申请单》。
5.2.3文件之审核/查、核/批准与发行
A、制订或修订之文件，应由制订者召集单位部长或主要负责人及管理者代表研讨，以确保文件之适切性与可操作性，各阶层文件之制订、会签、审查核准依各部管制权限表执行。
B、对于外来文件，由权责单位进行审核确认。
5.2.4文件之分类
A、依文件性质，公司文件可分为:
质量手册、程序文件、作业标准文件、记录表单。
B、依文件受控或管制性，公司文件可分为:
受控文件和非受控文件或管
制与非管制文件。
5.3文件编号
5.3.1质量手册编号:
WTQM
公司代码质量手册流水号
说明：
QM为QualityManual（质量手册）的英语简称。
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版次
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文件编号
WT-QP-PZ-001
5.3.2程序文件编号:
WTQP
公司代码质量程序制订或负责部门代码流水号
说明：
QP为QualityProcedure（质量程序）的英语简称。
5.3.3三阶文件编号
WTWI
公司代码工作指引制订或负责部门代码流水号
说明：
WI为WorkInstruction（工作指引）的英语简称。
5.3.4表单/表格编号:
WF
工作表单制订或负责部门代码流水号版次号
说明：
WF为WorkForm（工作表格/表单）的英语简称。
5.3.5部门代码取前两/三个汉字拼音的第一个字母组成:
总经办ZJSMT工程部GC
品质部PZ测试工程部CSG
行政部XZSMT生产部SC
物流部WL测试生产部CSS
采购（物流部）CG
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文件编号
WT-QP-PZ-001
5.3.6文件的更改与版次编号
5.3.6.1一、二、三阶文件，以A、B、C……作为版本号，以1、2、3……作为修订次数，0表示未修订或新制订。
例:
A1表示A版第1次修订。
每修改一次，修改次数依次按1、2、3……递增，质量手册修改10次后换版，程序文件修改5次后换版，三阶文件修改3次后换版，首发文件为A版，以后按B、C、D……依次递增，电子文件、纸质文件应相应更新。
5.3.6.2记录表单以A、B、C……作为版本号,以1、2、3……作为修订次数，0表示未修订或新制订，例:
A1表示A版第一次修订，每修改一次，修改次数依次按1、2、3……递增，每个版本修订10次后开始换版，A表示首次版本，如:
WF-PZ-001-A0,WF-PZ-001-A1……WF-PZ-001-A10WF-PZ-001-B0……
5.3.6.3更改的文件得到批准后，按需要发放电子文件、纸质文件，保证各部门使用的文件为最新版本，确保文件的有效性。
5.4文件的管制/受控与分发
5.4.1文件分“受控文件”与“非受控文件”。
5.4.2对于图面类受控文件副本,由工程部盖“正式图纸”或“受控文件”章并附带日期；对于技术参数类管制文件副本，由工程部盖“工程确认”章并附带日期；对于非图面、技术参数类受控文件副本，由文控中心盖“受控文件”章并附带日期。
5.4.3图面、技术参数类管制文件，由工程部将文件副本分发至拟定的分
发部门，接收单位在《图面、技术参数分发一览表》上签收，正本由工程部保存；非图面、技术参数类管制文件，由制订部门填写《文件分发通知单》，文控中心依《文件分发通知单》分发副本，接收部门在《文件分发回收一览表》上签收，正本由文控中心归档保存。
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文件编号
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5.4.4若因客户或其他单位需我司提供文件时，接待部门填写《文件外发
申请单》，经管理代表审批后，由文控中心或工程提供，并在提供文件上加盖“外发文件”或“非受控文件”章。
5.4.5凡属非受控文件，当失效或作废时，不予回收或更新。
5.5文件废止与销毁作业
作废文件副本由文控中心/工程部依发放记录回收，并在《文件分发回
收一览表》上确认。
文控中心/工程部在作废文件正本上盖“作废”章后保存，将副本销毁。
5.6文件档案建立与管理
5.6.1文控中心、工程部根据文件性质、类型分类归档保存，受控文件应
建立《文件一览表》。
5.6.2文控中心、工程部需对历次版本变更之原稿予以保存，并与有效文
件分开存档。
5.6.3存档文件应定期作清洁维护，防止受潮、污损。
5.6.4文件正本如有损坏，由原制订部门重新修订，原审核权限审核后，交文控中心替换。
5.6.5文件制订或修订之最新版次正本须长期保管，旧版次正本自修改日期算起，保存期限不得少于1年，品质手册长期保存。
5.6.6对超过保存年限的文件，由文控中心或工程部填写《文件销毁记录》，管理者代表审核后执行销毁。
5.7文件使用管制
5.7.1现场使用之文件置于作业场所，非现场使用之文件须由各单位指派专人自行集中管理。
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