公文的机密Word文档格式.docx

公文的机密Word文档格式.docx

《公文的机密Word文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文的机密Word文档格式.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

字体字号与正文相同（3号或4号仿宋体）注释的字体：

小于正文的的4号或小4号仿宋体

　　主题词的字体：

常用3号或4号黑体[公文写作]公文格式排版中的字体要求[公文写作]

　　抄送机关的字体：

与正文的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文字

　　印发说明的字体：

与抄送机关的字体字号相同（常用3号或4号仿宋体）或小一号的文

　　主标题（又称一级标题）为二号宋体（加粗）

　　二级标题为三号黑体

　　三级标题为三号仿宋加粗。

　　正文均为三号仿宋。

　　以上为政府公文规定。

且主标（公文的机密）题以外的部份的标题和正文可采用小三号字体，但以三号为最正规。

　　1、密级用三号黑体字

　　2、紧急程度，“特急”、“加急”用三号黑体字

　　3、文号用四号仿宋体字加黑

　　4、签发人用三号楷体字

　　5、标题用二号宋体字加黑

　　6、大小标题号“一、二、三……”用三号黑体；

“

（一）

（二）（三）……”用三号仿宋体字

　　7、正文用三号仿宋体字（每页19行，每行25个字）

　　8、批转（转发、印发）……通知，通知正文用三号楷体字，被批转（转发、印发）文件用三号仿宋体字

　　9、附件标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字

　　10、印发传达范围用三号仿宋体字

　　11、“主题词”三个字用三号黑体字；

词组用三号宋体字

　　12、抄送机关名称用四号仿宋体字

　　13、印发机关名称和印发日期用四号仿宋体字；

印发份数用五号仿宋体字

　　公文各要素和标识简单介绍。

　　一、眉首部分

　　主要标识公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素。

　　1．公文份数序号。

　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

标识时，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　2.秘密等级和保密期限。

　　秘密等级是指涉密公文的保密程度，分“秘密”、“机密”、“绝密”三级。

新《办法》规定，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，“秘密”、“机密”、“绝密”公文均应标注保密期限。

标识秘密等级时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘

　　密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

　　3．紧急程度。

　　急件公文分为“特急”、“急件”两种。

其中，电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

标识时，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；

如需同时标识秘密等级与紧密程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

　　4．发文机关标识。

　　发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成，如“×

×

省人民政府文件”等。

对一些特定公文可只标识发文机关名称（函件）。

发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。

标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处，上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘80mm处。

国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》还规定，发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。

字号一般应小于22mmx15mm。

。

联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。

　　5．发文字号。

　　由发文机关代字、年份、序号组成，如“×

政发199982号”，“×

政发”指发文机关代字，“1999”指年份，“82号”指发文序号。

整个意思就是×

省人民政府

　　在1999年所发的第82号文件。

标识位置在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字，居中排布；

年份、序号用阿拉伯数码标识；

年代应用全称，用六角括号“”括入；

序号不编虚位，即不编为001，不加“第”字。

　　6．签发人。

　　上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空l字；

签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行，并下移红色反线，使红色反线与发文字号继续保持为4mm。

　　二、主体部分

　　主要标识公文标题、主送机关、正文、附件、成文时间、发文机关印章、附注等要素。

　　1．公文标题。

　　一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成，如《×

省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定》、《×

省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知》等。

公文标题是文件内容的高度概括，文字要求准确、简要、概括，书写时要居中书写，用2号小标宋体字。

回行时要注意做到词意完整，排

　　篇二：

文件秘密等级的划分原则

　　公文秘密等级的划分原则

　　文件资料按保密程度分为绝密文件、机密文件、秘密文件、公开性文件、宣传资料。

　　一、绝密文件：

指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。

通常情况下包括以下几类：

　　1、财务分析报告；

　　2、对高层管理者的考核报告；

　　3、对工资分配方案及所属文件；

　　4、涉及项目成本、利润的报告或论证材料；

　　5、公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；

　　6、公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。

　　二、机密文件：

指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。

　　１、公司注册及相关文件；

　　２、技术资料、工程建设的重要图纸；

　　３、立项报告、业务进度分析报告；

　　４、涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；

５、公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。

　　三、普通文件：

指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。

　　１、平时各种工作条例、规章制度；

　　２、一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件；

　　３、各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；

　　４、行政管理工作的计划、总结、报告；

　　５、一般性的月、季工作计划与总结报告；

　　６、有关干部任免、调配、定级等的文件；

　　７、财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。

　　篇三：

公文的基本常识

　　公文写作常识

　　通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；

下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。

主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

　　三、正文。

这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。

正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。

请示问题应当一文一事，不要一文数事。

　　四、发文机关。

写在正文的下面偏右处，又称落款。

发文机关一般要写全称。

也可盖印，不写发文机关。

机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

　　五、发文日期。

公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。

发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。

发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。

发文日期一般以领导人签发的日期为准。

　　六、主题词。

一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事任免通知”，“财务管理规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。

　　七、抄报、抄送单位，是指需要了解此公文内容的有关单位。

送往单位是上级机关列为抄报，是平级或下级机关列为抄送。

抄报、抄送单位名称列于文尾，即公文末页下端。

为了整齐美观，文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间，一般均用上下两条线隔开，主题词印在

　　第一条线上，文件份数印在第二条线下。

　　八、文件版头。

正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。

版头以大红套字印上“×

（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

　　九、公文编号。

一般包括机关代字、年号、顺序号。

如：

“国发[1997]5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。

“国发”是国务院的代字，“[1997]”是年号，（年号要使用方括号“[]”），“5号”是发文顺序号。

几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。

编号的位置：

凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；

无文件版头的，放在标题下的右侧方。

编号的作用：

在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；

在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

　　十、签发人。

许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。

签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。

一般格式为“签发人：

”。

　　十一、机密等级。

机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。

机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。

密级的位置：

通常放在公文标题的左上方醒目处。

机密公文还

　　要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

　　十二、紧急程度。

这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。

标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。

紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

　　十三、阅读范围，根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。

“（此件发至县团级）”。

行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

　　十四、附件。

这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。

附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。

公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×

件”。

　　十五、其他。

公文文字一般从左至可横写、横排。

拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。

公文纸一般用16开，在左侧装订。

　　公文的行文关系

　　行文的关系，指的是发文机关与收文机关之间的关系。

注意：

　　一、下级机关一般应按照直接的隶属关系行文而不要越级行文。

　　二、行文常规：

平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知等），不能使用上行文（如请示、报告等），更不能使用下行文（如命令、指示、决定等）。

　　三、要分清主送机关和抄送机关。

向上级的请示，不要同时抄送下级机关；

向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。

受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请求的问题；

上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

　　四、要注意党政不分的现象。

党务和政务事宜要分别行文，凡属政府方面的工作，应以政府名义行文；

凡属党委方面的工作，应以党委名义行文。

　　公文写作的基本要求

　　不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：

　　一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。

　　二、要符合客观实际，符合工作规律。

　　三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。

　　四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。

注意几点：

（一）条理要清楚。

公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。

（二）文字要精炼，篇幅要简短。

（三）遣词用句要准确。

公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。

（四）论理要合符逻辑。

公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。

不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。

（六）正确使用标点符号。

（七）正确使用顺序号[一、

（一）、1、

（1）]。

　　五、要符合保密制度的要求。

　　公文的种类

　　公文的种类简称文种。

一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。

这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：

　　上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。

　　平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。

　　下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。

　　延华集团和各成员企业使用频率较高的文种只有请示、报告、通知、通报、函五种。

　　请示和报告

　　一、请示。

请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。

请示与报告的区别：

请示是要求上级机关给予答复的文件，而报告则是不要求答复的文件。

（一）什么事情应该请示？

　　一般而言，凡向上级请示的问题，应属于以下几种情况：

　　1、属于主管上级单位明确规定必须请示批准才能办理的事项。

　　2、对现行方针、政策、法令、规章、制度等不甚了解，有待上级单位明确答复才能办理的

　　事项。

　　3、工作中发生了新情况，而无章可循，有等上级明确指示才能办理的事项。

　　4、因情况特殊难以执行现行规定，有待上级重新指示才能办理的事项。

　　5、因意见分岐，无法统一，难于工作，有待上级裁决才能办理的事项。

　　6、有章可循，有法可依，可以开展工作，但因事由重大，为防止工作中失误，需请示上级审核的事项。

　　7、按上级明文规定，完成一个任务，需报请上级审核的有关事项。

（二）撰写请示需掌握的三个要领：

　　1、详细、准确地写明请示事由。

不仅应在标题上写清，还要在在正文里写明请示什么问题，为什么要向上级请求。

请示事项要专题专文，以便上级及时答复。

　　2、明确提出本单位对解决这一问题的意见，供上级参考。

意见要写得有理有据，必要时可引证有关的现行政策、规定条文。

如本单位意见分岐，要分别陈述不同意见的内容，并加以分析比较，还可提出倾向性的意见，供上级权衡、批复。

　　3、具体提出对上级的要求。

包括希望按某个最佳方案批示；

由于时间限制，或事态严重，希望上级尽快答复，甚至务请在什么时限内答复；

提请上级批复时需要注意或强调的问题，否则可能引起什么不良后果；

在上级正式批复前，建议上级同意暂先按什么原则进行工作；

等等。

向上级提出上述要求的目的，是为了得到上级及时、准确的批复，但行文中切勿使用要挟的言辞。

　　二、报告。

报告是陈述性文件。

它的种类很多，按内容可分为专题报告、综合报告、总结报告；

按时间可分为年度报告、季度报告、月份报告和工作进程报告等。

　　为了陈述清楚，报告的拟写方式一般可分为四个部分：

一、情况；

二、经验；

三、问题；

四、今后意见。

如果属于自我批评、工作反省的专题报告，也可分为四个部分：

二、原因；

三、责任；

四、处理情况和意见。

　　通知

　　通知是一种使用范围较广的文体。

凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。

但也不能因为通知便于使用而滥用通知。

　　通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”五种。

这里仅介绍“一般性通知”、“会议性通知”、“任免通知”三种。

　　一、一般性通知。

在上级机关的有关事宜需要使下级机关知道或办理时，如：

庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，更正文件差错，请下级机关报送有关材料等，都可使用这种通知。

这种通知，要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。

　　二、会议通知。

上级机关要召开比较重要的会议时，一般都要提前通知所属有关单位，这就是会议通知。

这种通知要求写得明确具体，交待清楚会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议地点、报到地点、携带材料以及其他有关事宜。

如果这些事项交待不清，丢三拉四，就可能影响会议的按时召开和正常进行。

　　三、任免通知。

上能机关在任免下级机关的领导人或上级机关的有关任免事项需要下级机关知道时要发任免通知。

这种通知的写法比较简单，一般只要写清楚决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。

　　不论哪种类型的通知，都应该注意以下几点：

　　一、通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是通知什么事情或要求做什么事情。

有些机关简单地使用“通知”作标题，这是不确切的，应尽量避免，更不应提倡。

　　二、被通知单位就是文件的主送单位，有的通知往往不写被通知单位，这是不妥当的。

　　三、如果所通知的事项需要被通知的单位尽快知道，可在“通知”之前加“紧急”二字，这就是常见的“紧急通知”。

　　通报

　　通报是把工作情况、经验教训、好坏典型事例等，通知所属下级单位的文件。

　　通报的作用在于沟通消息，互通情报，使有关单位和组织了解工作的进程，树立全局思想，安排自己的工作；

或使其学习他地、他人的经验，见贤思齐，推动自己的工作；

或使其记取他地、他人的教训，引以为戒，警惕类似问题的发生。

因此，撰写此类公文，要放眼全局，拿准所通报内容的普遍意义。

要事实准确，把时间、地点、人物、数据、事例、背景都书写清楚。

要目的明确，对其原因、影响、经验、教训进行科学地总结，使人得到教益。

版权归属原作者谢谢合作通报采用叙事的写法，总的要求：

叙事清楚，简明扼要。

　　函

　　函，即信；

公函即公务信件。

它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

函的特点是不受公文规定的严格限制，如不用正式文件头，也可不编文件号，有时还可不拟标题，因此用起来极为简便。