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第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映情况以及处理日常事务性工作时，必须对各方面情况进行综合，才能有效地为领导者提供帮助和服务。
3、机密性。
善于保守秘密成为秘书人员的首要职业道德。
4、服务性。
服务稳定性、直接性和广泛性。
“上、中、下”三个层面服务。
首要为领导、上司和雇主服务。
秘书工作作用
1、信息枢纽作用。
在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进行管理的中介环节和中枢机构。
2、参谋助手作用。
领导者的主要职责在于决策和管理。
秘书人员在协助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。
因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。
3、形象和公共关系作用。
人们常常把秘书部门称为“关口”或“窗口”。
所谓“关口”，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。
因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。
所谓“窗口”，是指内外联系、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。
处理公共关系原则“内求团结，外求发展”。
4、协调作用。
二．秘书工作机构的职能与工作要求：
秘书工作机构的性质，秘书工作机构的设置，秘书工作机构的职能和工作要求，秘书部门及其人员的管理。
秘书工作机构的性质
机密性、辅助性、综合性（政策性、原则性、总体性、技术性、事务性、具体性等）、服务性（管理服务、信息服务、生活服务和事务服务）。
秘书工作机构的设置
1、设置原则：
精简、纵向层次尽量少、横向幅度适当加大。
2、采用钝角三角形方式。
具有灵活性、自由度大、上下沟通方便。
3、组织形式：
分理制和综理制。
中央的秘书机构称“办公厅”，部级机构，采用分理制（下再设秘书局、机要局、信访局等）；
省级的称“办公厅”，厅局级机构，下设秘书处、机要处、信息处等；
省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的称“办公室”，前三为处级，县为科级，乡镇为股级。
综理制适用市县政协和大多数的企事业单位，下不再设部门，由办公厅、室统一或分派人员办理。
有些办公室不属于秘书机构，是直属部门如国务院台湾事务办公室。
社会团体的直接命名为秘书处，采用综理制。
秘书工作机构的职能
助手职能、参谋职能、枢纽职能、协调职能、保密职能、公关职能。
秘书工作机构的工作要求
明确职责、全线、目标和任务；
制定秘书工作的各项制度和标准；
分清主次、有条不紊；
科学的安排工作程序；
准确细致，切实无误；
迅速果断，讲求时效；
忠于职守，安于职分；
加强教育、管理，不断提高素质和能力。
秘书部门和人员管理
1、内容和要求
a）机构与部门职责。
“确定分工职责，使每个部门各司其职，各尽其责”。
b）秘书岗位责任制。
必须与岗位目标管理、考核制度、奖惩制度科学结合起来，形成完整、有效的竞争机制和激励机制，保证各项工作的高效率和高质量。
c）工作程序和方法。
标准化、统一化、规范化、最后形成规章和制度。
d）信息系统，实施政务信息化、试行区域电子邮件网络办公，从收文、登记、拟办、传阅、批示、草拟到签发，各个环节通过电脑网络。
e）办公自动化。
涉及人、信息、科学的工作程序和先进的办公设备。
2、秘书人员的自我管理
工作管理（明确的工作计划、区分轻重缓急决定工作次序、有条理进行）、行为管理（谦虚谨慎、言辞简要清晰、语气温和明朗）、时间管理和办公环境管理。
三．秘书机构的日常工作：
沟通与协调，办公室管理，公文管理，会议管理，信访工作，督查工作，保密工作。
办公室管理
办公室的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。
1、作用。
办公室是指挥部、工作室、“窗口”。
2、坚持以下的原则：
方便，即办公室的布局应该力求方便省时，如相关的部门及设备应尽可能安排在相邻的地方，以避免不必要的穿插迂回，便于工作的协调和同步进行；
舒适整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办公无关的东西。
办公文具的摆放要井然有序。
和谐统一，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协调统一，这不仅能增加办公室的美观，而且能强化成员之间的平等观念，创造出和谐一致的工作环境。
安全，即布置办公室时要留意附近的办公环境和办公室存放财物的安全条件；
信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的安全和保密能否得到保障；
电器的电源，电线，器物的摆放是否对人员造成生理上的危害等。
3、布局与设置
小办公室适用于分理制秘书机构。
现代企业多采用大办公室，主管应置于最后部，工作流程为“I”、“L”或“O”型。
接待室同时接待七、八位客人为宜，会议室以容纳二三十人开会为宜。
4、内容与要求
整洁，安静，光线、空气与温度（光亮适宜、空气清新、温度适宜）、色调与美化（色调单纯柔和），设备与用品（负责保管，随时登记）
公文管理
1、公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。
公文的本质属性就是它的现实执行性，亦即它的现行效用，又主要体现在公文具有针对性、政策性、指导性等方面。
2、公文处理特点：
政治性、时限性、机要性和规范性。
3、公文处理程序是指在一个机关内部公文运转处理的一系列环节。
包括发文、收文、管理和立卷归档。
发文处理程序包括：
草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注办、整理归档等。
收文处理程序包括：
文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、清退、归卷等。
4、发文处理程序
✧拟稿。
拟稿是根据领导的交拟意见或批办意见撰拟文稿的过程。
拟稿一般分为以下步骤1）交拟2）拟议3）撰写
✧审核。
公文审核是指将文稿送领导人签发前，对文稿进行全面的检查和修正。
对公文进行审核的意义：
1）为领导简政2）是为了贯彻集中统一的原则3）是为了利于下级机关的贯彻执行。
文稿审核时应着重注意以下方面：
1）是否需要行文，以什么名义行文。
2）无矛盾抵触。
3）要求、措施是否明确具体，切实可行。
4）处理程序是否完备。
5）文字表达。
6）文件体式。
✧签发、复核、缮校。
签发是形成文件的最后一个关键性环节，文件经过领导人核准签发即成为定稿，可以据此打印正本。
签发文件的原则：
以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；
以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。
复核应重点检查的内容是：
重点检查一下文件审批、签发的手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
缮校是指对发文的缮印和校对工作。
✧用印、封发和传递。
印章是权力的象征。
封发是文件形成的最后一个环节，是指文件的封装和发送。
现行文件的传递途径有：
机要通信、专人递送、文件交换、普通邮寄等途径。
5、收文处理程序
✧签收和登记。
签收是文件处理的第一个环节，是文件进入必经的“关口”签收文件要注意“四查”：
一查来文封套上所注的收文机关是否与本机关名称相符；
二查来文封套有无拆封或破损现象；
三查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相符；
四查所列文件总件数与实有件数是否相符。
登记的主要作用是：
1）便于管理和保护文件，防止积压丢失。
2）便于查找和检索文件。
3）便于文件的统计和催办工作。
4）作为核对与交接文件的依据。
文件登记的方式有三种：
1）簿册式登记。
2）片卡式登记3）联单式登记。
✧公文的拟定、传阅和批办。
拟办是指对来文按照其内容、性质和办理要求提出初步的处理意见。
拟办的作用：
1）可以及时准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和有关人员处理，2）提高办文时效。
3）对需要转承和办理的文件，4）供领导人在批办时参考。
传阅是指对拟办的需送有关领导同志和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件的及时处理，提高办文效率。
供传阅的文件主要分两种情况：
一是阅知文件，另一种是需要办理的文件。
批办是对收文处理所作的批示。
批办的作用：
1）使机关或部门的领导人及时阅读重要的文件，2）掌握有关的文件精神。
3）便于加强对文书工作的领导，4）便于向承办人及时交代意图和要求，5）合理分工，6）提高效率。
7）是决定收文承办责任、原则、方法的关键。
✧承办、催办和注办。
承办是指机关有关部门根据拟办和批办的意见对文件进行具体的处理和办理。
在具体承办时应注意的事项1）收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。
2）紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。
3）对不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的公文，应及时退回并说明理由。
4）对有领导具体批示的文件，要准确领会领导意图，传达领导的批示意见，严格按批示意见去办，不能加进自己的想法。
5）没有具体批示的文件，要请示清楚，或先拟出计划方案，请示领导同意后再办。
6）对于联合承办的文件，主办部门要主动联系协商。
协商时要注意相互尊重，协办部门也要积极配合，不能相互推诿。
7）作要分轻重缓急，急件先办。
8）承办工作结束或告一段落后，应向原交办的领导人、负责人汇报办理结果。
9）承办中，要遵守有关制度。
催办是指对那些需要办复的文件，根据承办时限和要求，对承办情况进行督促和检查，防止文件积压，从而加速文件的运转速度。
催办分对内催办和对外催办两个方面。
催办的方式主要有三种：
电话催办，当面催办，使用“文件催办单”进行催办。
注办指的是对文件的承办情况和承办结果所作出的说明。
6、公文管理
公文应当发给组织，由秘书部门统一管理，一般不发给个人。
秘书部门应当切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。
秘密公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行，下级机关、不相隶属机关如需变更，须经发文机关批准。
公开发布党的机关公文，须经发文机关批准。
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。
翻印件应当注明翻印机关名称、翻印日期和份数；
复印件应当加盖复印机关戳记。
复制的公文应当与正式印发的公文同样管理。
汇编上级党的机关的秘密公文，须经发文机关批准或者授权。
公文汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。
绝密级公文应当由秘书部门指定专人管理，并采取严格的保密措施。
秘书部门应当按照规定对秘密公文进行清理、清退和销毁，并向主管机关报告公文管理情况。
销毁秘密公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
个人不得擅自销毁公文。
机关合并时，全部公文应当随之合并管理。
机关撤销时，需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门，其他公文按照有关规定登记销毁。
工作人员调离工作岗位时，应当将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
7、归档文件整理
✧归档文件整理定义：
将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
归档文件的整理原则：
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
归档文件定义：
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
归档文件的范围主要有四个部分：
1）上级单位的文件材料；
2）本单位的文件材料；
3）同级单位和非隶属单位的文件材料；
4）下级单位的文件材料。
✧归档文件的整理单位和质量要求。
将归档文件以件为单位进行文件级整理，件成为归档文件的基本整理单位。
整理归档文件的质量要求是：
归档文件应齐全完整。
✧归档文件的整理方法。
1）装订：
归档文件应按件装订，一方面从实体上最终确定以件为单位的形态，另一方面固定文件的页次，有效地保护文件，并方便保管和利用。
2）分类：
归档文件可以采用年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
3）排列：
通过排列可使归档文件进一步系统化。
4）编号：
归档文件编号使之将归档文件在全宗中的位置加以确定，并以归档章的形式在归档文件上注明。
5）编目：
编目是指编制归档文件的目录。
编目可以反映全宗内归档文件的内容体系，为档案的保管、鉴定、检索和利用等方面提供便利。
6）装盒：
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
督查工作
1、督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力底工作自上而下底督促、检查，使之落实、妥善。
2、督查工作的作用：
1）督查工作是贯彻落实领导决策、指示的后续步骤和保证手段，是促进领导决策正确、科学的必要环节，是改变各级领导和干部作风、克服官僚主义的有效手段。
2）督查是秘书的一项重要职责，是秘书发挥参谋、助手作用的重要方面。
1、督查工作的原则：
领导负责、分级负责、实事求是、不直接办案、讲求时效。
2、督查工作的程序：
查办立项、查办通知、催办、直接调查、商讨处理、结案反馈、立卷归档。
保密工作
1、秘密的概念和类型：
秘密是在人类社会，大至国家、组织，小至家庭、个人，为了保护自身的利益，总有一些不愿为外界所知的事情。
国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
1）按范围分：
国家、组织、个人秘密；
2）按内容性质分：
政治、军事、经济、科技、商业、人事秘密；
3）按秘密的产生分：
原始和再生秘密；
4）按秘密的形态分：
有形和无形秘密；
5）按秘密的等级分：
国内级、内部级、秘密级、机密级、绝密级。
2、保密的意义和作用：
1）关系国家的安危；
2）关系经济、科技、文化教育等事业的发展；
3）关系到领导工作的成败；
4）关系到社会的安定团结。
3、保密工作的内容：
文件保密、会议保密、通讯保密、电脑保密、涉外保密。
4、保密工作方针：
积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作。
会议管理
✧会议的涵义和要素
1、会议的涵义：
三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。
涵义是有组织有领导地商议事情地集会。
通常会议需要在一定的时间、地点，正式的会议还要冠以能反映会议内容、性质、人员、时间、地点等完整而确切的名称。
2、会议的要素：
与会者（参加会议的正式成员，包括主持人、秘书，但不包括在会场上的其他服务人员，与会者应具有必要性、重要性、合法性）、主持人、议题、名称、时间（会议召开的时间，整个会议需要的时间，每次会议的时间限度）、地点。
✧会议的类型
1、按内容、性质分代表大会、工作会议、学术会议、联席会议
2、按会议的形式：
小组会、座谈会、报告会等
3、按与会人员的成分分党委会、董事会、记者招待会
4、按人数规模分大型会议、中型会议、小型会议
5、按会议召开的规律或日期分：
定期例会、临时性会议。
✧会议的程序
会议的程序就是会议的进程，指每次会议秘书按时间的先后依次安排会议的内容，如宣布会议开始、奏乐、致开幕词、小组讨论、发言、致闭幕词、宣布会议结束等。
目的是为了使会议主持者根据会议程序，把握好会议进程。
拟定会议程序要求：
1）按照法律法规、领导的旨意进行；
2）认真、细致、全面；
3）会议程序要体现会议的特点。
✧会议的控制与管理
会议的控制与管理要在数量和质量上进行确保，要严格会议的审批制度，本着“宁少勿多、宁小勿大、宁短勿长”的原则。
要严格管理制度。
要提高会议的效率。
1、会议的控制
1）确定会议议题。
向领导同志和有关职能部门征询会议议题，并对议题顺序进行合理安排，报请主要领导审核确定，会前将议题单印发与会人员。
2）制定会议议程和日程。
对会议需要举行的各项活动要进行统筹安排。
一天以上的会议，需要排定会议日程。
要对会议每天的议题、议程、活动进行统筹安排。
主持人要提前确定。
3）会议后勤。
根据会议的规格，确定会议的餐饮、接待标准；
根据会议规模，预定会议场地、住宿地点；
在会议编组和安排住宿时，要尽可能考虑到与会人员的单位、区域、性别和生活习惯等因素；
外地与会人员如有需要的，要联系接站，并预定返程机车票；
会议时间长的，要安排会议休息期间的活动。
4）会议通知。
会议准备工作完毕后，要尽早发出通知。
重要会议，一般应发出书面通知，写明开会时间、地点、出席范围、会议要求和注意事项等。
采取电话口头通知的，要记录接话人姓名，并提醒接话人做好记录。
重要会议的通知发出后，要对被通知人员能否参加会议进行核查，并及时反馈给会议主持人。
5）会议签到。
与会人员报到或入场时，应在签到簿上签署姓名、职务、单位，表示到会。
6）会场服务。
会务人员应在会议前到场对会场准备情况进行检查，内容主要包括：
会标、会徽或旗帜的悬挂情况、主席台座签排列顺序、与会人员就座区域的划分、会议材料、声像灯光设备茶水饮料、水果等。
会议期间，茶、烟、水果的供应要及时。
7）会议记录。
会议记录首先要写清会议名称、时间、地点、召集人、出席者、缺席者、列席者；
对重要会议主要内容的记录，应忠实原话，保持发言者的风格，努力做到真实、准确、完整、层次清楚；
对会议最后形成的决议和主要领导人的结论性讲话，要尽可能记清原话，必要时应使用录音设备。
对没有听清楚或发言者没有说清楚的地方，会后要及时找有关人员核对。
会议结束后，重要会议一般应整理印发会议纪要。
8）会议保密。
特殊会议的召开，要制定必要的措施，做好保密工作，重点抓好文件运转、技术设备、会议记录、宣传报道和会场保密等几个环节的工作。
2、会议的管理
1）管理标准化。
会议管理的标准化体现于整个会议管理的过程中，要实现会议管理的最佳效果目标，必须要有科学的、量化的量化执行标准。
应用科学的分析与研究等根据环境、人数、季节、材质等因素的不同定义做出科学的参数标准。
2）管理流程化。
会议管理的流程化管理是基于项目管理知识而建立的作业流程，从会议项目的选题确定、到客户状况分析、报名表设计制作、寄发、工作说明书制定、会场环境设计、会议流程设计、危机问题预演、项目实施沟通直至项目效果追踪等工作环节实现了流程化模式。
3）管理数据化。
数据库化管理是依照数据库的形式对所有文档、资料、信息进行分类、系统的管理模式。
“客户资料丢失、外部合作单位资料缺失、项目文件备份、重要合约文件消失”所有类似的困扰都将在数据库化的管理下消失。
4）管理专业化。
会议每一个组成都有专业化的分工，将每一个会议拆分成可量化的部分，再以最贴切的方法完成所有不同的部分，“细微之处皆专业”。
信访工作
✧信访的基本职能
信访，是指公民、法人和其他组织采用书信、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上各级人民政府所属部门（以下简称各级行政机关）、企事业单位反映情况，提出意见、建议和要求，依法应当由有关行政机关处理的活动。
其基本职能有：
参政议政职能、监督控制职能、信息反馈职能、化解矛盾职能和公关形象职能。
✧信访工作的程序与方法
1、受理和登记
各级行政机关在其职权范围内，受理信访人提出属于对行政机关及其工作人员的批评、建议和要求；
检举、揭发行政机关工作人员的违法失职行为；
控告侵害自己合法权益的行为；
和其他信访事项。
信访工作机构应当根据情况告知信访人分别向有关的人民代表大会及其常务委员会、人民法院、人民检察院提出。
对已经或者应当通过诉讼、行政复议、仲裁解决的信访事项，信访工作机构应当告知信访人依照有关法律、行政法规的规定办理。
涉及两个或者两个以上行政机关的信访事项，由所涉及的行政机关协商受理；
受理有争议的，由其共同的上一级行政机关协调决定受理机关。
应当对信访事项作出处理的行政机关合并、撤销的，由继续行使其职权的行政机关受理。
政府机关和企事业单位只受理本地区、本系统管辖内的信访件，新闻单位不受限。
信访登记有簿式、表格式和卡片式三种。
2、立案、呈批
涉及党和国家方针、群众正当要求、社会秩序、上层人士来访等重要问题必须呈批。
3、承办、交办、转办
交办本着把问题解决在基层的原则，奖信访件交给下属单位或部门处理。
4、调查、处理
5、催办、回告（信访件限期三个月催出结果）
6、审查、结案
7、复信、督查
8、总结、综合研究
9、立卷
信访工作制度
信访工作制度包括登记制度，阅读、接待、呈批制度，交办制度，转办制度，催办制度，回告制度，审查结果制度，答复制度，注销、归档制度，工作总结制度。
四．信息工作与调查研究：
收集信息的主要内容和形式，信息处理的程序和方法，调查研究的内容、类型与方法，调查研究的程序和步骤。
收集信息的主要内容与形式
1、主要内容：
政策法规信息、指挥性信息、本单位信息、社会反馈信息、可比信息、相关信息、未来信息。
2、信息的形式：
文字形态信息、声像形态信息、记忆形态信息。
信息工作的程序与方法
信息工作的程序主要有：
1、收集，方法为收存、复印、记录、录音、录像、电脑、购买、交换。
2、整理，方法为分类、筛选。
3、加工，方法有充实与综合、提炼与摘要、归纳与分析。
4、提供5、传递6、储存，方法为原件储存、目录索引储存、软件储存。
7、检索。
调查研究的内容、类型与方法
1、内容：
基本情况调查、专题性调查、经验性调查、突发事件或事故调查。
2、类型：
普遍调查、典型调查、个案调查、重点调查、抽样调查。
3、调查的方法：
观察法、访问法、文献法、问卷法。
研究的方法：
归纳法、综合法、统计法、比较法、分析法和演绎法。
调查研究的程序与步骤
1、确定调查研究的课题2、确立调查的对象、类型和方式3、拟定调查项目和题型
4、规定调查的时间和地点5、制定调查研究计划6、组织调查研究实施7、研究调查资料8、撰写调查研究报告
五．公文写作概述：
公文的主题、构成要素、类型、格式，公文写作的格式和规则，公文主题的特点，公文结构的特点和形式。
公文的
升级会员 