第二章第一节行政公文概述及格式Word格式文档下载.docx
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６.结合公文原件讲授行政公文的文面格式；
７.小结
第二章公文写作
第一节公文写作概述
一、公文的涵义
公文是办理公务的文书。
广义的公文，外延十分广阔，除通用文书外，党政机关公文、企事业单位及社会团体在公务活动中所使用的各类文字材料。
包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商，行政，党务等各种行业自己的专用文书。
狭义的公文，是指国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。
二、公文的特点
（一）法定性
1.法定的作者
公文是有法定的作者执法的。
所谓法定的作者，指的是依据法律和有关规定成立的能够行使职能的组织或单位。
有的行政公文以国家领导人或机关首长的名义发布，这并不代表个人，而仅仅是制发机关领导人行使自己职权的一种表现，行政公文所反映的也应是领导人所在机关或组织的集体意图。
2.法定的权威和效力
行政公文是由行政机关、团体、企事业单位及其领导人，为了特定的目的而制作和颁发的，其法定的权威性主要体现在：
一是国家政权赋予发文机关或单位法定的地位和职权；
二是国家从法律和行政措施上对行政公文的权威性给予可靠的保证，要求受文者的思想、行为受到文件的约束、规范、做到令行禁止；
三是行政公文的内容的合法性，能够代表着最广大人民群众的根本利益。
3.法定的职权范围和规定程序
任何组织都只能在行政职权范围内制发公文，如果涉及超越权限的事项，必须报经上级机关或有关部门批准方可制发。
比如说一学校要增加拨款，需向有关单位请求拨款，一般是直接向当地财政局拨款，若当地财政局不同意，才可以报上级机关申请拨款。
在公文的制发和处理上必须履行法定程序。
如发文要经过起草、核稿、签发，或法定会议批准通过，才能发挥其法律的或行政的效力。
收文要登记、签收、或经过法定会议批准通过，才能发挥其法律的或者行政的效力。
收文要经过登记、签收、拟办、批办等程序，任何人不得擅自处理。
（二）公务性
公文是由社会合法组织开展公务活动的产物，是处理公务的主要工作，具有鲜明的功利性和现实效应性，是直接为特定组织的公务活动服务的。
一般私人或企业不使用行政公文处理事务。
（三）体式的规范性
行政公文是具有规定体式的公务文书，有严格的规范性。
这种规范性是公文的权威性和法定性的具体体现，也是公文处理的客观需要。
如国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中就规定了统一的公文名称和体式。
国家技术监督局于2000年9月发布了《国家行政机关公文格式》（GB/T9704―1999）的国家标准。
该标准进一步指出：
“本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。
其他机关公文可参照执行。
”行政公文写作必须严格按照这两个文件的规定执行。
（四）简便性
公文的简便性，是指在保证准确和完善的前提下，做到格式化、篇幅简短、文字简要。
以提高书写、缮印、校对、传递、阅读和将来档案管理的效率，节省公文制作、传递和保管的费用。
（五）时效性
时效性包括应用文的时代性、及时性、作用时间的有限性三层含义。
所谓时代性，是说它要与现实紧密结合，紧跟时代、适应时代的变化与需求。
所谓及时性，是说它要求在一定时限内完成写作任务，延期则会影响作用的发挥，甚至贻误工作。
所谓作用时间的有效性，是说它只在一定时期内产生直接作用，写作目的实现了，其直接效用就会随之消失，文本就变成了档案材料。
三、行政公文的种类
公文的分类有许多种，我们只学个别几种容易掌握和有助于理解的
（一）按写作主体分：
1、党的机关公文：
《中国共产党机关公文处理条例》（简称“条例”）决定、意见、通报、报告、请示、批复、通知、函、会议纪要、决议、公报、决议、指示、条例、规定等14种。
2、行政机关公文：
《国家行政机关公文处理办法》决定、意见、通报、报告、请示、批复、通知、函、会议纪要、命令、公告、通告、议案等13种。
（九同九不同。
）
我们在这本书中讲述的公文，以中央办公厅和国务院办公厅规定的党政公文为主，也适当选入了一些通用、常用的机关事务文书。
在第二编里讲述的文体，都属于狭义的公文范畴；
而在第三编里讲述的文体，都属于广义的公文范畴。
（二）按行文关系分：
1、上行文：
主要有报告、请示、部分意见
2、平行文：
函、议案部分通知、部分意见和会议纪要
3、下行文：
命令、决定、指示、公告、通告、通报、批复、公报、决议、条例、规定、多数通知，多数会议纪要、部分意见与函。
（三）、按保密级别分：
普通、秘密、机密、绝密；
依照阅读范围可以分为公开级，国内级，内部级。
（四）按公文办理时限分
1.平件：
指按照正常速度的程序办理的公文。
办理时限不超过7天。
2.急件（党的机关：
加急）：
是涉及重要事项，需要急速办理的公文。
办理时限不超过3天。
3.特急件：
指事件事关重大，必须以最快速度运转的公文。
办理时限不超过4小时。
（五）按照处理方式分
1.办件：
需要办理的文件2.阅件：
重在阅读的文件。
第二节公文的格式
一、公文的格式
公文格式是指组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上排列的规定。
公文格式有较强的规范性：
国家有关机关以法规、规章、标准等形式对其加以规范。
公文格式主要是对载体的规格尺寸、载体区域划分、公文各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。
公文格式：
公文一般由眉首（秘密登记和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、）、主体（标题、主送机关、正文、附件、附注、成文日期、印章、）、版记（主题词、抄送单位、印发机关和印发日期）等部分组成。
（一）公文眉首
一般是指首页横线以上，包括发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等内容。
眉首部分，上报的公文占1/2，其他公文占1/3。
1、公文分数序号：
简称“份号”，是将同一文稿印制若干份份时每份公文的顺序序号。
《条例》规定的秘密公文应当标明份号。
《办法》规定绝密、机密公文要标明份号。
七位阿拉伯数字标注，不足七位补“0”，写在左上角。
2、秘密等级和保密期限：
公文秘密等级分为“绝密”“机密”“秘密”三个等级。
绝密、机密公文应当标明份数序号。
（党的机关涉及到秘密都需标注）
《办法》规定（即行政机关的公文）注在文件首页右上角。
《条例》规定（党的机关公文）应注在文件左上角。
保密一年以上的注明年份（保密期限与该密级规定的最长保密期限为：
绝密30年、机密20年、秘密10年）；
不足一年的注明月数。
保密期限为长期的标明“长期”。
密级除了在公文上标明之外，还要在信封上加盖戳记。
例如：
试卷：
绝密★启用前，论文封保密级别----公开、内部（1年）、秘密（3年）、机密（5年）、绝密（10年）。
3、紧急程度：
紧急程度分为特急、急件两种。
行政公文的紧急程度分为“特急”“急件”。
党的公文分为“特急”“加急”。
（紧急电报分别标明“特提”、“特急”“加急”“平急”。
顶格注在公文首页右上角。
上注秘密等级，下注紧急程度。
如果没有秘密等级就写在第1行。
4、发文机关标识：
文机关即公文的制发机关，它表明公文的归属。
习称版头。
大版头：
发文机关全称或者规范化简称，加“文件”字样。
中版头：
发文机关全称或者规范化简称，后面加圆括号（），括号内注明文种。
小版头：
只标注发文机关全称或者规范化简称。
注意：
联合行文，主办机关名称排在最前，“文件”二字至于发文机关右侧，上下居中排列；
如果联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文；
在民族自治的地方，可并用自治民族文字和汉字，自治民族语言在前。
5、发文字号：
称“文号”。
是发文机关编排的公文代号。
由发文机关的简称、年份和序号组成。
发文字号的作用：
一是便于登记；
二是便于分类、归档；
三是便于查找、引用。
序号用阿拉伯数字标注。
下行文在代字后加“发”字，《国务院关于XXXX的决定》写法如“国发〔1999〕8号”指的是国务院1999年8号文件。
位置在发文机关标识下空2行。
不需加“字”。
不编虚位。
只标注主办机关发文字号。
公文函应编“函”字系列，不与其他公文序号混编。
通常将议案，批复及一般性通知编入“函”字系列，如《国务院关于提请审议兴建长江三峡的议案》“国函〔1992〕25号”。
联合行文只标明主办机关发文字号。
”
中国共产党中央办公厅：
中办重庆人民政府：
渝府
国务院办公厅：
国办成都人民政府：
蓉府
安徽省人民政府2002年度发的第2号文件：
皖政〔2002〕2号
中国科学院昆明植物研究所：
植发字[2002]1号
广东省科学院在2006年发的14号文件：
粤科院〔2006〕14号
6、签发人：
是代表机关核准并签发公文的领导人。
上行公文都需签发人姓名，标注位置在红线之上右侧，发文字号居左空一格，签发人姓名居右空一格。
（二）主体部分
1.标题：
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。
标题
中除法规、规章名称加书名号外，一般不用书名号。
标题居于红线之下，正文的上端中央。
不宜太长。
构成标题的三个方面，发文机关、事由、文种。
完全式：
发文机关+事由+文种。
《国务院办公厅关于畜禽屠宰管理工作有关问题的通知》
省略式：
（1）省略发文机关。
《关于商洽代培文秘人员的函》
（2）省略事由,命令、公告、通告等公布性文种一般可省略事由。
《中华人民共和国令》
（3）内容简短的公告、通告、通知等可根据情况只以文种为标题。
《公告》《通知》
2.题注：
就是注释、说明标题的文字。
位于标题之下、主送机关之上，一般用于会议通过或公开发布的公文，内容主要是注明公文产生的法定程序和日期。
使用题注后，不在标注主送机关，发文机关署名和成文日期。
《城市公共交通车船成坐规则》无主送机关，发文机关署名和成文日期。
3、主送机关：
又叫“抬头”、“受文机关”或“上款”，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
其位置在标题左下，正文上，顶行书写。
要求下级有关单位共同办理的，可以写几个主送机关；
报送上级的公文，一般只写一个主送机关。
主送机关无法限定或无需限定，内容需要很大范围的人周知的，主送部门可以省去，如公告，通告等公布性，法规性以及其它开门见山即列章、列条的公文。
4、正文：
正文的基本要求是，简明扼要、条理清楚、符合实际，合乎文法，准确地表述发文的主要精神。
包含开头，主体和结尾三个部分。
正文中引用公文应先引标题，后引发文字号。
引用外文应该注明中文含义。
日期应当具体写明年、月、日
数字，除成文日期、部分层次结构和在词语、词组、惯用语，具有修饰色彩的语句中的数字外，其余一律使用阿拉伯数字。
5、附件名称及附件：
附件是正文的补充说明部分。
公文如有附件，应在正文之后，单位名称之前，注明附件顺序和名称。
要与正文一并装订，较长的可以单独装订，但要在附件标题左上方注明与正文的顺序关系。
6、单位名称，成文日期：
单位名称在公文末尾右下方，日期在名称之下略向右错开。
公文时间的确定，除会议决议以通过的日期为准外，一般应以领导人签发的日期为准；
联合行文以最后签发的负责人签发日期为准。
电报以发出日期为准。
成文时间按规范全称使用小写汉字，年月日要具体完整，不得略写和遗漏。
行政机关公文成文日期写法：
汉字小写，但“0”除外。
不用阿拉伯数字，必须写全，不能省略。
7、印章：
除会议记要和以电报形式发放的以外，应当加盖印章。
盖章的注意事项：
不压正文，端正居中下压成文日期。
骑年盖月。
联合上报的公文，由主办机关盖章；
联合下行文，发文机关都应加盖印章。
8.附注：
是需要说明的其他事项。
公文如有附注，应当加括号标注，放在日期下面。
比如请示应当在附注处注明联系人姓名和电话。
（三）版记部分
1.主题词：
是对公文内容的高度概括。
公文应当按照要求标注主题词。
公文主题词由类别词、类属词、文种三部分组成。
主题词的限量一般不超过5个。
由类别词，类属词（含表示内容的类属词，和表示文种的类属词）构成。
类别词：
对主题词的具体分类。
类属词：
反映公文具体内容。
《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业问题的通知》类别词：
经济管理企业破产职工就业通知
《国务院关于加强水土保持工作的通知》主题词：
农业水土保持通知
《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》主题词：
科技体制改革决定
2、抄报、抄送:
与公文有关、需要了解公文内容或协助办理的机关，属上级机关的列入抄报、平级或下级部门的列入抄送。
不能漏写或多抄滥送。
抄送、抄报单位书写位置在公文末页的下端。
抄送、抄报单位与印发单位、时间可用线条上下限定、中间隔开。
3、印发机关：
是指发文机关负责印发公文的部门，即发文机关办公厅（室）或秘书处。
印发机关位于抄送机关之下，一般要写全称。
4、印发时间，是指印发该公文的时间。
印发时间和印发机关在同一行。
5印发，简称印数，是指印发一份公文的总份数。
课外学习引导及作业布置
练习：
1．国务院办公厅1993年11月21日修订的《国家行政机关公文处理办法》所规定的公文种类是（）
A．9类15种B．10类15种C．11类13种;
D．12类13种
2.根据公文作用的活动领域，公文可分为（
）。
A.上行文、下行文、平行文
B.公文、专用公文
C.性公文、领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、商洽性公文、证明性公文
D发文、收文
授课日期
第周
课后反思
１.课题引入较好，使学生认识到学好行政公文的重要性；
２.本课时从实践的角度进行讲授，学生听课兴趣较高；
３.本课时运用了大量案例和公文原件，使学生直观的了解到了行政公文的基本格式；
４.由于缺少多媒体教学用具，课堂对案例和文件原件的展示不够明显，影响到少数学生行政公文格式的记忆。
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