视频会议管理制度视频会议管理制度办法Word文档格式.docx

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分会场变更系统设备应及时报告电教中心重新测试调整。

　　第八条各市国资委、各省属企业视频会议的参会单位，应按通知要求准时、全程参加会前的联调测试。

没有按时参加联调测试的单位，应承担由此带来的后果。

　　第九条召开会议时，各分会场必须悬挂或摆放本单位名称标识。

　　第十条会议期间，主会场、分会场必须要求参会人员关掉手机、BP机或调至振动状态。

　　第十一条分会场视频会议系统出现故障，应及时与电教中心联系。

　　第十二条本办法自发布之日起试行。

视频会议管理制度篇2

　　第一条为充分发挥东南大学网络视频会议系统（以下简称视频会议系统）的效能，确保网络视频会议规范、优质、高效、安全运行，特制定本办法。

　　第二条视频会议系统是新形势下推动我校进一步转变工作方式，改进工作作风，提高工作效率的一项重要手段。

各部门单位要予以高度重视，充分运用视频会议资源召开会议。

　　第三条视频会议系统由校长办公室与教育技术中心统筹规划并组织推动。

鼓励各部门单位在本部门内逐步推广扩大视频会议系统的覆盖范围。

　　第四条东南大学网络视频会议系统由校长办公室、教育技术中心、网络与信息中心和各会议室管理部门分工负责管理。

具体职责分工如下：

（一）校长办公室负责视频会议的统筹管理及组织协调工作，包括提出视频会议制度化、规范化建设意见;

拟订以学校名义召开的全校性视频会议方案并组织实施;

审核各部门单位申报的视频会议方案;

协调督促有关部门做好视频会议的技术保障和有关服务工作;

协调处理视频会议系统建设和管理中的其它重要事项等。

（二）教育技术中心负责视频会议系统的技术支持和保障工作，包括拟订视频会议操作规范并组织实施;

申报视频会议系统所用设备的维护、保养预算;

视频会议系统的主控设备等技术设施的日常管理维护;

安排专业人员负责会前、会中的相关技术保障;

做好重要视频会议数据存贮、归档;

组织各会议室管理人员开展必要的专业培训等。

　　（三）各会议室管理部门指定为各楼宇的物业公司，负责视频会议的场地管理、设备操作与保管，并协助会议主持人正确使用视频会议系统。

　　（四）网络与信息中心负责网络畅通与安全。

　　第五条召开视频会议必须按照会议审批的规定程序网上申请报批，经校长办公室审核后安排，视频会议优先一般会议。

会议申请应按要求填写，包括会议名称、时间、出席领导、主会场参会人员、分会场参会人员、发言人信息等。

　　第六条全校性的视频会议（包括教育部和省教育厅的视频会议），由校长办公室通知会场按照视频会议要求进行会场设置;

通知教育技术中心负责系统测试、全程运行保障;

通知网络中心负责网络畅通与安全保障。

　　第七条视频会议主办单位应在视频会议召开的3个工作日之前提交申请，以便提前做好相关测试及技术保障工作。

　　第八条视频会议会场应当满足会议需要，环境整洁，设备齐全可靠，桌椅等设施摆放有序。

在会议召开期间，参会人员应当着装整齐，自觉保持良好秩序，不得随意走动。

不发言的分会场应将麦克风置于静音状态。

　　第九条视频会议应当严格按照操作程序和规范要求进行技术操作。

（一）视频会议召开前一天，各主分会场应按照会议通知要求准时、全程参加会前的调测试。

调测试参加人员为会场操作人员、会议秘书、教育技术中心技术保障人员、网络中心网络保障人员。

（二）视频会议开始前30分钟，主会场和各分会场系统进入就绪状态，保持各项技术配置参数到会议结束。

　　（三）各分会场应按统一的规格要求配置视频会议系统，严禁在会议过程中随意改变参数配置。

　　（四）会议期间，会场操作人员、会议秘书、技术保障人员必须坚守岗位。

主会场视频会议系统操作人员应根据会议需要，及时切换会场画面，了解各分会场的情况。

各分会场应实时监控设备运行状况，随时与主会场保持联系，及时调整镜头和麦克风。

　　（五）各会场的视频会议系统的设备需指定专人负责管理和维护，会议期间，除视频会议操作人员之外，无关人员一律不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备，不得谈论无关话题。

　　（六）会议结束后，由主会场统一中断会议连接。

各分会场在主会场中断会议后，按操作流程关闭视频设备。

　　（七）会场设备或网络出现故障，应及时排除。

如暂时无法解决的，需及时将有关问题报告教育技术中心。

　　第十条视频会议主办单位要会同有关技术部门认真做好会议电子数据的存贮、归档管理及保密工作。

未经批准，不得擅自对外公布有关信息。

　　第十一条本办法自发布之日起实施。

视频会议管理制度篇3

　　一、适用范围

　　区委、区人大、区政府、区政协组织召开的有关会议、培训;

转播上级视频会议;

区直各部门组织的重要会议和培训等。

为节约会议经费，提高会议效率，区级各党政机关组织会议、培训，凡适合以视频会议方式召开的，应通过视频会议方式实施。

　　二、会场分布

　　1.设三个主会场，即区政中心一楼东会议室、二楼会议室、九楼会议室。

　　2.设38个分会场，每乡镇、园区2个。

　　三、日常管理

　　1.区政府办公室是全区视频会议系统的管理部门。

区政府办公室信息技术中心负责视频会议系统的技术支持，包括视频会议系统网络、主控设备等技术设施的日常管理维护;

视频会议期间主控室MCU等核心设备的操作;

对全区各分场设备进行不定期检查检测。

区机关事务管理局负责区视频会议主会场设备操作，主会场设备、主席台、灯光、音像设备、桌椅、环境卫生等日常管理及会议会前、会中、会后的相关会务保障工作。

　　2.各乡镇（街道）、园区党政办公室负责分会场的日常维护管理。

要明确2名会议管理人员，其中1名为系统操作员，负责设备管理、系统联调等工作;

1名为会议责任人员（原则上为乡镇、街道及园区的办公室主任），负责会议组织、会场安排、会议纪律等工作。

该岗位管理人员必须固定。

如有人员变动，要及时将管理人员姓名及联系方式报送区政府办公室信息技术中心。

　　3.全区视频会议系统是利用全省政务专网进行传输，各乡镇（街道）、园区要严格遵守国家、省、市政府及保密部门对内网管理的技术规范和要求，定期检查网络线路，认真排查故障隐患，确保视频会议系统安全稳定运行。

　　4.区政府办公室对视频会议有关情况实行通报制度。

对以下行为，区政府办公室将以适当形式予以通报：

1、不按通知要求参加二次系统联调，不按规程操作致使设备损坏或音视频信号出现问题的;

2、分会场参会人员不全、座次不齐、纪律涣散的;

3、因不按技术规范操作或组织管理问题影响分会场收听收看效果的。

　　四、会场要求

　　1.各分会场应在明显位置设置本乡镇（街道）、园区的.名称（尺寸大小以能在视频窗口中明显显示且不影响会场人员为宜），要设置参会负责人桌签，重要会议还应在会场悬挂会标（会标根据会议通知要求制作），标牌、桌签及会标应保证图像效果清晰。

　　2.会场内的视频设备要放在固定位置，不要随意拆装，要有安全可靠的电源和网络接口，并做好设备防尘工作。

　　3.会场要具备良好的照明条件，保持清洁，桌椅等设施摆放整齐。

　　4.会场所在单位要加强会场安全管理工作。

　　5.会场内禁止吸烟，禁止食用水果、零食等。

　　五、会议通知

　　1.会议通知内容包括召开会议时间、地点、参加人员、系统联调时间及会议议程、会议要求等。

　　2.转播上级召开的视频会议和区委、区政府召开的视频会议通知，由区委办公室、区政府办公室负责。

　　3.区直各部门召开的视频会议，应由会议发起单位提前1个工作日与区政府办公室进行联系统对接。

得到确认后，发起单位要提前下发通知，并负责与区政府办公室信息技术中心联系，同时指定一名工作人员协助做好设备联调等相关会务工作。

　　六、会前准备

　　1.区政府办公室信息技术中心要在各分会场开始准备前，应检查和调整会议室灯光、音响状态，进入值机状态。

　　2.各分会场接到会议通知后，应根据会议通知中的联调时间及时安排，准时参加联调（第一次联调时间一般为会议前一天下午3点;

第二次联调时间为会议开始前1小时）。

联调时，各系统管理员应按照视频会议系统操作规范中的相关要求，逐级检查系统状况，如发现本单位在设备正常开启下，不能连接主会场的，要立即与区政府办公室信息技术中心联系，以便组织抢修。

联调时要做到三个查看：

一是查看主会场传送到分会场的音、视频号是否清晰;

二是查看所在分会场音视频信号传送到主会场是否清晰;

三是开会期间要查看会议秩序，确保会场纪律。

　　3.会议开始前1小时，各分会场的系统管理员应到达工作岗位开始值机。

要按照会议通知要求提前开机、试机，按操作流程开启设备，并进行调试，确保会议正常召开。

设备开启后，根据参会人员座位布置情况调整摄像机镜头，设置预定位。

完成设置后，调整摄像机镜头为小范围取景，确保会场画面整洁。

会议开始时，要将视频会议系统切换到主会场画面。

　　4.视频会议系统连接完成后，由会议主办单位采用如下方式点名：

“我是主会场，现在进行会议点名，会场听到点名后请回答”。

各分会场应答时应采取如下方式：

“我是分会场，主会场点名已听到，设备一切正常，完毕。

”

　　5.如网络或设备出现问题，导致分会场无法连通主会场，分会场向会议主办单位汇报后，与会人员到就近分会场参加会议。

　　6.各分会场要与供电部门协调，确保会议期间供电。

　　七、会议召开

　　1.在视频会议召开前1小时，各分会场要检查系统视频、音频传输情况，如有问题立刻与区政府办公室及会议主办单位进行联系。

　　2.与会人员应提前10分钟入场，不能参加会议的需提前向主办单位请假。

　　3.在会议召开过程中，主会场系统管理人员应根据会议需要及时切换会场画面。

　　4.各会场管理人员应时刻监控设备运行情况，确保随时与主会场联系，根据现场情况及时调整镜头和麦克风。

要随时关注摄像头位置，防止偏转、移动，甚至出现不应有的画面;

当设备或网络出现故障时，分会场应立即向主会场汇报，尽快予以排除，在此期间，分会场参加会议人员不得擅离会场;

如果故障短时间内无法排除，在得到主会场的许可后方可撤离会场，到就近分会场继续参加会议。

　　5.会议召开期间，除视频会议系统管理人员之外，无关人员不得进入设备操作区，不得操作与视频会议有关的设备。

　　八、会议结束

　　1.会议结束后，由主会场统一中断会议连接。

各分会场在主会场中断会议后，才可按操作流程关闭视频设备。

　　2.会议结束后，各分会场要及时把人员参会情况及会议过程中出现的问题向会议主办单位反馈，并将出现的技术问题告知区政府办公室信息技术中心处理。