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5.3.4负责促销活动结束后的评估总结
5.4采购主管的工作职责
5.4.1负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理
5.4.2完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实
5.4.3负责本部门商品计划表的落实和调整
5.4.4负责本部门商品的促销计划落实
5.4.5负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换
5.4.6负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力
5.4.7定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。
5.5采购助理的工作职责
5.5.1协助采购主管开展工作
5.5.2负责订单发放和送货跟踪
5.5.3负责采购主管的文书工作
5.5.4供应商前期接待、合同和相关资料的整理。
第三节采购部员工基本素质要求
为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则，特制定本管理规定。
本管理手册适用于公司采购部全体员工。
3.0相关文件
3.1《超市员工奖惩实施条例》
5.1操守廉洁
5.1.1正直高尚的个人品质
5.1.2良好的职业道德
5.1.3不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠
5.2市场知识
5.2.1对零售行业有深入的了解
5.2.2对消费品市场有深入的了解
5.2.3掌握对所负责部门商品的专业知识
5.2.4对供应商的熟悉
5.3精打细算
5.3.1把超市采购看成是自己的生意
5.3.2良好的成本控制意识
5.3.3尽最大努力创造最高的利润
5.3.4时时处处维护公司的整体利益
5.4积极认真
5.4.1敬业、爱业、，热爱零售业
5.4.2良好的心态，工作认真扎实
5.4.3上进心强
5.5创新求进
5.5.1不断寻求突破，提升业绩
5.5.2善于学习，提高自我
5.5.3不躺在原来的成就上沾沾自喜
5.6适应性强
5.6.1良好的身体素质和心理素质
5.6.2能适应超市快速扩张的需要和重复繁琐的工作
5.6.3合理安排工作
5.7团结合作
5.7.1良好的谈判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作
5.7.2良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作
5.7.3尊重供应商、同事及店铺员工
第三章采购部业务管理规范
第一节采购部考核标准
为明确规定公司的采购工作重点和考核标准，特制定本管理规定。
2.0适用范围
本管理手册适用于公司采购部门全体员工
3.1《超市奖惩管理条例》
在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准将商品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化。
6.0作业程序
6.1销售计划
为强化各部门、门店的目标责任制，应该制订相应的销售计划。
根据五一超市的现状，为便于顺利调整到位，使目标制订更加切合实际，将公司销售指标计划分为两个阶段：
第一阶段为计划如下：
A类店（400-800平方米）
B类店（1700-1800平方米
日均销售
15000元
27000元
平均米效
30元
15元
客单价
20元
日来客数
750人次
1350人次
周转次数
14次/年
10次/年
周转天数
26天
36天
平均库存
40万元
98.5万元
第二阶段计划如下：
20000元
45000元
40元
25元
22元
900人次
2045人次
16次/年
12次/年
22天
30天
45万元
135万元
6.1.1销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。
6.1.2不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标
比例值
6.1.3根据不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售
额目标
6.1.4制定促销商品的销售额指标
6.1.5制订DM商品的销售额指标
6.1.6每天查看电脑系统的销售信息包括部门昨日、本周、本月的销售额与前一日、上周、上月和去年同期的对比情况。
6.1.7每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售报表，按部门、门店分别汇总，并列出与上周、上月、去年同期的增长和下降比例，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购主管。
6.1.8采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。
6.1.9采购部应在每周例会中通报销售增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。
6.2销售占比和毛利计划
为便于公司毛利的调整，根据超市的具体情况，便利店和便利超市系统（不含未来的大卖场）将毛利指标分三阶段实行，计划如下：
第一阶段
第二阶段
第三阶段
销售占比
毛利
生鲜
10%
9%
15%
11%
副食
27%
12.5%
20%
12.8%
食品
33%
13%
30%
13.5%
14%
洗化
16%
10.5%
12%
百货
25%
25.6%
28.6%
综合
100%
13.8%
6.2.1制订各商品类别的占比：
生鲜食品、食品、百货、服装等
6.2.2制订各大类商品下小分类商品的占比
6.2.3同一商品类别中，不同性质商品的占比：
全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品。
6.2.4每天查看电脑系统销售占比和毛利变化，包括本部门、各门店及店内各类的情况，及与上月实际、去年同期实际及部门计划的对比。
6.2.5每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售占比、毛利报表，按
部门、门店及门店内分类分别列出，并列出与公司规定计划的对比，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。
6.2.6采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。
6.2.7采购部应在每周例会中通报毛利增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。
6.3库存周转
为强化超市系统库存周转意识、逐步提高商品周转率，优化商品结构，合理控制库存，公司应制订严格的库存商品周转计划，按不同品类制订相应的库存周转指标，并严格按计划掌握库存情况。
采购部门和相关人员应随时了解公司、各店、各类商品库存情况及时采取措施加以调整，加快商品周转。
不同商品类别的库存周转天数:
大分类
商品类别
库存天数
生
鲜
食
品
蔬菜
1-3
洗
化
百
货
洗涤用品
15
水果
3-7
卫生用品
20
鲜活水产
1
厨房用品
30
冰鲜水产
化妆用品
熟食
医药品
乳制品
3
针纺织品
35
日配冷冻
10
文体用品
25
肉类
婴儿用品
42
休闲食品
17
副
调味品
饮料
保健食品
糖果饼干
干货食品
烟酒
22
罐头食品
6.3.1每天查看电脑系统的库存周转情况,了解本部门目前总体和各店的商品库存金额和周转天数.
6.3.2每周一电脑信息部汇总上周、本月的商品库存情况，按部门、门店分别列出，提交公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。
6.3.3采购主管在掌握库存情况后，应针对部门、门店和单品库存存在的问题，找出原因，提出调整改进措施。
6.3.4采购部应在每周例会中通报过高或过低库存的部门，引起重视，并跟进改进措施。
（相关内容请参见6.8
库存控制）
6.4商品引进率指标
6.4.1根据不同业态制定新商品引进率指标便利店的新商品引进率指标通常一年达到60-70%
6.4.2新商品引进率指标要落实到全年、每月、每个商品分类
6.4.3每个部门每月都应引进本类商品5-10%的新商品，新商品清单汇总后提交采购部经理并通知各店铺。
6.4.4必须严格执行新商品引进率指标，以经常给顾客带来新鲜感，并在新产品中创造较高的利润。
6.5商品淘汰率指标
6.5.1对有效益销售发生率指标一直较低的商品要予以淘汰
6.5.2商品的淘汰是为了促进超市商品的良性物质循环
6.5.3商品淘汰原则上采取“一进一出”的政策
6.5.4每周以文件方式通知店铺汰换商品的清单。
6.6其它收入利润指标
6.6.1超市向供应商收取一定的合理的赞助费用
6.6.2合理的其它收入指标有利于提高超市的毛利率
6.6.3过高的额外费用指标也会损害与供应商的战略伙伴
第二节商品功能定位管理规范
为明确规定公司的商品结构组成，确定商品功能，特制定本管理规定。
本管理手册适用于公司采购部门全体员工。
《主力商品管理规范》
确定商品不同功能定位，并制订相应的销售、毛利、周转等策略，合理规划商品品项，提升店铺销售，加快商品周转。
6.1商品系统功能定位
商品是卖场的灵魂，通过商品结构系统的合理组合和陈列来体现。
公司经营的商品在提升业绩，获取最大化效益目标上发挥的功能是不同的，分为：
形象商品，销量商品，效益商品。
6.1.1形象商品：
最具有低价和品牌在市场的影响力的程度，分为全店形象商品和部门形象商品，其特征为：
6.1.1.1售价代表全店的低价形象。
6.1.1.2对顾客有吸引力的生活必需品，或大多数顾客熟悉其价格、品质，知名度大的品牌商品。
6.1.1.3单品有规模销量，对专业客户有吸引力；
6.1.1.4价格水平在一定时期内稳定（至少30天）。
6.2主力商品的调整
6.2.1按季节变化调整：
6.2.1.1每个季度要做一次大的调整，每次大调整时，只保持上一季度主
力商品的50%-60%
6.2.1.2每个月份做一次小的调整，调整幅度为10%
6.2.1.3按促销活动作相应调整。
6.3主力商品的优先管理
6.3.1订单优先：
保证主力商品的采购和足够的订单数量。
6.3.2资金优先：
为保证主力商品的按时、按量到货，应与财务部沟通，在供应商货款的按时结付、结款方式上应优先考虑。
6.3.3仓储优先：
在仓库存放面积上应予优先考虑
6.3.4配送优先：
在供应商送货手续、配送中心配送商品时应优先考虑
6.3.5陈列优先：
在卖场的货架安排、陈列布置上应优先考虑
6.3.6促销优先：
在指定促销计划、安排促销商品位置时，应优先考虑
6.4商品组合优化策略
超市中的商品按其在卖场中不同的销售业绩可分为以下四类：
6.4.1主力商品：
即是创造超市营业额的主力军，顾客购买频率高。
6.4.2辅助性商品：
是主力商品的补充，与主力商品有较多的关联性，可以衬托主力商品的销售，同时使卖场商品显得丰富
6.4.3附属性商品：
购买频率和销售比重都较低，但却是某类顾客特别喜好的商品，对满足顾客多样化的需求起到稳定的作用。
6.4.4刺激性商品：
品类不多，但对失去卖场整体销售有重要意义的商品，有潜力，很可能成为主力商品。
超市用于短期促销，容易引起顾客冲动型消费的商品也属此类。
6.5商品组合的方式
通过商品的不同组合，突出超市的经营特色
6.5.1季节组合：
消夏商品组合---凉席、冰垫、风扇、空调等。
6.5.2按节假日组合：
如：
六一专题——书包、玩具、儿童书籍等。
6.5.3按消费者便利性组合，如：
旅游野餐食品组合——午餐肉、开罐器、快食面、矿泉水、桌布、消毒纸巾等。
6.5.4按商品用途组合：
沐浴用品组合——浴巾、拖鞋、沐浴露、浴帽、浴袍等。
6.5.5按价格组合：
8元特价商品，均一价商品区等。
6.5.6按供应商组合：
突出供应商品牌概念，如“香吧啦”产品系列。
商品的不同组合需要采购经理对下属采购员的统一协调，制定“商品组合项目计划”。
采购员应对自己所管的商品积极负责，主动支持整个商品组合计划。
第三节供应商管理规范
1.0目的
为明确规定公司的供应商管理程序，特制定本管理规定
3.0相关文件
3.1《采购部员工基本素质要求》
4.0名词解释
5.0职责
建立供应商管理规范，优化供应商结构，维护公司整体利益，提高供应
商对店铺的支持，提升销售
6.0作业程序
6.1寻找优秀的供应商
6.1.1供应商的分类：
6.1.1.1按供应性质分类：
制造商、代理商、批发商；
6.1.1.2按区域分类：
全国性供应商、区域性供应商、本地供应商；
6.1.1.3按品牌分类：
知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商；
6.1.2供应商选择策略：
6.1.2.1全国品牌商品争取与制造商、地区总代理直接进货；
6.1.2.2地方商品应与本地制造商直接进货；
6.1.2.3同一品类应有至少两家供应商供货，以获取较为低廉的供货价格；
6.1.2.4不引进只提供一种商品的供应商，除非特别情况，并经采购总监批准。
6.1.3供应商应提交的资料：
6.1.3.1盖公章的企业营业执照复印件（并已办理当年度手检）
6.1.3.2盖公章的企业税务登记证复印件（并已办理当年度手检）
6.1.3.3企业法人代码证书
6.1.3.4商标注册证明
6.1.3.5代理、经销商的代理、经销许可（授权书）
6.1.3.6企业开户行资料
6.1.3.7盖公章的增值税发票复印件
6.1.3.8盖公章的商品报价表
6.1.3.9其它相关资料
6.1.3.10食品类商品供应商还应提供：
食品生产企业许可证，食品卫生许可证，新产品批准证书防疫检测报告，销售地当地的卫生防疫检测报告，进口商品卫生许可证
6.1.3.11药字号保健品供应商应提供：
药品生产企业许可证，药品生产企业合格证，药字号保健品批准证书等。
6.2供应商的谈判
6.2.1谈判要点：
序号
谈判要点
谈判细则
销售分析
1．最近时期的销售情况（最近一个月或半个月）
2．供应商商品中销售最好的和最差的商品
3．每天、每周、每月销售额
4．顾客反馈
2
利润回顾
1．销售情况很好，供应商是否能再降低进价，以便扩大销量
2．销售达到供应商的返利要求，供应商应予返利
3．供应商提供给其他超市更低的价格，应对本超市一视同仁或提供更低价格
4．供应商的通道费用
促销活动及安排
1．新产品上市时的促销活动
2．节假日的促销活动
3．店庆及超市组织的促销活动
4．供应商自身的产品促销活动
5．促销的详细计划应提前7-10天提交给超市
6．促销的配合与衔接
7．促销员的管理
8．促销品、赠品的管理
9．促销期间的加大订单和货源保证
10.促销费用
4
供货情况
1．严格控制断货现象的发生
2．与供应商一起分析断货的原因；
A．信息沟通中的不顺畅、不及时
B．供应商的生产、供应能力跟不上
C．其他原因
3．在供应商商品畅销的情况下，要求供应商的优先供货
4．对于销售缓慢或滞销的商品,与供应商共同分析原因并采取相应对策:
A.促销
B.供应商提供折扣,降价
C.调整位置
D.退换商品
5.要求供应商逐步建立与本超市的信息系统相连接的信息系统,以便及时的信息传递
6.对多次断货供应商采取惩罚措施
5
送货
1.直接送货
2.送货至配销中心
3.送货的预约
6
价格分析
1.其他超市同样商品的售价
2.其他品牌同类商品的售价
3.与供应商共同分析,是否还能在降低成本的基础上降低其零售价?
7
付款方式
1.付款方式（现金买断?
30天付款?
代销?
其他?
）
2.总部统一结款?
分店结款?
8
新货
1.新产品的推广计划
2.新产品的进场
3.新产品的促销方案
9
市场信息
1.同类商品的销售情况
2.顾客的反馈
3.潜在能力的商品
季节性销售计划
1.提前30-60天准备
2.供应商应备足货源
3.超市指定价位的商品开发
4.供应商的促销计划
11
竞争情况分析
1.与供应商共同分析其产品在不同商场的销售情况,分析本超市的优势与不足
2.同类产品的其他品牌的市场状况
12
货品种类发展潜质
1.同一品类应增加的品种
2.不同规格、不同包装产品的开发
3.根据顾客的要求进行新产品的开发
6.2.2与供应商谈判的技巧：
6.2.2.1谈判前要有充分的准备
6.2.2.2谈判时要精神焕发，有朝气
6.2.2.3尽量与有权决定的人谈判
6.2.2.4尽量在本超市办公室内谈判
6.2.2.5我方应掌握主动
6.2.2.6必要时转移话题
6.2.2.7尽量以肯定的语气与对方谈话
6.2.2.8尽量成为一个倾听者
6.2.2.9尽量站在对方的角度，为对方着想
6.2.2.10必要时以退为进
6.2.2.11不要草率做出决定
6.2.2.12谈判时要避免谈判破裂
6.3供应商档案的建立
6.3.1供应商的档案应包括以下内容：
6.3.1.1供应商登记表
6.3.1.2供应商产品价格登记表
6.3.1.3供应商企业资料
6.3.1.4供应商采购合同
6.3.1.5供应商洽谈登记表
6.3.1.6供应商顾客投拆登记表
6.3.1.7供应商顾客服务登记表
6.3.1.8供应商销售业绩分析表
6.3.1.9优秀供应商综合评估加权评分表
6.3.2供应商的档案应该及时登记、整理
6.3.3供应商的档案应由专人负责整理、保管，并录入电脑系统保存资料。
6.4供应商的汰换
6.4.1经常对供应商的销售情况进行检核，与供应商共同分析销售差的原因
6.4.2应先删除销售差的单品
6.4.3对总体销售差的供应商在双方协商后仍无改进的要及时删除
6.4.4对只提供一种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除
6.4.5对销售额大，单品品种多的供应商要关注，避免其控制超市品种、价格。
第四节采购合同管理规范
为明确规定公司的合同管理程序，特制定本管理规定。
3.1《供应商管理规范》
严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵
守审批手续，加强供应商合同的管理。
6.1采购合同签订的原则
6.1.1签订合同的供应商必须具备法人资格
6.1.2采购合同必须合法
6.1.3签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则
6.1.4签订合同必须坚持等价、有偿的原则
6.1.5采购合同应当采用书面形式
6.1.6采购合同应该双方合同公章方才有效
6.2采购合同的内容
6.2.1合同的标的：
设备、商品的品名
6.2.2商品的条形码、品种、数量、规格，此项数据一般附在价格表上，如此，采购合同上必须注明价格表为合同
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