财务软件使用手册样本.docx

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财务软件使用手册样本

第二章通用财务管理系统

通用财务管理系统软件是一套集成了帐务、报表、工资、固定资产等系统于一体财务管理系统。

系统含有操作简单、功效实用强大、界面清新易懂、所见即所得特点。

现有世纪七版、世纪八版、世纪九版、MP4版、会计宝贝共五个版本。

会计宝贝首创自编数据库，不需安装。

程序精悍灵巧，除了能够装在U盘移动使用外，还能支持局域网、远程网共享，功效齐全结构严谨，集十余年财务软件开发经验之大成，是革命性新产品。

以下是各个版本功效比较：

功 能

世纪七版

世纪八版/MP4版

世纪九版

会计宝贝

凭证种类

一个（记帐凭证）

四种（记帐凭证、收款凭证、付款凭证、转帐凭证）

四种

四种

总帐

有

有

有

有

现金日志帐

有

有

有

有

银行存款日志帐

有

有

有

有

数量金额明细帐

有

有

有

有

外币金额明细帐

有

有

有

有

三栏式明细帐

有

有

有

有

多栏式明细帐

有

有

有

有

项目、部门、职员多栏帐

无

无

无

有

科目余额表

无

有

有

有

试算平衡表

有

有

有

有

资产负债表

有

有

有

有

损益表

有

有

有

有

现金流量表（代码法）

无

有

有

有

出纳

无

无

有

有

工资

有

有

有

有

固定资产

有

有

有

有

三栏帐按科目连续打印

无

有

有

有

功 能

世纪七版

世纪八版/MP4版

世纪九版

会计宝贝

三栏帐连续打印指定到几级科目

无

无

无

有

套打支票、设计打印多种票据

无

无

无

有

帐套模板

无

有

有

有

修改帐套名称、单位名称

无

有

有

有

修改开帐期间、凭证种类

无

有

有

有

套打凭证

无

有

有

有

凭证模板

无

无

有

有

自动外币凭证

无

无

无

有

凭证输入时，快查科目数据

无

无

有

有

快查科目代码

无

无

无

有

凭证导入和导出

无

无

有

有

凭证、帐薄自由设计

无

无

无

有

帐簿输出至Excel

无

无

有

有

一键导出帐薄、报表

无

无

无

有

定义会计期间包含月份数

无

无

无

有

装在U盘

无

有（MP4）

无

有

局域网络共享

无

无

有

有

远程网络共享

无

无

无

有

一．系统初始化

1.1帐套管理

开启本系统后，第一个出现为“帐套管理”对话框。

利用该对话框上功效按钮，实现打开帐套、新建帐套、备份帐套和删除帐套等管理操作。

1.1.1打开帐套

打开一个已经存在帐套。

首先，在左边列表框中，用鼠标选择一个帐套名称，再按右边“打开帐套”功效按钮，系统出现操作员身份确定对话框，输入用户名和密码，然后按“确定”按钮。

帐套打开后，系统初始化相关内容，然后出现系统主界面，界面左边显示八个主模块：

期初、凭证、帐薄、报表、工资、固定资产、期末、系统维护及其它，单击其中某一模块，在窗口右边显示其相关功效（简称功效窗口）。

1.1.2新建帐套

建立一个新帐套，新建帐套数量本系统没有限制。

第一步：

输入帐套名称、用户单位名称，选择开帐日期。

凭证种类选择（世纪八版以上版本）：

一个（记帐凭证）或三种（收款、付款、转帐凭证）。

假如要从其它帐套导入，选择“导入帐套”按钮。

第二步：

输入记帐本位币符号和名称，选择各级科目标长度）。

会计科目标级数最多可达6级，但代码总长度不超出15个字符。

第三步：

输入系统管理员名称和密码（提醒：

记住密码），假如在“会计科目按新财务制度（实施）预设”处打勾，新帐套会计科目将自动按新会计制度设置。

假如以上三步均完成，选择“创建帐套”按钮。

导入帐套：

选择一个已存在帐套，输入该帐套管理员名称和密码，然后选择“创建帐套”按钮。

1.1.3帐套备份和恢复

帐套数据要立即备份，避免因为病毒、硬盘损坏等原因造成数据丢失。

备份有两种方法：

点击备份帐套按扭，系统弹出帐套备份和恢复窗口（图2-1所表示）。

在左边选择一个帐套，在右边选择驱动器和目录，然后按“数据备份”按钮即可。

帐套恢复：

在右边选择存在备份文件驱动器和目录，然后按“数据恢复”按钮。

启用系统自动备份：

在左边选择一个帐套，然后点击“启用系统自动备份”按扭，弹出自动备份窗口，您依据自己需要选择一个日期备份，点击启用备份即可。

注意：

系统自动产生该帐套最近5个不一样日期有效操作备份，假如该帐套被删除，则自动备份也一并被删除。

所以，删除帐套前一定要留多个有效备份，不然后果不堪设想。

图2-1帐套备份和恢复

MP4版安装在U盘或MP4里后会自动生成“FinData”文件夹，内装有帐套数据文件“帐套名.wxh”和自动备份文件夹“backup”，用户做备份时可直接复制“FinData”文件夹，帐套数据文件必需存放在“FinData”文件夹里，不能够随意更改文件夹名称。

1.1.4删除帐套

删除已经存在帐套。

在左边帐套列表框中，用鼠标选择一个帐套名，按右边“删除帐套”按钮（注：

只有该帐套系统管理员才能删除该帐套）。

删除帐套后，和该帐套相关日志、自动备份等，也一并被删除。

所以，在确定删除帐套前，一定要慎重，为了保险起见，最好留几套手工备份。

1.2会计科目

系统科目在旧会计制度基础上加入了1月1日开始实施新会计制度，用户在新建帐套时候能够自行选择。

会计科目是对会计具体核实内容分类，它是帐务处理关键基础。

第一次使用本系统时，一定要设置好会计科目。

通常情况下，系统在使用前，应将科目设置完成，使用过程中最好少作修改。

在单击期初“会计科目”后，系统出现图2-2所表示科目设置对话框。

该对话框左边，列出了已经存在科目，经过右边功效按钮，能够进行增加科目、修改科目、删除科目、导出科目等工作。

图2-2会计科目设置对话框

1.2.1增加同级科目

单击会计科目对话框右边“增加同级科目”按钮，系统出现科目定义对话框，图2-3所表示。

在该对话框内，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核实项目，选择帐簿格式。

图2-3科目定义对话框

在辅助核实项目选择中，有结算、商品、往来单位、外币、项目、部门、职员、现金流量（世纪八版以上版本）八个复选框。

假如是银行存款等科目，需要录入结算方法和结算号，选择“结算”；

假如是原材料、产成品等需要核实数量科目，选择“商品”（商品汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；

假如是需要核实外币科目，选择“外币”（外币金额明细帐要表现出来必需选择该项）；

对于应收、应付等需要对往来单位进行核实，选择“往来单位”（往来帐汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；

需要对项目进行核实，选择“项目”（项目汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；

需要对部门进行核实，选择“部门”（部门汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；

需要对职员进行核实，选择“职员”（职员汇总表和明细表要表现出来必需选择该项）；

需要对现金流量进行核实，选择“现金流量”（现金流量表要表现出来必需选择该项）。

这些辅助核实项目标具体内容在凭证录入时输入。

对于帐簿格式，系统默认有多个，如总帐、现金日志帐、银行存款日志帐、数量金额明细帐、外币金额明细帐等，这些格式不需要指定。

只有多栏式明细帐，需要在科目定义中设置。

对多栏帐约定为：

该科目下须设有多个明细科目，每一个明细科目作为多栏帐某一栏（具体内容参看帐簿章节）。

1.2.2增加下级科目

单击会计科目对话框右边“增加下级科目”按钮，系统出现科目定义对话框，输入科目代码、名称，选择余额方向，选择辅助核实项目，选择帐簿格式，确定后，所定义科目作为选定科目标下级科目加入科目表中。

1.2.3修改

在会计科目对话框中，用鼠标选择某一科目，单击右边“修改”按钮，系统出现科目定义对话框，修改相关内容。

1.2.4删除

在会计科目对话框中，用鼠标选择某一科目，单击右边“删除”按钮，系统出现提醒信息，确定是否删除，假如确定，系统将删除该科目。

假如要删除一个多级科目，删除必需从最下级科目开始。

对于系统已经使用科目，不许可删除。

要想删除已经使用会计科目，首先必需删除使用过该科目标凭证，然后清空垃圾箱即可。

1.2.5导出

导出会计科目。

该项功效是专门供通用进销存获取通用财务会计科目用。

具体方法为：

将会计科目以一个文件形式导出至硬盘或软盘上，再打开通用进销存软件，导入这个会计科目文件。

1.3辅助核实项目设置

1.3.1外币

用来定义外币代码、名称、汇率。

外币设置窗口中，左上角有三个功效按钮：

增加、删除、关闭。

假如要增加外币，单击左上角“增加”按钮，输入外币代码、外币名称、汇率，然后点击“确定”。

注：

外币汇率只能正确到小数点后面一位。

假如要删除外币，单击左上角“删除”按钮。

假如外币在某一会计科目标辅助核实项目中被具体选定，而且该会计科目在凭证中使用过，则该外币不能被删除。

要想删除已经使用过外币，首先必需删除使用过该外币凭证，然后清空垃圾箱即可。

1.3.2结算方法

是指在和往来单位进行经济业务时发生现金收付、支票收付等方法。

定义这些方法后，在录入凭证时，直接选择使用，无须反复录入。

1.3.3部门设置

用来设置部门。

它左上角有三个功效按钮：

增加、删除、关闭。

1.3.4职员设置

用来设置职员。

左上角有一排功效按钮，依次为：

增加、修改、删除、筛选、排序、预览职员卡、打印职员卡、预览职员表、打印职员表、关闭等。

筛选：

为了查找一些符合条件内容，需要设置一定条件，将符合条件内容过滤出来。

点击筛选按钮后，出现图2-4所表示筛选条件输入对话框。

设置条件时，先在左边字段列表中选择一个字段，选择一个条件关系，选择条件值，再按“和”或“或”按钮，所选条件即加入右边条件列表中。

图1-5中条件为：

职员编号是“001”或姓名是“李白石”。

在按确定按钮后，职员编号是001职员和姓名是李白石职员就被筛选出来了（祥看系统条件设置帮助说明）。

排序：

为了查询方便，往往要对职员按一定要求进行排序。

单击左上角“排序”按钮，左上角出现排序选择方法，本系统提供了职员编号、姓名、性别、部门、职务和学历共六种排序条件，选择其中一个。

假如按降序排列，选择“降序”复选框，然后按“确定”按钮。

假如不选择“降序”复选框，则默认为升序。

图2-4条件设置对话框

1.3.5往来单位设置

用来设置往来单位。

左上角有一排功效按钮，依次为：

增加、修改、删除、过滤、排序、预览、打印、关闭。

1.3.6商品设置

用来设置库存商品。

左上角有一排功效按钮，依次为：

增加、修改、删除、筛选、排序、预览、打印、关闭。

1.3.7项目设置

用来设置项目。

有些情况下，需要对项目进行核实，以反应单位收支情况，假如没有要求对项目进行核实，能够不进行该项设置。

1.3.8选择打印模式

在系统主界面上，经过文件菜单能够选择打印输出模式：

彩色输出或黑白输出。

若“彩色打印”菜单前面打“√”，输出为彩色模式，不然为黑白模式。

注意：

黑白打印机假如选彩色打印模式，输出表格将没有内容。

1.4期初数

1.4.1科目期初数据

用来设置科目标期初数据。

录入窗口图2-5所表示，左上角有一排功效按钮，依次为：

数据平衡性检验、存盘、预览、打印、剪切、复制、粘贴和关闭。

图2-5科目期初数据

在录入数据前，要将科目定义完成，借贷方向要正确。

只有明细科目才许可录入数据，借方累计为本年借方累计额，贷方累计为本年贷方累计额。

对于有外币或数量核实要求科目，要录入外币和数量辅助帐。

数据录入完成后，首先要检验一下数据平衡性，按左上角“数据平衡