会议接待流程Word文档格式.docx
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超过一天的会议定在参会人员住宿较近一些。
第三：
附属设施要齐全。
第四：
要有停车场。
4）、下预定会议场地确认单与主办方确定最终预定（详细见附件1）。
3、会场布局：
大型会议：
（200--1000人）1）、会场大门口外：
根据客人需要设拱门、空飘。
根据客人需要设固定字幕或游动字幕。
2）、会场大堂：
设立会议签到处根据客人需要提供台布、台裙、工作椅、台花、赐名片盒、礼品台等物品。
3）、会场入口处：
设立引导指示牌通道两边摆放绿色植物地上铺红地毯。
4）、主席台：
设背景幕（或背景板或LED屏）主席__摆放鲜花顶额挂会议横幅根据会议需要设立式讲台或课桌式讲台准备有线麦克和无线麦克。
根据会议需要搭建地台铺红地毯安排灯光音响设备。
另外会场四周摆放绿植花卉与主席台互应美观整洁。
5）、台形：
根据会议特点和客人需求摆放课桌型或圆桌式台型课桌式台面按规范标准摆放茶具、茶垫、信纸和笔、矿泉水、纸巾等。
课桌式台型铺绿色或白色桌布围台裙。
圆桌式台型桌面另外摆放水果和茶点桌面铺白色台布椅子套白色椅套。
另外按客人提供人数摆放席卡300人以上会议前四排预留空位。
6）、贵宾室和茶歇间：
根据会议特点和客人需求预定房间内摆设鲜花盆景、基本设施设备齐全、环境卫生干净整洁、茶饮物品供应丰富。
中型会议：
（50--200人）1）、会场大门口外：
悬挂会议条幅 2）、会场大堂：
设立会议接待处接待台铺绿色或红色台布并钉好台裙。
设立指示牌安排工作人员提供迎送、领引、问询服务。
设立指示牌安排会场服务人员做好迎送。
4）、主席台设背景幕（或背景板或LED屏）主席台设立式讲台或课桌式讲台摆放鲜花准备有线麦克和无线麦克、根据会议需要准备投影仪、白板等。
根据客人需要按剧场式、课桌式或圆桌式摆放铺白色、红色或绿色桌布及台裙课桌式台形摆放茶具、矿泉水、纸、笔等。
小型会议：
50人以下1）、会场入口处：
设立致欢迎词的迎宾水牌。
2）、台形：
根据客人需要按回形或U形摆放悬挂会议条幅准备麦克、纸、笔、矿泉水、摆放茶具。
3）、绿植花卉：
摆放于回形、U形中心处以及会场四周整齐对称无灰尘、无黄叶根据客人需求和会议层次回形中心处也可摆放鲜花。
4、设施设备的调试：
1）、灯光：
小型会议大堂签到处、会场入口处通道、会议室的照明亮度、开关是否正常。
另大型会议舞台专用射灯（智能数字灯光控制台、机械追光灯、光束电脑摇头灯、LED染色PAR等）的调试。
2）、音响：
会议室内音频设备（音箱、调音台、功放、效果器、压限器、分频器、均衡器、信放器、数字硅箱、PAR（ParabolicAluminisedReflector）由专业设备技术人员运行调试无限麦克风和座式话筒是否音量有无杂音和回音。
3）、网络通信：
无线网络覆盖面积要大网速是否通畅快速。
移动通讯覆盖范围广是否有干扰物阻碍信号。
4）、空调：
夏季室内空调温度设置不得低于26℃冬季室内空调温度设置不得高于20℃。
一般情况下空调运行期间禁止开窗。
5）、投影仪的幕布是否升降正常投影仪设备是否正常开机和播放投射文件内容亮度、字体大小、清晰度是否适当。
6）、电脑排插和手机充电器是否准备充足检查是否可正常通电。
7）、电脑中的会议PPT文件是否正常打开浏览演示内容是否顺畅。
8）、供应茶水的烧水箱和壶、煮咖啡的咖啡机电器功能是否使用运行。
5、物资物料准备：
1）、与主办方确认会议指南、会议PPT文件、会议领导发言稿、会议主持人串词、与会材料（开会信纸和笔）、会议台卡是否制作完成领取时间和地点及联系人。
2）、会议主题横幅、海报、_展架、会议背景板喷绘、舞台地台和地毯、主席台、签到处和通道引导指示牌、绿色植物、台花、礼品是否制作出来时间和安装完成情况。
3）、会议茶歇物料准备：
咖啡、小食、水果、点心、矿泉水。
份量上午按总人数40%定下午按总人数定。
茶叶品种预备正常三种另主办方特定茶叶领取时间和地点及联系人。
咖啡品种预备即溶咖啡和粉磨咖啡。
4）、会议茶具和茶歇餐具规格、型号、质量、数量以与参会人员级别来定。
另主办方要求特定茶杯安排好领取时间和地点及联系人。
6、会场服务准备：
1）、确定会议室引导接待人员、会议主持人、茶水服务人员、摄影、摄像的人员名单和到位时间。
2）、确定会场环境检查会议大堂门口、签到处、通道、会议室、洗手间、贵宾室、茶歇室的地面、墙面、角落卫生干净情况桌椅和设施设备摆放整洁情况。
3）、确定工作人员服装和发型要求礼仪规范的培训和模拟。
4）、确定在预定时间安排预定车辆接待参会人员抵达指定会议中心。
2、会议中流程：
1、迎宾接待工作：
1）、提前安排好会场车位并有专人负责指引车辆入位。
2）、普通会议由接待人员提前会场大堂做引领工作。
级别会议提前设专人控制好专用电梯由项目经理陪协助主办方公关接待负责人在大堂迎候贵宾的到来并将客人引领到会议地点。
为陪同人员安排休息室并提供茶水服务。
3）、当客人来到会议室时礼貌热情地向客人问好请客人进入会议室拉椅让座。
先到达的客人入座以后提供茶水服务会议人数到齐后送上小毛巾。
4）、会议中通常每十五分为客人添加茶水、更换烟缸等特殊情况可按客人要求服务。
5）、会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束。
6）、会议中间休息要尽快整理会场补充和更换各种用品。
7）、会议摄影摄像安排8）、会议间歇茶点供应2、会议进程控制：
颁奖议程——颁奖前1）、落实主持人妆容服饰是否准备好主持人颁奖串词和上台时间是否记熟。
2）、礼仪小姐妆容服饰和礼仪规范（表情、举止、话语）是否符合要求引导颁奖领导和领奖嘉宾上场路线和时间是否记熟。
3）、灯光音响技术人员对主持人、颁奖领导、领奖嘉宾的上场和表演节目的内容进行打灯效果和背景音乐氛围方案的操作时间顺序是否掌握和调节好。
4）、表演节目名单和内容编排方案是否合理无变动彩排是否进行顺利。
颁布中1）对颁奖进程每一步环节时间和项目正常运行的监督控制以及突发事件应急处理。
2）正式颁奖时应注意地方礼仪小姐准确将颁奖领导引领上台和下台指定地点灯光效果和背景音乐氛围匹配准确无误。
颁奖后1）会议和用餐均在同一场地时利用客人休息时间及时翻台。
2）根据客人需求和会议层次来定领导和参会人员的后续活动。
连续召开两天及两天以上的会议工作人员要及时主动了解客人意见与需求及时协调改进工作。
签约议程——签约前1）、落实主持人、礼仪小姐、灯光音响技术人员情况同上2）、落实签约台物料（包括签约桌椅及配套布艺、签约本和笔、台卡和台花、酒水准备是否齐全。
签约中1）、参加签约仪式的双方代表及特约嘉宾按时步入签字仪式现场；
2）、签约者在签约__入座其他人员分主、客各站一边按其身份自里向外依次由高到低列队于各自签约者的座位之后；
、3）、双方助签人员分别站立在自己签约者的外侧；
4）、签约仪式开始后助签人员翻开文本指明具体的签字处由签字人签上自己的姓名并由助签人员将己方签了字的文本递交给对方助签人员交换对方的文本再签字；
5）、双方保存的协议文本都签好字以后由双方的签字人自己郑重地相互交换文本同时握手致意、祝贺双方站立人员同时鼓掌；
、6）、协议文本交换后服务人员用托盘端上香槟酒双方签约人员举杯同庆以增添合作愉快气氛；
签约后1）、签约仪式结束后双方可共同接受媒体采访。
2）、退场时可安排客方人员先走主方送客后自己再离开。
3）、会议和用餐均在同一场地时利用客人休息时间及时翻台。
4）、根据客人需求和会议层次来安排领导和参会人员的后续活动。
宴会议程——宴会前1）、落实舞台搭建是否按设计图稿效果安装完成酒席摆台是否按领导和嘉宾级别座次编排。
2）、宴席物资清点包括餐具、茶具、水果、酒水、香烟、小食是否备齐。
宴会中1）、对宴会进场迎宾、开场领导讲话、中场领导敬酒、表演节目及游戏互动、客人退场的每一步环节时间和项目正常运行的监督控制以及突发事件应急处理。
2）、对宴会现场菜品上菜程序、茶酒水供应程序巡查服务实施情况对服务不周全地方即时改进。
宴会后1）、指引领导从专用通道撤离宴会现场安排车辆送回酒店。
2）根据客人需求和会议层次来安排领导和参会人员的后续活动。
3、会议后流程：
1、做好会后服务的准备。
会议进行之中就应为会后服务做好准备。
如会后要照相就应提前将场地、椅子等布置好摄影师做好摄影的准备。
2、会后的用车也应在会议结束前妥善安排。
3、全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作包括清理会议文件（根据保密原则回收有关文件资料）、物资物料（自备的会议用具、会议剩余完整食品、礼品、宣传品等）。
4、组织活动会议结束后有时还会安排一些活动。
如联欢会、会餐、参观、照相等这些工作很繁琐应有一位领导统一指挥和协调而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任同时其他接待人员要积极配合各负其责做好自己分担的工作以保证活动计划的顺利实施。
5、 送别根据情况安排好与会者的交通工具使其愉快、及时地踏上归程。
会议流程拟定人：
王娜
20__年11月14日星期三
附件1：
会议场地预定确认单
会议主题名称：
会议人数：
会议具体日期：
年
月
日上午
时
分至下午
分
会议场地名称：
会议室面积：
会议室房间号：
会议室布置：
台型：
□U形□回形□座谈式□课桌式□圆桌式□剧场式
□礼堂式□宴会式□舞台式（见具体设计效果图）桌椅：
□台布（
色
条）□椅套（
条）□签到台（
长宽高
张）□演讲台□主席台□舞台投影仪：
□悬挂
□支架麦克风：
□有线（
个）□无线（
个）办公设备：
□笔记本电脑（
台）□传真打印机（
台）□排插（
个）基本设施：
□空调□音响□网络通信□LED显示屏特殊设施：
□同声传译设备□视频会议设备□舞台灯光音响设备茶歇饮食：
□水果□小食□咖啡□饮料□矿泉水会议用具：
□茶杯□杯垫□烟灰盅□□饮料□矿泉水
主办方确认负责人：
确认日期：
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