《光伏发电项目文件归档与档案整理规范》征求意见稿文档格式.docx
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国家能源局发布
目次
前言............................................................................41范围...........................................................................62规范性引用文件..................................................................63术语和定义......................................................................63.1建设项目..................................................................63.2项目文件..................................................................73.3项目档案..................................................................73.4电子文件..................................................................73.5文件归档..................................................................73.6分类........................................................................73.7整理......................................................................73.8档号......................................................................73.9案卷......................................................................73.10档案移交.................................................................74总则............................................................................85管理职责.......................................................................8
5.1通用职责....................................................................8
5.2建设单位职责................................................................8
5.3勘测、设计单位职责.........................................................10
5.4监理单位职责...............................................................11
5.5施工、调试单位职责.........................................................12
5.6总承包单位职责.............................................................13
5.7运行单位职责...............................................................136项目文件编制...................................................................13
6.1基本要求...................................................................13
6.2竣工图编制要求.............................................................13
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7项目文件的收集..................................................................15
7.1收集要求...................................................................15
7.2收集范围...................................................................15
7.3收集时间...................................................................158项目文件整理....................................................................16
8.1分类......................................................................16
8.2组卷......................................................................17
8.3排列......................................................................17
8.4编目......................................................................18
8.5装订......................................................................20
8.6卷盒、表格规格及制成材料....................................................21
8.7编制检索工具...............................................................219照片收集与整理.................................................................21
1照片收集...................................................................219.
9.2照片整理...................................................................21
电子文件的收集与整理..........................................................2210
10.1电子文件收集..............................................................2210.2电子文件整理................................................................2211项目文件的归档................................................................2311.1归档要求..................................................................2311.2归档范围..................................................................2311.3归档时间..................................................................2311.4归档份数..................................................................24
12项目档案的移交.............................................................................2312.1移交要求..................................................................2412.2移交审查..................................................................2413项目档案专项验收..............................................................25附录A（资料性附录）光伏发电项目档案（6类—9类）分类表及使用说明..................24
A.1（资料性附录）光伏发电项目档案分类表（6类—9类）.........................24
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A.2（资料性附录）光伏发电项目档案分类表（6类—9类）使用说明..................30附录B（资料性附录）光伏发电项目档案分类、归档范围及保管期限划分表.................32附录C（资料性附录）档案用表....................................................83附录D（资料性附录）工程照片归档范围参照表.......................................91
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前言
本标准按照GB/T1.1-2009《标准化工作导则第一部分:
标准的结构和编写》给出的规则起草。
本标准由中国电力企业联合会提出并归口。
本标准主要起草单位:
本标准参加起草单位:
本标准主要起草人:
本标准在执行过程中的意见或建议反馈至中国电力企业联合会标准化管理中心（北京市白广路二条一号，邮编100761）.
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光伏发电项目文件归档与档案整理规范
1范围
本标准规定了光伏发电项目各单位的档案管理职责、项目文件的编制、收集、整理、归档、移交及验收。
本标准适用于光伏发电项目的文件归档和档案整理。
2规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T11821照片档案管理规范
GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T14689技术制图图纸幅面和规格
GB/T18894电子文件归档与管理规范
DA/T28国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范
DA/T38电子文件归档光盘技术要求和应用规范
DA/T42企业档案工作规范
DL/T5229电力工程竣工图文件编制规定
档发[1997]20号城市建设档案归属与流向暂行办法
国家档案局第10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定3术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1建设项目constructionproject
建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核
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算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的整体工程。
3.2项目文件recordsofproject
建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。
包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。
3.3项目档案archivesofproject
经过鉴定、整理并归档的项目文件。
3.4电子文件electronicrecords
以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
3.5文件归档filingofdocument
光伏发电项目在电力生产、科研开发、项目建设和设备仪器安装工作完成后，各职能部门及有关单位将具有保存价值的文件经过系统整理交档案部门保存的过程。
3.6分类classification
根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。
3.7整理archivesarrangement
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组卷、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
3.8档号archivalcode
以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
3.9案卷file
由互为联系的若干文件组成的档案保管单位。
3.10档案移交transferofrecords
企业各职能部门及有关单位将整理完毕的档案，经部门负责人及有关质量监管单位审核后，按程序
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交给档案部门归档保存的过程。
4总则
4.1光伏发电项目应按国家现行档案管理的规定，对项目档案管理实行统一领导、分级管理，设置专门档案管理机构，配备经培训合格的档案管理人员，确保项目档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。
4.2应实行档案管理责任制，与工程管理同步，将档案管理纳入项目管理的招投标、合同管理、工程监理、工程验收的质量管理体系中，保证档案全面反映工程建设及实体质量。
4.3应配置满足项目档案管理、安全保管和利用需求的设备设施，对档案实行信息化管理。
5管理职责
5.1通用职责
5.1.1项目文件管理应与项目建设同步，在建设单位的统一领导下，对职责范围内形成的项目档案的完整、准确、系统和有效利用负责。
5.1.2各单位应根据本标准的规定，完成合同约定范围内项目文件的收集、整理、归档、移交工作。
5.1.3各参建单位应参照附录A、附录B的归档范围，将各类载体的项目档案，按规定向建设单位和本单位档案部门移交。
5.2建设单位职责
5.2.1应建立健全档案管理体系，落实档案管理责任制。
制定统一的档案管理制度和工作标准，将项目文件的形成、收集、整理要求及归档范围纳入各有关单位和部门的责任制，实行全过程质量管理。
5.2.2应在合同条款中明确各参建单位项目文件的编制质量要求、收集范围、移交时间、份数及违约责任等。
合同中未约定的，可按上述要求单独签订补充协议。
5.2.3确定竣工图编制单位，并在合同中约定竣工图的编制深度、出图范围、移交时间、移交数量、电子文件格式等具体要求。
5.2.4应对各参建单位的档案工作进行监管、检查、指导及协调。
5.2.5应组织监理单位对设计变更执行情况进行审核，并汇总提交竣工图编制单位。
5.2.6应对各参建单位及部门移交的档案进行核查、汇总整理、系统编目及编制检索工具等。
5.2.7应按本标准规定，收集、整理本单位在建设、生产活动中形成的各类载体文件。
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5.2.8在城建规划范围内的项目，应按国家档案局档发[1997]20号《城市建设档案归属与流向暂行办法》
的规定向城建档案管理机构移交相关档案。
5.2.9建设单位项目文件管理流程见图1。
阶段内容主要形成文件文件来源（形成）单位
1.项目核准文件建设、设计及审查、审批项目立项2.可行性研究报告及审批文件单位
1.选址意见书及红线图2.建设用地审批文件政府相关部门建设用地审批、征用3.征地赔偿土地管理部门4.建设用地规划许可、国有土地使用证
1.设计基础文件设计文件2.初步设计、施工图设计设计单位项目3.设计服务前期
设计、监理、施工及设备1.项目招、投标及评标文件建设单位或物资招投标、合同2.项目合同、协议文件委托单位
建设单位及地方各相关行施工准备施工许可等政管理部门
1.质量验评划分安全、质量、进度管理2.质量、安全、工程进度管理文件，强条实施方案及记录、技术规范文件
1.执行概算及批准文件资金管理2.工程款支付及结算单建设单位
1.物资管理台账、设备开箱验收记录物资管理2.设备催缴来往文件施工阶段1.工程各种会议工程会议与统计2.工程统计报表、工程简报等
1.质量监督部门注册备案与现场质量监督检查文件质量监督质量监督部门2.质量监督报告
竣工图编制土建、安装等专业竣工图设计单位及施工单位
建设单位及阶段验收并网启动验收相关验收单位
1.生产准备大纲、运行、操作规程（规范）2.人员培训生产准备及试运行3.试运行记录生产准备建设单位、生产运行单位4.试运行期运行事故记录分析报告、处理记录及结论与试运行阶段
1.并网运行安全评价试运行期电力生产2.电力生产许可证
1.移交生产签证书启动委员会竣工交接2.竣工档案移交目录及签证（记录）建设、参建单位
1.项目竣工专项验收文件建设单位及竣工验收2.项目整体竣工验收文件及签证相关验收单位竣工阶段
1.工程总结（建设、设计、施工、调试、试生产等）建设、设计、施工、调试工程总结2.工程质量评估文件及监理单位
1.工程决算书及报批文件建设单位及决算与审计2.工程决算审计报告审计单位
建设、设计、施工、调后评估阶1.工程达标考核工程达标或创优试、监理单位及考核、评段2.质量评价、创优优单位
图1建设单位项目文件管理流程图
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5.3勘测、设计单位职责
5.3.1应按照合同约定和本标准要求，对项目勘测、设计活动和设计服务工作中形成的各类载体的文件，进行收集、整理，向建设单位移交。
5.3.2勘测、设计单位项目文件管理流程见图2。
阶段内容主要形成文件文件来源（形成）单位
前期设计单位可行性研究可行性研究报告及审查意见阶段审查单位
1.工程地质、水文地质勘测报告及图纸
2.重要土岩样及说明
基础设计3.项目用地测量报告及图纸勘测设计单位
4.水文、气象文件
5.原始地形地貌测量图
1.初步设计说明书、概算、清册、图纸设计设计单位初步设计2.初步设计审查及评审文件阶段审查单位3.初步设计收口文件
1.设计达标或创优实施细则设计优化设计单位2.强条实施方案及记录
1.施工图说明书、清册、图纸建设、监理、施工图设计2.施工图评审文件设计单位
1.设计变更设计、建设、监理、2.材料代用单设计服务及变更施工、调试单位3.工程联系单施工
阶段
竣工图根据合同约定编制竣工图设计、监理单位
质量检查工程质量检查报告
竣工设计单位
设计总结工程设计总结报告
图2勘测、设计单位项目文件管理流程图
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5.4监理单位职责
5.4.1应按合同约定将设计、施工、调试、设备厂家等单位形成的各类文件及案卷质量纳入工程质量管控范围。
5.4.2应对参建单位整理和移交的项目文件质量情况进行审查，并签署审查意见。
5.4.3应对在监理活动中形成的各类载体文件进行收集、整理，向建设单位移交。
5.4.4监理单位项目文件管理流程见图3。
监理单位
监理策划监理大纲、监理规划、监理实施细则（创优）
准备项目监理机构成立、单位资质证书及报审表、监机构、人员阶段理人员名单、资格证书1（组织机构成立、参建单位安全机构、制度2（安全人员资格报审表、特殊工种作业人员资格资质、资格审安全监督控制报审表核进场单位资质、人员资格报审表3.事故调查处理文件、其它安全管理文件
1.设计文件图纸会审记录、设计变更执行情况审核2.供应、试验、分包等单位单位资质报审表，进场材料、设备器具报审表，施工、调试方案报审表3.中间交付验收交接表质量控制4.隐蔽工程、单位工程、分部分项检验批质量验评报验单建设单位5.监理旁站、平行检验记录、强条检查记录监理单位6.设备监造见证施工单位施工
阶段1（施工进度计划报审表、调整进度计划报审表2（延长工期、索赔及付款报审表3.合同变更审查进度、投资控4.工程计量单制5.工程款支付证书、竣工结算审核意见书
6.安全文明施工措施及奖罚报审表
1（项目开（停、复、返）工令合同管理（监2.监理日志、监理月报、监理会议纪要、简报理记录）3.监理工程师通知单及回复单、监理工作联系单
验收审核竣工档案案卷及竣工图质量的审查
监理单位竣工质量检查单项及整体工程质量评价建设单位阶段
工程质量评估报告（设计质量检查评估）、监理工工程总结作总结
图3监理单位项目文件管理流程图
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5.5施工、调试单位职责
5.5.1应按照合同约定和本标准要求，收集、整理职责范围内形成的各类载体的施工、调试文件，经自查合格后，提交监理单位审核，审核合格后向建设单位移交。
5.5.2应负责收集、整理施工、调试中已实施的设计变更及闭环文件、各阶段质量验收不符合项及整改闭环文件等，并提交监理单位审查，审查合格后向建设单位移交。
5.5.3施工、调试单位项目文件管理流程，参见图4。
1.施工组织设计和专项施工方案2.施工质量验评划分表3.工程建设强制性条文实施方案4.工程执行法律法规及标准清单准备施工单位技术与质量策划5.达标投产或创优实施细则阶段调试单位6.调试大纲、调试方案7.项目管理（第三方试验机构、体系认证、管理制度、人员资质管理、台账等）
1.开工报审、技术交底、图纸会审2.设备、材料及构件出厂质量证明文件、复试报告3.工器具进场报验4.施工定位测量、复核记录施工5.隐蔽验收记
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