数字化的组织与实施.docx

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数字化的组织与实施

档案数字化的组织与实施

为保证中心电子档案扫描加工项目的有序开展和顺利进行，并结合中心实际情况，就项目工作的组织结构、工作计划、工作流程及工作问题应急处理方案等各项内容进行表述。

以供中心和公司参考。

一、项目工作组织结构

1、工作领导小组

中心和金贝叶就中心的电子档案扫描项目成立项目工作领导小组，全方位指导和协调整个项目工作的开展。

工作领导小组负责人员协调、调配，工作场地的安排、工作施工人员的引进和招聘。

负责工作进程的监督检查，针对工作中出现的各种问题讨论决定解决方案。

项目工作领导小组成员有：

中心领导、分管信息科的领导、各业务科室科长及金贝叶公司经理尹雪松、开发负责人（）、施工负责人（）等。

2、工作施工小组

项目工作施工小组由金贝叶公司负责开展具体施工工作，现场施工负责人

（）、技术负责人（）。

现场施工负责人负责工作人员的招聘和培训指导、具体工作情况的监督，档案程序开发工作需求的确认和指导、协调公司开发工作和中心业务需求的衔接工作。

技术负责人负责数据问题筛查、数据问题的定位、数据的历史问题的汇报和上报，以及负责根据中心就数据问题所做处理方案的具体处理工作。

注：

以下文档中涉及的表格请现场负责人认真填写归档，做为项目验收的一部分

二•数字化工作人员准备

1、中心人员

职务：

现场交接管理人员人数要求：

一名

专业要求：

负责档案管理工作的技术或管理人员。

职责范围：

1.负责与我方的档案提卷和还卷等交接工作，协同我方人员作好交接清单记录

并签字。

2负责监督我方规范化加工。

3随时把握我方加工进度并进行协调。

4及时关注并抽查我方加工质量。

5代表中心与我方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。

2、我方人员

2.1•管理人员

主要为：

熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的负责人。

2.2•工程技术人员

主要为：

熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。

了解档案管理等相关专业知识的乙方技术部技术支持工程师。

2.3数据采集作业员

主要为：

了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的我方数字化制作工作人员

人员安排如下：

务职

员人

注备

管理人员

项目负责人

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现场负责人

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数据采集人员

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图像处理人员

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□

人员安排表1-1

三、数字化扫描加工的软、硬件准备

3.1软件系统的准备

进行数字化扫描加工的软件系统为电子档案管理系统、数字化扫描加工平台等

3.2硬件的准备

321配备硬件数量及档次要视数据采集工作情况及数据量大小。

3.2.2中心提供PC机作为采集作业使用。

（我方也可以自己提供PC机）

3.2.3场地：

中心提供，场地的选择应以有自然光为主，这样对档案的扫描质量提供了保证，加工场地应离档案储存位置近，档案加工场地应该安装监控设备，这样提高了借出档案的安全性。

3.2.4办公用具：

中心提供打印机（以实际用量为标准）、办公桌椅、档案资料的装订及打印机所用的全部耗材、网线、交接机等。

3.2.5现场负责人搭建起数字化加工场所的局域网，实现设备的互联互通。

3.2.6现场负责人应安装监控设备，保证借出档案的安全性。

3.2.7其他条件：

提供电力和饮水

软、硬件准备如下：

配置表1-1

软硬件名称

数量

详细配置

响应时间

备注

PC机

业务系统正常运行所要求的最低配置

项目开始需要到位

高拍仪

业务系统兼容的高拍仪。

项目开始需要到位

打印机及其它办公设备

项目开始需要到位

四、确定数字化内容、数量及用户需求

在数据采集之前，首先要客观真实统计数字化内容和数量，确定用户使用需求，然后制定对应方案和技术控制以便准确地进行施工安排。

4.1数据范围

数据范围的前期调研，主要是了解客户需要扫描的档案门类，以及各门类档案的整体情况，对哪些需要整理、哪些需要复印、哪些需要扫描、要著录哪些额外字段等情况进行明确。

4.2数量评估

在锁定数据范围的基础上，对当前纸质档案进行数量评估（评估方式：

从每类档案中抽取若干样本进行分析，根据分析结果取平均值汇总），评估结果可作为制定项目计划的重要依据之一。

4.3质量评估

纸张规格：

A4及以下尺寸的档案均可通过公司提供的拍照设备进行图像采集，A4以上尺寸档案需要制定的设备处理；

纸张质量：

实体档案经过多年的整理及存放，可能存在褶皱、折角、腐蚀、纸张老化等各种情况，这些问题会直接影响项目的工期及难度；评估完成后请现场负责人详细填写档案评估报告单

档案评估报告单1-1

档案类型

档案数量

详细说明

纸张情况

用户要求

贷款档案

约盒

约件

确定数字化加工档案总体数量的方法如下：

从每类档案中抽取若干样本进行分析，根据分析结果取平均值汇总档案总页数=（样本总页数十样本数）X年度内总盒数注：

在抽检样本数时，一定要从各个年度多次抽检。

五、制定服务周期与计划

服务周期：

现场项目负责人根据档案总量及人员的配置就可制定出大体的服务周

期。

服务周期表1-1

档案类型

工作总量

人员配置

硬件配置

计划工期

风险分析

服务计划：

根据己制定好的服务周期就可制定服务计划。

服务计划可分为年度计划、每月计划和每周计划。

周工作计划表

部门：

提交人：

提交日期：

星期

计划工作量

实际工作量

是否完成

未完成原因

备注

一一一

二二二

四

五

月工作计划表

部门：

提交人：

提交日期：

月份

计划工作量

实际工作量

是否完成

未完成原因

备注

注：

档案扫描加工现场负责人每周、每月及时总结工作是否按计划在进行？

如果有冋题，冋题出现在哪里以及如何解决。

风险分析及控制：

在进行扫描加工过程中，难免会遇到各式各样的问题，现场负

责人要及时把控各种风险，将风险化解掉。

以免影响到项目的服务周期与计划。

风险分析表1-1

档案

类型

风险种类

风险分析

风险影响

解决方法

备注

软件类

程序

数据

硬件类

关系人

客户

操作人

员

管理者

不可遇测

风险

五、确定扫描工作流程

根据业务信息流程和档案数据确定数字化扫描的工作流程，档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理和修复、案卷目录/文件目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据著录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、在线调档、报表打印、数据统计、档案归还、提交成果数据光盘等主要加工环节。

5.1档案出库

档案处理小组每天有专人负责和中心档案管理人员进行档案的领取工作，要

祥细记录每一次领取档案的具体信息（全宗号，盒数等），由档案处理小组负责人填写档案出库单，中心档案管理人员进行核对，没有问题时双方负责人进行签字确认。

双方签字完成后档案才可以出库，出库之前现场负责人要对出库档案进行物理编码。

档案交接单（出库）

档案类型：

交接日期:

起号

止号

备注

中心签字：

现场负责人签字:

5.2档案整理

为保证档案数字化质量，要对档案进行初步的整理工作，首先要查看档案信息是否清晰、完整。

档案的纸张有没有破损？

如果纸张破损严重的要先进行修复，然后再进行扫描，并进行记录。

在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损页,并记录纸张的画幅大小和特性。

整理后的档案为了满足扫描的要求，需要对档案进行拆订时，一定要保证档案原件不受损害