《文书工作与档案管理》备课本Word下载.docx
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1
第一章总论
10
2
第二章文书的体式与稿本
8
3
第三章文书的种类
4
第四章文书的形成
6
5
第五章文书的处理
第六章文书的整理与归档
7
第七章档案的收集与鉴定
第八章档案的整理与保管
9
第九章档案的检索
第十章档案的提供利用
总计
76
14
第一节文书与档案
教学内容：
文书的概念；
文件的概念；
文书的作用和种类、公务文书与私人文书的概念；
正确区别文件、文书、公务文书与私人文书四个概念。
教学重点：
文书与公务文书和私人文书之间的种属关系。
教学难点：
公务文书+私人文书是否完全等于文书。
教学课时：
六课时
一、文书与档案的含义
（一）、文书的概念：
文书就是党政机关、企业事业单位、群众团体等社会组织和具体个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。
这个定义中包含的内容：
（1）、形成者与使用者：
包括两个方面，即社会组织和具体的个人或家庭。
（2）、形成过程：
文书作为一种处理事务的工具，它是根据社会交际活动的需要而形成的，同时，它定向定范围的传达意图、记载活动、推动工作，具有很强的针对性。
（3）、作用：
文书的主要作用是它的应用性，它是处理公私事务和进行社会交际活动的工具，而且都有是正在进行或将要进行的工作和事务。
（4）、有特定的格式：
为了更方便的实现文书的社会交际功用，在它的表现方式上，一般而言，有一个统一的通用的格式和要求。
（5）、本质属性：
它首先是一种文字材料，即书面材料。
而其它各种在社会活动和交际中形成的录音带、录像片等，这些材料虽然也具有文书的功用，但却不具有文字的属性，因而不能称为文书。
1、文件的定义；
它的种类较为宽泛，包括一些资料。
2、公务文书：
党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中为处理公务而形成的具有特定格式的应用性的文字材料。
公务文书一定是就公务而言的，如果是私事，则不能称为公文。
3、私人文书：
个人、家庭（或家族）根据社会交往活动的需要，为处理私人事务而形成的文书。
4、要学生区分清楚文书、公文与私人文书之间的关系
（二）、档案
1、档案的概念：
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的、作为历史记录保存起来以备杳考的，作为凭证的文字、图像、声音的信息材料。
2、定义中包含的内容：
第一、形成者既来源，包括机关、组织和个人及家庭。
第二、作用：
用以备查、作为凭证的；
第三、它的本质属性是历史记录性；
原始性
档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。
档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。
对于后人来说，它是第一手的资料。
因此，档案具有很大的凭证作用。
原始性和真实性的区别：
从整体上看，档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况：
一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；
二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实；
因此，我们应该辩证地看待这个问题。
一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。
应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。
第四、档案的载体形式是多样的，比如甲骨、金石、竹简、纸张等。
二、文书与档案的特点与作用
文书的特点主要有三个方面：
1、法定的作者，所谓法定作者就是指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的、并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
法定的作者是指发文的名义。
公文一般以机关的名义制发，大中型机关也可以以机关部门的名义制发。
以部门名义制了公文，必须有相应的下属部门，没有下属部门的，不能制发文件。
而部门内设机构除办公厅（室）外不得正式行文。
各机关、单位在发文时，有时也以领导人的名义。
以领导人的名义发文，并不是以个人的身份出现，而是代表其所在的机关因、单位，是领导人行使职权的一种表现，因而也是法定的作者。
2、法定的权威和效力。
公文是由法定的作者制定和发布的，这就必然赋予公文以机关喉舌的地位。
既公文可以代表机关发言，并代表机关的法定职权和权威。
3、特定的程式性。
程式即规程法式。
公文特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式以及文书的处理程序，为了维护公文的严肃性和便于公文的处理以及保证其通行，公文的形成必须按照规范的程式进行，必须经过一定的处理程序。
档案的特点主要表现在三个方面：
1、系统性既有序性，档案是对有关文书、信息材料进行系统整理以后形成的，不经过系统整理的零散的信息材料，不能以其为档案，档案要经过整理分类，并按照一定的规律和方法组合起来形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。
2、选择性，不是所有的文书材料都能转化为档案，必须是日后有查考利用价值的文书，才能转化为档案，因此，对文书材料的鉴别、选择就成为档案的一个重要特点，文书是形成档案的基础，档案是文书的精华。
3、保存性，既原始性，档案的保存必须保持历史原貌，保持原始的记录性，不可修改添加或者缩减。
三、文书与档案的联系与区别
文书和档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各有其特殊性。
（一）、两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。
（二）、两者有内容和格式上完全一致。
（三）、两者的来源相同。
（四）、两者互为因果。
文书和档案的区别主要表现在三个方面：
（一）、两者的性质和形式不同，
（二）、两者的目的和作用不同，
（三）、两者存在和发挥效用的时间不同。
第二节文书工作与档案管理
文书工作与档案管理的概念；
文书的管理和利用，专用文书的管理和利用、文书归档工作等。
文书工作的性质任务和作用和原则
文书工作与档案管理的区别与联系
二个课时
一、文书工作与档案管理的含义
文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。
档案管理也称档案工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。
它的主要特点是：
（一）、管理性，管理的对象是历史文献资料。
（二）、服务性。
档案工作是为了满足社会主义事业对档案利用的社会需要，为各项工作准备资料。
离开了服务性，档案工作就失去了存在的意义。
二、文书工作与档案管理的任务和内容
（一）、文书工作的任务、内容
文书工作的基本任务是：
根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的文书，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导的工作服务，为社会主义现代化建设服务。
档案工作的内容有广义和狭义两种解释。
1、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。
2、狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。
档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。
1、六环节之说档案业务工作内容可分为：
收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。
其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。
2、档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。
三、档案工作的性质
1、档案工作是一项管理性的工作
A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作
B、是某种管理工作的组成部分
C、是专门管理档案的科学性工作
2、是一项服务性的工作
3、是一项政治性的工作
除此之外，还有"
条件性、科学性"
等提法。
档案工作的基本原则
1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：
档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。
这便是档案工作的基本内容。
旧书上采用的是1950年4月16日国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》中规定：
档案工作的基本原则是“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。
我们采用比较新的提法。
它由三个部分组成：
1、统一领导、分级管理2、维护档案的完整与安全3、便于社会各方面的利用4、统一领导、分级管理
1、所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。
2、所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。
各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。
3、所谓分专业管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。
4、实行党政档案和党政档案工作统一管理,关于党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点，全世界仅此一家。
前苏联也是党政档案分开管理。
1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开管理，后来才高度集中在一起。
其内容是：
a、一个机关党政、工、团档案，由机关档案室集中管理；
b、各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理；
c、党的系统、政府系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。
党政档案工作统一管理的优点是：
党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管理便于利用，党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置机构，符合精简原则。
二、维护档案的完整与安全这是档案管理最起码的基本要求。
只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。
维护档案的完整与安全，有两方面的含义：
完整包括：
1、从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。
2、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。
安全包括：
1、力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。
2、要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。
三、便于社会各方面对档案的利用----根本目的。
1、便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。
档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；
2、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。
全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。
作为一个系统，它的目的性必须明确。
3、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。
档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。
4、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。
档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。
我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。
A、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；
B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。
我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象，高度概括为三句话，文字简明，但内涵丰富，揭示了档案工作的客观规律。
它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义，对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。
第三节文书工作与档案管理的组织机构与人员
教学目的和要求：
本节讲述文书工作者应具备的基本素养和对他们的要求．通过本节教学，使文书工作者自觉地按照规定目标严格要求自己，做一个合格的文书工作人员。
本节的三个问题都是教学重点，要求学生深刻理解并努力做到．
一、档案管理的组织机构
机关档案工作１、关于机关档案工作的性质，历来有不同提法。
第一个提法：
机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。
另一种的提法：
机关档案工作是一项机要工作或专门工作。
第三种提法：
A、是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业辅助机构。
B、党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。
C、从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
第四种提法：
A、档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。
B、档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。
档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。
2、基本任务
（1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。
（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。
）
（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。
（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。
a、传达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。
b、制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。
c、对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。
（4）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。
（5）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
3、档案室的类型
（1）机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室。
（2）科技档案室（3）音像档案室（4）人事档案室（5）综合档案室（6）联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。
（一）档案馆的性质
根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。
档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。
档案馆又具有机要性。
（二）档案馆的基本职责和具体任务
档案馆的基本职责是：
集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
档案馆的具体任务，主要有三个方面：
1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；
2、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；
3、参与编修史志工作。
（三）档案馆的种类
1、按地区可分为：
A、中央级档案馆，如：
中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；
B、地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：
北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。
2、按专业可分为：
A、综合性档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。
B、专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。
3、按地区结合专业可分为：
中央级综合档案馆（如：
中央档案馆）、中央级专业档案（如：
中国照片档案馆）、地方综合性档案馆（如：
天津市档案馆）、地方专业性档案馆（如：
包头市城市建设档案馆）。
二、档案工作的组织领导
档案行政管理机构
1、档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。
既是党的机构，也是政府机构。
2、档案行政管理机构的基本任务为：
A、制定方针、法规性文件、规章制度。
B、对档案工作进行指导、监督和检查。
C、制定发展规划，筹建档案馆。
D、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。
E、组织并指导理论和技术研究，提出方案。
F、召开会议，研究问题，交流经验。
G、发展档案专业教育，评定职称。
H、组织档案的利用工作
I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。
各级档案机构之间的关系是：
1、上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；
2、档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；
3、机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；
各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。
四、文书工作与档案管理工作人员
第一、要有高度的政治责任心和思想觉悟：
坚持四项基本原则、较高的政策水平、较强的法制观念，
第二、要有现代科学文化知识和基本业务技能，专业基础理论知识丰富，业务技能。
第三、要有严谨细致的良好作风，埋头苦干，任劳任怨，甘当无名英雄。
熟练热爱本职，忠于职守；
实事求是，切实细致；
第四、在有守口如瓶、严守秘密的保密观念，遵守纪律，严守秘密。
第二章文书的格式与稿本
本章的教学重点是：
文书的体式（文体与格式）、稿本，应让学生深刻理解并切实掌握。
文书体式就是指文书的文体和格式。
一、文书的文体公文是一种应用性非常明显的文书；
它的写作方法主要是记叙、说明、议论三种。
二、公务文书的格式
（一）公务文书的组成部分—公务文书的组成，包括版头、发文字号、印制顺序号、秘密等级、紧急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、阅读（传达）范围。
主题词、抄报和抄送单位、印制单位等。
（二）公务文书的格式，讲述公务文书各组成部分的具体要求和书写位置等。
三、公务文书的稿本
（一）、文书的文稿，包括草稿和定稿两种。
（二）、文书的文本，可分为正本、副本、存本、修订本等。
第一节文书种类的划分及选用
一、文书种类划分的意义
（一）、适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序
主要围绕文书的权威性
（二）、适应机关不同的行文关系，在选择文种进准确判定本机关与文件接受方的行文关系
保证文件及时迅速处理。
不同的行文关系反映了不同的工作关系，应分别在上行文，下行文和平行文对应的文种范围内，选择恰当的文种。
（三）、适应行文的具体要求，保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理工作的科学、高效。
从文书处理的实践来看，不同的文书种类揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，在选择文种时必须准确把握这一点。
（四）、适应不同文书种类的要求，以准确把握不同的写作规律，实现文书写作的规范化。
每一种文书的写作方法针对的问题和目标不同，而为了实现不同的目的和解决实际问题，就必须选择文书种类。
二、文书种类的划分
（一）、从文件来源划1、对外文件2、收来文件3、内部文件
（二）、从行文关系上划1、上行文2、下行文3、平行文
（三）、从文件的秘密性质和阅读范围划分1、秘密文件2、普通文件3、公布文件
（四）、从文件的制发机关和作用划分1、法规文件2、行政文件3、党的文件
（五）、从文件的使用范围来划分1、通用文件2、专用文件3、技术文件
三、文书种类的选用
（一）、在发文机关权限内选用恰当的文种。
（二）、在发文机关和收文机关行文关系的准确定位中选用文种
（三）、在明确发文具体目的、要求后选用文种
第二节通用文书
一、公务文书的形成过程
二、公务文书的行文制度、行文制度是指文件往来必须遵守的规程和准则．它包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则。
（一）明确行文关系
（二）行文方向一下行文、上行文、平行文的概念和作用。
（三）区别行文方式—一逐级行文、多级行文、越级行文和直达行文的概念和使用．
（四）行文规则文书工作的组织和原则
教学目的与要求：
通过本章教学，使学生了解我国文书工作的组织形式、领导体制、岗位责任制和
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